静态数据准备专项方案.doc

ERP系统项目静态数据准备方案 建立日期：200X-10-17 修改日期：200X-10-17 文控编号：客户项目经理：日 期：用友项目经理： 日 期： 1、静态数据概述1.1、 静态数据静态数据是指在系统应用中普通不随时间变化而变化数据，如会计科目、存货档案、客户档案、供应商档案、物料清单（BOM）、工艺路线等。在整个项目实行过程中，静态数据准备、整顿、测试、完善等有关工作是需要耗费比较长时间和耗费比较大精力去完毕。静态数据准备进度和质量直接影响到系统上线进度和项目质量。1.2、 静态数据来源静态数据分散存在于公司各种职能部门，如会计科目数据在财务部门、客户档案在销售部门、供应商档案在采购部门、产品构造在技术和生产部门等。静态数据准备需要各职能部门大力配合、甚至直接参加。2、数据编码原则2.1、数据编码原则ERP系统对数据辨认和解决需要通过一种具备唯一性代号进行，这便是编码。它作为精确迅速、有效数据输入，在ERP系统管理上显示了极大威力。数据编码应当遵循是简朴原则，你如果没有较好理由不要把资料属性含义放到编码中。2.2、静态数据编码规则2.2.1机构人员1、部门档案：设立本单位机构信息。可以参照人力资源部门有关设立2、人员信息：建议只设立流水号即可。2.2.2客商信息1、地区别类编码：重要用于客户和供应商所属地区。如果设立了地区别类，那么可以对业务数据按地区进行记录、分析。地区别类最多为五级。2、客户分类：可以按照一定性质对客户进行分类，设立分类后，依照不同分类建立客户档案。如果需要为类，重要考虑为分类根据为查询记录需求。3、客户编码：编码方式：为分类加流水号此外所有事业部均需要在客户档案中体现，即所有事业部需要在客户档案中增长XX X X X流水号 分类 4、供应商/委外商分类：可以按照一定性质对客户进行分类，设立分类后，依照不同分类建立客户档案。如果需要为类，重要考虑为分类根据为查询记录需求。5、供应商/委外商编码：供应商与委外商都在供应商编码处设立，在档案中选取不同属性。此外所有事业部均需要在供应商档案中体现。 X X X X X顺序号分类号2.2.3存货类1、存货分类：普通需要将成品和原料作为第一大类，原料下面再按相似存货属性进行划分。建议本项目原料划分为原则件和各事业部个性原料分类。编码时需要考虑：所有分类，涉及各个事业部及各种属性存货分类级次均是相似。如咱们把编码原则设立为222，那么所有分类均为两位数字为第一种级次，下面再进行细分时也是两位编码，无论是对于原料还是成品。但是如果某一类原料不需要分三级分类，可以只设立到一级或者二级。存货分类作用重要是用于寻常记录，即按存货分类进行查询汇总。2、存货编码：编码时重要考虑如下几点：1、在达要规定状况下，尽量减少长度，以便在录入或者选取时更以便快捷；2、将性质相似存货编码编写在一起，以以便查询；3、各类编码长度与否等长需要结合实际状况进行考虑，对于系统来说不作限制。例如：j 料品分类编码料品代码第一位是料品分类， 0-成品 1-原材料 2-配套件 3-制造件 4-工具 5-辅助材料 6-备品备件 k 成品料品编码方案：使用9位编码，第一位是分类编码，成品固定为0；第二位是分类号，泵是1、阀是2、油缸是3；第35位是系列号，最后4位是流水号。X X X X X X X X X流水号 系列号，如001 表达CB1-D3 01 分类号，如泵1、阀2、油缸3分类号0l 别的既有库存料品编码方案：使用九位编码，第一位是大分类编码，中间三位是小分类编码，后五位是流水号。X X X X X X X X X 流水号 小分类号，如螺栓141、螺母142分类号m 当前不入库制造件料品编码方案：使用九位编码，第一位是大分类编码，中间三位是小分类编码，后五位是流水号。X X X X X X X X X 流水号 小分类号，如齿轮001、泵体002分类号2.2.4财务类1、会计科目：各个事业部统一设立会计科目，总账套所有科目设立部门核算。2、凭证类别：每个事业部单独设立银行收款、银行付款、钞票收款、钞票付款、转账凭证。分别以不同数字开头。3、项目目录：财务中钞票科目指定钞票流量。4、结算方式：可以参照既有方式进行设立5、本单位开户行：设立本单位开户行账号等信息。2.2.5业务类1、仓库编码：公司各种仓库，分别由不同部门进行管理，可以考虑将仓库前面一位表达所属部门，背面两位流水号。2、收发类别;重要是为了顾客对材料出入库状况进行汇总记录设立。如出库业务分为材料出库、销售出库、其她出库等。此外收发类别还为业务单据生成凭证提供根据。普通设立1入库101采购入库102产成品入库1032出库201销售出库202材料出库2033、采购类型：是将采购业务进行细分，以实现记录分析需要。如采购可以分为国内采购、进口采购；或者外部采购、内部采购等。其中一种采购类型设立为默认。4、销售类型：是将销售业务进行细分，以实现记录分析需要。如采购可以分为内销、外销；或者对外销售、内部销售等。其中一种销售类型设立为默认。5、发运方式：是在解决采购及销售业务时，可以在运送方式中进行选取。6、工作日历：进行需求规划时，系统按实际工作按实际工作日安排工作日期。可以按公司实际休假日和工作日维护工作日历资料。2.2.6其她类1、单据编码：涉及各种订单、出入库单、收付款单、发票等，建议各事业部单独编码。方式可以是不同事业部前面设立不同前缀。2、自定义项：各个事业部门启用自定义项需要统一设立。3、数据格式和质量3.1、数据格式例据重要属性之一是原则化，指就是格式统一性。信息系统后台数据库对解决信息均有相应格式规定。有些数据类别准备工作量非常大，需要由各种人员进行准备，因而数据格式统一性显得非常重要。各类数据格式详细规定，见附件静态数据准备表单。3.2、数据质量1、 保证数据质量重要性ERP系统是管理数据解决系统，数据质量好坏直接影响系统运营效果。无数实例已经阐明，一种良好运营ERP系统，其数据精确性达到98%以上。对于ERP系统而言，如果输入数据是垃圾，那么它输出数据也是垃圾。4、核心字段及阐明建议描述内容提纲：1、 核心字段阐明2、 核心字段详细内容见附件静态数据准备表单核心字段是对系统运营质量有直接影响字段，需要重点关注这些字段数据准备质量。提前向数据准备人员，阐明这些字段含义和系统使用原理，有助于提高准备数据质量。如客户档案中地区这个字段，将对销售分析中地区记录产生影响。核心字段详细阐明见附件静态数据准备表单（即迅速实行工具中EXCEL表格）。5、静态数据准备规定1、 静态数据准备负责人和内容分派2、 静态数据准备人员规定3、 静态数据准备时间见静态数据准备筹划由于静态数据重要性，参加静态数据准备人员应当需要熟悉业务、认真仔细、具备高度负责精神。所有静态数据准备时间从XX月XX日至XX月XX日。详细时间表见附件静态数据准备筹划。6、静态数据检查静态数据准备进度和质量控制对整个项目质量而言非常重要。同步静态数据准备工作量决定了准备周期长短，一旦返工将对项目进度、成本导致巨大影响。静态数据检查，对进度控制、质量控制有重要意义。静态数据检查由静态数据检查小组负责，客户方项目经理XXX任组长，负责检查活动时间和人员安排，并对检查成果负责。数据检查方式分为抽检和全检，对核心数据数据需要进行全检（如会计科目、产品构造等），对大量而相对次要数据可以视情采用抽检（如备品备件、辅助材料等），以提高检查效率。数据检查内容涉及数据精确性（如料品名称、客户名称等），数据间逻辑关系（如料品名称和料品分类、客户名称和联系电话与否匹配等），数据规定（如料品代号与否重复、位数与否符合规定等）。数据检查办法普通采用手工核对，对大量数据进行格式检查时，也可以使用检查工具以提高检查效率。如检查上万料品代码与否重复，就可以编写程序对有料品代码电子文档执行检查。（如果使用检查工具，需要保证工具可以在检查开始前提供并测试完毕。）7、静态数据导入静态数据准备表单完毕录入后来，需要通过各有关部门确认后，才干进行导入。必要在导入出迈进行数据检查，核对无误后方式进行操作。8、附件静态数据准备方案涉及两个附件。1、 静态数据准备表单2、 静态数据准备筹划