电力公司合同管理办法模版.doc

xx有限责任公司合同管理办法

目 录

1总则 2
2规范性引用文件 2
3术语和定义 3
4 职责 5
5管理内容与方法 7
5.1合同签订前管理 7
5.2合同签订管理 10
5.3合同履行管理 13
5.4合同履行后管理 14
5.5监督检查 16
6附则 16

xx有限责任公司
合同管理办法
1总则
1.1为规范xx有限责任公司（以下简称公司）合同管理，有效防范合同法律风险，根据国家有关法律、法规，结合公司实际，制定本办法。
1.2公司合同管理遵循“归口管理、各负其责、分工协作”的原则，建立法律工作管理部门归口管理、承办部门具体负责、相关部门各尽其责的合同管理机制。
1.3本办法适用于公司总部和所属各单位。
2规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》（中华人民共和国主席令 九届第15号）
《中华人民共和国招标投标法》（中华人民共和国主席令 九届第21号）
《中华人民共和国招标投标法实施条例》（中华人民共和国国务院令 第613号）
《电网公司非招标采购方式管理办法》（Q/CSG217010-2013）
《电网公司招标管理规定》（Q/CSG217007-2014）
《电网公司供用电合同管理实施办法》（Q/CSG214024-2014）
3术语和定义
3.1合同：指公司及所属各单位与平等主体的自然人、法人或其他组织之间签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动合同除外。
3.2合同标准文本：指由公司或各分、子公司制定，本单位各部门及下属单位须优先使用且不得擅自变更其条文的合同文本。
3.3合同标准文本清单：由公司法律事务部或分、子公司法律工作管理部门根据本级业务部门及下属单位的合同管理需要编制的，以明确需要制定或已经制定标准文本的合同目录。
3.4招标文件标准文本：指由公司或各分、子公司制定，本单位各部门及所属各单位招标时须优先使用且不得擅自变更其条文的招标文件文本。
3.5合同管理：指涵盖合同签订前、签订、履行及履行后的全过程管理，主要包括合同承办人资质管理、采购文件法律审核、合同标准文本管理、合同审查及签署管理、合同纠纷管理、合同变更、终止及解除管理、合同统计分析、合同履行后评价等内容。
3.6合同承办部门：是指根据工作和业务需要，负责合同立项、谈判、起草、签订、履行的部门或直属机构。
3.7合同审查部门：指按本办法规定负责对合同相关内容进行审查的部门。
3.8合同订立依据：指合同承办部门签订合同的依据，主要包括中标通知书、成交通知书、对方当事人的营业执照或身份证明文件、签报、董事会决议、股东会决议、政府部门文件、生效的司法裁判、上级主管单位的文件等。
3.9重大合同包括：
3.9.1担保合同，公司系统各单位对外提供担保的合同，包括保证合同、抵押合同、质押合同及其它具有担保条款的合同。
3.9.2资产处置合同，包括资产转让、资产有偿接收、股权转让合同等。
3.9.3投资合同，包括股权收购合同、合伙协议等使我方成为某企业股东或合伙人的合同。
3.9.4公司分立协议、公司合并协议。
3.9.5借贷及融资合同。
3.9.6涉外合同，包括与境外政府、企业、其它社会组织及其在中国的分支机构、代理机构等签订的合同。
3.9.7战略合作协议。
3.9.8捐赠、赞助协议。
3.9.9公司总部标的额为等值人民币500万元及以上的合同。各分、子公司可自行规定重大合同金额标准。
4 职责
4.1法律工作管理部门
4.1.1合同归口管理部门,负责制定或执行合同管理制度和相关标准。
4.1.2负责组织合同标准文本制定、修订管理。
4.1.3负责合同承办人法律培训。
4.1.4负责招标文件、非招标采购文件法律审查。
4.1.5负责对本单位签订的合同进行法律审查，主要审查：
4.1.5.1合同内容、形式是否合法。
4.1.5.2合同条款是否完备、严密、准确。
4.1.5.3相关程序是否符合本办法的规定。
4.1.5.4法律工作管理部门认为应当审查的其他内容。
4.1.6负责牵头办理合同纠纷的仲裁、诉讼等法律事务工作，参与合同纠纷的协调、处理。
4.1.7负责合同统计分析管理，推动合同信息化管理。
4.1.8负责合同履行后评价管理。
4.1.9负责指导、监督、检查所属各单位的合同管理工作。
4.2合同承办部门
4.2.1签约前，调查核实合同其他各方的相关资信情况，包括：营业执照及其有效性、商业信誉及近期经营业绩情况、承担该合同业务必须具备的其它资质条件。
4.2.2承担合同立项、谈判、起草、会签、履行、归档等工作。
4.2.3审查合同的经济性、可行性、项目合法性及价款的合理性。
4.2.4负责处理未涉诉合同纠纷，参与处理涉诉合同纠纷。
4.2.5 建立合同档案及台帐。
4.2.6负责收集、保管合同的相关证据、材料等资料。
4.3 招标归口管理部门
4.3.1负责对本级招标归口管理部门管辖范围内通过招标或非招标采购程序的合同的下列内容进行审查：
4.3.3.1合同订立程序是否符合国家招标法律法规，是否符合公司相关规定。
4.3.3.2合同是否与招标文件及中标人的投标文件一致。
4.3.3.3招标归口管理部门认为应当审查的其他内容。
4.4财务管理部门
4.4.1负责对涉及资金收付、资产使用及担保等财务事项的合同的下列内容进行审查：
4.4.1.1合同条款是否符合国家财经、税务法规，是否符合公司财务规定。
4.4.1.2合同资金来源是否符合预算计划。
4.4.1.3合同支付条款是否合规合理。
4.4.1.4担保事项是否符合国家及公司有关规定。
4.4.1.5财务部门认为应当审查的其他内容。
4.4.2负责合同款项的收支工作。
4.5其他相关部门
4.5.1基建管理部门负责督促基建业主项目部依据合同开展基建各项管理工作，并对工程建设项目涉及的勘察设计合同、工程施工合同、工程监理合同进行审查，审查内容如下：
4.5.1.1合同是否符合国家建设法律法规及相关标准、规程，是否符合公司基建管理有关规定。
4.5.1.2 审查合同是否对承包商作出明确要求。
4.5.1.3基建管理部门认为应当审查的其他内容。
4.5.2国际合作部门负责审查涉外合同内容及订立程序是否符合国家及公司的涉外相关规定。
4.5.3专业技术部门负责审查专业技术合同涉及的技术及产品的合格性、安全性、可靠性和先进性。
5管理内容与方法
5.1合同签订前管理
5.1.1合同承办人管理
5.1.1.1合同承办人负责合同的签订、履行管理等相关事宜，对合同签订前至合同履行完毕的全过程负责。
5.1.1.2合同承办人应参加相关法律培训，并经考试合格。
5.1.2招标文件、非招标采购文件合法性审查
5.1.2.1招标文件、非招标采购文件在发布前应提交本单位法律工作管理部门进行合法性审查，使用招标文件标准文本或招标文件（非招标采购文件）中使用合同标准文本的除外。招标文件、非招标采购文件的合法性审查流程分别按《电网公司招标管理规定》、《电网公司非招标采购方式管理办法》的规定执行。
5.1.2.2未经合法性审查的招标文件，不得出售，使用招标文件标准文本或招标文件中使用合同标准文本的除外。
5.1.2.3业务部门组织制定招标文件标准文本时，需由法律工作管理部门进行合法性审查。
5.1.3合同标准文本管理
5.1.3.1公司法律事务部组织建立公司合同标准文本库，组织编制全网统一使用的合同标准文本。
5.1.3.2分、子公司法律工作管理部门组织建立本单位合同标准文本库，组织编制本单位合同标准文本。公司已制定有标准文本的合同，分、子公司不再制定标准文本。
5.1.3.3合同标准文本编制流程主要包括计划、起草、征求意见、审核、会签、批准、颁发等。
5.1.3.4各部门根据合同标准文本清单制定本部门业务领域合同标准文本年度编制计划，由法律工作管理部门统筹形成本单位年度计划。
5.1.3.5按“谁主管，谁起草，谁修订”的原则，由各部门按计划组织合同标准文本起草工作。
5.1.3.6完成初稿后，由合同标准文本起草部门向合同审查相关部门及有关应用单位广泛征求意见。
5.1.3.7起草部门将修改完善的合同标准文本提交法律工作管理部门组织进行合法性、规范性、统一性审核。
5.1.3.8起草部门将法律工作管理部门审核通过的合同标准文本提交合同审查相关部门会签。
5.1.3.9会签通过后，由起草部门报单位分管领导审批同意后予以发布。
5.1.3.10合同标准文本应适时修订，修订流程按照制定流程执行。合同标准文本的制定、修订流程见《电网公司合同标准文本管理业务指导书》。
5.1.3.11业务部门起草招标文件、非招标采购谈判文件时，有对应的合同标准文本的，应予以引用。各单位在制定招标文件标准文本时，有对应的合同标准文本的，应予以引用。
5.2合同签订管理
5.2.1合同起草
5.2.1.1合同必须以书面形式订立，但金额小于人民币5万元且能及时结清并取得发票等相关交易凭证的除外。
5.2.1.2合同由承办部门起草，必要时法律工作管理部门予以协助。
5.2.1.3经过招标或非招标采购程序的合同，承办部门在起草合同时应使用招标文件或非招标采购文件所列合同条款。合同的标的、价款、质量、履行期限等实质性条款应当与招标文件和中标人的投标文件的内容一致。
5.2.1.4未经招标或非招标采购程序的合同，由我方起草的，一般应采用公司合同标准文本，国家或行业主管部门颁布有相应的合同文本且要求必须使用的除外。
5.2.1.5合同承办人应在合同管理信息系统中上传合同文本、合同订立依据、招标文件或非招标采购文件等相关资料，填写《合同基本信息表》（见附录A）和承办意见，报承办部门负责人审核。
5.2.2合同审查、审批、签署
5.2.2.1审查流程
（1）合同经承办部门负责人审核同意后，由承办人按合同审查流程（见附录B、附录C）送合同审查部门和相关领导审查。承办人将合同送法律工作管理部门审查前，应先送其他审查部门审查，其他部门的审查可同时进行。
（2）合同承办部门应按照合同审查部门的要求进行说明，提供相应材料，并对其真实性负责。
（3）分、子公司可根据自身合同管理需要，参照本办法制定本单位的合同审查流程。
5.2.2.2审查时限
（1）合同审查部门应按照本办法规定的审查内容，对合同进行审查，一般应于合同承办部门送审之日起三个工作日内办毕或反馈修改意见。合同承办部门原则上应按合同审查部门的意见进行修改。
（2）使用合同标准文本的，各审查部门应减少审查环节，指定一人审查，并在一个工作日内办毕或反馈修改意见。信息系统完善后，对使用标准文本的合同逐步实现自动审查。
（3）对于经过招标或非招标采购程序的合同，审查部门已审查其招标文件或非招标采购文件的，或招标时采用招标文件标准文本的，应减少审查环节，指定一人审查，并在一个工作日内办毕或反馈修改意见。
5.2.2.3审批、签署
（1）以公司名义签订的合同经各审查部门审查通过后，按下列规定进行审批签署：
（i） 重大合同，经公司总法律顾问和该合同业务分管领导审查同意后，报公司董事长审批签署，董事长在签注审批意见时，可授权公司业务分管领导或承办部门主要负责人签署。
（ii） 合同金额为等值人民币100万元以上的非重大合同，由该合同业务的公司分管领导审批签署，分管领导在签注审批意见时，可授权合同承办部门主要负责人签署。
（iii） 合同金额为等值人民币100万元及以下的非重大合同，由合同承办部门主要负责人审批并签署。
（2）分、子公司可根据自身合同管理需要，参照本办法制定本单位的合同审批流程。
（3）合同通过审批后，按合同编码规则进行编号。合同编码规则见附录D。法律工作管理部门每月10日前将本单位上月已编号的合同相关信息反馈至财务管理部门。
（4）承办人负责对已编号的合同进行校对、打印、装订，送对方签署盖章后，报有权签署人签署。
（5）合同签署后，由承办人凭已完成会签流程的《合同会办审批表》（见附录G）办理合同盖章手续。合同对方当事人由委托代理人签署合同的，承办人还应提供该委托代理人的《授权委托书》。合同文书（包括附件）有两页以上的，应当加盖骑缝章。无《合同会办审批表》或审批表中无法律工作管理部门审核意见的合同，印章管理人员应拒绝加盖本单位印章。
5.2.3合同签订其他规定
5.2.3.1合同对方当事人需我方出具《授权委托书》的，按照《电网公司授权委托管理办法》的规定办理。
5.2.3.2招标确定的合同，应当自中标通知书发出之日起30日内订立书面合同，且双方不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。
5.2.3.3供用电合同的审查、审批和签署适用《电网公司供用电合同管理实施办法》的规定。市场营销管理部门应将供用电合同签订的相关信息、履行纠纷相关信息抄送同级法律管理部门。
5.2.3.4除调度协议外，公司电力调度控中心承办的合同应以公司名义签订，在完成其内部审查后，应按本办法规定流程签订。
5.3合同履行管理
5.3.1履约监督
5.3.1.1合同履行由合同承办部门负责。未签订合同或合同生效前，不得实际履行。合同生效后，应当严格按照合同约定履行。
5.3.1.2合同承办人应及时在合同管理信息系统中录入合同履行信息。对物资采购合同，在正式签订后应及时通知供应商通过书面或电子商务平台提供排产计划等信息，合同承办人应在物资管理信息系统填写合同履行信息。
5.3.1.3合同付款的程序按照公司有关财务制度执行。
5.3.1.4当合同对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同时，承办部门应依法采取措施，督促合同对方当事人全面、及时履行。
5.3.1.5法律工作管理部门加强履约监督，组织开展履约检查，及时提出法律意见，督促承办部门适当、全面履行合同，维护合法权益。
5.3.2合同变更、终止及解除管理
5.3.2.1变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序，其通知或答复须在法定或约定期限内作出。
5.3.2.2合同变更或解除的程序与合同签订程序相同。
5.3.3合同纠纷管理
5.3.3.1发生合同纠纷时，合同承办部门应尽快收集相关证据并在纠纷发生后15日内向法律工作管理部门和业务主管部门报送《合同纠纷报告单》（见附录F）。
5.3.3.2发生合同争议或纠纷，未进入诉讼或仲裁法律程序的，由合同承办部门负责处理。合同承办部门可要求法律工作管理部门和业务主管部门提供必要的协助。
5.3.3.3发生合同争议或纠纷，进入诉讼或仲裁法律程序的，由法律工作管理部门牵头处理，合同承办部门应当提供充分的配合和协助。
5.4合同履行后管理
5.4.1合同档案管理
5.4.1.1在合同正式签订后的一个月内，合同承办部门应将合同正本（纸质文档）、《合同会办审批表》（纸质文档）和其它须归档的资料文件送档案管理部门归档。合同履行完毕后，合同承办部门应将履行合同过程中产生履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载以及其它相关资料文件送档案管理部门归档。
5.4.1.2合同履行完毕后，合同承办部门应将合同管理信息系统中生成的合同文本、《合同会办审批表》、相关履行信息等电子档案归档，电子档案由档案管理部门予以管理。
5.4.1.3合同承办部门应将下列材料整理并妥善保管：
（1）合同纸质文本。
（2）《合同会办审批表》。
（3）履行情况记载。
（5）纠纷或争议的处理情况记载。
（6）其它相关资料。
5.4.2合同统计分析
5.4.2.1法律工作管理部门应于每年1月31日前编制完成上年度合同统计分析报告，报本单位分管领导和上一级法律工作管理部门。
5.4.2.2年度合同统计分析报告要准确、完整、及时，客观反映合同签订、履行及纠纷发生情况，总结合同管理中存在的问题，提出解决措施或建议。
5.4.3合同履行后评价
5.4.3.1合同承办部门应在每年12月31日前对合同管理及合同标准文本进行评价。法律工作管理部门根据评价结果和管理实际，完善合同标准文本，持续改进合同管理。
5.4.3.2法律工作管理部门应在每年12月31日前对合同承办部门签订、履行合同等情况进行评价，并将评价情况向承办部门反馈。
5.5监督检查
5.5.1法律工作管理部门对合同管理工作实施监督检查。
5.5.2法律工作管理部门在实施监督检查中，发现下列情形之一的，应向被检查部门或单位通报或出具法律意见书。造成重大经济损失或其他严重后果的，报监察、审计或相关部门按照有关规定处理。涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。
5.5.2.1无正当理由，在合同签订前实际履行合同的。
5.5.2.2签订有重大缺陷或无效合同、虚假合同的。
5.5.2.3丢失合同文本及相关文件的。
5.5.2.4提供虚假资料的。
5.5.2.5发生争议后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的。
5.5.2.6在合同签订或履行中，与对方或第三人恶意串通、收受贿赂或使用其他非法手段的。
5.5.2.7泄漏合同意向、商业秘密或其他相关秘密的。
5.5.2.8利用合同进行涉嫌犯罪活动的。
5.5.2.9存在其他违反本办法的行为的。
6附则
6.1本办法由公司法律事务部负责解释。
6.2本办法自印发之日起施行，《xx有限责任公司合同管理办法》（Q/CSG219003-2012）同时废止。公司现行管理制度中涉及合同管理的规定与本办法相抵触的，以本办法为准。
6.3分、子公司可结合本办法之规定，根据自身管理需要，制定合同管理实施细则，对合同签订等管理事项进行规范。

附录A：基本信息表

合同名称

合同类别

合同金额

币种

项目名称

项目编号

项目计划完成
日期

合同当事人
（甲方）

联系人（甲方）

联系方式（甲方）

合同当事人
（乙方）

联系人（乙方）

联系方式（乙方）

签订依据

是否重大合同

原合同编号

是否使用标准合同文本

合同格式

资金流向

资金来源

预算编号

签报文号

是否招标

非招标形式

是否涉外

履行开始日期

签约地点

签约对方资信

起草时间

合同状态

审批人

承办部门

拟稿人

拟稿人电话

合同编号

编号日期

有无纠纷

是否倒签

备注

意见栏

注：本表由合同承办人在合同信息系统中填写。原合同编号是指在签订某份合同的补充协议时，该份合同的编号。

附录B:公司总部合同管理流程图

附录C:公司属各单位合同管理流程图

附录D：合同编码规则
一、合同编码
合同编码代码由五个码段组成。
代码结构图如下：
XXXXXX XXXX XXXXXX XX XXXXX

流水序号
部门代码
合同类别代码
年份代码
签订单位代码
第一段为签订单位代码，
由六个阿拉伯数字组成，引用《信息分类和编码-人事信息分类和编码》，第1、2位固定为省级单位编码，编码采用2位数字顺序编码，已固定编码为超高压输电公司、调峰调频发电公司、下属的5个省级电网公司、电网财务有限公司、电网国际有限责任公司的编码，编码“00”保留；第3、4位固定为地、市级单位编码，编码采用2位数字顺序编码，其中，供电单位采用地、市级单位编码采用行政区划地、市级区划编码；非供电单位依据拼音顺序从“60”开始顺序排列，编码“00”保留；第5、6位固定为区、县级单位编码，编码采用2位数字顺序编码，编码自“01”开始递增顺序排列，由各单位自行顺序排列；编码“00”保留。
第二段为签订年份代码，由表示签订合同年份的四个阿拉伯数字组成，如2014年签订的合同为2014。
第三段为合同类别代码，由六个阿拉伯数字组成，第一、二位是合同一级分类代码，第三、四位是合同二级分类代码，第五、六位则是合同三级分类代码，分类代码详见附录E。
第四段为承办部门代码，由两个大写拼音字母组成，这两个拼音字母分别是承办部门全称中的前两个汉字的拼音的第一个字母。若存在不同承办部门的代码相同的情况，则将排名在后的部门的第一个字母改为小写，以作区分。
第五段为流水序号，由五个阿拉伯数字组成，标明该合同为承办部门在签订年份承办的第几份合同。
二、补充协议的编码
补充协议的编号为：原合同编号—X，其中X为阿拉伯数字，是该补充协议的流水号。

附录F：合同纠纷报告单

填报部门： 填报时间：
合同编号

合同名称

合同金额

合同他方

合同承办人

联系电话

合同承办部门
负责人

联系电话

我方履行情况

他方履行情况

纠纷发生情况及
原因

处理措施

合同承办部门意见

签名：
年　月　日
备　　注

注：本表由承办部门填写，应在纠纷发生后15日内向法律工作管理部门和业务主管部门报送。与纠纷有关的基础资料和证据，如合同文本等应一并报。

附录G:合同会办审批表
日期： 年 月 日
合同编号

合同名称

合同总金额

承办部门

签约对方法定名称

资金来源（依据）

签约对方资信
(承办部门调查意见)

承办意见

会办单位意见

法律工作管理部门意见

审批人

注：本表由合同信息系统自动生成。