公司流程验收管理文件模板.doc

步骤文件目录步骤1：研发项目立项验收步骤（责任人：*）2步骤2：生产物资采购步骤（责任人：*）3步骤3：仓库物资出入库步骤（责任人：*）4步骤4：生产测试维修步骤（责任人：*）7步骤5：软件版本，硬件版本公布，领用步骤（责任人：*）8步骤6：协议产品集成测试物资领用步骤（责任人：*）9步骤7：协议设备验收、出入库、发货步骤（责任人：*）10步骤8：工程派遣、工程文档验收步骤（责任人：*）12步骤9：售后服务步骤图（责任人：*）13步骤10：渠道、项目、方案、配置报价管理步骤（责任人：*）14步骤11：用户造访纪要报备步骤（责任人：*）16步骤12：价格申报批复步骤（责任人：*）17步骤13：协议评审步骤（责任人：*）18步骤14：协议外购产品采购步骤（责任人：*）20步骤15：产品外借报批步骤（责任人：*）21步骤16：工资奖金福利分配审核步骤（责任人：）22步骤17：固资易耗品采购步骤（责任人：）23步骤18：物资盘点步骤（责任人：）24步骤19：职员报销步骤（责任人：）25步骤20：收帐核查步骤（责任人：）27步骤21：付款审批步骤（责任人：）29步骤1：研发项目立项验收步骤一、 立项步骤(适适用于新项目、升级项目)开发任务书项目技术条件评审立项提议书二、 验收步骤测试方案评审测试验收评审三、 步骤相关统计文档表格立项提议书项目技术条件（软件类）项目技术条件（硬件类）开发任务书测试方案测试汇报验收汇报步骤2：生产物资采购步骤一、步骤生产物资包含生产和开发所需各类元器件等，生产主管凭市场部提供市场近期预估及企业库存提出生产任务报批，仓库备料则填写采购申请报批，同意后生产主管依据生产任务单或采购申请编制询价单，并将生产任务单、询价单抄送财务一份。二、 采购协议评审依据三家以上询价单确定一家较为适宜供给商制订采购协议，并经生产部经理、财务部经理、总经理会同协议评审。二、 步骤相关统计文档表格1、生产任务单2、采购申请单3、询价单步骤3：仓库物资出入库步骤一、步骤1、 生产物资入出库步骤仓库人员凭借询价书和生产主管检验后填写原材料检验通知统计单入库，对应生产任务单、询价书由仓库、财务、采购各保留一份。2、 成品入库步骤生产测试凭借生成任务单和测试合格汇报入库，仓库依据生产任务单查对入库，生产任务单由仓库、财务、测试主管各保留一份。3、 代管（借入）物资步骤以企业名义从别企业借入设备，由借入人对借入物品检验，办理仓库代管手续并领取一份仓库代管物品清单，借用测试在仓库办理对应借用手续，借测完或到期，借入职员凭代管物品清单取回对应物品，仓库销单。4、 生产物资出库步骤生产装配、测试人员凭借询价书在仓库领料，生产任务单和询价书递交财务一份。5、 工程维护借用物资步骤：工程主管下达维修品借用单，工程人员从仓库签字借用对应物品，维护物品返回仓库前由生产测试部门签收，维修，测试合格后，工程人员凭测试合格汇报归还仓库。仓库物资出入库步骤按以上所列进行，除此之外仓库不予受理。二、步骤相关统计文档表格1) 原材料检验通知统计单2) 生产任务单3) 询价书步骤4：生产测试维修步骤一、步骤二、步骤相关统计文档表格生产测试维修统计单步骤5：软件版本，硬件版本公布，领用步骤一、 软件版本，硬件版本公布步骤1、 在一个项目立项时版本管理员需要列席项目技术条件评审，测试方案评审，验收评审三场会议。对立即开发项目要有所了解并统计归档。2、 软硬件版本开发成熟，由各个事业部领导通知给版本管理员。测试人员依据测试方案编写出对应测试表格。3、 由版本管理员组织工程服务部各个相关人员对上报项目依据测试表格进行系统全方面测试。如发觉问题上报对应开发人员进行排查处理。如测试合格项目稳定，由相关测试人员出具测试文档。4、 由版本管理员提供版本公布核准单由开发人员进行认真填写报批。同时需要开发人员提供开起源代码，原理图，印刷板图，编译工具说明。具体程序使用说明。5、 由版本管理员进行整理归档分类并确保软件安全性。6、 版本对外公布。二、 软件版本事用步骤1、 工程人员在接到工程任务书后，依据工程任务书和工程会议记要填写软件使用申请单。2、 版本管理员依据软件使用申请单上所写程序版本给和程序。3、 版本管理员要对对应项目进行归档。4、 如包含到源代码领用时，必需要有总经理签字。二、步骤相关统计文档表格软件使用申请单软件版本公布核准单步骤6：协议产品集成测试物资领用步骤二、步骤相关统计文档表格工程任务书工程实施汇接步骤7：协议设备验收、出入库、发货步骤一、协议设备验收入库1、 协议签署后，商务部协议管理下达工程任务书,分别给工程部主管、技术管理、仓库和统计部门；2、 工程部安排对应测试人员，凭工程任务书向仓库领用协议相关设备，进行设备测试。3、 测试完成后，测试人员应标明所测设备IP地址，通知协议管理进行协议设备出厂验收，经验收合格后双方共同签署测试汇报，方可进行设备装箱发货。其中协议设备功效性符合部分由工程测试人员负责，设备协议符合性和外观、包装部分由协议管理人员负责。4、 验收合格设备回归仓库，仓库管理人员对照工程任务书逐项清除。二、协议设备发货1、 协议管理人员依据实际发货内容填写设备装箱清单，领用附配件，确定齐全后安排设备测试人员装箱，打包。协议管理人员应做好包装工作监督。包装完成后填写产品出货检验汇报单。包装好临时不发出货产品应由协议管理人员贴好出货标识以免混淆。2、 附配件包含：光盘、安装手册、合格证、入网证、电源线、多种线缆接头及其它用户要求附配件等。3、 需要贴牌（LOGO）设备，测试人员应按标准认真贴牌。4、 协议管理人员通知快运企业发货，注明收、发货地址和要求抵达目标地时间。5、 协议管理人员通知仓库管理人员清点设备，进行出库。6、 协议管理人员对发出货物立即跟踪，直至完整地交付用户为止。7、 协议管理人员要求用户签收设备装箱清单并传真到企业，如工程人员随货，可委托工程人员要求用户签收设备装箱清单并带回企业。三、步骤相关统计文档表格设备装箱清单产品出货检验汇报单工程任务书步骤8：工程派遣、工程文档验收步骤一、工程派遣步骤1、 市场人员需要派遣工程时，先到商务部进行报批。商务部协议管理人员依据协议推行情况，货款回收情况判定是否需要派遣工程，市场人员有异议可报由总经理复审。2、 确定要派遣工程后，协议管理人员给工程部下发工程派遣单，需注明工程内容，联络人和出发时间。工程部接收后，由工程部经理负责派遣相关工程人员并估计工期。二、工程验收步骤1、 工程人员出发用户所在地做工程前，应联络用户明确工程环境到位，以用户签字或盖章环境检验表为准。2、 工程人员向工程服务部秘书领取相关文档出发。3、 工程人员给用户设备安装完工后，应要求用户填写工程验收文档，做到对此次工程各方面情况有具体统计并对用户满意度进行调查。符合验收条件要求用户签署验收汇报并盖公章，已经完工但无法立即验收必需签署完工汇报。4、 工程人员回企业后须向工程服务部秘书提交相关文档，工程服务部秘书递交给相关部门归档。其中工程备忘录由工程服务部归档，设备装箱清单和验收文档和出差汇报交付商务部协议管理人员归档，设备装箱清单和验收文档必需有用户署名或盖章。工程人员凭上述有效文档方可报销差旅费。三、步骤相关统计文档表格工程验收文档工程备忘录工程派遣单环境检验表步骤9：售后服务步骤二、步骤相关统计文档表格售后服务处理单服务许可确定单步骤10：渠道.项目.方案.配置报价管理步骤一、步骤项目销售依据销售对象可分为两种：1） 直销：直接向最终用户提供服务 2） 渠道销售：经过渠道中转，间接地为最终用户服务。两种项目标具体管理步骤以下图所表示：*说明：渠道报备内容: 销售、市场人员在跟踪项目时，可逐步将中间商发展成为渠道，企业依据销售或市场人员报备渠道情况进行考证后，制订针对该渠道管理政策。在展会、网站宣传时接触渠道也可依据渠道具体情况，由销售或市场人员报备渠道信息，建立渠道政策。全部渠道信息、政策必需在渠道经理处报备归档。如未归档渠道，企业有权转给其它销售或市场人员。附件：渠道基础信息报备表1. 项目报备内容：a) 基础信息：项目标名称，背景，关键责任人及其联络方法，用户需求,竞争对手情况等。 具体内容见项目基础信息表。b) 交流文档：交流时间，地点，双方责任人，交流内容，成效等；具体内容见用户交流信息表。c) 修改文档报：修改时间，内容，修改人签字等；具体内容见文案修改统计。3.用户经理提交文案给用户时，须同时抄送给产品经理和渠道经理各一份，方便报备存档 。4.企业网成熟产品：包含电话会议（单用户版本、多用户版本）、调度机和软交换会议系统和软交换调度系统、软交换系统，基于以上产品简单组网，不包含集成第三方系统或添加新业务情况，视为成熟产品基础应用。5.对于成熟产品项目，销售人员可要求相关市场人员，配合了解项目需求，制订方案和销售权限内配置报价，帮助销售跟踪该项目。或，销售人员依据本身掌握情况，给用户提供方案和权限范围内基础配置报价。6.用户经理提交文案备档时，除了文案外，还应向渠道经理提交：具体用户信息、项目背景、方案ID，报价单号和外发资料等。如销售没有立即提交归档或漏报，一旦有其它途经取得该项目信息，企业有权收回该项目标跟踪权7.由市场直接管理跟踪项目也需实施以上步骤。二、步骤相关统计文档表格渠道基础信息表项目基础信息表用户交流信息表文案修改统计步骤11：用户造访纪要报备步骤一、步骤销售申请出差进行用户造访，需在前期需依据在一定区域内用户情况，安排好用户造访具体事宜，包含出发日期、需要造访用户、用户背景、项目背景、所需要整理资料等等。填写出差，用户造访申请表，经销售部经理审核同意，并需经渠道经理签字确定。如包含到市场人员配合交流，需在经市场部经理审核同意。、用户经理造访用户回来后，针对每个造访用户填写用户造访纪要，提交销售部经理、渠道经理签字审核方可报销，并在渠道经理处备份电子文档。如有市场人员帮助出差，市场人员同时提交用户造访纪要。二、步骤相关统计文档表格出差、用户造访申请单备注：本表格需配合原有出差申请单。用户造访纪要备注：1、本用户纪要表针对销售造访每个用户填写，如出差一次，造访了3个用户，请分别填写3个造访纪要表，并将电子档归渠道经理处备份。 2、本表格作为报销凭证。步骤12：价格申报批复步骤一、步骤依据8月1号公布最近目录价，在销售权限范围内（销售即用户经理折扣权限为软硬件5折），销售可直接向用户报价。若依据项目标特殊性，价格需要低于销售权限范围，须逐步向大区经理（折扣权限为35%）、销售部经理（折扣权限为30%）和总经理申请，待申请同意后方可向用户报价，每次报价需形成纪要，抄送渠道经理和产品经理立案。二、 步骤相关统计文档表格价格申报批复表备注：若因销售出差或紧急情况处理，销售可经过电话向上级申请价格权限。在当日或8个小时内向渠道经理报备，由渠道经理代表销售填写批复表。若销售没有立即报备造成渠道经理处没有立案，在协议评审时可予和驳回，或则协议可依据该价格签署，但差价需要销售补齐。步骤13：协议评审步骤一、步骤1、 市场人员制订好协议后发送电子档给商务部协议管理，由协议管理人员对协议组织评审：1） 对技术没有尤其要求，交货期、付款方法符合企业通常要求协议称为常规协议。常规协议由协议管理人员进行评审；评审经过上报企业主管领导同意，然后分发全部包含部门实施。2） 对技术上有尤其要求，交货期、付款方法不符合常规协议评审采取相关部门会签方法。在协议评审表上列出用户要求，并送达包含这些要求主管部门，由其部门主管领导或其授权人确定能够满足并签署评审意见，会签完评审意见视情况上报企业主管领导同意，然后分发全部包含部门实施。3） 对企业现有产品在技术、质量、交货期或付款方法等方面有特殊要求或包含金额巨大协议，为特殊协议。特殊协议依据其要求复杂程度采取相关部门会议形式评审。由协议管理负责组织召集用户要求包含全部相关部门领导或其授权人参与会议评审，讨论确定能否满足其要求，落实实施方法及责任分工，并记入协议评审表，和会者签署后由商务部将会签完评审意见情况上报企业主管领导同意后分发各相关部门实施。4） 企业协议模板全部应经过企业聘用律师咨询和确定，如采取甲方模板则应视情况给律师确定，以防协议条款及内容和中国相关法律发生冲突或抵触，最大程度地为企业规避由此可能造成风险及损失。2、 评审经过协议一律由协议管理人员交办公室盖章。其它市场人员不得私自将自己协议交办公室盖章。3、 评审后需要更改条款协议，由协议管理人员提出书面意见或提议，市场人员依据具体情况和协议相关方面给予协商，并作出对应修改、变更或终止。4、 协议修改按协议文本要求方法进行，即协议生效后标准上不能变更，但经双方协调一致书面意见，可1） 出入不大，则另行签署补充协议。补充协议按协议评审步骤重新评审。2） 出入很大，则原协议作废。填写协议更改通知书，通知对应部门并重新签署协议，按协议评审步骤重新评审。二、步骤相关统计文档表格协议评审表协议更改通知书步骤14：协议外购产品采购步骤一、步骤1、 市场部外购产品采购包含工控机、电脑、网络交换机等成品。2、 市场部应依据项目协议和报价，最少提前一周向商务部采购报价单，并注明需要外购设备。3、 商务部依据报价单，制订询价单，对需要外购设备进行询价，每设备询价供给商不得少于3家。商务部应给每个供给商下发询价单，由供给商填写，注明外购产品价格、货期、帐期和服务等信息，交相关领导审批，同时存档供下次采购时参考。4、 评审确定后，和选定供给商签署采购协议。5、 商务部采购和工程测试人员对采购来设备进行验收，验收无误填写外购产品检验单入库。同时将选定询价单和外购产品检验单发送统计。6、 商务部采购凭采购协议（假如有话）、入库单、询价单交财务部付款。二、步骤相关统计文档表格报价单询价单外购产品检验单步骤15：产品外借报批步骤一 步骤1、 测试步骤当用户提出要求本企业提供设备进行测试，则销售需向市场部提交测试申请，具体说明项目情况和测试要求，由市场部进行审批、组织测试。测试设备不能留用，达成对方测试要求后，需要对方签署测试汇报，工程人员返回时需将设备带回。2、 借用步骤2.1 当用户提出设备试用要求，则销售需向销售部经理提交试用设备借用申请，具体说明项目情况（项目背景、对手情况、功效需求、网络环境、项目把握程度、借用期限、估计何时能签合相同），由销售部经理进行审批。审批经过后，需和用户签署借用协议，借用协议要交由商务部进行评审（采取协议评审步骤）。2.2签署借用协议后，备货、测试、发货、工程安装均按正式协议进行。销售需在要求时间内签署协议，不然视为协议推行不力，在项目考评中扣分。2.3标准上整机设备外借时间不得超出3个月，借用后超出3个月未还设备必需续借。设备借用协议双方签字盖章传真件有效。2.4将设备借用协议交商务部协议管理备货、发货、出库。同时复印一份给仓库。2.5外借期满后，仓库每个月应统计已到期外借产品汇报交给商务部，由商务部督促销售人员追回外借设备或续借。2.6外借设备归还应检测入库。未经检测设备，仓库应拒绝入库。二、步骤相关统计文档表格设备借用协议步骤16：工资奖金福利分配审核步骤一、 工资分配审核步骤1、 工资组成：基础工资+技能工资+工龄工资=标准工资2、 新职员工资核定审核步骤：人事部依据迈可行工资方案标准文件确定填报新职员工资核定审批单，转交部门领导审核后，由总经理审批。3、 计算工资依据：包含学历、工龄、技能等级、考勤等。4、 标准工资计算公式：(标准工资/应出勤天数)*实际出勤天数餐费津贴其它其它包含：迟到、代扣社保、个人所得税、旷工、其它等）5、 财务部计算工资，依据行政部提供月度考勤统计表、餐费津贴统计表计算标准工资，并由总经理审批。二、 福利分配审核步骤福利包含：社保、传统节日礼品（中秋、春节等）、生日蛋糕、午餐补助、满三年以上突出贡献职员旅游一次或有重大贡献职员每十二个月一次股份奖励等。审批步骤：行政人事部拟报总经理审批步骤17：固资易耗品采购步骤一、固定资产采购步骤图二、易耗品采购步骤1、 常规采购：由行政部门依据库存情况，填写低值易耗品采购申请，由总经理审批后采购。2、 特殊采购：由使用者提出低值易耗品采购申请，由部门领导审核交行政部，行政部按常规采购步骤办理。三、步骤相关统计文档表格固定资产采购申请表低值易耗品采购申请步骤18：物资盘点步骤一、内容1、 物资盘点包含仓库盘点、固定资产盘点和低值易耗品盘点。二、仓库盘点步骤：2、 每个月月底财务部对仓库提供出入庫单据真实性、合规性审核。3、 财务部依据出入库原始凭证计算出庫存数量。4、 财务部会同仓库管理人员进行实物盘点。5、 每个月盘点完成后形成盘点统计表并相互签字确定。6、 在盘点中发觉有重大差异应立即查明原因并报总经理。三、固定资产盘点步骤：1、 财务部不定时审核固定资产统计表。2、 财务部依据固定资产统计表进行实物查对。四、低值易耗品盘点步骤：1、 仓库每个月月底向财务部提供出入库情况统计表。2、 财务部依据连续三月出、入库情况审核有没有异常情况。五、步骤相关统计文档表格：盘点表步骤19：职员报销步骤一、报销范围： 职员报销包含：差旅费报销、市内公交车费报销、业务招待费报销、通信费报销、行政及其它报销。二、 报销步骤图：整理原始凭证填写报销单 不一样意主管领导审核 不一样意相关部门审核 不一样意财 务 部 不一样意总 经 理三、 相关部门审核1、 工程部相关审核部门指商务部协议实施经理。2、 技术部相关审核部门指技术部领导。3、 市场部相关审核部门指市场部渠道经理。4、 行政及其它人员相关审核部门指人事行政部。二、 市内公交车费报销1、 公交费指职员在市内办事所座公交车费。2、 审批步骤按差旅费报销步骤实施。3、 财务部审核原始凭证真实性、正当性、合规性并计算报销金额。三、 业务招待费报销1、 业务招待费是指职员在事先经领导同意后发生业务招待费。2、 费用发生后整理原始凭证填写报销单和业务招待费申请单并经部门领导和总经理签字确定。3、 财务部审核原始凭证真实性、正当性、合规性并计算报销金额。4、 假如是销售人员发生业务招待费财务部确定是否在销售费用之内报销。四、 通信费报销：是指销售部按销售管理制度中要求通信补助。五、 行政及其它报销1、 行政及其它报销：不常见办公用具和临时需购置物品和其它。2、 费用发生后整理原始凭证填写报销单，并经部门领导签字确定。3、 财务部审核原始凭证真实性、正当性、合要求性并计算 报销金额。步骤20：收帐核查步骤一、 收帐范围包含：应收帐款、采购退货货款、押金收回、投标等确保金收回、借款收回及其它帐款收回。二、 核查范围1、 到帐款项核查;2、 到帐金额核查;3、 统计合理性和分析。三、 核查时间1、 应收帐款核查：财务部门会同商务部协议实施经理每个月25日核查。2、 采购退货、押金、借款及其它帐款由财务部门不定时进行核查。四、核查方法1、应收帐款核查采取协议实施经理和财务部相比正确方法。2、步骤图：注：应收帐款统计表包含协议额、已收金额、应收金额和收款时间、没立即收回原因及进展情况和处理意见。五、 财务部会同商务部协议实施经理依据应收帐款统计表对应收帐款运行每个月两次分析、控制立即发觉问题采取对策并报总经理。六、 采购物品不合格退货和投标等确保金、财务部依据仓库出庫单和投标书责令采购部和销售人员在限定时间内收款。七、 借款和其它收款：财务部依据借款凭证在约定时间内催收，并形成统计报表报送总经理。八、 步骤相关统计文档表格应收帐款统计表步骤21：付款审批步骤一、 付款审批包含：采购付款审批、工资支出审批、其它款项审批二、 采购付款审批（一）验收、入庫付款：1、 采购部依据采购协议付款时间整理相关资料（包含采购审批单、购货协议、验收单、入庫单）并填写付款申请单向财务部申请付款。2、 财务部审核采购部提供付款资料真实性、完整性、正当性、合规性。3、 财务部在每个月对外付款时间向总经理申请付款。（二）预付采购货款：1、 预付货款指开发用原器件、新开发产品没投入大规模生产产品、临时需要和销售协议配套外购品。2、 采购人员依据技术部和商务部特殊请购单整理相关资料（包含采购审批单、购货协议）填写付款申请单向财务部申请付款。3、 财务部审核采购部提供付款资料真实性、完整性、正当性、合规性,并确定到货时间。4、 财务部依据采购协议付款时间向总经理申请付款。三、 工资支出审批：（一） 月度工资审批：1、 各部门领导依据企业工资、福利管理措施在每个月3日以前向工资审核部门提交各部门工资表。2、 工资审核部门依据企业工资、福利管理措施和人事考勤制度审核企业职员工资并由相关领导确定签字。3、 财务部依据企业工资、福利管理措施、人事考勤制度、税法、劳动保险法审核、并计算出职员实发工资。4、 财务部在每个月10日之前向总经理提交相关资料申请工资发放。（二）奖金审批：1、 各部门领导依据企业相关要求整理相关资料（包含企业文件、总经理批复意见）向财务部提交申请。2、 财务部审核相关资料真实性、合规性并计算出实发金额。3、 财务部向总经理提交相关资料申请发放。四、 其它款项审批：1、 其它款项标准上誰负责誰申请，责任人整理资料填写付款申请单。2、 财务部审核相关资料真实性、合规性。3、 财务部向总经理提交相关资料申请付款。五、 财务部严格依据企业付款步骤付款，每笔付款申请单全部必需有总经理签署意见才能付款。