静态数据准备专项方案.doc

ERP系统项目静态数据准备方案

建立日期：200X-10-17
修改日期：200X-10-17
文控编号：

客户项目经理：

日 期：

用友项目经理：

日 期：

1、静态数据概述
1.1、 静态数据
静态数据是指在系统应用中普通不随时间变化而变化数据，如会计科目、存货档案、客户档案、供应商档案、物料清单（BOM）、工艺路线等。在整个项目实行过程中，静态数据准备、整顿、测试、完善等有关工作是需要耗费比较长时间和耗费比较大精力去完毕。静态数据准备进度和质量直接影响到系统上线进度和项目质量。
1.2、 静态数据来源
静态数据分散存在于公司各种职能部门，如会计科目数据在财务部门、客户档案在销售部门、供应商档案在采购部门、产品构造在技术和生产部门等。静态数据准备需要各职能部门大力配合、甚至直接参加。
2、数据编码原则
2.1、数据编码原则
ERP系统对数据辨认和解决需要通过一种具备唯一性代号进行，这便是编码。它作为精确迅速、有效数据输入，在ERP系统管理上显示了极大威力。
数据编码应当遵循是简朴原则，你如果没有较好理由不要把资料属性含义放到编码中。
2.2、静态数据编码规则

2.2.1机构人员

1、部门档案：设立本单位机构信息。可以参照人力资源部门有关设立
2、人员信息：建议只设立流水号即可。

2.2.2客商信息
1、地区别类编码：
重要用于客户和供应商所属地区。如果设立了地区别类，那么可以对业务数据按地区进行记录、分析。地区别类最多为五级。
2、客户分类：可以按照一定性质对客户进行分类，设立分类后，依照不同分类建立客户档案。如果需要为类，重要考虑为分类根据为查询记录需求。
3、客户编码：
编码方式：为分类加流水号
此外所有事业部均需要在客户档案中体现，即所有事业部需要在客户档案中增长

XX 　X X X
流水号
分类
4、供应商/委外商分类：可以按照一定性质对客户进行分类，设立分类后，依照不同分类建立客户档案。如果需要为类，重要考虑为分类根据为查询记录需求。
5、供应商/委外商编码：
供应商与委外商都在供应商编码处设立，在档案中选取不同属性。此外所有事业部均需要在供应商档案中体现。
X X　 X X X
顺序号
分类号

2.2.3存货类
1、存货分类：
普通需要将成品和原料作为第一大类，原料下面再按相似存货属性进行划分。建议本项目原料划分为原则件和各事业部个性原料分类。
编码时需要考虑：所有分类，涉及各个事业部及各种属性存货分类级次均是相似。如咱们把编码原则设立为2－2－2，那么所有分类均为两位数字为第一种级次，下面再进行细分时也是两位编码，无论是对于原料还是成品。但是如果某一类原料不需要分三级分类，可以只设立到一级或者二级。
存货分类作用重要是用于寻常记录，即按存货分类进行查询汇总。
2、存货编码：
编码时重要考虑如下几点：1、在达要规定状况下，尽量减少长度，以便在录入或者选取时更以便快捷；2、将性质相似存货编码编写在一起，以以便查询；3、各类编码长度与否等长需要结合实际状况进行考虑，对于系统来说不作限制。
例如：
j 料品分类编码
料品代码第一位是料品分类，
Ø 0----成品
Ø 1----原材料
Ø 2----配套件
Ø 3----制造件
Ø 4----工具
Ø 5----辅助材料
Ø 6----备品备件
k 成品料品编码方案：使用9位编码，第一位是分类编码，成品固定为0；第二位是分类号，泵是1、阀是2、油缸是3；第3—5位是系列号，最后4位是流水号。
X X X X X X X X X
流水号
系列号，如001 表达CB1-D3 01
分类号，如泵1、阀2、油缸3
分类号0
l 别的既有库存料品编码方案：使用九位编码，第一位是大分类编码，中间三位是小分类编码，后五位是流水号。
X X X X X X X X X

流水号
小分类号，如螺栓141、螺母142
分类号
m 当前不入库制造件料品编码方案：使用九位编码，第一位是大分类编码，中间三位是小分类编码，后五位是流水号。
X X X X X X X X X

流水号
小分类号，如齿轮001、泵体002
分类号
2.2.4财务类
1、会计科目：各个事业部统一设立会计科目，总账套所有科目设立部门核算。
2、凭证类别：每个事业部单独设立银行收款、银行付款、钞票收款、钞票付款、转账凭证。分别以不同数字开头。
3、项目目录：财务中钞票科目指定钞票流量。
4、结算方式：可以参照既有方式进行设立
5、本单位开户行：设立本单位开户行账号等信息。
2.2.5业务类
1、仓库编码：
公司各种仓库，分别由不同部门进行管理，可以考虑将仓库前面一位表达所属部门，背面两位流水号。
2、收发类别;
重要是为了顾客对材料　出入库状况进行汇总记录设立。如　出库业务分为材料出库、销售出库、其她出库等。此外收发类别还为业务单据生成凭证提供根据。
普通设立1－入库　101采购入库　102产成品入库　103……
　　　　2－出库　201销售出库　202材料出库　203……
3、采购类型：
是将采购业务进行细分，以实现记录分析需要。如采购可以分为国内采购、进口采购；或者外部采购、内部采购等。其中一种采购类型设立为默认。
4、销售类型：
是将销售业务进行细分，以实现记录分析需要。如采购可以分为内销、外销；或者对外销售、内部销售等。其中一种销售类型设立为默认。
5、发运方式：
是在解决采购及销售业务时，可以在运送方式中进行选取。
6、工作日历：
进行需求规划时，系统按实际工作按实际工作日安排工作日期。可以按公司实际休假日和工作日维护工作日历资料。　

2.2.6其她类
1、单据编码：涉及各种订单、出入库单、收付款单、发票等，建议各事业部单独编码。方式可以是不同事业部前面设立不同前缀。
2、自定义项：各个事业部门启用自定义项需要统一设立。

3、数据格式和质量
3.1、数据格式
例据重要属性之一是原则化，指就是格式统一性。信息系统后台数据库对解决信息均有相应格式规定。有些数据类别准备工作量非常大，需要由各种人员进行准备，因而数据格式统一性显得非常重要。
各类数据格式详细规定，见附件《静态数据准备表单》。
3.2、数据质量
1、 保证数据质量重要性
ERP系统是管理数据解决系统，数据质量好坏直接影响系统运营效果。无数实例已经阐明，一种良好运营ERP系统，其数据精确性达到98%以上。对于ERP系统而言，如果输入数据是垃圾，那么它输出数据也是垃圾。
4、核心字段及阐明
建议描述内容提纲：
1、 核心字段阐明
2、 核心字段详细内容见附件《静态数据准备表单》
核心字段是对系统运营质量有直接影响字段，需要重点关注这些字段数据准备质量。提前向数据准备人员，阐明这些字段含义和系统使用原理，有助于提高准备数据质量。如客户档案中地区这个字段，将对销售分析中地区记录产生影响。
核心字段详细阐明见附件《静态数据准备表单》（即迅速实行工具中EXCEL表格）。
5、静态数据准备规定
1、 静态数据准备负责人和内容分派
2、 静态数据准备人员规定
3、 静态数据准备时间
见＜静态数据准备筹划　＞

由于静态数据重要性，参加静态数据准备人员应当需要熟悉业务、认真仔细、具备高度负责精神。
所有静态数据准备时间从XX月XX日至XX月XX日。详细时间表见附件《静态数据准备筹划》。
6、静态数据检查
静态数据准备进度和质量控制对整个项目质量而言非常重要。同步静态数据准备工作量决定了准备周期长短，一旦返工将对项目进度、成本导致巨大影响。静态数据检查，对进度控制、质量控制有重要意义。
静态数据检查由静态数据检查小组负责，客户方项目经理XXX任组长，负责检查活动时间和人员安排，并对检查成果负责。
数据检查方式分为抽检和全检，对核心数据数据需要进行全检（如会计科目、产品构造等），对大量而相对次要数据可以视情采用抽检（如备品备件、辅助材料等），以提高检查效率。数据检查内容涉及数据精确性（如料品名称、客户名称等），数据间逻辑关系（如料品名称和料品分类、客户名称和联系电话与否匹配等），数据规定（如料品代号与否重复、位数与否符合规定等）。
数据检查办法普通采用手工核对，对大量数据进行格式检查时，也可以使用检查工具以提高检查效率。如检查上万料品代码与否重复，就可以编写程序对有料品代码电子文档执行检查。
（如果使用检查工具，需要保证工具可以在检查开始前提供并测试完毕。）
7、静态数据导入
静态数据准备表单完毕录入后来，需要通过各有关部门确认后，才干进行导入。必要在导入出迈进行数据检查，核对无误后方式进行操作。
8、附件
静态数据准备方案涉及两个附件。
1、 《静态数据准备表单》
2、 《静态数据准备筹划》