集团行政管理办法分析模板.doc

收文管理措施第一条 本措施所指文件是1. 外部社会机构和企业之间相关管理、检验、监督、商请和业务衔接等事务全部往来文函。2. 企业内部公文。第二条 收文处理。通常包含登记、分办、拟办、批办、催办等程序。1. 集团企业或其它弟兄单位发来文件和外来文件，均由文秘人员统一签收，开拆，登记，粘贴文件处理单后，按不一样类别进行分类处理。2. 对于阅件，行政部门可直接送领导或相关部门阅示。3. 对需要办理公文，应先送行政部经理签注拟办意见，再呈本单位领导指示。行政部经理在签注拟办意见时，认为不需送领导指示通常性公文，可依据公文内容和性质直接批相关部门办理。4. 各单位或部门收到急件时，应立即处理，一天内回复，通常要办理文件，三天内应办理，最迟不能超出七天。需要研究而不能立即处理，也要先书面或口头简明回复。5. 注有密级文件，行政部在送相关部门传阅或办理时，应严格严禁对文件进行复印。6. 加强公文检验催办工作。文秘人员对有领导指示收文，要认真督促、催办，避免积压或漏办。各分（子）企业、各部门对上级发出文件，需要立即汇报落实实施情况。附件收文记录表收文处理单湖南芙蓉国企业集团 收文记录表收文号收文来文单位来文字号文件标题附件份数密级缓急承接单位签收人复文号归卷日期归入卷号备注月日湖南芙蓉国企业集团收文处理单来 文 单 位日期字号内容摘要：附 件主办部门 拟办意见： 领导指示：办理结果：归卷日期归入卷号发文管理措施第一条 本企业常见公文种类为：请示、批复、汇报、通知、通报、通告、决定、函、会议纪要等。第二条 以分（子）企业名义向集团企业呈报请示、汇报和集团企业公布文件等，发文字号为：XX司字【XXXX】第XX号。通常工作联络或业务往来可采取便函方法。第三条 公文制发承接人拟稿后，由行政部门将发文稿纸附于清样之上并随文运转。如文件包含多个单位或部门时，由主办单位和相关单位协商，会签；会签单位在发文稿纸中会签部分署名表示同意。公文在签发前，须由单位责任人和行政部门审核；行政部门有权对文稿进行修改，内容不符，格式不正确文稿应给予退回；单位领导终审后签发文件；分（子）企业对外关键发文，须报集团企业行政策划部审核，不然不得私自发文。第四条 行政部门负责定稿缮印、用印或送交领导人签署。第五条 行政部门负责发文登记、传输或公布。有价值发文初稿、定稿连同发文稿纸一道整理归卷。第六条 行政部门应对关键发文进行查办，督促收文单位处理相关问题或落实落实文件精神。附件发文稿纸发文记录表湖南芙蓉国企业集团发文记录表次序号日期发文部门发文字号文件标题/事由收文单位份数印章用印人同意归卷日期归入卷号备注月日湖南芙蓉国企业集团发文稿签发：核稿：会签：标题：主办拟稿人：单位责任人：附件：主送：抄送：专题词：打字：校对：准印：发文号：湘芙集字 第 号 年 月 日印发协议管理措施第一章 签订第一条 签署协议必需遵守国家法律、法规及相关政策。第二条 对外签署经济协议，除法定代表人外，签约人必需持有法人委托书，而且必需在授权范围内行使签约权，不然无权签约。第三条 对外签署协议必需以维护企业正当权益和提升企业经济效益为宗旨。第四条 在签署经济协议之前，相关责任人必需认真了解对方当事人情况，确保所签协议有利、有效。第五条 协议签署内容，如包含企业内部其它部门，须事先协调。第六条 协议一律采取书面格式，有行业标准协议，按标准实施。 第七条 协议对当事人权利、义务要求必需明确、具体，文字表述须清楚、正确。第八条 协议内容应注意问题1. 金额在3000元（含）以上采购和交易应签署书面协议，特殊情况经同意可采取其它方法约定相关事宜，不签定书面协议。2文首部分，须写明签约双方全称、签约时间和签约地点。3正文部分，须具体明确双方享受权利及负担义务，协议标具体情况，明确付款方法及违约责任等。4结尾部分，须使用公章或协议专用章，不得使用财务专用章或业务章。注明协议使用期限。凡金额在10万元以上协议，必需一式陆份。第二章 协议审批和签定第九条 协议审查程序1部门责任人对协议真实有效性给予审查。2分管领导对协议专业技术性、经济性给予审查。3本企业法律代表或法律顾问对协议严密性和正当性进行审核。以上人员在认真评审后须在协议会签表上署名以示负担对应责任。第十条 协议同意对于标金额在10万元以下、定金或预付货款在1万元以下协议，由分（子）企业总经理负责签定；标金额在10万元以上、定金或预付货款在1万元以上协议，须同相关资料、附件等，报集团企业行政策划部、审计部、财务部会审，并经董事长审查并授权签定。第十一条 协议评审对于分（子）企业和外部单位进行联营、合资、合作，或是标金额在50万元（含）以上、对企业经营发展有重大影响协议，由分（子）企业总经理报集团企业领导、财务部、审计部、行政策划部进行联合评审，确定方案后交企业董事会审议。对于集团企业对外项目，由总经理组织集团各职能部门确定方案后提交董事会审议。第三章 推行和跟踪管理第十二条 协议签署后即含有法律效力。和协议相关部门、人员全部应该严格实施协议所要求义务，确保推行。第十三条 协议推行完成标准应按协议条款或法律要求为准。没有协议条款或法律要求，通常以物货交清、工程完工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第十四条 各分（子）企业总经理须亲密关注协议推行情况，发觉问题立即处理、汇报。第四章 变更和解除第十五条 因不可抗力或其它原因需要变更或解除协议，应在法律要求期限内和对方当事人进行协商，妥善处理。第十六条 变更、解除协议必需符合相关法律要求，必需维护企业正当利益。第十七条 变更、解除协议程序和审批程序相同。协议经过签证或公证者，须到原工商行政管理部门立案或经公证处重新公证。第十八条 变更、解除协议一律采取书面形式。第十九条 变更、解除协议前仍应严格推行原协议。第二十条 因变更、解除协议而使当事人利益受损，除法律许可免负责任外，均应负担对应责任，并在变更、解除协议协议书中明确要求。第五章 纠纷处理第二十一条 在推行协议过程中如和对方发生纠纷，应按相关法律法规和本措施妥善处理。第二十二条 协议纠纷标准上由承接部门负责处理。包含内部多个单位，能够协商或由集团企业确定一个单位牵头负责处理。第二十三条 协议处理应在双方友好协商基础上处理争议。第六章 协议文本管理第二十四条 协议签署以后，原件、附件及相关资料由签约单位行政部门和财务部门负责保管，如工作需要，其它部门能够持有复印件。行政部门负责已公文管理程序上已处理完成协议整理和归卷工作。 第七章 责任负担第二十五条 未按协议管理措施所定标准程序所签署协议，一律无效，所以而造成一切损失由签约人负担。第二十六条 因疏忽大意、不负责任造成所签协议损害企业利益，按协议金额1050%赔偿企业损失，并给记过处分和5005000元/次罚款；给企业造成较大损失，除赔偿损失外，给予除名。第二十七条 在协议签署和推行中假公济私、谋取私利者，按协议金额20100%赔偿企业损失，并以开除论处。除赔偿损失外，触犯刑法，移交司法机关处理。第二十八条 因个人原因，未能立即检验协议推行情况，致使企业遭受损失，给责任人记过处分和10008000元罚款。附件：协议会签单湖南芙蓉国企业集团协议会签单协议名称（全称）协议编号经办部门经办人报送时间法律部门意见（行政部、法律顾问） 年 月 日财务部/审计部意见 年 月 日总经理意见 年 月 日董事长意见 年 月 日档案工作管理措施第一章 总则第一条 为加强本企业档案工作，深入提升级案管理水平，有效保护和利用档案，充足发挥档案在企业经营、管理和其它各项工作中作用，制订本措施。第二条 我企业档案是指在从事生产、经营、研究、管理和其它各项活动中直接形成，对企业和社会含有保留价值多种文字、图表、图像、声像等不一样形式历史统计。第三条 集团企业及各分（子）企业必需重视和健全档案工作，并在人员、经费、设备等方面给予确保。第四条 立卷归档以我企业各部门、各分（子）企业产生文件材料为主，须将反应本部门、本企业职能活动所产生含有长久和关键查考价值文件材料（和这类文件有亲密联络社会机构来文）作为立卷归档关键。第五条 按年度归档部门，应在每十二个月6月底以前完成上十二个月度立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。第二章 档案类目 案卷编号 第六条 档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等原因，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。第七条 如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级以后增设第四级“细类”。第八条 同一“小类”文件以装订于一个卷宗为标准，并给予一个案卷号，一个全宗内不得有相同案卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，能够两个以上卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，方便查考，同一案卷号后不得有相同卷次号。第九条 案卷索引表中档案号表示方法以下X1X2X3X4其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。第十条 档案分类编号表确定了集团企业及分（子）企业立卷类目。第十一条 立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并确定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第三章 平时归卷第十二条 公文承接人员须立即将办理完成或经领导保留文件材料搜集齐全，加以整理，送交行政部门整理归卷，专业性文件材料（财务、人事、审计方面）交相关职能部门。第十三条 行政部门对文件进行点收后，根据“案卷类目”条款，将文件材料放入平时保留文件盒内，并在收发文登记薄上注明。第四章 案卷整理 目录编制第十四条 案卷装订应以符合卷内文件书写格式，确保卷内文件材料完整和便于查考为标准。第十五条 档案管理部门须编制完整卷内文件目录、案卷索引表、分类文件目录表，在向集团企业档案管理部门移交档案时，一并上交。 第五章 调卷第十六条 职员因业务需要调阅档案时，应填写档案调阅申请单，并经审批。在档案室当场借阅者，免填档案调阅申请单。第十七条 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。第十八条 档案调阅申请单以一单一案为标准，借阅时间以一周为限。如有特殊情形需延长，按调阅程序重新办理。第十九条 调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。第二十条 调阅档案应和经办业务相关，如需调阅和经办业务无关案件，须经行政部门主管同意。调阅设定密级档案，必需呈请总经理同意。附件档案分类编号表卷内目录表备考表案卷索引表分类文件目录表档案调阅申请单档案分类编号表1、企业档案序列编制模式企业档案分类深度设二级类目，范围分九大类，65个子目，具体类目及分项内容和代码为：A 行政管理（A为大类代码，下同）A1 规章、制度、措施、守则（失效件在原件上加盖失效印）A2 文件（按收发日期次序编排）A3 战略计划A4 目标管理（含年计划、目标责任状、月计划、总结、经营分析等）A5 企业文化建设（画册、内部报刊、媒体报导等）A6 监察、审计和处分、处理A7 各类项目方案（可研汇报，市场调查、分析、估计等）A8 企业多种证照，企业设置、变更资料A9 企业财产A10 诉讼A11 其它B 协议（协议）B1 项目协议（含租赁、合作、转让、经营管理等）B2 劳感人事协议（失效件加盖失效印、标按时间）B3 购销协议B4 工程协议（含设计、施工、监理等）B5 营销协议（含广告、宣传等）B6 商品房销售协议B7 企业物业租赁协议B8 其它协议C 人力资源C1 工资福利、劳动保险C2 职员档案（入职资料、考评、任免、奖惩等）C3 人力资源信息库（注：不作明确分类，但归档应分类集中）C4 职员培训、学习C5 人事协议（失效加盖失效印、标注时间）C6 其它（含参考文件、法律法规）D 营销D1 营销策划、方案（含销售资料、调查汇报等）D2 广告媒体D3 关键用户资料D4 售后服务、物业管理D5 营销协议D6 其它（含参考文件、法律法规）E 财务管理E1 凭证E2 帐薄E3 财务汇报（报表、财务情况说明书）E4 预决算资料E5 报税资料E6 财务协议E7 其它F 工程技术F1项目资料（可研汇报、国土、计划、报建、立项、政策文件等）F2 项目技术资料（设计、计划方案、图表、技术文件）F3 工程管理 F4 工程协议F5 其它（法律法规，已失效加盖失效印）G 客房业务G1 服务 G2 布草 G3 PA G4 职员管理 G5 关键用户资料 G6 其它H 餐饮业务H1 服务H2 厨房 H3 职员管理 H4 关键用户资料 H5 其它I 其它业务湖南芙蓉国企业集团卷 内 目 录档号：次序号文 号责任者题 名日期页 号备 注卷内备考表单位名称： 立卷时间：案卷目录号： 案卷号：立卷人： 监督人：本卷内文件张数：本卷内需说明情况：湖南芙蓉国企业集团 案卷索引表 序号案卷号案卷题名建档日期储存 位置保留期限湖南芙蓉国企业集团 分类文件目录表次序号案卷号文件号文件标题 （文件内容）责任人归卷日期备注湖南芙蓉国企业集团档案调阅申请单 编号： 申请部门部门责任人调卷人/ 经办人档案名称及代码用途是否设密及密级调阅时间行政部经理审批总经理审批归档记载管档人公务车辆管理措施 第一章 适用范围第一条 企业轿车、货车、客车等使用、保养、修理、事故处理，均适用本措施。第二章 车辆使用第二条 每辆车由指定专门驾驶员负责驾驶，非企业驾驶员不得驾驶企业车辆。第三条 因公务需要用车，由行政部门统一调度，长途出车，应事先填写派车单；市内出车，须在出车统计表上具体登记。车辆返回后，驾驶员将派车单填写完整，并由用车人签字认可，作为报帐附件。第四条 驾驶员在车辆使用前应对车辆作车况检验，如有故障或损坏等，应立即报行政部门处理。第五条 不出车时，驾驶员须将车停放于指定位置，并做好安全防范工作，如因渎职造成损失，责任人应负责赔偿。第三章 保养第六条 司机必需时刻保持车辆洁净整齐。第七条 车辆零件设备由该车驾驶员负责保管，须确保完好。第四章 修理第八条 凡企业车辆修理或保养事宜，除紧急情况外，司机应事先申请，在取得同意后，方可在行政部其它人陪同下，送企业指定维修厂维修或楷模。第九条 公务车行驶途中，发生故障，需紧急送修，应先报所在行政部门责任人核准。第五章 事故处理第十条 驾驶员应遵守交通规则。企业车辆因公违反交通规则时，如为司机个人过失，其罚款由当事人自行负担；如因车辆本身原因或由不可抗拒原因造成，罚款由企业负责。第十一条 车辆如在途中发生交通事故，司机应立即向交警和保险企业报案，并立即和所在单位行政部责任人联络，行政部责任人应派人前往现场协调处理。第十二条 和交通事故相关保险理赔作业，当事司机应配合行政部负责处理。第十三条 未经企业许可，私自使用公车者，所发生事故和企业无关，由当事人自行负担一切责任，企业保留深入追究其责任权力。第六章 费用管理第十四条 由财务部门依据车辆使用情况核定费用计划和备用金标准，行政部为每辆车建立费用档案和维修档案；经行政部审核以后，司机方可报帐。第十五条 集团内车辆调配使用，用车单位应向集团企业行政策划部申请，发生费用由用车单位负担，其结算方法和程序按财务制度实施，司机要认真作好出车登记。 湖南芙蓉国企业集团派车单 编号： 用车申请人目标地车号用车时间月 日 时至 月 日 时事由行政部使用人签字使用情况记载（由司机填写）路桥费里程表起油料费止湖南芙蓉国企业集团出车统计（适适用于市内） 车号/车型： 司机：序号时间事由里程数路桥费使用人 签字起始湖南芙蓉国企业集团车辆修理/保养申请单申请人车牌上次修理/保养时间上次维修/保养项目对应金额此次维修/保养项目序号项目费用预算累计金额审核同意会议管理措施第一章 总则第一条 目 为了降低无须要会议，缩短会议时间，提升会议质量，特制订本措施。第二条 适用范围本企业及分(子)企业会议之管理,均依据本措施。第三条 权责单位1、行政策划部负责本措施制订、修改、废止起草工作。2、总经理负责本措施制订、修改、废止之核准。 第二章 会议分类第四条 企业级会议：系由企业决议层、管理层、企业各级职员参与相关讨论企业事务会议；包含企业股东会、董事会、全体职员大会、管理人员会议、民主评议及工作述职会议等。第五条 部门级会议：系由企业各部门组织召开，相关部门工作内容会议；包含部门工作会议、班组会议、部门协调会等。第六条 专题会议：系为处理工作中问题而召开专门会议，包含工作例会、经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、安全工作会、技术交底会、研讨会等。第三章 会议组织第七条 组织者企业级会议均由行政部门统一组织，其它部门、专题会议、各部门自行组织，行政部门帮助。第八条 准 备1关键会议以下事项经企业领导同意后，会议组织者进行会议准备：（1） 会议名称；（2） 会议主旨和目标；（3） 会议议程；（4） 会议时间；（5） 会议地点；（6） 会议议程；（7） 会议主持人；（8） 出席人员（名单）；（9） 会议预算；（10） 接待工作说明；（11） 现有筹备情况及进展；（12） （可能）存在问题、处理方案及要求；（13） 筹备时间进度表。2. 通常会议企业召开例会、专题会议，由会议组织人提出申请，经企业领导同意后召开。会议组织人可口头或电话通知和会人员，通知会议事项。3. 和会人员和会人员应做好相关准备工作（包含熟悉会议材料、拟好提案、汇报总结提要、讲话关键点、工作计划草案、备好笔记本等）。第四章 会议纪律1按时参与，不得迟到、缺席、早退；因特殊原因无法出席，须提前向会议组织者请假并得到同意。2应关闭携带通讯设备。3不大声喧哗、不交头接耳、不做和会议无关事情、不准吸烟、吃零食、嚼槟榔等。4 保守企业秘密，遵守相关保密要求。第五章 违规处罚1会议组织者因工作失误，影响会议举行，视情节轻重罚款50500元/次。2无特殊原因缺席者，按旷工一天处理，早退者按旷工半天处理；无特殊原因迟到者，在会场站立3分钟时间，并给罚款。具体标准为：部门经理（含）以上人员迟到10分钟以内罚款50元，10分钟以上罚款100元，部门经理以下人员减半。3违反要求使用通讯工具，每次罚款50元。4违反第四章第3款之要求者，每次罚款30元。5违反第四章第4款之要求者，按相关要求处理。6违规处罚由行政部门人员实施，无行政部门人员参与会议由会议主持人实施。印章管理措施第一章 适用和刻制第一条 本措施适适用于企业行政章、协议专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章管理。第二条 印章统一由行政部门依法刻制。第二章 保管第三条 实施专员负责保管制度。第四条 企业行政章、协议专用章由行政主管保留；财务专用章由财务主管保留；法定代表人章由出纳保留；部门章由部门责任人保留或由行政部门统一管理。第五条 责任保管人和行政部门经理办理印章交接手续。第三章 使用第六条 集团企业行政章和财务章使用须报集团企业相关责任人同意，重大事项报总经理核准。各分（子）企业印章依此实施。第七条 全部印章标准上不得外带使用。确因工作需要，须经行政部门经理报总经理同意，并按确定用途使用，使用完成即行归还。第四章 责任第八条 保管人应妥善保管依本措施确定由其保留印章，不得遗失，毁损，不得私自使用。第九条 使用人应按确定用途使用，不行私自改变使用用途。第十条 如违反上述要求，每次处以相关责任人500元罚款，并记入企业职员考绩档案；如给企业造成损失，还须负担对应经济责任；如违反法律法规，须负担对应法律责任。 制服管理措施第一条 制作和发放1职员在交纳制服确保金并办理完成入职手续后，由行政部门通知制服房制作制服。2职员制服由企业统一制作，行政部门依据职员工种、职级确定其制服款式和色泽。3制服做好后，新职员凭行政部门签发“领料单”到制服房领取制服。4离职职员返还制服给制服房时，由制服房在职员离职清单上签字，如制服遗失或损坏，应注明损失估价。第二条 职员在工作时间应按要求着装，酒店服务性岗位应佩带工号牌，其它单位职员应佩带企业标识。不按要求着装者，由相关部门须要求其立即纠正并以50元/次进行处罚。第三条 清洗职员应保持着装整齐。第四条 保管制服如人为损坏或遗失，由行政部门通知财务在工资中按原价扣除，再另行制作。制服房定时对库存制服进行盘点。电话（传真机）使用要求第一条 企业电话（传真机）须妥善保管并合理使用。第二条 电话（传真机）使用须遵照必需、节省标准。未经许可，外来人员不得使用本企业电话。第三条 严禁公话私用，违者视情况给经济处罚。第四条 接、拨电话应文明礼貌，不得高声喧闹，不得出语粗俗。接电话时标准用语为：“您好，XXX（所在企业或部门名）”。第五条 拨打长途电话尽可能地使用IP拨号方法或其它可节省话费方法。行政部门应对职员所拨长途电话和收发传真情况给予登记，每个月统计后列入其所在部门管理费用，超支部分将按相关要求处理。商业秘密管理措施第一章 总则第一条 本措施所称商业秘密，是指不能为本企业外公众所知悉，能为企业带来经济效益，含有实用性并经企业采取保密方法技术信息和经营信息。第二条 行政部门负责商业秘密保护指导、监督和管理工作。行政部门、财务部门、审计部门负责对侵犯商业秘密行为进行认定和处理。通常性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第三条 企业全部职员在职期间全部有保守企业商业秘密义务，离职或退休后仍应负担保守商业秘密义务。第二章 商业秘密界定第四条 重大决议中秘密事项。第五条 还未付诸实施经营战略、经营方向、经营计划、经营项目及经营决议。第六条 内部掌握协议、协议、意见书及可行性汇报、关键会议统计。第七条 在对外谈判中，限内部掌握谈判方案、价格底牌及对外询价、报价资料。第八条 营销策略、营销计划、营销协议、中国外销售市场网络和用户名单、包含商业秘密业务函电。第九条 有价值供销情报、价格情报、资料。第十条 对外招投标中标底、方案及标书内容。第十一条 内部核实成本、内控价格、资产债务等不公开财务资料。第十二条 企业财务预决算汇报及各类财务报表、统计报表。第十三条 已掌握还未进入市场或还未公开各类信息。第十四条 其它经企业确定应该保密事项。第三章 密级第十五条 商业秘密分绝密、机密、秘密三级1直接影响企业权益和利益关键决议文件资料为绝密级。2企业计划、财务报表、统计资料、关键会议统计、企业经营情况等为机密级。3企业人事档案、协议、协议、职员薪酬 、还未进入市场或还未公开各类信息等为秘密级。第十六条 属于企业秘密文件、资料，应该标明密级，并确定保密期限。没有确定保密期限为5年。保密期限届满，自行解密。第十七条 商业秘密标识1书面形式商业秘密用标识“”标在首页右上角，“”前标明密级，“”后标明保密期限。2非正规书面形式商业秘密用前项要求标识方法标在易于识别地方。3对于不易标识商业秘密应该用其它有效方法给予确定。第十八条 全部涉密部门须制订保密细则，建立岗位责任制，确保商业秘密管理制度化。第十九条 确定商业秘密相关事项，必需在掌管、接触该项秘密和已经知密人员范围内公布。第二十条 商业秘密密级和保密期限如有变更，应该在原件上作出显著标志并立即通知保密责任人。第二十一条 属于企业秘密文件、资料和其它物品制作、收发、传输、使用、复制、摘抄、保留和销毁，由行政部门或主管副总经理委托专员实施；采取电脑技术存取、处理、传输企业秘密由该涉密电脑责任人负责