办公用品管理规定1.doc

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XX -XZ-004

办公用品管理规定

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2013—01—08拟制 2013—01—15实施

修 订 记 录

版次
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办公用品管理规定

1.0目的
为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本规定。
2.0适用范围
适用于XXXX全体员工。
3.0权责部门
3.1综合管理部是办公用品管理的归口部门，综合管理部每月1-5日完成本月办公用品使用预算及上月办公用品费用报表提交（副）总经理审批。
3.2 各职能部门负责办公用品的领用、使用及保管维护。
4.0办公用品的分类
办公用品一般分为常规办公用品和非常规办公用品。
4.1常规办公用品，如签字笔、水笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、大头笔、美工刀、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、文件夹、印泥、印刷单据等。
4.2非常规办公用品，如验钞机、保险箱、电风扇、电子配件、烧水壶等。
5.0办公用品申请
5.1办公用品领用需填写《办公用品申请单》（或走OA流程申领），经部门经理审批后至综合管理部领取。
5.2 OA申领流程：OA→导航→行政办公→办公用品管理→个人办公用品登记→登记类型选择→办公用品库选择→办公品选择→数量→审批人选择→提交。
5.3办公用品领用时间为每周一早上和周四早上，其他时间无特殊情况一概不受理。
5.4 若部门领取的常规办公用品综合管理部无库存的，待综合管理部申购后再通知领取。
5.5若部门领取的非常规的办公用品，需填写《物品申购单》，签批后，由综合管理部采购入库后通知申领。
5.6办公用品申领流程图

库存充足
部门领用
部门审核
行政专员审核发放
月末盘存
帐物相符
编制报表
各部门确认
（副）总经理审批
财务备案

6.0办公用品采购
6.1办公用品申购需填写《物品申购单》，经过签批后，由综合管理部进行采购。一般常规办公用品由综合管理部行政专员申购，综合管理部经理审核，副总经理审批后即可购置。非常规办公用品由部门申购经过部门审核、综合管理部审核、副总经理审批（购置金额超出权限需总经理审批）后方可购买。
6.2综合管理部采购时应做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
6.3综合管理部根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。
6.4日常办公用品库存不足补充经综合管理部经理审核后先购买，新曾的物品需副总经理审批。
6.5在采购过程中，涉及金额较大的，购置人可以先借款购买，金额小的可以先购置再报销。
6.6办公用品申购流程

是
否
是
否
库存不足
申购
是否常规用品
副总经理审（批）核
综合管理部审核
购置
入库验收
报销
部门审核
是否超出权限
总经理审批

7.0办公用品入库
7.1供应商送来所购的办公用品后，由综合管理部统一签收、保管和发放。签收时需核对数量，检查品质，发现残次需及时更换。如若是使用过程发现质量问题的，知会综合管理部，由综管部和供应商联系更换。
7.2办公用品付款一般是采取月结性质，综合管理部于次月15日前综合管理部办理上月办公用品款项付款。
7.3办公用品实行封闭性保存，做好防潮、防湿等工作。
7.4对于非常规办公用品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。
7.5办公用品实行定期盘存制。盘存频率为每月一次。综合管理部每月5日前进行办公用品仓盘点。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，及时发现问题，处理问题。
8.0 办公用品的报废
一些可维修的办公用品，若是损坏，可向综合管理部申请维修，经过检测不能维修的，申请报废。报废流程根据财务部固定资产报废流程一致。
9.0本管理规定由自核准之日起试行，试行一个月后正式实施