办公用品管理规定1.doc

XXXXXXXXXX -XZ-004 办公用品管理规定 拟制审核复核审批20130108拟制 20130115实施修 订 记 录 版次修 订 内 容修订日期010203040506070809101112131415161718办公用品管理规定1.0目的为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本规定。2.0适用范围适用于XXXX全体员工。 3.0权责部门3.1综合管理部是办公用品管理的归口部门，综合管理部每月1-5日完成本月办公用品使用预算及上月办公用品费用报表提交（副）总经理审批。3.2 各职能部门负责办公用品的领用、使用及保管维护。4.0办公用品的分类 办公用品一般分为常规办公用品和非常规办公用品。4.1常规办公用品，如签字笔、水笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、大头笔、美工刀、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、文件夹、印泥、印刷单据等。 4.2非常规办公用品，如验钞机、保险箱、电风扇、电子配件、烧水壶等。5.0办公用品申请5.1办公用品领用需填写办公用品申请单（或走OA流程申领），经部门经理审批后至综合管理部领取。5.2 OA申领流程：OA导航行政办公办公用品管理个人办公用品登记登记类型选择办公用品库选择办公品选择数量审批人选择提交。5.3办公用品领用时间为每周一早上和周四早上，其他时间无特殊情况一概不受理。5.4 若部门领取的常规办公用品综合管理部无库存的，待综合管理部申购后再通知领取。5.5若部门领取的非常规的办公用品，需填写物品申购单，签批后，由综合管理部采购入库后通知申领。5.6办公用品申领流程图库存充足部门领用部门审核行政专员审核发放月末盘存帐物相符编制报表各部门确认（副）总经理审批财务备案6.0办公用品采购6.1办公用品申购需填写物品申购单，经过签批后，由综合管理部进行采购。一般常规办公用品由综合管理部行政专员申购，综合管理部经理审核，副总经理审批后即可购置。非常规办公用品由部门申购经过部门审核、综合管理部审核、副总经理审批（购置金额超出权限需总经理审批）后方可购买。6.2综合管理部采购时应做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。6.3综合管理部根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。6.4日常办公用品库存不足补充经综合管理部经理审核后先购买，新曾的物品需副总经理审批。6.5在采购过程中，涉及金额较大的，购置人可以先借款购买，金额小的可以先购置再报销。6.6办公用品申购流程是否是否库存不足申购是否常规用品副总经理审（批）核综合管理部审核购置入库验收报销部门审核是否超出权限总经理审批7.0办公用品入库7.1供应商送来所购的办公用品后，由综合管理部统一签收、保管和发放。签收时需核对数量，检查品质，发现残次需及时更换。如若是使用过程发现质量问题的，知会综合管理部，由综管部和供应商联系更换。7.2办公用品付款一般是采取月结性质，综合管理部于次月15日前综合管理部办理上月办公用品款项付款。7.3办公用品实行封闭性保存，做好防潮、防湿等工作。7.4对于非常规办公用品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。7.5办公用品实行定期盘存制。盘存频率为每月一次。综合管理部每月5日前进行办公用品仓盘点。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，及时发现问题，处理问题。8.0 办公用品的报废一些可维修的办公用品，若是损坏，可向综合管理部申请维修，经过检测不能维修的，申请报废。报废流程根据财务部固定资产报废流程一致。9.0本管理规定由自核准之日起试行，试行一个月后正式实施