集团有限公司合同管理办法.docx

xx团北京有限公司合同管理办法2014年目 录第一章总 则3第二章机构与职责4第三章合同订立7第一节合同准备7第二节合同起草8第三节 合同审核10第四节 合同签订13第四章合同履行13第五章合同争议处理15第六章合同基础管理16第七章检查与奖惩17第八章附 则18第一章 总 则第一条 为加强xx团北京有限公司（下简称“公司”）合同管理，防范经营风险，维护企业合法权益，根据中华人民共和国合同法等法律法规及集团公司相关管理要求，结合公司实际制定本办法。第二条 本办法所称合同，是指公司及其分支机构对外签订的平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。具有合同性质的意向书、备忘录等法律文件的管理适用本办法。第三条 公司为签订合同进行的资信调查、意向接触、商务谈判，以及合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除、争议处理等活动，应当按照本办法的规定执行。第四条 合同管理应当遵循下列原则： （一） 全面管理原则。各单位对外开展经济活动应当按照公司相关要求签订合同，并且应当履行合同审核流程。（二） 合法合规原则。各单位签订合同应当符合法律法规及公司内部管理规定的要求。（三） 全程控制原则。公司对合同的谈判、起草、审核、签订、履行等各环节进行全过程管理，有效防范合同风险。（四） 高效支撑原则。公司应当根据经营管理需求，采取多种手段，不断提升合同管理效率，有效支撑业务经营活动。（五） 分工协作原则。合同归口管理部门、合同协助管理部门、合同承办部门和合同执行部门应当按照各自分工履行相应的合同管理职责，协作配合开展合同管理工作。第五条 各单位应当在合同开始实际履行前完成合同签订工作，签订合同应当采用书面形式。第六条 签订合同应当遵循平等协商、公平自愿、诚实信用的原则。第二章 机构与职责第七条 法律事务管理部门是合同归口管理部门；计划、财务、采购、市场、网络等其他负有合同管理职责的部门是合同协助管理部门；主办合同谈判、草拟、修改、送审、签约等事项的部门是合同承办部门；主办合同履行、纠纷处理等事项的部门是合同执行部门。第八条 合同归口管理部门履行下列合同管理职责：（一） 宣传贯彻中华人民共和国合同法及相关法律法规；（二） 建立和完善公司合同管理相关制度，监督各项制度的实施；（三） 参与公司重大合同的可行性研究、招标投标、商务谈判，确定合同条款；（四） 对合同的合法性、有效性进行审核，提出法律审核意见；（五） 归口管理合同签署涉及的授权委托事项；（六） 归口管理合同专用章，负责合同专用章的保管、鉴印等；（七） 协助处理合同争议，归口管理合同诉讼和仲裁；（八） 跟踪和监督合同的履行；（九） 建立公司合同管理台账；（十） 制定印发合同标准文本，推进合同管理标准化；（十一） 管理合同信息系统，推进合同管理信息化；（十二） 组织合同管理相关培训、考核；（十三） 指导和规范分支机构合同管理工作； （十四） 其他相关合同管理职责。第九条 合同协助管理部门依据部门职责履行相应的经济商务、专业技术审核、款项支付、印花税申报及贴缴、合同档案管理等合同管理职责。第十条 合同承办部门履行下列合同管理职责：（一） 负责合同项目建议及可行性研究，按照公司有关规定进行送审报批；（二） 负责组织合同谈判、招标投标等活动；（三） 负责审核合同对方当事人的主体资格、业务经营资质、资信情况和履约能力；（四） 负责草拟和修改合同文本，并按规定报审；（五） 负责办理合同的授权委托、签署、盖章等手续；（六） 负责合同履行之前的相关报批、备案或公证手续；（七） 建立和管理本部门合同台帐；（八） 按照合同档案管理部门的要求负责合同移交归档等工作；（九） 根据合同履行需要，将合同文本及相关材料移交合同执行部门；（十） 协助处理合同纠纷，协助合同归口管理部门处理合同诉讼、仲裁，收集和提供与合同纠纷、诉讼、仲裁相关的证据材料；（十一） 配合审计、纪检等部门对涉及本部门合同事宜进行调查检查，并按照发现的问题落实整改。（十二） 其他相关合同管理职责。第十一条 合同执行部门履行下列合同管理职责：（一） 负责合同履行，并收集和保留合同履行中的相关材料、凭证和证据；（二） 建立和管理本部门合同台帐，负责与本部门合同相关的数据统计分析并制定改进措施；（三） 按照合同归档管理部门的要求负责合同移交归档等工作；（四） 负责合同履行时的相关报批、备案或公证手续；（五） 负责办理合同付款等相关手续；（六） 处理合同纠纷，协助合同归口管理部门处理合同诉讼、仲裁，收集和提供与合同纠纷、诉讼、仲裁相关的证据材料；（七） 其他相关合同管理职责。第十二条 各单位应当配备专兼职的合同管理员，负责本单位的合同管理工作。合同管理员应当具有一定的合同管理知识，按期参加公司组织的合同培训。第十三条 各单位应当根据本办法及本单位职责，进一步明确、细化、加强合同管理工作，履行合同管理职责。第三章 合同订立第一节 合同准备第十四条 合同承办部门应当在合同事项按相关规定获得批准、取得合同订立依据后，启动合同订立流程。第十五条 合同承办部门应当按照法律法规和公司的有关规定选择合同对方当事人。按规定应当采取招标投标方式选择合同对方当事人的，应当严格按照招标投标的有关规定执行。第十六条 合同承办部门应当对合同对方当事人的主体资格、业务经营资质、资信情况及履约能力等进行调查和审核。第十七条 采用招标投标方式订立合同的，合同承办部门应当在招标投标文件正式发出之前，组织相关专业人员进行充分的商务、技术和法律论证。第十八条 合同承办部门应当对合同订立作出充分的前期准备，预留充分的前期决策、采购、审核时间，有效避免合同补签。如因特殊、突发紧急等原因不可避免的会导致先履行后签署合同，合同承办部门应就先行履行事由以专项呈批方式，报公司领导审批同意。第二节 合同起草第十九条 合同承办部门应当通过招标投标、谈判等方式与对方当事人就合同条款达成一致，并起草合同。根据合同承办部门的需要，合同归口管理部门、合同协助管理部门、合同执行部门可以派员参加项目招标投标、合同谈判及合同起草。 第二十条 公司合同正式起草前，合同承办部门必须确认已通过拟签订合同项目的可行性及必要性的前期审批，方能提交合同审核。第二十一条 合同承办部门起草合同前应确认并具备以下文件或资料，包括但不限于：（一）拟签订合同文本；（二）拟签订合同对方主体的资质、资格证明；（三）拟签订合同对方签约主体的资格证明或授权文件；（四）有关拟签订合同项目的立项批复、请示批复、决策审批等项目背景性文件；（五）合同归口及协助管理部门要求提供的其他资料。不具备以上文件或资料的不得起草合同。第二十二条 合同一般应当包括以下条款：（一） 合同名称、合同各方的全称、法定地址；（二） 合同标的、数量、质量；（三） 合同价款或者报酬、付款方式、合同收款方账户名称、开户银行和银行账号等信息；（四） 合同的履行期限、地点和方式；（五） 验收的标准和方法；（六） 关于合同变更、转让和终止的约定；（七） 违约责任；（八） 解决争议的方法；（九） 法律法规规定或合同当事人约定的其他条款。合同内容涉及国家保密事项或公司商业秘密的，应当在合同中规定保密条款，或签订保密合同。涉及知识产权的合同，应当规定知识产权条款，对知识产权权益归属等问题做出明确约定。第二十三条 对于已经发布标准文本的合同事项，合同承办部门在合同招标投标、谈判、起草过程中应当优先适用标准文本。特殊情况无法适用的，应当向合同归口管理部门说明情况。上述“适用”是指未对合同标准文本作修改或仅作了非实质性修改的情况。第二十四条 与中国法人、自然人及其他组织签署合同应当使用中文文本。与境外国家和地区的法人、自然人及其他组织订立的合同，在我国境内签订或履行的，原则上应当使用中文；不在我国境内签订或履行的，或根据国际惯例、对外交往等特殊需要不宜使用中文的，也可以使用外文或中、外文并用。使用外文的，合同承办部门应当提供中文译文。公司领导可以特别审批选择合同使用的文字，以及是否提供译文。第二十五条 合同承办部门负责项目招标投标、合同谈判、合同起草等工作的主要合同经办人应当具备以下条件：（一） 熟悉经办合同项下的相关业务，具备相关业务工作经验；（二） 熟悉公司内部合同审核流程，掌握公司合同管理制度和相关合同管理要求；（三） 具备基本的合同法律常识，并对经办合同涉及的相关法律风险有一定程度的了解。第三节 合同审核第二十六条 合同起草工作完成后，合同承办部门应当办理审核手续。未经审核，任何单位及员工不得擅自对外代表公司签订合同。第二十七条 合同承办部门应当首先对合同进行部门内部审核，并于内部审核通过后将合同提交合同协助管理部门、合同归口管理部门审核。第二十八条 合同金额在人民币二百万元以下的属于一般合同，由合同归口及协助管理部门审核通过；合同金额在人民币二百万元以上（含二百万元）的属于重大合同，由公司分管领导审核通过；合同金额在五百万万以上（含五百万）的属于非常重大合同，由公司法定代表人审核通过。无金额合同视重要程度，分为一般、重大、非常重大合同，审核流程比照上款处理。第二十九条 合同承办部门和合同协助管理部门应当对合同进行经济商务和专业技术审核。审核内容包括合同的经济性、技术性、项目可行性、资金资产的可支配性、价款或结算的合理性等。第三十条 合同归口管理部门应当对合同进行法律审核。审核内容包括当事人的主体资格、经营资质是否合法、有效，合同的形式及订立的程序是否合法、有效，合同条款是否存在违反法律法规的内容，合同条款是否合法、有效，设定的权利义务是否对等明确，相应手续是否完备等。合同的法律审核率应当达到100%。第三十一条 合同归口及协助管理部门审核时限不应超过5个工作日，对于采用标准文本的合同不应超过2个工作日。合同承办部门内部审核时限参照合同审核部门审核时限执行，合同起草后无正当理由不得长期在本部门停留。合同退回后的修改时限原则上不得超过7个工作日，合同审核通过后，合同承办部门原则上应该在10个工作日内完成盖章和确认生效工作。第三十二条 公司可以建立简易合同审核流程，适当简化审核程序。第三十三条 公司用于基站建设的租赁类（以下简称：基站租赁类合同）合同审核参照本条处理。公司用于基站建设的租赁类合同是指用于基站建设的房屋、土地等以及相关附属设施租赁及基站用电等协议。基站租赁类合同范本的审核，适用合同审核一般流程；对于突发紧急的基站租赁类事项，合同承办部门在对对方主体资质和相关权属文件以及合同条款审核通过，且使用基站租赁类合同范本并遵循公司项目决策层级的前提下，可允许对方先行预签范本合同。预签的合同范本由合同承办部门在合同系统中提交合同归口管理部门和财务部审核人员审核。对于未使用基站租赁类合同范本对外签订的合同，适用合同审核一般流程。第三十四条 除涉及公司保密项目等特殊类型的合同，可以采用纸介方式进行审核外，合同审核应当在合同管理信息系统中进行。第三十五条 对客户协议、渠道代办协议等模式协议按规定进行审核。审核通过并取得公司授权后，合同承办部门、合同执行部门可以套印协议并使用合同专用章之外的印章。第四节 合同签订第三十六条 合同审核通过后，合同承办部门应当按照规定时限及时办理授权委托、签署、盖章等合同签订手续。第三十七条 签订合同应当以公司的名义进行。公司各单位及员工未经授权不得以公司名义对外签署任何形式的合同以及具有合同性质的意向书、备忘录等文件。第三十八条 除法定代表人外，任何人员未经授权不得代表公司对外签署合同。合同授权委托事项的办理参见公司相关合同授权管理办法。第三十九条 按本办法审核通过的合同方可加盖合同专用章。特殊情况下需要使用公司印章或业务专用章等其他印章的，按照公司相关规定用章。合同专用章适用参见公司合同专用章管理规定。第四十条 合同承办部门完成合同签字方可申请加盖公司合同专用章，合同承办部门负责审核合同对方当事人签字、盖章的真实性、有效性。第四章 合同履行第四十一条 合同执行部门应当严格按照法律法规和合同约定，行使合同权利，履行合同义务。第四十二条 合同执行部门应当依据合同约定，按照公司财务相关管理规定，经相关部门审核同意后，方可对外付款。第四十三条 合同执行部门应当建立合同履行监控机制，负责对合同履行情况进行过程监控，防范合同风险发生，维护公司合同权益。第四十四条 合同归口管理部门可以依职权对合同履行情况进行监督检查。合同承办部门、合同执行部门、合同协助管理部门应当予以配合。第四十五条 合同执行部门发现对方当事人有拒绝履行合同或不按约定履行合同的情形时，应当及时向对方当事人提出书面异议，积极主张合同权利，防止出现怠于行使合同权利的风险。第四十六条 我方在合同履行过程中出现违约情况时，合同执行部门应当及时告知合同归口管理部门，并共同研究提出处理意见。第四十七条 在合同履行过程中，有足够证据证明存在可以拒绝履行、中止履行、请求撤销、代位行使、解除合同等法定情形或约定情形的，合同执行部门应当及时告知合同归口管理部门，并共同研究提出处理意见。第四十八条 合同履行过程中，合同执行部门应当妥善收集、保管合同履行资料，并按相关档案管理规定进行归档。第四十九条 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议。新协议未达成前，原合同仍然有效。公司任何单位及个人不得擅自以公司名义变更或解除合同。合同签订部门需要变更、解除合同的，应及时说明原因、提起变更、解除合同审核流程。第五章 合同争议处理第五十条 合同承办部门对本部门发生的合同纠纷应该及时报合同归口管理部门，重大的合同纠纷应及时上报公司领导。对于需要合同归口管理部门提供法律支持的，应按照公司相关规定提出申请，并提供与合同争议有关的证据和材料。 合同争议需要通过诉讼或仲裁方式解决的，按照公司法律纠纷案件管理办法进行处理。第五十一条 合同争议处理过程中，未经合同归口管理部门同意，各单位及员工不得对外提供与合同争议有关的证件、文档或材料。第五十二条 为处理合同争议进行的调查和证据收集由合同承办和执行部门负责。相关单位及员工应当积极协助配合合同执行部门和合同归口管理部门进行证据收集工作。第五十三条 处理合同争议的过程中，遇有证据可能灭失或以后难以取得的情况，合同承办部门、合同执行部门及其他相关部门应当采取相应的保全措施；遇有对方当事人或利害关系人有隐匿、转移财产、销毁证据等情形的，合同承办部门、合同执行部门及其他相关部门应当及时通知合同归口管理部门，由合同归口管理部门向有关机关提出进行证据或财产保全措施的申请。第五十四条 合同执行部门负责跟踪有关正式生效的法律文书的履行和执行情况，并及时将有关情况通知合同归口管理部门。上款所述法律文书包括解决合同纠纷的法院判决书、仲裁裁决书、调解书和协议书等。第六章 合同基础管理第五十五条 各单位应当不断完善内部合同管理工作制度流程，加强合同基础管理，提高合同管理效率与质量。第五十六条 公司合同分类遵循集团公司相关要求。第五十七条 公司应当积极推进合同管理信息化，不断完善合同管理信息系统，充分利用信息化手段，规范合同管理流程，提升合同管理效率。第五十八条 公司应当逐步推进合同管理信息系统与采购系统、财务系统、档案管理系统等相关信息系统的互联，实现合同相关数据、信息的共享，加强合同涉及事项的立项管理、预算控制、结算管理、履行监控与档案管理等。第五十九条 公司应当不断完善相关管理制度和流程，加强管控，有效避免先履行、后签约的合同补签现象发生。第六十条 公司应当加强合同对方主体资信管理，合同承办部门应将审核通过后的合同对方主体信息录入主数据系统。第六十一条 公司应当建立合同统计分析和通报制度，定期对合同的订立、履行等情况进行统计分析和通报，充分利用合同信息为企业经营决策提供支持。第六十二条 公司应当建立合同培训考核制度，定期组织合同知识的培训和考核，不断提升相关人员的合同业务素质。第六十三条 公司应当对本公司签订的合同统一进行编号并建立合同台账，登记和汇总合同基本信息。第六十四条 公司档案管理部门要严格按照合同档案管理规定，规范合同归档流程，确保合同档案质量。第六十五条 对系统中合同信息的调整，需要符合公司相关规定与审核流程，并取得合同归口及协助管理部门的同意。第六十六条 各单位应加强对合同有关人员的保密教育。在合同管理过程中，对谈判方案、项目信息、合同文件等商业秘密严格保密。第七章 检查与奖惩第六十七条 合同归口管理部门会同合同协助管理部门组织对合同管理工作的监督和检查。第六十八条 对合同管理工作成绩突出的单位或者个人，公司予以表彰或者奖励；对合同管理工作不力的单位或者个人，公司予以批评或处罚。第六十九条 具有下列情形之一，给公司造成损失的，应当按照公司相关规定，视情节轻重，对有关责任人给予相应处分：（一）未按规定对合同对方当事人进行资信调查，盲目与之订立合同的；（二）未按公司规定进行审核，各单位擅自订立、变更、转让或终止合同的；（三）因合同承办人员、审核人员疏忽大意未能就合同的重大缺陷提出意见而导致订立有重大缺陷或无效合同的；（四）未按规定授权、超越授权订立合同的；（五）因工作失职，造成合同不能履行或不能全面履行的；（六）发现合同对方当事人违约，隐瞒或者不及时向有关部门汇报，也不及时采取措施的； （七）泄漏合同商业秘密的；（八）其他应当追究责任的行为。对违反上述规定的，依据有关法律、法规及公司相关规定需要追究相关责任人责任的，移送相关部门追究相应责任。第八章 附 则第七十条 xx团公司北京分公司、北京通信服务公司及其子公司参照本办法执行。公司子公司应参照本办法制定本单位的合同管理办法，并将制定的合同管理办法报公司合同归口管理部门备案。第七十一条 公司业务类协议的管理，除适用本办法外，还应按照公司业务管理部门要求执行。第七十二条 廉政协议按照公司相关部门规定执行。第七十三条 公司有关劳动人事方面的合同或具有合同性质的文件不适用本办法，按照公司相关管理规定和要求执行。第七十四条 本办法由公司合同归口管理部门负责解释。第七十五条 本办法自生效执行之日起实施。15