各项请购及凭证结报注意重点事项.doc

台灣農村發展規劃學會各項經費支用及憑證審核注意事項

※電子發票及三聯式發票請打入統一編號：06064487※

一、 請購：

1. 各項經費動支時，除一萬元以下得以零用金先行購置外，請盡量依經常支出、資本支出分別填寫請購單，並俟核准後方可辦理採購。
2. 各項工程或財物請購案件，凡能一次辦理者，不得化整為零分批辦理。
3. 請購金額在一萬元以上，十萬元以下者，須附一家估價單(正本)，估價單內容應註明買受機關、估價日、廠商名稱、地址、貨品規格、數量、單價、總價；十萬元以上應上網公開取得三家以上廠商報價單，依採購法等相關規定辦理。

二、 憑證結報：

1. 應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關之責任。
2. 所取具之報帳單據，應以「台灣農村發展規劃學會」為抬頭。
3. 收銀機發票及三聯式發票須有本學會統一編號06064487，並由經手人註明汉字品名。
4. 支出金額在五千元以上應取統一發票，取得收據或統一發票時，應注意是否具營業人之名稱、地址、營利事業統一編號、開立日期、買受人；若為收銀機開立之統一發票，請附上明細表或在發票上註明品名、數量、單價(請加蓋書寫註明人之印章)。
5. 收據金額在二千元以上請貼印花稅(千分之四)。
6. 同一科目內取得憑證金額在1萬元下之單據，請儘量合併於一張支出憑證粘存單申請以簡化作業；但以5張發票為限，黏貼時應避免難以辨識開立日期等相關資料。
7. 收據或發票如係由國外取得者，請譯註汉字，並應註明折合率，並附兌換水單或附單據發生日期之銀行匯率表。
8. 因特殊情形不能取得支出憑證時，請填支出證明單，書明不能取得之原因，據以請款。
9. 支出憑證如有遺失或供其它用途者，應檢附原立據人加蓋印章，負責證明與原本相符之影本，或其它可資證明之文件，並註明無法提出原本之理由，且未有重覆報支之情事。
10. 聘僱短工工資時應於印領清冊內應註明工作期間、日數或時數、支給標準、工作內容等，並檢附畢業證書及每日簽到單。
11. 各項經費均不得列支下列費用：私人交際應酬費用、罰款、贈款、捐款、住家電話費、個人用之鋼筆、咖啡、茶葉、賀卡等。
12. 開會便餐請附用餐人員名單(簽到單)及開會通知單等證明文件。
13. 車輛高速公路通行費，請註明事由及行車起迄地點、里程及用途。
14. 刻印費請加蓋樣章，個人私章不得報支。
15. 印刷請檢附樣張，若印刷一本數十頁，則影印封面、目錄、封底，並加註共幾頁，不需將印刷品整本送出。
16. 影印費請擇要說明影印資料名稱、頁數、影印單價。大宗影印(約二千元以上)請附樣本。
17. 酬勞費印領清冊請註明酬勞費之性質，並應加總合計，稿費、審查費等應註明字數、支給標準、受款人之身份證號及戶籍地址。
18. 郵資除取得購票證明單，並請註明收件人地址或附郵資清單。
19. 廣告費請檢附整版報紙樣張，刻印費請加蓋樣章，影印費請擇要註明影印資料名稱。
20. 結報金額少於發票或收據金額時，請於支出憑證粘存單金額欄前註明實付金額並由經辦人簽章。
21. 為落實行政院「行政團隊公約」，各機關之會議應以在機關內部辦理為原則，不得供應點心、水果，超過用餐時間，始得提供便當；憑證報支時請註明會議名稱及會議時間，或檢附相關資料。
22. 出差旅費應於事前申請，並註明經費來源，國內出差事畢十五日內結報，如搭乘飛機應檢附機票票根核實報支，出差事由應詳細填寫。
23. 國外旅費之報支，出差人員應於返國後一個月內，檢附核准出國之文件、機票票根、旅行業代收轉付收據，並附外幣兌換水單，未辦理結匯者，請附出國前一天(如逢假日往前順延)之台灣銀行賣出即期美元參考匯價證明或台北外匯交易中心收盤匯率表。

三、 專案研究計畫應另行注意事項：

1. 各計畫經費請按核准內容支用，與計畫無關之人員或費用，請勿在計畫預算項下列支，招待應酬費用、罰款、貸款利息及各種私人用款均不得列支。
2. 儀器設備之購置應以核定內容所列者為限，且需列入財產登記，如有標餘款，亦僅限用於購買相關設備之附件；另計畫項下如核列有事務性設備者（如影印機、傳真機、電腦、桌椅等），方可報支該項設備。

四、 其它：

1. 採購案於經費結報時，應檢附統一發票或收據、驗收證明文件及其它足以證明之相關文件；訂有合約者，應檢附合約副本或抄本，如無前述驗收證明文件時，應由驗收人、點驗人或保管人分別簽名。
2. 發票或收據大小寫金額應一致，大寫金額如需更正，應請廠商重新開立，其餘文字如有塗改，需由更正人簽名或蓋章證明。
3. 結報支付金額少於發票或收據金額時，請註明實付金額，並由經辦人簽章證明。
4. 零用金結報之單據請依序黏貼。
5. 各項採購之經辦人與驗收證明人請勿同為一人。
6. 營繕或財物購置可使用制式合約，亦得視各案件之實際需要另行訂定，惟因合約之簽訂具法律效力，內容應謹慎為之，切勿隨意刪改。
7. 資本支出案件如有追加、追減預算者，應先簽奉核准後方可辦理採購作業。
8. 請切實依据「支出憑證處理要點」之規定辦理。
僅供參考
1.電子式發票
台灣農村發展規劃學會統編：06064487
學會統編
品名說明
2.收據

填寫日期

抬頭為台灣農村發展規劃學會

免用統一發票收據需要有統一編號章

數量及單價要填寫清楚

3.二聯式發票

抬頭為台灣農村發展規劃學會
填寫日期

數量及單價要填寫清楚

4.三聯式發票填寫抬頭、統一編號06064487、日期、品名、收量與單價
＊三聯式發票第二聯扣抵聯及第三聯收執聯全部需要貼上

抬頭為台灣農村發展規劃學會
統編為：06064487
填寫日期