年会预算注意事项模板.doc

企业年会（联欢晚会）（客企联欢晚会）预算注意事项企业年会有多种不一样类型，有是答谢用户，有是职员总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不一样会议需要不一样环境，召开企业年会要达成一定目标和目标。所以第一个关键步骤是搜集方方面面信息，经过搜集这些信息能够制订出手头众多工作计划。制订完善会议计划确定必需要做事项以满足会议需要并达成会议预期目标。制订预算：制订可行预算或按既定预算安排相关工作；确定各项工作时间安排。通常而言，年会预算包含以下多个方面：1、交通费用交通费用能够细分为：(1)、出发地至会务地交通费用包含航班、铁路、公路、客轮，和目标地车站、机场、码头至住宿地交通(2)、会议期间交通费用关键是会务地交通费用，包含住宿地至会所交通、会所到餐饮地点交通、会所到商务交际场地交通、商务考察交通和其它和会人员可能使用预定交通。(3)、欢送交通及返程交通包含航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。2、会议室/厅费用具体可细分为：(1)、会议场地租金通常而言，场地租赁已经包含一些常见设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或黑板、油性笔、粉笔等，但部分很规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性装饰物、展架等，需要加装非主席台讲话线路时也可能需要另外预算。(2)、会议设施租赁费用此部分费用关键是租赁部分特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定使用确保金，租赁费用中包含设备技术支持和维护费用。值得注意是，在租赁时应对设备各类功效参数作出具体要求（通常可向专业会议服务企业咨询，方便取得最适宜性价比），不然可能影响会议进行。另外，这些会议设施因为品牌、产地及新旧不一样，租赁价格可能相差很大。(3)、会场部署费用假如不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。假如有特殊要求，能够和专业会议服务商协商。(4)、其它支持费用这些支持通常包含广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输和仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别寻求这些行业支持话，其成本费用可能比市场行价要高，假如让专业会议服务商代理，将取得价格相对比较低廉且服务专业支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签署服务协议。3、住宿费用住宿费用应该很好了解值得注意只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金。对于会议而言，住宿费可能是关键开支之一。找专业会展服务商通常能取得很好折扣。正常住宿费除和酒店星级标准、房型等原因相关外，还和客房内开放服务项目相关譬如客房内长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放相关。会议主办方应明确酒店应该关闭或开放服务项目及范围。4、餐饮费用会议餐饮费用能够很简单，也能够很复杂，这取决于会议议程需要及会议目标。(1)、早餐早餐通常是自助餐，当然也能够采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐特殊性及原材料预备，所以估计就餐人数不得和实际就餐人数相差到15，不然餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用）(2)、中餐及午餐中餐及午餐基础属于正餐，能够采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。假如主办方期望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量服务费用。(3)、酒水及服务费通常，假如在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是拒绝主办方自行外带酒水消费，假如能够外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举行会议宴会，通常在基础消费水准基础上加收15左右服务费。(4)、会场茶歇此项费用基础上是按人数预算，预算时可提出不一样时段茶歇食物、饮料组合。承接者通知茶歇价格通常包含服务人员费用，假如主办方需要非程序服务，可能需要而外预算。通常情况下，茶歇种类可分为西式和中式两种西式基础上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会实际上，联谊酒会/舞会预算可能比单独宴会复杂，宴会只要设定好餐标和规模，预算很轻易计算。但酒会/舞会预算设计到场地和节目支持，其预算可能需要比较长时间确定。(6)、其它点心、水果及调制色酒5、视听设备除非在室外进行，不然视听设备费用通常能够忽略。假如为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备预算就比较复杂，包含：设备本身租赁费用，通常按天计算设备运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源关键是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理6、演员及节目通常能够选定节目后按场次计算预算金额通常和节目演出难度及参与人数正相关。在适宜地点假如有固定演出，那预算就很简单，和观看演出人数正相关专场或包场除外。7、杂费杂费是指会展过程中部分临时性安排产生费用，包含打印、临时运输及装卸、纪念品、模特和礼仪服务、临时道具、传真及其它通讯、快递服务、临时保健、翻译和向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费预算极难计划，通常能够在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。（一）设备租赁舞台搭建、珩架租赁、升空气球、充气拱门、皇家礼炮、灯箱布喷绘、写真KT板、舞龙舞狮、横幅制作、迎风彩旗、会务桌椅、舞台灯光、大型帐篷搭建、泡泡机、烟雾机、雪花机、追光灯、话筒、卡通人物服装、放飞小气球、旋风彩虹机、花篮、儿童气垫床,活动策划实施,气球拱门,礼花礼炮、盆花植物、绢花拱门、艺术插花、彩色气球、地毯、绶带彩旗、各类旗帜、音箱,投影仪等；