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公文管理办法

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1. 目的
为使集团公文管理工作规范化、制度化、科学化，根据公司实际情况，制定本办法。

2. 适用范围
本办法适用于集团范围内部、上下级之间、外部往来文件的处理。

3. 术语和定义
3.1. 法定公文：指集团与政府有关部门、上级主管系统、集团内部各部门之间、下属公司以及集团与不相隶属的各企事业单位和社会团体往来的文件；文种以《国家行政机关公文处理办法》为依据。
3.2. 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
3.3. 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。
3.4. 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
3.5. 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
3.6. 请示：适用于向上级单位请求指示、批准事项。
3.7. 批复：适用于答复下级单位的请示事项。
3.8. 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
3.9. 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
3.10. 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
3.11. 机要文书：凡符合下列条款之一者，均属机要文书范畴：
¨ 关于集团业务经营发展的重要方针、策略或规划方案、文件；
¨ 关于集团机构体制设置和重要人事任免方案、文件；
¨ 关于重要会议的记录、纪要、决定等文件资料；
¨ 关于集团尚未公布的投资及房地产开发、土地开发等项目的调研、勘察评估分析资料；
¨ 集团对外经营的有关重要契约、协定等文书资料；
¨ 其他有关重要机密文书资料或机密事项。
3.12. 分管领导：分管专业业务的高管人员，即集团副总裁以上的领导。

4. 职责
4.1. 总裁办公室职责
4.1.1. 负责统一处理集团往来公文；
4.1.2. 负责收文办理的登记、分发、拟办、督办、立卷、归档、销毁等；
4.1.3. 负责发文办理的核稿、审稿、编号登记、缮印、用印、立卷、归档、销毁等。
4.2. 其他职能部门职责
4.2.1. 负责收文办理的承办，即：提出办理意见或执行领导指示；
4.2.2. 负责发文办理的拟稿、校对、发送。
4.2.3. 负责起草经济类文书流转表式。
4.3. 分管领导职责
4.3.1. 负责对收文办理中涉及到本人分管的文件进行批示；
4.3.2. 负责对发文办理中涉及到本人分管的文稿进行审阅。
4.4. 总裁职责
4.4.1. 负责对收文办理的文件进行批示；
4.4.2. 负责对发文办理的文稿进行签发。

5. 工作内容
5.1. 法定公文格式
集团的公文一般由集团名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、附件、主题词、抄送单位、印发或电子邮发单位、印发或电子邮发日期等部分组成。
5.2. 行文规则
5.2.1. 行文请示要求做到：
5.2.2.1一文一事，具有可操作性；
5.2.2.2一般只主送一个单位（包括向有关主管部门请求批准的“函”）；如需同时报送其他单位，可以用抄报形式，但不得同时抄送下级单位；
5.2.2.3一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级单位，并在文中写明越级的理由；
5.2.2. “报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。
5.2.3. 凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性工作，不必行文。
5.2.4. 起草、修改、抄写、批示文件，应使用钢笔、毛笔或水笔，不得使用圆珠笔、铅笔书写。所有文字材料应字迹清晰、端正。
5.2.5. 集团各部门如以集团名义对外发文，应由总裁办公室统一编号、核稿、集团总裁签发、打印，并经总裁办公室加盖集团公司印章后，由部门自行分发。
5.2.6. 以集团名义发文，必须使用总裁办公室统一印制的《发文单》。
5.3. 公文办理
5.3.1. 收文办理
5.3.1.1来文签收由总裁办公室负责。外部会议的文件和资料应由参会部门交回总裁办公室统一办理。法院、仲裁机构送达的法律文书则必须交由集团审计法务中心签收，签收后按照收文流程办理。
5.3.1.2收文流程：
编号登记→分发→拟办（此3个环节由总裁办公室负责）→批办（按照集团现行文件规定由董事长或总裁）→承办（主管领导/相关部门）→督查→立卷→归档（此3个环节由总裁办公室负责）
5.3.2. 发文办理
5.3.2.1发文流程：
拟稿（承办部门）→核稿（总裁办公室）→审稿（承办部门的分管领导）→签发（按照集团现行文件规定由董事长或总裁）→校对、缮印（总裁办公室组织承办部门）→用印（总裁办公室）→发送（承办部门）→预立卷（承办部门）→归档或销毁（总裁办公室）
5.3.3. 部门只可以对下属公司发文，各部门必须自行编号，报分管领导签发后，由部门印制、发送、预立卷、定期归档。
5.3.4. 一般公文，应当在12小时（工作时间）内传阅完毕，如遇阅办人出差，应与阅办人取得联系，商定处理办法，确保在规定的时限内办理完毕。
5.3.5. 紧急公文，应当提出办理时限，并在时限内办理完毕。
5.3.6. 在办公自动化系统内流转、办理的公文，应当实行网上督办。
5.3.7. 承办部门（单位）接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本部门（单位）职权范围内处理，或者不适宜由本部门（单位）办理的公文，应当迅速返回总裁办公室并说明理由。
5.3.8. 审批公文，审批人应当签署明确意见以及姓名、日期。
5.3.9. 公文办理完毕，责任部门应当及时收集公文定稿、正本和重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整、按时归档、立卷；应当根据归档公文的内容价值鉴定保管期限和保密期限，需要销毁档案必须按照规定办理。
5.4. 机要文件处理
5.4.1. 机要文件及其处理按其程序可分为以下三种：
5.4.1.1秘密：集团内部秘密，不能向集团以外人员公开；
5.4.1.2机密：不能向部门总经理及相关业务人员以外者公开；
5.4.1.3绝密：不能向相关部门或特别指定的最小范围内的相关人员以外者公开。
5.4.2. 文件密级的确定，由中心总经理负责，但集团总裁可以命其变更。
5.4.3. 机要文件由主办部门草拟初稿，交集团总裁办公室按规定程序编号、核稿并报集团领导审签后，按必备份数（须在封面右上角加盖标注密级的红色印记）、分发及归档。总裁办公室应备有发文簿，机要文件发至有关部门须请收件人签字（或盖章）。
5.4.4. 集团下属公司之间机要文件的传递，除责任者自行携带外，必须加封后派专人传递。
5.4.5. 办理机要事项须严格控制范围，防止泄密。不能以文件方式传递的机要事项须确定专人直接上报或传达。
5.4.6. 机要文件须经制发部门总经理和集团总裁同意方可复制。总裁办公室应在发文簿上记载复制数量、复制时间及发送去向。
5.4.7. 各类机要文件的草拟稿、讨论稿及相关保密废纸，应由主办部门落实专人及时销毁。
5.4.8. 集团总裁办公室应于每年末组织专人对机要文件进行保密检查，收回散存于各部门的机要文件，整理归档或统一销毁。

6. 支持性文件
无

7. 相关记录及表格
7.1. 《收文办理单》
7.2. 《发文单》

8. 备注
本制度自发布之日起生效，此前相关制度同时废止。

xx地产（集团）有限公司
收 文 办 理 单
来文单位

办文编号

来 文 号

收文日期

页数

缓急

标 题

密级

拟办意见

领导批示

相关部门
意 见

办理结果

注意保存，加快流转（若无特殊情况，请当日阅处）
拟办部门/人：_______________

xx地产（集团）有限公司
发 文 单
签 发

审 核

复 核

会 签

核 稿

拟 稿

类 别

密 级

缓 急

文 号

日 期

标 题

主 送

报 送

抄 送

主题词

打 印

核对

印 数

存档

备注：