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差旅费报销及借款管理规定

DLZSJT-ZD-员工差旅费报销管理规定-2.0
2008年2月19日集团总经理办公会议审核批准
2008年2月22日[2008]7号通知下发 自下发之日起施行

第一章 总 则

第一条 为加强集团公司及所属各公司财务管理，严格控制费用开支，有效节约成本，明确差旅费用报销及借款管理的相关标准、程序和办法,根据集团实际情况，特制定本规定。
第二条 借款是指集团公司及所属各公司员工根据工作需要（出差或业务活动）而预先向公司借款（或备用金）。
差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。
第三条 各公司财务部应根据集团统一规定的费用报销单据、差旅费标准、报销流程及集团核定的年度费用预算标准来规范日常差旅费用报销的管理。
第四条 各公司差旅费用报销审批程序为：
（一）费用当事人申请；
（二）部门负责人审查确认；
（三）行政部门确认核定出差时间、差旅费用标准；
（四）财务部门审核；
（五）集团授权分管的各公司总经理或集团总经理、财务总监审批。
第五条 各公司凡有差旅费审签权限的部门经理、总经理必须在本公司财务部门留签字样本备案，同时报集团计划财务部备案。

第二章 借款规定

第六条 集团公司及所属各公司员工根据工作需要，出差或业务活动可预先向公司借款（或备用金），借支额度根据实际需要按下列标准执行：
（一）一般零星购物借款限额为1000元-5000元，1000元以下个人先行垫付，事后签批报销；
（二）对于借支采购所取得的发票，各公司应尽最大可能取得增值税专用发票予以核销；
（三）各公司因出差或业务需要借款金额在1000元以上5000元（含）以下的，经借款人申请，部门负责人审查，公司财务部审核后，报公司总经理批准到财务部支取。借款金额超过10000元（含）以上的，必须报集团计划财务部审核，集团财务总监批准后方可支取；
（四）各公司以事前借支进行采购的业务，均应以转账为主进行结算，如确因特殊情况需现金结算，金额在10000元以内的须经本公司财务经理审核，总经理批准后支付现金；金额在10000元（含）以上的必须报集团计划财务部审核，集团财务总监签批后方可支付；
（五）与业务无关的个人临时性借款一般不予借支，特殊情况必须报集团计划财务部审核，集团总经理、财务总监批准；
（六）集团管理人员因公出差，经部门负责人同意后，报集团计划财务部审核，集团财务总监批准后方可在集团财务部支取借款；
（七）集团部门经理级以上人员公出，经本人申请，报集团财务总监审核，集团总经理批准后方可在集团财务部支取借款。
第七条 对于各公司经常性采购人员和前台结算员可采用定额备用金借款，其他因公需借款（备用金）的人员（包括出差较为频繁或出差时间较长的员工）一律为临时性借支，公事结束取得票据后应及时报销冲账还款，不准长时间占用借款（备用金）。非定额式借款（备用金）占用时间原则上应不超过5天，如遇特殊情况不能按时冲账，可书面申请，经总经理签字同意后方可延期，但最长不可超过一个月。
第八条 因采购或结算需要领取定额借款（备用金）的人员，当其岗位变动或年终时应及时归还定额备用金。定额备用金的标准在不超过集团公司规定范围内由各公司各部门据实拟订，经财务部审核，总经理批准后报集团计划财务部备案。
第九条 各公司财务部应根据公司实际情况责成借款人定期对账报销，对逾期未还、不报者，不允许再借支备用金，同时财务部要发送《报销催办单》通知当事人，仍未改进者则将情况据实上报公司领导和集团计划财务部，并采取扣除工资等措施予以清欠处理。

第三章 差旅费报销标准

第十条 集团公司及所属各公司日常经营所发生的差旅费应按年度预算规定，分解月度计划使用，具体按下列标准执行：
（一）公出人员出差乘坐车、船、飞机及异地市内交通费等级报销标准。
项 目
职 级
飞 机
火 车
轮 船
长途车
异地市内交通费
集团副总以上
按实报销
按实报销
按实报销
按实报销
按实报销
公司总经理、副总经理/集团各部门经理级
经济舱
按实报销
二等舱
按实报销
见下第2项说明
公司部门经理
经济舱
硬卧车
三等舱
按实报销
见下第2项说明
公司/集团部门员工
申请特批
硬卧车
三等舱
按实报销
凭公交票据实报销
具体说明如下：
1.公出人员乘坐火车，从晚8时至次日凌晨7时之间，在火车上过夜6小时以上或连续乘车超过12小时的，可购卧铺票。公出人员乘坐长途汽车，凭票据实报销；
2.公出人员享受公司或集团配车的，出差异地市内交通费据实报销；如享受车辆补贴的，出差异地市内交通费包含在每月补助标准内，凭票报销；
3.公出人员因特殊原因需乘坐超标准交通工具的，必须经公司主管领导批示方可乘坐，否则不予报销；
4.出租车费用原则上不予报销，因特殊情况需要必须另列明细事由，经总经理批准后报销（按集团规定标准实施的车辆补贴除外）；
5.经理级公出人员若无公车接送机场，可以报销往返机场的出租车费（享受车补的，该费用包含在交通补贴额度内）。若经批准乘坐飞机的部门员工，其往返机场的专线客车费用可凭据报销，在差旅费报销单上列支核销；
6.出差人员凭有效车船机票按标准报销。有效车船机票指出发点到目的地区间票据，时间上要符合出差时限，中途不得绕路办理其他事宜；
7.公出人员在出差期间形成的与公事无关的交通费用一律不予报销。
（二）公出人员出差住宿费实行凭据限额内报销标准：
项目
职级
A类区
B类区
C类区
D类区
备 注
集团副总以上
按实报销
按实报销
按实报销
按实报销
区域分类如下
公司总经理、副总经理/集团各部门经理级
550元
450元
400元
按实报销
公司部门经理
350元
250元
200元
按实报销
公司/集团部门员工
300元
200元
150元
100元
具体说明如下：
1.区域分类（有括号的城市为集团所在地或已有集团设立的子公司）：
A类区：北京、【上海】、天津、重庆、【大连】、沈阳、长春、哈尔滨、【南京】、苏州、无锡、【杭州】、温州、【深圳】、珠海、【广州】、海口、汕头、【厦门】、【福州】、【青岛】、武汉、佛山、【昆明】、东莞、中山、郑州、长沙、【成都】。
B类区：石家庄、秦皇岛、唐山、太原、大同、呼和浩特、包头、赤峰、丹东、营口、锦州、鞍山、吉林、延吉、大庆、齐齐哈尔、绥化、镇江、连云港、常州、扬州、南通、宁波、徐州、合肥、蚌埠、马鞍山、阜阳、泉州、漳州、龙岩、九江、义乌、湛江、阳江、茂名、贵阳、南宁、柳州、南昌、潮州、江门、顺德、惠州、桂林、烟台、济南、威海、洛阳、银川、兰州、西宁、拉萨、西安、乌鲁木齐、【玉溪】、【曲靖】。
C类区：中国其它地区（包括本市周边城市）。
D类区：公司驻地城市所辖县或县级市。
2.宿费标准指双人标准间按满床（2人）一间房折算（异性除外）；
3.出差目的地可提供住宿者，不得报销住宿费；
4.若前一天已经住宿，第二天需乘坐交通工具公出的人员，若交通工具出发时间在12：00以前的，当日不计宿费（出发地）；若交通工具出发时间在12：00以后的，可报销当日的宿费（出发地）；
5.参加会议或培训人员的往返交通费、住宿费及其它必要的费用，原则上按上述标准执行，但厂家或集团指定标准的可以据实报销；
6.为节省费用开支及出差人员住宿安全，出差地如为集团所在地或有集团子公司设立的，应安排入住与其有协议价格同等标准的酒店；
7.员工出差期间，标准内住宿费用实报实销（但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等额外费用）,酒店住宿明细清单要作为住宿发票附件一并报销；
8.员工外出期间产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，实报实销；
9.多人共同出差，同住一间房的，可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费。
（三）公出人员出差异地伙食和杂费补贴标准：
项目
职级
A类区
B类区
C类区
D类区
集团副总以上
按实报销
按实报销
按实报销
按实报销
公司总经理、副总经理/集团各部门经理级
120元
100元
80元
60元
公司部门经理
100元
80元
60元
40元
公司/集团部门员工
80元
60元
40元
20元
具体说明如下：
1.出差期间的伙食和杂费补贴不分途中和住勤，按日历天数合计补贴；
2.接待单位已提供膳食的不得再申请伙食费补贴；
3.集团副总经理以上级别及公司总经理经批准核销出差期间餐费者，伙食补贴不予补发；
4.出差期间的伙食和杂费补贴需提供记载住宿天数的住宿费发票和在限额标准内实际支付的凭证，在差旅费报销单上列支核销，不需要取得相关票据。但各公司应视当地税局的管理要求提交“董事会决议”和本规定内容报备或审批；
5.凡由公司出车并统一组织的出差活动，费用是由公司统一支付的，不再计发任何补贴。
（四）公出人员本市内办公交通费及伙食补贴标准：
项 目
职 级
本市内办公交通费
伙食补贴
公司副总经理、销售经理、服务经理/集团各部门经理级
包含在车辆补贴800元/月内
10元
公司其他部门经理
包含在车辆补贴500元/月内
10元
公司/集团部门员工
凭公交车票据实报销
10元
具体说明如下：
1.本市内办公交通费仅指员工正常工作时间内，无公车办公情况下产生的市内交通费，不包含员工上下班的通勤费；
2.公出人员本市内办公交通费，按标准限额内凭合法票据报销；
3.公出人员因本市办公而无法中午返回公司就餐的，经批准可按标准享受市内伙食补贴，在限额内凭合法票据报销。
第十一条 公出人员出差期间所发生的手机话费包含在出差异地伙食和杂费补贴标准内，不再另行单独支付相关补贴。
第十二条 外派员工在国家法定假日（五一、十一、春节三个假期）探亲费用只报销员工本人级别标准的往返交通费，不再享有出差补助和其他费用的报销。
第十三条 各公司员工对差旅费的借支报销，应按下列规定执行：
（一）公司员工出差时应填写《出差申报单》（见附件1），经批准后到行政部门备案；
（二）公司员工凭审批后的《出差申报单》到财务部办理借款，《出差申报单》作为借款凭据，不需再另行填写《借款申请单》，财务部并以《出差申报单》为借款的审核依据；
（三）公司员工出差返回后5日内须持《出差报告书》（见附件2）到行政部门核定出差日期和标准，并按财务报销要求填写《差旅费报销单》和粘贴报销单据。公司员工出差费用的报销统一由各公司行政部门负责审核并代理报销；
（四）公司员工在出差期间收受的票据都应符合：票据合法、内容真实，书写规范、金额准确、印章齐全的要求；
（五）员工出差回来报账时，《出差申报单》财务不再退还给借款人，由借款人重新填制《差旅费报销单》用以销账。报销单据填写后先由部门经理审核签字，再送财务审核无误后，经各公司总经理或集团财务总监签批后到出纳员报销结算；
（六）员工出差费用报销应使用集团统一标准的《差旅费报销单》，按照费用项目详细正确填写出差日期、路线、乘坐工具、各项补贴、金额及其他项目，报销所附票据，必须保留有效日期即始发和终止时间。机车船费、住宿费、公交费、其他杂费等原始票据应分类均匀粘贴在《【差旅】费用报销单据粘贴单》上，同类票据按金额大小顺次粘贴，并列明事项、金额和张数，票据较多可分几张单据粘贴；
（七）借款人员（包括出差较为频繁或出差时间较长的员工）每次出差结束后必须报销结清全部借款。无正当理由逾期不报，借款不还者，财务部有权从其当月工资、奖金中直接扣除借款，并且在原借据未结清前财务部有权停止再次借款；
（八）当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不予再次借款。超标而未经同意的，财务部按规定额度报销，超支部分由个人承担。
第十四条 公出人员出差期间遇特殊情况须一事一议，但事前应及时请示公司总经理批准后再执行，凡未经公司总经理同意而支出的费用一律不予核销。

第四章 附 则

第十五条 本规定由集团计划财务部制定并负责解释与修订。
第十六条 本规定适用于集团公司及集团所属各公司。
第十七条 本规定自下发之日起施行。