内部控制手册-销售流程管理.docx

销售流程管理1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关销售流程管理，涉及公司销售政策的制定，商业洽谈、销售合同的评审及签订、销售制单、审核，销售确认、发货以及公司销售情况的分析与评估的工作流程，旨在规范公司的销售流程管理，提高企业的经营效率。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 销售业务管理流程u 销售体系业务行为管理办法u 项目投标工作规范u 合同执行流程图u 内销合同管理程序u 关于营销渠道开办的规定u 关于印发的通知u 关于XX与盈思通的业务结算处理规则u 关于2009年销售分公司小批量备货的操作规定1.4 职责分工n 业务员：负责就销售价格、信用政策、发货及收款法师等具体事项与客户进行谈判。n 销售管理部：负责编制销售计划，编制销售合同草案，与客户签订正式的销售合同，向发货部门下达发货通知单，通知财务部开具销售发票，保管相关的材料等工作。n 财务部：负责开具销售发票，结算销售款项。n 发货部门：对发货通知单进行审核，严格按照发货通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式等进行发货。n 分管副总：负责依照公司的审批权限进行审批，对合同草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格审查。n 总经理：负责依照公司的审批权限对销售合同草案进行最终审批，签订或授权签订销售合同。1.5 流程图111.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施9.4-R1部分客户订单上的产品单价及金额被人为修改却无直属上级及公司领导签字确认痕迹，可能导致公司产品销售数量及金额与实际生产发货不一致，销售人员随意更改销售价格且无人监管，造成舞弊风险9.4-C1发现性针对修改后的订单，应全部交由相关领导进行补签月客户订单9.4-PR1销售政策和信用政策管理不规范、不科学可能导致资产运用效率低下，影响公司经营效率9.4-C4预防性公司应当制定科学合理的销售政策和信用政策。规定客户管理、信用管理、合同审批、发货管理、收款管理等各项管理规范，确保公司的销售管理规范有效年销售合同管理程序；客户信用管理程序；订单评审程序；产品交付程序9.4-PR2销售管理部未能制定销售计划，可能导致销售活动混乱没有约束，影响公司经营效率9.4-C5预防性销售管理部门编制年度销售计划和预算，年度销售计划经公司总经理审批后由部门负责人将计划按月度合理分解至每一名业务人员身上，确保公司销售资源合理分配，完成销售计划月月度销售计划表9.4-PR3公司没有专门人员跟踪销售计划的完成情况，可能导致销售计划无法及时完成，影响公司经营效率9.4-C6发现性公司销售管理部门应当负责跟踪销售计划的执行情况，督促销售部每个月完成的销售指标，并对实际销售情况与销售计划之间差异原因进行分析，调整销售计划的实施月销售计划执行情况表；销售计划调整表9.4-PR4合同的签订未经正确授权，可能导致资产损失、舞弊和法律诉讼，影响公司经营效率9.4-C7预防性销售合同的签订需要经总经理授权签订，销售管理部负责人或分管领导为受权人代表公司与客户签订销售合同；销售合同文本须经过财务、行政、内审等相关部门审核确认，确保合同条款合法有效月总经理授权书；合同会审表9.4-PR5销售行为违反了国家的法律、法规，可能导致企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失，影响公司合法合规目标9.4-C8预防性公司应当制定销售管理制度，规定销售人员从事销售工作的相关流程，确保其销售行为不违反相关法律法规要求；部门负责人应监督业务人员的业务操作行为，发现存在违规现象的应及时制止并给相关人员进行处罚月销售部门制度9.4-PR6公司在评审订单时，对于客户信用额度评审把关不严，可能导致坏账风险增加，影响公司资金安全9.4-C9预防性在进行客户信用评审时，财务部应当协助销售管理部提供有关该客户信用余额以及逾期交款情况信息，如果客户有逾期交款，必须等款项交付后才予以发货，每年根据客户交易还款情况对客户信用等级重新评定月客户信用等级评定表9.4-PR7订单变更没有经过审批，可能导致公司无法按照变更后订单进行排产，影响公司经营效率9.4-C10预防性销售订单变更后订单管理人员应当及时联系相关领导进行审核，经领导审批后的订单取代原来的订单，并交由相关业务人员执行月销售订单变更/取消申请表9.4-PR8给予客户的销售折扣未经过审批，可能导致销售折扣可能被业务员侵吞，影响公司资金安全9.4-C11发现性客户要求公司给予折扣后，业务员应当提交折扣申请，经过部门负责人及分管领导审批后决定给予客户折扣，客户折扣金额应当在订单中反映并转交财务部入账，以保证日常发票和记账是按照折扣后金额执行月销售折扣申请；领导审批记录9.4-PR9销售管理部未建立合同台账，可能导致无法了解合同签署和执行情况，影响销售管理效率9.4-C12预防性公司销售管理部应当建立销售合同管理台账，记录客户名称，合同名称与编号，合同金额，合同主要条款以及合同履行情况等信息月销售合同管理台账9.4-PR10销售合同未进行归档，可能导致需要的时候无法查阅合同有关条款，影响公司经营效率9.4-C13预防性销售管理部应定期将销售合同整理并移交档案部保管，移交前须做好归档清单，档案接收人员应仔细核对后进行归档，对归档后的合同借阅时须进行借阅登记月合同归档资料清单；档案借阅审批单9.4-PR11客户订单信息未妥善保存，可能导致客户订单信息泄露，影响公司声誉9.4-C14预防性客户订单信息应当严格保护，未经允许业务人员不得将订单信息随意透露月9.4-PR12公司的生产未能满足销售交货期，可能导致到期后无法及时交付产品，影响公司声誉9.4-C15预防性公司销售管理部门应当负责跟踪销售订单，在下达销售订单后，及时跟生产等相关部门进行确认，控制和协调生产计划的落实，确保在规定交期内能够将产品交付给客户月销售订单；生产计划单9.4-PR13公司没有及时将销售订单转化为生产计划，可能导致无法在规定时间内完成生产，影响公司及时交货9.4-C16发现性公司销售管理部门应当负责跟踪销售订单，在下达销售订单后，及时跟生产等相关部门进行确认，控制和协调生产计划的落实，确保在规定交期内能够将产品交付给客户月销售订单；生产计划单9.4-PR14发货程序不规范或各项手续办理不齐全，可能延误发货时间，导致企业形象受损9.4-C17预防性公司建立发货管理制度，规范各项发货程序，详见销售管理制度月销售管理制度9.4-PR15产品未发货却已确认收入，可能导致销售收入确认不符合会计制度规定，影响财务报表准确性9.4-C18预防性公司应当按照企业会计准则中收入确认原则来确认收入，只有在确认风险报酬已经转移的情况下才能确认销售收入的实现，暂估入账的等交易完成后应及时转账，严禁对尚未发货的商品确认收入月销售收入明细账9.4-PR16未经审核确认发出商品，可能导致公司随意发出商品，影响公司资产保全目标9.4-C19预防性公司订单管理员下达发货通知后，应当经过财务部、仓管部门及销售管理部确认审批后才可备货发运月发货申请单9.4-PR17销售订单、发货单未连续编号，可能导致有部门订单没有被执行，影响公司销售计划实现和资产利用效率9.4-C20预防性销售订单与发货单应当连续编号，并由业务人员及仓库管理人员对订单与发货单的完整性进行审核月销售订单；销售发货单9.4-PR18未将发货单与销售订单进行核对，可能导致发出的货物与订单不符，影响公司资产保全9.4-C21发现性公司存货系统应准确核对发货单与销售订单的一致性，发现数据差异的，应由业务人员及时查找原因并向部门负责人反映月销售订单；销售发货单9.4-PR19仓库人员未按照发货单数量与规格装运产品，可能导致公司发出商品与发运单不一致，影响公司资产安全和信誉9.4-C22发现性在仓库管理员按发货单备货后，将销售订单附在原始单据后，提交发货人员进行审核，确保实际装运产品和发货单上一致月销售发货单9.4-PR20发送货物后未得到客户回执确认，可能导致客户未收到产品，影响财务核算9.4-C23发现性物流人员运送货品后应当让客户在发送单上签字确认，并将其中发运单一联返还给公司销售管理部进行归档，以证明客户收到了该货品月销售回执单9.4-PR21对于已发货的产品未进行会计处理，可能导致未开票或发送错误的货物无法查明，影响公司财务报表准确性9.4-C24预防性财务部应在系统中确认货物状态为“已发送”时应当及时联系业务人员将相关单据移交财务部进行账务处理月销售订单；产品出库单；销售发货单