公司文控中心管理办法模板.doc

企业文控中心管理措施第一章 总 则一、为规范企业资料管理，加强资料搜集和管理工作，有效地保护和利用资料，为企业各项工作服务，增强企业资料实用性和有效性，结合企业实际，制订本措施。二、资料范围企业建档范围确定为：企业设置、变更申请、审批、登记等方面文件材料；企业股东会、董事会、监理会形成文件材料；财务、会计及其管理方面文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面文件材料；经营管理方面文件材料；生产技术管理方面文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面文件材料；仪器、设备方面文件材料；基础建设、工程设计、施工、完工、维修方面文件材料；科研、技术引进、转让方面材料；教育培训方面文件材料；信息、情报方面文件材料；其它含有利用和保留价值文件材料。转摘于 以上文件材料包含决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、关键统计、工作计划、工作计划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、协议、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等含有参考价值文件资料，和百利集团关键职能活动和职员在从事研发和管理等各项工作活动中形成，对企业含有保留价值文件材料。企业资料还包含声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明组成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。三、企业内部各中心/部门和个人应该遵守本措施，并应负担搜集、整理、立卷、归档和保护文件、资料义务。第二章 管理体制及其机构职责四、实施集中和分散管理相结合体制。由集团总经办负责主体文件资料管理，并对其它部门文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设置文控中心，配置文控中心管理员分管企业主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员职责是确保企业及各部门原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心既是企业文件、文件资料工作行政职能管理部门，又是永久保留和保护文件资料机构，同时又是开发利用文件资料资源信息交流中心。文控中心关键职责：1负责计划、协调全企业文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检验。2制订和组织实施企业相关文件、资料工作规章制度。3负责企业文件和相关资料搜集、征集、整理、分类、判定、保管、保护、统计等工作。4严格实施保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为企业各项工作和职员服务。6发挥文件资料教育功效，将文控中心办成企业培训、教育基地之一。7开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料信息源作用。8组织企业各部门文件管理员业务学习和培训，负责指导她们工作。9做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章 文件材料管理工作六、文件资料材料搜集：1建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保留、保留、3年、1年等）；注明文件版本号。2对遗缺不全文件资料，采取不一样方法，主动搜集齐全；3立即催办理完成文件上交回收，在检验齐全后整理立卷归档。七、文件资料归档、立卷和管理：1区分全宗，确定立档单位。2分类：依据文件资料起源、时间、题目、内容、字母次序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。21 大类分为：制度/要求：S；文件：F；资料：D；档案：A；协议：B。2 2 部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产：SH；市场：SC；销售： XS ；设备：SB；财务：CW；OEM：WB；后总：HZ；总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分企业：GZ；上海分1企业：SH；北京分企业：BJ；香港分企业：XG；信念企业：XN。23 保密用Y表示，非密级则用N表示。24 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP编码标准：编码共为十二位数，（文件资料大类）（部门前两位拼音缩写）（是否保密）（密级程度）（年份）（流水号）。如总经办某份制度编码为：SZJNOP040001。3归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4案卷排列：立卷按永久、长久、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。5整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难识别，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6对全部企业文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。7每十二个月对文件资料进行一次清理，清除无须要保留材料；对破损和褪色材料进行修补和复制。8对文件资料收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定时上报主管部门。集团各部门及下属企业兼职或专职文控员应定时（每个月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。 9企业文件资料保管期限分永久、长久、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。对保管期限已满文件资料依据相关要求进行判定销毁。10企业应采取严密管理方法，预防文件资料失密和泄密。八、文件资料保管：1预防文件资料损坏，延长资料寿命，维护资料安全；2企业设置专门地点或专用文件库保留文件资料；3做好文控中心室防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应坚固牢靠。九、文件资料借阅、利用工作：1总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接经过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，企业其它人员需借阅非密级文件资料时，须填写借阅文件申请表（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。2企业文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级，绝密级文件资料严禁调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批能够借阅，但借阅时间不得超出4小时。秘密级文件资料借阅本部门由部门责任人审批，跨部门由系统责任人同意；跨系统由总经理同意，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书内容实施。3案卷通常仅供在文控中心阅看，立卷文件、资料可外借。外借须办理登记手续。4借阅期限不得超出一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5借阅文件资料者应珍惜资料，确保资料完整性，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁私自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报主管领导。6外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理同意后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。7企业内文件资料利用方法有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文件索引资料。8出文部门责任人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、职员提供企业文件资料编研信息服务，关键方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第四章 文件资料判定和销毁1企业任何个人或部门非经许可不得销毁企业文件资料。当一些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写企业文件资料销毁审批表（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理同意后实施。凡属于密级文件资料必需由总经理同意方可销毁；通常文件资料由系统管理部经理同意后方可销毁。2销毁时，必需由总经理或分管副总经理指定专员监督销毁，并在销毁清单上签字。3对已失效、经同意销毁企业文件资料，文控中心管理员须认真查对，编制销毁清单（附件3），将同意企业文件资料销毁审批表和销毁文件清单一起归档，并永久保留。第五章 附 则1文控中心主动采取电脑信息系统对文件资料进行管理，提升管理效率。2本措施由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。