药品生产企业物料管理全部流程模板.doc

现有业务步骤

调研汇报

物料管理模块综述
组织结构
供给部组织结构：

储运部组织结构：

管理综述
l 供给部
供给部共有些人员四名，其中：经理一名，主管一名，员工二名。
岗位职责以下：
供给部经理：在生产副总领导下，负责整个部门采购业务、部门日常工作及供给商评定工作。
采购主管： 在供给部经理领导下，帮助经理负责生产所用原辅包材具体采购和向两名员工分配共用物品采购业务，供给商评定过程中数据搜集整理。
员工： 负责共用物品采购及部门临时工作。

l 储运部
储运部共有五十三名人员，其中：经理一名，主管三名，报关员一名，仓管员（含记帐员）八名，统计员一名，职员三十九名。
岗位职责以下：
储运部经理：在生产总监领导下，负责整个部门日常工作。
储运部主管：在供给部经理领导下，关键负责安排原辅、包装材料和成品接收、储存、发放工作。
报关员： 关键负责企业进出口业务。
仓管员： 负责原辅包装材料和成品接收和发放，而且填写对应统计和做月末报表。
统计员： 负责成品当日出库和入库统计，共用物品收发统计工作。
职员： 负责仓库全部物料和成品转运和装卸。

l 其它业务相关部门
设备部、财务部及生产部

主数据描述
l 物料主数据
现在××股份所使用物料共分为五种类型：
1. 包装材料（21个品种）
2. 原辅材料（其中中药材有板有眼6个品种，化学原料有20个品种）
3. 宣传品及促销品（指即可用于生产或用于促销宣传材料，现有100个品种）
4. 成品（21个品种）
5. 共用物品（含低值易耗品、劳保品、化玻品、机物耗及五金配件）
l 物料编码范围：

物料类型
编码范围
成品
10000 ～ 19999
半成品
0 ～ 29999
原料、辅料
30000 ～ 39999
包装材料
40000 ～ 79999
宣传品及促销品
80000 ～ 89999
共用物品
低值易耗品
10000000 ～ 19999999
劳保品
0000 ～ 29999999
化玻品
30000000 ～ 39999999
机物耗
40000000 ～ 49999999
五金配件
由设备部自行编制及管理

l 供给商主数据
i. 现在××股份供给商分以下四大类：
1. 中药材（1家）
2. 辅料（15家）
3. 包材（26家以上）
4. 共用物品（3家较为固定，其它常常变动）

ii. ××股份现无任何供给商编码管理系统。

l 货源清单主数据
现在太太股份所使用物料依据类型不一样，货源也不相同：
1. 包装材料和宣传品及促销品
一个物料有两家供给商供货
2. 原辅材料
中药材：一个物料只有一家供给商供货
3. 共用物品
货源不固定

l 价格主数据
1. 每十二个月供给部对每种物料进行一次招标，以制订整年指导价格。年中依据市场价格变动对物料进行对应价格调整。同一物料含有一家或多家供给商，但价格完全相同。
2. 全部物料采购价格均为到厂价格。其价格由两部分组成：材料价及材料进项税。
3. 付款方法有两种：月结（共用物品）及60天（其它物品）。

l 供给商评定
现在××股份已制订了完善供给商评定制度，包含供给商准入及信誉度两个方面。
1. 供给商准入机制
关键指标为：报价及上十二个月供给商信誉度分数及硬件设施情况。
2. 供给商信誉度机制
每个月对供给商交货期、物料质量及物料使用情况进行评选并打分，实施末位淘汰制。

关键问题/需求
1. 部分库存物料库存信息反应不立即。
2. 对供给商实际交易评定不立即（如供给商交货期、质量情况、生产使用情况等），只有在月末时对供给商进行评定。
3. 多种物料采购订单实施情况跟踪查询繁琐，造成各部门无法正确了解订单实施情况。
4. 多种物料采购价格历史统计查询繁琐。
5. 储运部和业务相关部门之间信息交流不立即：如库房未依据采购订单收货，库房不能立即了解各部门申领数量和报批数量是否相符。
6. 无法立即对库存物料进行有效控制，如库存金额、使用期及其它分析指标（ABC分析）等。
7. 多种原辅包材安全库存量现在还未完全定义。

相关报表/单证
l 相关单证
编号
单证名称
1
生产计划
2
采购计划
3
采购订单
4
协议审批表
5
共用物品采购计划
6
辅助材料入库单
7
偏差处理单
8
不合格品处理反馈单
9
原辅包装材料接收单
10
原辅包装材料接收单
11
付款申请书
12
购置设备申请汇报
13
招标申请审批表
14
标书评审统计
15
采购订单
16
设备开箱点收单
17
设备安装验收汇报
18
固定资产异动单
19
包装材料补（退）料单
20
不合格成品台帐
21
原辅、包装材料总帐
22
宣传品、促销品检验统计
23
偏差处理单
24
发货通知单
25
原辅料称量统计
26
药品购进统计
27
原辅、包装材料外观检验统计
28
不合格原辅、包装材料台帐及处理统计
29
合格证
30
原辅、包装材料分类帐
31
原辅、包装材料库存货位卡
32
库存物料台板卡
33
成品库存货位卡
34
成品台板卡
35
限额领料单
36
原辅包装材料接收单
37
包装材料批料卡
38
产品退货统计
39
退货申请表
40
退货及接收处理单
41
退货通知单
42
不合格品处理反馈单
43
成品总帐
44
成品入库单
45
入库单

l 相关报表
编号
报表名称
1
协议台帐
2
供给商档案
3
供给商供货统计
4
协议审批表
5
共用物品采购计划
6
辅助材料入库单
7
偏差处理单
8
不合格品处理反馈单
9
原辅包装材料接收单
10
原辅包装材料接收单
11
付款申请书
12
购置设备申请汇报
13
日发货和库存汇报
14
宣传品、促销品月报表
15
原辅材料综合月报表
16
辅助材料各部门领用统计表
17
月各部门共用具领用明细表
18
月成品报废表
19
月零售统计表
20
月送礼.抽检统计表
21
月末库存成品---盘点表
22
仓库红字出库月统计表
23
月成品入库统计表
24
月仓库成品出库月统计表
25
月平衡表

相关现有步骤清单
步骤名称
步骤编号
原辅料、包装材料采购
AI-MM-010
共用物品采购
AI-MM-020
退货至供给商
AI-MM-030
外协加工采购
AI-MM-040
采购发票校验
AI-MM-050
固定资产采购
AI-MM-060
原辅包材及宣传促销品收货
AI-MM-070
成品收货
AI-MM-080
共用物品收货
AI-MM-090
成品发货(对分部库存及用户)
AI-MM-100
原辅包材及宣传促销品发货(对生产需求)
AI-MM-110
共用物品领用
AI-MM-120
车间退货(合格品/不合格品)
AI-MM-130
成品退货(从分部到总部)
AI-MM-140
成品及原辅、包装材料、中间品报废
AI-MM-150
运费支付
AI-MM-160
盘点步骤
AI-MM-170

系统功效实现范围

主数据管理
· 供给商
· 物料
· 货源清单
· 信息统计
采购订单管理
· 采购申请处理
· 采购订单处理
· 采购申请及订单审批策略
· 外协加工订单处理
· 发票校验
库存管理
· 采购订单收货
· 无采购订单收货
· 生产订单收货
· 物料在库位间转移
· 物料领用
· 成品发货
物料管理信息系统
· 相关物料采购及库存情况系统报表

业务蓝图步骤设计清单

步骤编号
步骤图名
TB-MM-010
主数据维护步骤（MM模块）
TB-MM-020
标准采购步骤
TB-MM-030
固定资产采购步骤
TB-MM-040
委外加工采购步骤
TB-MM-050
对采购订单收货步骤
TB-MM-060
无采购订单收货
TB-MM-070
物料状态转换步骤
TB-MM-080
物料在不一样库位间转移步骤
TB-MM-090
物料领用步骤
TB-MM-100
对生产发料步骤
TB-MM-110
退货步骤
TB-MM-120
盘点步骤
TB-MM-130
发票校验步骤
555日
-

共用物品采购

本步骤关键描述了共用物品采购过程。

相关岗位职责分工

l 质保部：提供化验用具需求计划，由部门经理审核，储运部复核，主管副总审批。
l 储运部：提供月劳动保护用具及低值易耗品需求计划由部门经理审核，报主管副总审批。
l 设备部：提供月五金配件需求计划，由部门经理审核。报主管副总审批。
l 供给部：依据相关需求计划进行采购。
l 储运部：负责收货。
l

单据/报表

l 需求计划
l 入库单

问题分析

此步骤不能立即反应采购员物品采购到位情况，全部要人工去查询才能了解采购任务完成情况，各部门投诉较多，物品价格不能长久稳定。

§

步骤详述

步骤名称：共用物品采购(AI-MM-020)
备注

1、 质保部、储运部、设备部依据当月生产计划制订多种共用物品需求计划，需求计划包含：物品名称、规格、数量、品牌等，需求计划由部门经理审核、储运部复核。主管副总审批，需求计划一式四联，第一联由需求部门存档，第二联交储运部，第三、四联交供给部。
2、 供给部对全部需求计划进行量分配，将各部门不一样需求计划第三联交二名员工，第四联供给部存档，并在存档需求计划上填写采购员姓名方便追踪。

材料退货

本步骤关键描述了生产使用过程中出现不合格材料退货过程。

相关岗位职责分工

l 生产部：填写偏差处理单。
l 质保部QA：进行质量确定。
l 供给部：提出处理意见。
l 质保部经理：对处理意见进行确定。
l 储运部：依据结果作退货处理。
l 财务部：进行冲帐。

单据/报表

● 偏差处理单
● 不合格品反馈单
● 原辅包装材料接收单

问题分析

● 步骤处理时间长，发觉问题要层层审批。
● 单据过多。

步骤详述
步骤名称：材料退货(AI-MM-030)
备注

1、 生产部在使用材料时发觉材料出现质量问题，由生产部操作工填写偏差处理单，并由班长、主管、经理进行确定。
2、 质保部QA人员对此批材料质量问题进行确定，供给部、质保部经理也同时对质量问题进行确定。
3、 偏差处理单填写完成后由生产部将此批不合格材料退至储运部，并开退货单。
4、 储运部材料主管收到退货单后填写不合格品处理反馈单交供给部。
5、 供给部填写不合格材料处理意见，并将反馈单交储运部材料主管。
6、 储运部填写红色材料接收单，注明材料品名、数量批号交供给部。
7、 供给部在红色材料接收单注明材料单价、金额交财务部。
8、 储运部依据红色材料接收单退货供给商并记帐。

外加工采购

本步骤关键描述了外加工物品采购过程

相关岗位职责分工

l 生产部计划员：负责制订生产计划，分发供给部。
l 供给部计划员：依据生产计划制订采购计划。
l 供给部经理：负责对采购计划同意。
l 质保部：制订相关技术要求及加工工艺。

l 供给部经理及计划员：下达加工订单。
l 法律事务部：审核加工订单。
l 财务部主管：对加工订单复核。
l 生产副总对：加工订单进行审批。

单据/报表

l 生产计划表
l 采购计划表
l 加工订单
l 订单审批表
l 订单台帐
l 供给商档案

步骤详述
步骤名称：外加工采购(AI-MM-040)
备注

1、 供给部计划员依据月生产计划、供给商应标价，结合产品需要物品需要量及损耗率制订采购计划。
2、 同意后采购计划由采购部经理或计划员结合储运部提供材料日报表扣减库存材料及未完成采购订单量进行筌订月外加工订单。同时质保部确定外加工订单技术要求和加工工艺。
3、 外加工订单及技术要求、加工工艺由法律事务部进行条款审核。
4、 财务部主管对外加工订单金额、付款方法进行复审。
审批合格订单交供给商，由供给商按订单要求组织生产，并由质保部QA人员进行全过程监控。

采购发票校验

本步骤关键描述了对供给商发票进行处理过程。

相关岗位职责分工

n 供给部：负责对发票和材料接收单进行复核
n 财务部：负责对供给部提供付款申请书和供给商发票进行复核

单据/报表

● 材料接收单
● 付款申请书

问题分析

步骤详述
步骤名称：采购发票校验(AI-MM-050)
备注

9、 供给部依据储运部提供并经过质保部确定合格材料接收单对发票进行复核。

固定资产采购

本步骤关键描述了固定资产采购和货物接收过程.

相关岗位职责分工

l 需求部门：填写购置设备申请汇报。
l 需求部经理：负责购置设备申请汇报审核。
l 设备部经理：负责购置设备申请汇报复核，对招标申请审批表审核，对超出5万元不招标设备申请汇报审核。
l 生产总监：负责对购置设备申请汇报审批。
l 生产副总：负责对购置设备申请汇报审批，对招标申请审批表及标书评审统计审批，对超出5万元不招标设备申请汇报审核。
l 供给部：负责对能在商场购置成型设备采购。
l 设备部：负责对不能在商场购置成型设备采购。
l 法律事务部：负责对采购订单条款审批。
l 财务部：负责对采购订单付款方法及采购金额审批，入固定资产台帐，给出固定资产财务编号并进行折旧。
l 需求部门、设备部、供给部：共同负责对设备进行验收。
l 招标委员会：对招标申请表及标书评审统计审批，对超出5万元不招标设备申请汇报审核。
——————————————

l 招标审批表
l 标书标审统计
l 采购协议
l 开箱验收单
l 安装验收汇报
l 固定资产移动单

问题分析

因为财务部和设备部在固定资产确实定时间不统一，常发生财务对设备（固定资产）确实定时间远远迟于设备实际使用时间。

步骤详述
步骤名称：固定资产采购(AI-MM-060)
备注

1、 各部门需求人员依据同意年度固定资产申购计划及对应财务计划填写购置设备申请单，交部门经理进行审批。如无年度计划，必需经生产副总审批经过。
2、 购置设备申请汇报需经设备部经理、生产总监、生产副总审批。
3、 如在商场能购置设备交供给部处理；其它专用设备或较大设备由设备部处理。
4、 对金额小于五万设备，不需要进行招标；金额大于五万而不需要进行招标设备，则必需经过审批；其它情况则必需进行招标。
5、 全部固定资产采购协议在经过律师事务部审批经过后，交财务部及生产副总进行审批。
6、 设备部及供给部经理审核后，生产副总审批;财务审核月资金预算，经财务副总审批后，财务付款。
7、 不合格设备直接返回供给商；安装验收或验证后，验收人员填写开箱验收单、固定资产验收汇报，交设备部或供给部。设备部填写固定资产移动单。
8、 财务部校验发票并入帐，同时返给设备部固定资产财务编码

原辅、包装材料及宣传、促销物料收货

介绍原辅料、包装材料接收整个过程，包含接收条件、接收方法、接收过程及其过程中所应有单据、表格等。

相关岗位职责分工

l 供给部主管负责提供到货相关信息
l 储运部包管员负责分类对来货初检、请验、标识；搬运工负责搬运；
l 记帐员负责记总帐和分类帐
l 质保部负责对来货检验判定

l 原辅包装材料外观检验统计
l 原辅、包装材料接收单(五联)
l 收货单(二联)
l 原辅包装材料货位卡
l 物料台板卡
l 原辅包装材料总帐
l 原辅包装材料分类帐
l 合格证
l 不合格证
l 原辅包装材料综合报表
l 药品购进统计
l 宣传品、促销品检验统计
l 宣传品、促销品综合报表

问题分析

l 物料到货不立即
l 仓库物料库存没措施控制

步骤名称：原辅包材及宣传、促销物料收货(AI-MM-070)
备注

1、 供给部、市场部主管通知储运部仓管员将要到货明细；
2、 储运部仓管员对到货物料外观、数量等进行实步检验并填写对应统计；
3、 此单为原辅馐材料接收单一式五联，一联仓库留底，另外四联交质保部请验；
4、 储运部仓管员填写《原辅、包装材料库存货位卡》、《库存物料台板卡》（待检）
5、 质保部将《原辅、包装材料接收单》、储运部联络仓库并发对应《合格证》或《不合格证》
6、 此反馈单为《不合格品反馈处理单》由储运部填写，副总做最终审批

成品收货

储运部接收车间成品入库步骤.

相关岗位职责分工

l 生产部组长开入库单。
l 储运部仓管员负责接收、标识。
l 拉料工负责成品入库。
l 质保部负责成品检验、
l 记帐员负责成品记帐。
l 储运部统计员负责成品库存汇报。

单据/报表

l 入库单(三联)
l 成品入库单(三联)
l 成品总帐
l 不合格成品台帐
l 成品库存货位卡
l 成品台板卡
l 合格证
l 不合格证
l 成品库存汇报
l 成品月生产统计表
l 成品平衡表

问题分析

步骤详述
步骤名称：成品收货(AI-MM-080)
备注

1、 仓管员填写成品台板卡和成品货位卡（待检）并挂在待检成品台板卡上
2、 整批次生产完成后，填写成品入库单一式三联其中一联生产部留底，另二联收储运部交质保部请验
=

共用物品收货

介绍低值易耗品、劳保用具、化学试剂、玻璃器皿、机物耗等共用物品接收

相关岗位职责分工

l 共用物品需求部门主管每个月提供下月耗用量。
l 供给部主管提供采购信息。
l 储运部仓管员负责接收检验来货。
l 搬运工负责搬运。
l 统计员负责记帐。

单据/报表

l 共用物品月计划申请表
l 辅助材料入库单
l 辅助材料库存表
l 请购单

问题分析

l 常常出现所来货物，不知为何部门需求。
l 在控制货物单价方面比较困难。

步骤详述
步骤名称：共用物品收货(AI-MM-090)

成品发货(对分部库房及用户)

介绍储运部成品发货步骤

相关岗位职责分工

l 客帐部主管开《发货通知单》。
l 储运部主管开《配货通知单》、《产品调拨单》、《送货单》并通知承运商。
l 仓管员、搬运工负责配货装车。
l 记帐员负责记《成品总帐》、《月出库统计表》、《月平衡表》。
l 统计员负责填写《当日成品库存汇报》。

单据/报表

l 发货通知单
l 配货通知单
l 产品调拨单
l 送货单
l 成品总帐
l 月出库统计表
l 月平衡表
l 当日成品库存汇报
l 发运跟踪表

问题分析

l 到货不立即较难控制
l 当成品还处于待检状态时，出库应加强控制
l 怎样更深入确保《发货通知单》、《配货通知单》和实际装车数量严格一致
l 成品委托第三方保留时，其发放步骤不明确

步骤详述
步骤名称：成品发货—对分部库房及用户(AI-MM-100)
备注

1. 成品主管开配货单交成品仓管员和搬运工并依此单进行配货
2. 调拨单一式六联,其中分部和总部各二联,仓库留一联,回单一联;送货单一式四联,其中仓库一联,分部一联,回单一联,结算一联

原辅、包装材料及宣传品、促销品发货

介绍储运部原辅、包装材料、宣传品、促销品发放步骤

相关岗位职责分工

l 生产部计划主管负责批生产统计，批包装统计。
l 市场部主管负责宣传品分配表。
l 储运部仓管员负责填写《原辅、包装材料库存货位卡》、《库存物料台板卡》、《限额领料单》。
l 备料工负责备料并填写《物料卡》、《称量统计》。
l 拉料工负责拉料。
l 记帐员负责记《原辅、包装材料分类帐》，《宣传品、促销品分类帐》。

单据/报表

l 批生产统计
l 批包装统计
l 原辅、包装材料库存货位卡
l 库存物料台板卡
l 限额领料单
l 批料卡
l 称量统计
l 原辅、包装材料分类帐
l 宣传品、促销品分类帐
l 原辅、包装材料综合报表
l 宣传品、促销品综合报表

问题分析

l 《批馐统计》常常更换。
l 仓库出现短料现象。
l 备好材料车间不生产。

步骤详述
步骤名称：原辅包材发货—对生产需求
备注

1. 原辅料按称量操作规程进行称量,并填写称量统计
2. 原辅料发给车间时仓管员填写限额领料单,车间确定;记帐员依限额领料单作帐

共用物品领用

介绍各需求部门对共用物品领用过程。

相关岗位职责分工

l 各需求部门主管及经理负责对辅助材料领料单进行审核
l 辅助材料领料单
l 常常出现需求部门领用数量比当月申请数量多情况

1. 各需求部门人员填写辅助材料领料单,经同意后交储运部处理.
2. 仓管员将共用物品交领用人员.

车间退货(合格品/不合格品)

介绍生产车间向储运部库房退合格品及不合格品过程。

相关岗位职责分工

l 生产部车间生产人员负责填写偏差处理单（不合格品）或退料申请单（合格品）。
l 生产部车间班组长负责对退料申请单（合格品）及偏差处理单（不合格品）复核。
l 生产部车间主管负责对偏差处理单（不合格品）复核。
l QA主管负责对偏差处理单（不合格品）进行审核。
l 供给部主管负责对偏差处理单（不合格品）进行审核。
l 质保部经理负责对偏差处理单（不合格品）进行审核。

l 退料申请单
l 偏差处理单
l 红色领料单
l 红色材料接收单

步骤详述
步骤名称：车间退货—合格品/不合格品(AI-MM-130)
备注

1． 车间生产人员对需退回库房合格品开退料申请单，不合格品则开偏差处理单。
2． 退料申请单只由车间班组长进行复核，同意后物料直接退回库房。偏差处理单需经过车间班组长及主管复核，同意后将处理单交质保部及供给部进行审核。
3． QA及供给部主管审核同意后，质保部经理再进行确定。
4． 库房仓管员依据退料申请单或偏差处理单进行收货。
5． 库房仓管员对合格品开一式四联红色领料单（仓库两联，车间及财务各一联）；对不合格品开一式五联红色材料接收单（仓库两联，质保、供给及财务各一联）

成品退货（从分部至总部）

介绍将成品由各分部退回至总部过程。

相关岗位职责分工

l 分部员工负责填写《退货申请单》,由分部及片区经理署名。
l 客帐部经理负责审批《退货申请单》。
l 销售副总负责审批《退货申请单》。
l 质保部经理负责审批《退货申请单》。
l 储运部仓管员负责依据《退货申请单》收货并粘贴标识。
l 储运部记帐员负责依据《退货通知单》开红字调拨单并统计库存帐。

单据/报表

l 退货申请单
l 退货通知单
l 红色调拨单
l 成品总帐
l 月退货统计表
l 月平衡表
l 退货台帐

问题分析

l 无法判定所退之货为储运部所发。
l 因为分部、客帐部和储运部之间信息沟通不畅，常常出现《退货通知单》、《退货申请单》和实际退货数量三者不相符。

统计分部退货批号总数及开红字调拨单工作量很大。

步骤详述
步骤名称：成品退货--从分部至总部(AI-MM-140)
备注

1. 分部及片区经理需署名。
2. 客帐部经理、销售副总及质保部经理审批；
3. 仓库搬运工将货物放置在指定地点，仓管员标明货物实际状态（待检状态）；
4. 红色调拨单共六联,其中库房保留一联，分部和总部各二联，回单一联。
5. 储运部仓管登记退货总帐

原辅包装材料采购

本步骤关键描述了由生产计划生成采购计划，采购计划生成采购订单操作过程。

相关岗位职责分工

l 生产部计划员：负责制订生产计划，分发供给部。
l 供给部计划员：依据生产计划制订采购计划。
l 供给部经理：负责采购计划同意。
l 供给部经理及计划员：下达采购订单。
l 法律部：审核30万金额以上采购订单。
l 财务部主管：对采购订单进行复核。
l 生产副总：对采购订单进行审批。

单据/报表

l 生产计划表
l 采购计划表
l 采购订单
l 订单审批表
l 订单台帐
l 供给商档案
l 供给商供货统计

问题分析

l 生产计划为了满足销售需求有时会调整生产计划，会给采购带来采购周期短，不合格材料批次增加等问题，造成无须要库存材料积压或缺货，相关部门提供供给商考评不立即。
l 对采购订单实施情况、物料历史采购价格和库存情况查询困难。

步骤详述
步骤名称：原辅包装材料采购(AI-MM-010)
备注

1、 供给部计划员依据月生产计划，结合产品需要量及损耗率制订月采购计划。采购计划包含：材料品名、数量、单价、金额、损耗率、采购时间。
2、 同意后采购计划由采购部经理或计划员结合储运部提供材料日报表扣减库存材料及未完成采购订单量进行，并依据供给商应标价签署月采购订单。
3、 月采购订单金额30万以上交法律事务部审核。
4、 法律事务部对采购订单条款进行审核。
5、 法律部审核后采购订单及金额30万以下采购订单由财务部主管进行复审。