办公室工作综合流程.docx

办公室工作步骤

一、 发文办理工作程序
（一） 步骤图
承接科室起草文稿 →
分管领导审稿
领导审定或签发
机要用印 校对、印刷
编号、登记
归档并分发
（二）步骤图说明
1、承接科室起草文稿。拟稿人按要求拟出文稿，并送所在科室责任人审核签字后，送分管领导。
2、分管领导审稿。由分管领导对文稿内容进行审改。
3、领导审定或签发。加贴发文签后由承接科室送局关键领导审定、签发。需提交局党组会或局长办公会决定事项，待会议经过后由局关键领导审定、签发。
4、编号、登记。对领导审定、签发文稿，经办公室编号、登记后，由承接科室直接印制。
5、校对及印制。公文打出清样后要立即校对，关键文稿要进行二校。公文校对由承接科室负责；局领导亲自草拟公文由办公室或领导指定科室负责校对。通常公文2个工作日内完成印刷和装订。
6、机要用印。凡打印发出文件需加盖印章，由承接科室送办公室办理。盖章时要严格按局机关印章使用管理要求办理，无领导签批公文不得盖章。
7、归档并分发。多种文件材料盖好印章后，由承接科室负责分发，并将底稿和正件3份留办公室存档。需要经过邮政寄发文件，由承接科室装封后写清收件单位、收件人，由办公室负责发出；急件要加盖急件章。通常情况下，发文时限为5个工作日；属急件范围，应根据公文紧急程序承到承接。
（三）该项工作依据
1、《市卫生局机关工作制度汇编》；
2、《相关深入加强档案管理工作意见》
（四）资料归档
发文编号登记本、用印登记本为短期保留，各承接科室送办公室存档各类发文为永久或长久保留，全部存放在局档案室。

二、文件办理工作程序
（一） 步骤图
承接科室起草文稿 →

← 分管领导审稿 →

← 领导审定或签发

↓
机要用印 校对、印刷 编号、登记

↓
归档并分发

（二）步骤图说明
1、来文整理。属个人收件，交收件人启封；属机关各室收件交各科室人员启封；属局收件由办公室启封。
2、登记、分类。收文登记后，收发员将全部公文进行分类，属简报、刊物、群众来信按要求分发相关领导、各科室；属需要办理公文送办公室人员处理；属“三密”文件由机要秘书按要求送相关领导传阅；多种会议通知由机要秘书直接送交和会人员。通常情况下，机要秘书应在半个工作日内将当日收件启封登记完成。
3、填写文件处理签。需要办理公文，由机要秘书附上办文处理笺并填写好收文时间、来文部门、文件编号，通常传阅件由机要秘书附上文件传阅单后，送办公室主任提出拟办意见，然后送局领导或相关人员传阅。
4、提出拟办意见。办公室主任依据来文内容要求提出对应拟办意见。
5、送局领导阅示。机要秘书根据所提拟办意见分送局领导阅批。通常情况下，机要秘书应在收件当日内将已提拟办意见公文送达局领导阅批，局领导应在2个工作日内阅批完成；属急件范围，应根据公文紧急程度随到随送。
6、送承接科室办理。经局领导指示后需交由各承接科室办理，由机要秘书送达承接科室，并签收。通常情况下，机要秘书应在一个工作日内送达承接科室，属急件范围，应根据公文紧急程度随到随送。
7、公文办理。承接科室对局领导指示需要办理公文进行办理。凡属承接室职权范围内能够回复事项，由承接科室直接回复呈文机关；凡包含其它科室或相关部门业务范围事项，承接科室应该主动和相关科室或部门协商办理；须报请上级机关或局领导审批事项，承接科室应该提出意见并代拟文稿，送办公室转上级机关或局领导审批。通常情况下，办理公文时限为4个工作日；属急件范围，应根据公文紧急程度随到随办。对回复函件或请示件，通常要在15个工作日内批办完成，并复报文单位；如逾期未能办完，由承接人员回告报文单位。
8、督办和催办。办公室对公文承接情况要进行督促检验。对紧急或关键公文应该立即催办，对通常公文应该定时催办，并随时或定时向相关领导反馈办理情况。转给相关科室或单位承接公文，假如在要求时限内未报结果或反馈情况，应发催办单或电话催办，并做好催办情况统计。信访件批办时限和要求按领导指示或相关要求处理。
（三）该项工作依据
1、《市卫生局机关工作制度汇编》；
（四）资料归档
各类收文登记本、承接文件签收本、办理结果登记本为短期存档，办理或传阅完成收文为永久或长久存档，全部存放在局档案室。
三、密级文件传阅办理工作程序
（一）步骤图
密件清点登记 → 领导传阅或办理 → 密件保管
↓
密件清退
（二）步骤图说明
1、密件清点登记。办公室机要秘书对收到“三密”文件要认真进行清点登记，注明收文时间、文件编号、标题、密级、紧急程度、份数及每一份编号等。
2、领导传阅或办理。机要秘书将收到密件登记后送办公室主任提出意见。需送领导传阅，机要秘书用专用密级文件夹送局领导传阅（关键密件按职务从高到低传阅，通常密件可不按职务高低进行传阅），每位领导传阅后要立即退回机要秘书继续传阅。下班后机要秘书要立即将密件收回放专柜保管，不能将密件存放在公开地方，以防失密、泄密事件发生。需要办理密件，由机要秘书依据拟办意见按《收文办理工作程序》办理，办理过程中要注意检验督促承接科室根据保密法规要求管理好密件。办理完成后承接科室要立即将密件退回保管。
3、密件保管。密件传阅或办理完成后，由机要秘书收回存放于专用保密柜保管。如有领导或业务室需借阅密件，要按要求办理借阅手续，用后要立即退回。
4、密件清退。密级文件处理完后，机要秘书要根据相关要求立即做好密件清退工作。清退时机要秘书要注意清点密件份数，查对编号、标题，列好清单，做到不漏不缺。清退完后要请对方在清单上签字，以示负责。
（三）该项工作依据
市保密局相关文件要求
（四）资料归档
机要文件登记本短期存放在办公室。

四、办会工作程序
（一）步骤图

确定会议议题 →

←

→ 制订会议方案
→

← 准备会议材料
↓
组织签到、统计 部署会场
通知会议

↓
清理会场
整理会议材料 → 制作并印发会议纪要
（二）步骤图说明
1、确定会议议题。通常性会议由领导确定议题后，由承接科室安排会议议程和日程。
2、制订会议方案。由承接科室制订会议方案，会议召开时间确定后，须提前以书面或口头方法将会议名称、内容、时间、地点及应注意和准备事项通知和会人员。
3、准备会议材料。承接科室依据会议需要准备对应会议材料。
4、会场部署。承接科室安排专员按会议性质和规模进行会场部署。
5、组织签到和统计。开会前承接科室组织和会人员进行签到，会务人员关键点清参与会议人数；承接科室对会议内容（包含议题、讨论讲话、形成决议、主持人结论性意见等）进行具体统计。
6、清理会场。会议结束后，承接科室应立即对会场进行清理，对遗漏材料要注意搜集。
7、整理会议材料。在会议结束后由承接科室派员整理会议统计和材料。
8、清退会议保密材料。承接科室安排专员将会上发放属保密性质文件材料立即收回并送机要部门或作其它保密处理。
9、承接科室制作并印发会议纪要。承接科室依据会议内容和研究确定事项整理会议纪要，并印发相关领导和和会单位。
（三）该项工作依据
1、《市卫生局工作制度汇编》；
（四）资料归档
会议议程、日程短期存放在承接科室，会议通知、会议材料、签到统计、会议统计、会议纪要签批单及原件短期存放在局档案室。
五、办事工作程序
（一）步骤图
领导或业务科室交办事项
----------→ 办公室登记
外单位要求帮助办理事项
↓

反馈办理结果 ←------------------- 承 办
（二）步骤图说明
1、办事事项。领导或业务室交办事项和外单位要求帮助办理事项。
2、办公室登记。全部办事事项统一由办公室登记。
3、承接。本局领导交办或业务科室要求办理事项，由办公室主任接收任务后，按职责权限交由办公室（业务科室）工作人员具体承接；外单位需本局帮助办理事项，由办公室人员呈请分管领导指示后，由办公室（或转承接科室）按领导指示和相关管理要求具体承接。
4、反馈办理结果。事项办结后，工作人员需将办理结果逐层反馈。
（三）该项工作依据
1、《市卫生局工作制度汇编》；
（四）资料归档
办事登记本、办理事项签批件短期存放在局办公室。
六、对外接待工作程序
（一）步骤
接到函电 →

← 联络函电人
→

← 确定接待方案
↓
反馈接待情况 实施方案
领导审批

↓
整理归档
（二）步骤图说明
1、接到函电。接到上级或相关单位邮寄（或传真）来相关到本市检验指导或学习考察文件。
2、联络函电人。由办公室主动和来函电人联络，具体了解来函电人到本市关键活动具体要求。
3、确定接待方案。由办公室负责接待工作同志依据了解到情况草拟接待方案，方案内容包含考察项目、住宿安排、宴请接待、陪同人员、考察交流方法及考察参观路线等。
4、领导审批。接待方案必需报经分管领导审批同意后实施。
5、实施方案。依据方案确定内容派出相关人员做好接待工作。
6、反馈接待情况。在整个接待过程中，要随时保持和分管领导联络，立即汇报接待进展情况。
7、整理归档。此次接待工作全部应认真登记，整理归档。
（三）该项工作依据
1、《市委、市政府接待工作相关要求》
（四）资料归档
接待方案短期存放在局办公室。
七、车辆管理使用工作程序
（一）步骤图
用车通知 → 派 车 → 出 车
↓
收车待命
（二）步骤图说明
1、用车通知。领导用车和各科室用车超出市区范围，由领导和各科室责任人通知办公室（局领导工作用车提前1天，各科室工作用车提前2天），由办公室依据实际情况安排对应车辆和司机。
2、派车。到本市范围内市属各县区由办公室同意，超出本市范围长途用车由分管领导同意，并安排专职司机驾驶。
3、出车。专职驾驶员接到出车指示后，在出车前必需检验“三油一水”，严禁带故障出车；在行驶中，必需遵守交通规则，务必确保安全行驶。
4、收车待命。司机出车回到单位后要根据“有事报问题，无事报平安”标准向办公室汇报出车情况，并回到司机班休息待命。
（三）该项工作依据
《市卫生局机关工作制度汇编》
（四）资料归档
派车记录表短期存放在局办公室。

八、请（销）假工作程序
1、步骤图
申请－－审批－－备 案－－销 假
2、工作步骤说明
（1）提出申请：请假人提出书面申请。
（2）审批：分管局领导审批。通常工作人员请事假1天以内（含1天），由科室（单位）关键责任人同意；请事假1天以上由科室（单位）责任人签署意见后报分管局长同意。科室（单位）责任人请假1天以内（含1天）由分管局长审批；1天以上由分管局长签署意见后报局长同意。因公外出，凭领导同意文件、会议通知。
（3）立案：经领导审批后，报办公室立案。
（4）销假：假期结束后立即到办公室销假。
3、工作依据
1、《国家公务员管理暂行条例》
2、《亳州市卫生局工作制度汇编》
4、资料归档
请假申请短期存放在局办公室。

九、局长办公会议会务工作程序
（一）步骤图
搜集会议议题 → 局长确定议题 → 准备会议
↓
召开局长办公会 ← 会场部署 ← 通知和会人员
↓
会议统计 → 整理统计、形成纪要 → 印发会议纪要
↓
整理归档 ← 督办议定事项
（二）步骤图说明
1、搜集会议议题。由办公室和相关科室联络，搜集和准备提交局长办公会议讨论议题。
2、局长确定议题。办公室依据局领导指示时间前后次序，综合考虑各议题轻重缓急程序，初步确定召开局长办公会议各议题及排列次序，凡提交局长办公会议讨论议题均须经局长指示同意。
3、相关科室准备会议材料。办公室依据局领导确定局长办公会议各议题排列次序，通知相关科室准备会议材料，问询各科室在议题安排上有没有特殊要求。
4、通知和会人员。办公室依据局长指示，通知参与局长办公会相关领导和列席人员开会时间、地点，并通报相关议题内容。
5、会场部署。提前预定会议室，检验会议室音像、照明设备，做好会议服务工作。
6、召开局长办公会。由局长主持召开局长办公会。办公室负责整理分发、收回会议材料。
7、会议统计。会议由办公室主任统计。会议统计应做到完整、正确、真实。关键包含：会议汇报或要研究专题内容汇报；和会人员讲话；会议决定、决议和会议主持人总结讲话。
8、整理统计并形成纪要。局长办公会议召开后，统计员要认真整理好会议统计，并形成会议纪要。
9、印发会议纪要。会议纪要印发相关领导和相关科室，并做好会议纪要发文登记。
10、整理归档。局长办公会议归档材料包含：会议请示、会议通知、会议统计、会议纪要签批件及会议纪要正本。会议材料归档工作应于会后立即完成。
（三）该项工作依据
《市卫生局机关工作制度汇编》
（四）资料归档
会议请示、会议通知、会议统计临时存放在局档案室，会议记要签批件及原件短期存放在局档案室。
十、办理人大代表提议和政协委员提案工作程序
（一）步骤图
登 记 → 提出拟办意见 → 送领导审阅
↓
答 复 ← 送领导审批 ← 草拟回复函
↓
了解回复意见 → 搜集归档
（二）步骤图说明
1、登记。为了确保人大代表提议和政协委员提案能真正落到实处，办公室接到代表提议或委员提案后要立即进行登记。
2、提出拟办意见。办公室主任提出拟办意见，送关键领导批阅后，依据关键领导意见，明确分管领导，指定专员负责，并建立对应办理制度，确保代表提议或委员提案能真正落到实处。
3、送领导审阅。拟办意见送关键领导批阅后，依据关键领导意见，明确分管领导，指定专员负责，并建立对应办理制度，确保代表提议或委员提案能真正落到实处。
4、起草回复函。承接科室接到相关键领导指示代表提议或委员提案后，在分管领导直接组织下，要主动和代表或委员联络，听取她们意见和要求，以提升办理质量。然后对人大代表或政协委员所提问题和要求起草回复函逐条回复，文字要通顺、简明，格式要符合规范要求。
5、送领导审批。回复函草拟后，要由单位关键领导负责审核签发。回复函要使用本单位正式公文，并要标明文种，加盖单位公章，注明具体承接人姓名、联络电话。
6、回复。（1）对市人大代表提议回复要主送提出提议每一位代表，抄报市人大常委会相关工作委员会、市政府督查室。（2）对市政协提案回复要主送提出提案每一位委员，抄报市政协办公室和市政府督查室。
7、了解回复意见。在寄送代表提议或委员提案回复函时要随函附上代表提议或委员提案办理情况咨询意见表（一式两份），方便代表或委员将意见和提议反馈给承接科室及市政府督查室。
8、搜集归档。收到代表或委员意见和提议后，如代表或委员对办理满意，将上属资料全部归档；如不满意，则在要求时间内重新办理。
（三）该项工作依据
市政府相关文件要求
（四）资料归档
办理回复函短期存放在局档案室。

十一、档案管理工作程序
1、步骤图
分类整理--交办公室（档案）--编制目录归档-- 借阅申请-- 同意-- 借阅
2、步骤说明
（1）分类整理。科室对收到公文、在业务活动中形成含有保留价值文件、图片、录音、讲话、资料等，进行分类整理。
（2）交办公室（档案室）。各科室将分类整理档案上交局办公室（档案室），文书档案在第二年第一季度内归档。
（3）编制目录归档。归档案卷要编制案卷目录，一式两份，并进行归档。
（4）借阅申请。各科室（单位）需要借阅档案室资料时，向办公室提出申请。
（5）同意。办公室主任对申请进行审核并签字。
（6）借阅。办公室主任签字后，档案管理人员按申请要求办理借阅手续。
3、工作依据
（1）《国家行政机关公文处理措施》（国发[]23号）
（2）《中国档案法》

十二、印章使用工作程序
1、步骤图
用印申请 --领导签字--登记--用印
2、步骤说明
（1）用印申请。科室（单位）需要用印时，提出用印申请。
（2）领导签字。发文需要用印时，用印人用必需持有局领导签字发文底稿；其它需要用印时，须经局领导和办公室主任签批。
（3）登记。需用印科室（单位）和经办人到办公室进行用印登记。
（4）用印。需用印人员科室（单位）和经办人按要求用印。
3、工作依据
（1）《国家行政机关公文处理措施》（国发[]23号）
（2）《亳州市卫生局工作制度汇编》