业务支持部工作标准流程汇总.docx

业务支持部工作流程汇编目 录传真发送流程图1会议室、洽谈室工作流程2电话接听工作流程6发送信件工作流程1传真件收取流程图2来宾接待工作流程4名片制作流程图6生日礼物发放流程7信函收取工作流程2卫生、保洁管理流程8办公家具维修调节流程9办公区调节流程（办公区及公位）10电话维修流程11电力设施维护维修流程12员工午餐管理流程13安全保卫工作流程14购买流程15临时培训、开发环境搭建流程16绿化、饮水管理工作流程17外埠员工、客户住宿申办流程18办公家具申购流程19携物物出门审查流程20用电设施维护流程21传真发送流程图开始急件！机密！CEO！传真发送工作规 定 确认、分类确认后先发送 市内 长途长途登记按来件顺序发送登记发送签字、确认原件与否保存 Y N保存/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束传真件收取流程图开始 传真收件工作规定 可根据内容判断收到传真，判断与否有收件人名。 N Y Y N盖章、登记 送各部门鉴别 Y 急件 分部门放置于文献分类架中 机密件 CEO 立即！ 每15分钟一次 N登记、编号阐明状况送有关部门接口人或当事人存档签收费用记录、分摊、汇总上报结束分部门放置于暂放加发送信件工作流程1、 部门确认2、 每月25号汇总3、 负责分摊表每月分摊表留档查看报费用核对员费用记录补充封装材料检查无误联系发送分检封装需求人确认需求分类办理发送登记需求有误重新填写1、 我市件2、 外埠件3、 国际件1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 平信5、 包裹发送登记本需求发生Y信件收发管理规定N发送结束信函收取工作流程收取信件发生1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 包裹单5、 汇款单分 检收发信件管理规定1、 收件地址2、 收件人核 对 Y办理退信手续有 误 N检查无误分类登记投 送收件登记本接受人签字收取结束电话接听工作流程 NY 无人接听电话记录前台接听程序规范被访问人暂离座位位前台接听辨别需求与否合法结束来电发生1、 员工语音信箱2、 代为转达联系方式礼貌谢绝恢复待命转接完毕二次转接迅速转接 来宾接待工作流程来访需求来宾接待程序规范问明需求与否合法，作出反映保卫人员协助阻拦 N Y 电话联系被访问者礼貌请其拜别 需在休息区会见参观拍照需求 N 请示领导批准放行 Y需要进入办公区 来宾登记本请来宾在休息区等待办理登记发放来宾卡办理登记发放来宾卡会见完毕目送客人拜别保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行访问结束 访问结束有关部门员工全程跟随会议室、洽谈室工作流程开始 告知申请部门临时无法满足，建议重新安排部门申请、预定 N 会务登记：部门、时间、人数、所需服务在会务状况一览板上标出“已预定”“布置会场，服务准备使用 时间未延长 时间延长在会务状况一览表上标出“使用”告知会务人员提前30分钟告知会务人员告知卫生人员打扫更改会务登记表会务人员告知下一种单位在会务状况一览表上标出“空闲”重新安排会议预定结束名片制作流程图 员工将人名及有关信息交至部门秘书秘书检查与否对旳 对旳有误 退回更 改 N Y秘书将人名及有关信息交至行政管理员 管理员检查与否有误退回更 改 YN传真至印刷厂 N底样分部门存档电话询问及拟定期间电告有关部门查收名片检查与否有误印方有误 供稿有误退回重印告知部门更改送达部门签收 N电告有关部门送达员工手中（科贸及希格玛）登记员工生日结束签字登记记录意见领导签字撰写生日卡生日礼物发放流程协助购买或补充更改卫生、保洁管理流程开始检查记录每日检查有记录不能现场解决问题立即告知保洁公司协商解决发现问题现场纠合法时解决每月工作状况同保洁公司负责人互换意见常常浮现问题，多次协商不能解决使办公区保洁用品带到公司整体规定更换保洁公司更换保洁员结束办公家具维修调节流程开始现场检查并对问题进行判断问题较大需专业修理维修、调节到位回应解决方案及承诺时间部门确认方案和费用承认联系厂家或维修人员不满意部门验收成果不承认满意费用分摊至使用部门追踪成果征求顾客意见接到维修、调节申请小修立即解决结束办公区调节流程（办公区及公位）开始部门提出需求，填写需求报告事业部总经理批准临时无法解决物业支持部提出方案可以解决无意见故意见部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见调节修改使用部门确认方案结束电话维修流程开始通讯系统维护管理措施通讯维护员工报修定期检查巡视，每天一次当天予以答复，小修当天解决发现问题及时修理未批准提交报告申请费用一天不能解决旳问题须做出书面报告维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门领导批准作分摊表部门签字确认实行转资产管理部办理设备报废成果告知部门询查维修后效果结束验收部门需求24小时内予以答复大修当天提出解决方案急修24小时解决小修当天解决查找问题、拟定方案每日巡检，发现问题或部门报修开始电力设施维护维修流程参照电力设施设备维修措施不合格合格告知有关人员验收、使用小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公辨别摊费用分摊至使用部门检查成果，跟踪使用状况结束员工午餐管理流程YYN希格玛办公区填写领用申请并领用领用餐卷领用餐卡结束费用根据登记分摊至使用部门每月底将下月费用打入卡内每月初对食堂费用审核结算每月底业务支持部为员工办理续卡工作到北图食堂就餐到地下餐厅用餐午餐时到前台领取餐卷报道时到业务支持部领取饭卡与否是新员工科贸办公区开始早7：30开门，准备好打卡机切断电源，保存消防电源及照明发现问题立即解决，重大问题迅速向主管上报门、窗检查关闭；财务室检查；电源、火源检查巡逻：下班后1小时加班需要签字备案，不得留宿任何人员每小时巡逻一次门口须有人值班门口须有人值班作好巡逻记录，携物得有出门条工作时间8小时以外安全保卫工作流程结束符合规定客户进入办公区须签字每天巡逻外部两次，及时发现问题午餐时办公区巡视，加强防备工作下班前准备好打卡机18：00时前开始检查各处死角、纸篓，杜绝非正常火源保安员岗位职责开始保安员向来宾简介签字规定NY资产购买流程参照IT类个人固定资产领用原则1、 填写固定资产收货单2、 资产卡片上签字确认。申请部门办理领用手续时间：3个工作日负责人：林鹏业务支持部按申请采购调节部门剩余额度YYY参照部门剩余额度填写采购申请单结 束N企划办审批提交额度增补报告N与否有采购额度N修改设备配备配备与否符合规定开 始结 束完毕时间费用原则配套设施不符合规定结束追踪使用效果，记录反馈意见符合规定，投入使用配套方案交部门接口人确认后执行。1、 不带装修一周完毕2、 简易装修两周完毕3、 整体装修30-40天完毕4、 （电力增容及外部因素具体商量）支付部门验收数量、品质时间、费用接口人面积家具设备电力网络交通贯彻需求物业部接受申请核对需求部门报汽化办总经理批准经部门总经理审核签字批准申请部门提交需求报告开始临时培训、开发环境搭建流程参与办公区装修申请执行管理措施结束对合理规定，进行调节补充每周征求员工意见参照绿化管理措施饮水管理措施厂家准时提供水源验证证明水制检查：每半年一次，达到用水原则饮水断水一次后更换供应商饮水：不断水、不空桶绿化解决不了提出警告三次后更换供应商绿化问题：发现后一周内解决。浮现问题绿化、饮水管理工作流程开始绿化每天检查一次饮水每小时巡逻一次结束公司批准支付费用旳，客户退房后统一办理总经理审批电话、传真告知合同单位符合条件，2小时内反馈住宿管理措施核查费用原则填写住宿申请表部门提出申请开始外埠员工、客户住宿申办流程确认住宿饭店时间、天数与否符合条件不符合条件员工入住费用自理公司支付费用旳客户开始办公家具申购流程提出正规书面申请提出需求申请申请部门总经理审批参照部门剩余额度与否有采购额度企划办审批神州集团有关部门审批告知申请部门签字提货，办理领用手续办理固资申购手续固定资产资产管理员核查归属范畴低值易耗结束费用分摊至使用部门资产管理员备案、采购放行作好记录发现状况规定填写出门条开始携物物出门审查流程保安员24小时值班无端不填写重新填写出门条数量、物品不符核查物品、数量重新核查通过问题不清劝阻不得出门结束结束修理完毕及时反馈解决成果3日内修复（无配件状况另仪）较大故障争取当天解决小问题当时解决与维修人员联系空调系统照明、办公用电发现问题与科贸物业联系发现问题科贸办公区希格玛办公区保安员每小时巡逻一次与希格玛物业联系小问题当时解决较大故障争取当天解决巡检记录每日对办公区进行巡检，作好记录开始用电设施维护流程1、 照明设施2、 办公用电3、 管道空调