1、苏州供电企业材料物资发票匹配和应付款核实步骤
1. 范围
本步骤适适用于苏州供电企业材料物资采购处理及核实。
2. 控制目标
确保核实立即性和正确性；实现对统一采购集中核实，确保对应应付款集中处理。
3. 关键包含部门
q 财务和产权管理部
q 物资管理部
4. 关键前提和假设
q 生产性和非生产性固定资产及材料物资采购统一由物资管理部办理
q 财务和产权管理部统一核实处理
q 物资系统和财务系统之间建立系统接口
5. 关键控制点
q 物资采购必需受到预算控制
q 物资管理部收到供给商发票后，检验
2、发票价格是否和协议及定单价格一致，并检验物资是否到货
q 价格审核：发票单价小于采购协议确定单价
q 数量审核：发票数量等于一批或多批物资收料数量
q 物资管理部必需确保四单匹配，即协议、定单、收料单、发票匹配，并将匹配后信息立即传输给财务和产权管理部
q 物资部必需确保发票和收料单等材料核实单据立即传输；若物资直接发送至工地，亦必需办理入库和领料手续
6. 步骤说明
步骤
说明
责任人
输出
1.编写物资使用计划
1.1各业务部门依据预算和维修维护计划，编制物资使用计划
各业务部门
物资使用计划
2.生成材料采购
3、计划
2.1 物资部依据各部门物资使用计划生成材料采购计划
物资管理部
材料物资采购计划
3.生成协议和订单
3.1 依据采购计划，生成采购协议和订单，并将协议和订单信息导入财务系统
物资管理部
4.材料物资验收
4.1验收材料物资，清点数量，检验质量
4.2 在物资系统中维护材料采购信息
4.3 将采购信息传输至财务部，并由财务部据以记帐
物资管理部
5.收到发票，进行四单匹配检验
5.1检验协议、定单、发票、收料单匹配信息，并提出付款申请
5.2对没有发票存货，进行暂估入库
物资管理部
6.发票金额检验
6.1查对发票信息，确
4、保发票价不高于采购订单价
6.2若一张发票对应多张订单，进行追索查询确保发票和订单匹配和发票金额不高于所对应多张订单金额累计
物资管理部
7. 会计核实
7.1 经过财务系统和物资系统接口，获取付款申请，并审核发票、定单、收料单、协议，编制会计分录
财务和产权管理部
8.检验预付款
8.1检验预付款及扣款信息
8.2若存在预付款，付款金额为应支付金额扣除预付款金额
财务和产权管理部
9.款项支付
9.1支付物资款项
财务和产权管理部
7. 关键包含文档/信息步骤
文档名称
编制部门/人员
关键内容
联数
提交部门/人员
提交时限/频率
物资使用计划
各业务部门
材料物资名称、规格型号、数量、项目名称和预算项目,领用日期
2
各业务部门
材料物资采购计划
物资管理部
材料物资名称、规格型号、数量、单价、金额
4
物资管理部
采购付款申请
物资管理部
发票、收料单、定单、协议、付款申请单
4
财务和产权管理部
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