采购管理及订购流程模板.doc

订购采购步骤
1. 总则
1.1. 制订目标
为落实物料、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制订本规章。
1.2. 适用范围
本企业物料、零件之订购、采购管理业务。
1.3. 权责单位
1) 采购部负责本规章制订、修改、废止之起草工作。
2) 总经理负责本规章制订、修改、废止之核准。
2. 请购要求
2.1. 请购提出
1) 生管部物控员依物料需要情况、库存数量、请购前置期等要求，开产请购单。
2) 请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员同意。
3) 请购单一联送交采购部，一联自存，一联交财务部。
4) 交期相同且同属一个供给厂商之物料，请购部门应填具在同一份请购单内。
5) 紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。
2.2. 请购核准权限
2.2.1. 中国物料采购核准权限
1) 请购金额预估在人民币1万元以下者，由经理核准。
2) 请购金额预估在人民币1万元以上，5万元以下者，由副总经理核准。
3) 请购金额预估在人民币5万元以上者，由总经理核准。
2.2.2. 国外物料采购核准权限
1) 请购金额预估在美元1万元以下者，由经理核准。
2) 请购金额预估在美元1万元以上，5万元以下者，由副总经理核准。
3) 请购金额预估在美元5万元以上者，由总经理核准。
2.3. 请购撤消
1) 已开具请购单，并经核准后因多种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方法呈原核准人，并转采购部了解，必需时应先口头知会采购部。
2) 请购部门回收各联请购单，并加盖“撤消”章。
3) 采购部门接获通知后，立即停止一切采购动作。
4) 未能立即停止采购时，采购部应通知原请购部门并协商善后工作。
3. 采购要求
3.1. 采购方法
1) 本企业采购方法通常有下列多个：
2) 集中采购：通用性物料，尽可能采取集中采购方法。
3) 合约采购：常常性物质料，尽可能采取合约采购方法，以确保货源和价格之稳定。
4) 通常采购：除（1）（2）以外之物料，采取随需求而采购之方法。
3.2. 中国采购作业要求
3.2.1. 询价、议价
1) 采购人员接获核准后之《请购单》，应选择最少三家符合采购条件供给商作为询价对象。
2) 供给商提供报价之物料规格和请购规格不一样或属代用具时，采购人员应送请购部门确定。
3) 专业材料、用具或项目，采购部应会同使用部门共同询价和议价。
4) 采购议价应采取交互议价方法。
5) 议价注意品质、交期、服务兼顾。
3.2.2. 呈核及核准
1) 采购人员询价、议价完成后，于《请购单》上填写询价或议价结果，必需时附上书面说明。
2) 标注拟订购供给商、交货期限和报价使用期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。
3) 采购核准权限要求，不管金额多寡，均应先经采购经理审核，再呈总经理核准。
3.2.3. 订购作业
1) 采购人员接获经核准之《请购单》后，应以《订购单》形式向供给商订购物料，并以电话或传真形式确定交期。
2) 若属一份订购单数次分批交货情形，采购人员应于订购单上明确注明。
3) 采购人员应控制物料订购交期，立即向供给商跟催交货进度。
3.2.4. 验收和付款
1) 依相关检验和入库要求进行验收工作。
2) 依财务管理要求，办理供给商付款工作。
3.3. 国外采购作业要求
3.3.1. 询价、议价
参考中国采购作业方法进行。
3.3.2. 呈核及核准
参考中国采购作业方法进行。
3.3.3. 订购作业
1) 采购部接获核准之《请购单》后，应以《订购单》形式向供给商订购物料，并以传真或E-mail形式确定交期。
2) 需和供给商签署长久协议者，应事先办妥相关事项，并呈核示。
3.3.4. 进口事务处理
1) 依国家法规办理进口签证。
2) 办理进口保险和公证。
3) 进口船务安排。
4) 进口结汇。
5) 依国家法令申办进口税。
6) 提供提货文件。
7) 办理进口报关手续。
8) 报关。
9) 公证
10) 退汇。
11) 附件

订购单
NO._________
请购单号： _________ 日期：_________
厂商

编号

地址

电话

订购内容
项次
物料名称
料号
单位
订购数量
单价
金额
交货日期 数量
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合 计

累计金额（大写）
万仟佰拾元
交货地点

交易条款
一、交期
承制厂商须依本订单之交期或本企业采购部以电话或书面调整之交期交货，若有延误，每逾一日扣该批款 %。
二、品质
1.依据图纸要求。
2.进料检验：依MIL-STD-105DⅡ抽样检验，AQL依本企业要求。
三、不良处理
1.经检验后之不合格品，应于三日内取回，逾时本企业不负责。
2.如急用需选别，所产生之费用，依本企业之索赔标准计费。
四、附件
1.产品图纸： 张
2.检验标准： 份
总经理

经理

课长

承接人

承制厂