业务部具体岗位基础职责.doc

业务部岗位职责一、业务部职责1.主管1.1 管理权限：行使对企业产品销售和市场开拓管理权限，负担实施企业规章制度、规程及工作指令义务；1.2 管理职责：合理地组织企业产品销售、开拓市场及承接工程；1.3 关键职责：1严格遵守企业各项管理制度，认真行使企业给管理权力；2负责企业产品销售、市场开拓工作总结管理工作；3负责用户档案资料建立和利用；4负责拟编和控制本部门月季年度预算；5负责销售管理措施研究，并提出改善提议；6负责产品市场潜力调查和市场情况分析；（一）相关市场调查部分 市场调查标准： A、资料汇整（对销售人员所聚集市场情报进行整理，对购置现成专业调查汇报进行搜集整理。） B、定时调查（每季针对市场状态定时完成全盘调查，以供企业做出决议、修正各机械产品各个机能，达成和市场同时。） C、必需时可对某种产品进行专案调查。 调查范围： A、对消费市场调查（囊括了消费动机或原因，对产品使用过后反应和意见，对产品品质期望和改善提议，和竞争对手产品差异调查等） B、对流通市场调查（包含对销售量及其拥有率调查，竞争对手动态及其行销策略调查，对品质服务意见调查。） C、对竞争对手调查（从会计方面把握情报，分析其资产情况获取情报，从经营者方面把握情报，从营业情况中把握情报，其中囊括了交易关系往来用户情报，裁决支付情况分析，和交易往来银行关系和评价，业绩情况及其营业情况分析。）（二）相关市场情况分析部分市场分析应由下列多个方一直进行：现在植保机械市场规模；现在植保市场拥有率；市场未来潜力；机械销售渠道情况；各竞争品牌情况。7产品企划和广告宣传制订； 产品企划方面要对植保机械市场和消费者进行分析。如消费者可由其购置量和购置频度，购置时间、地点、动机，品牌转换情况及其消费者使用产品情况进行分析。 产品分析方向：寿命周期、品质及其功效、价格、包装、产品旺季和淡季、产品替换性。 广告策略：目标设定要含有层次，确定能实现目标值；依据各个地域广告效应不一样，能够有目标有放矢。在做广告时一定要提前做好广告预算，达成经济实惠，促进经济利润增加。8为下属工作行为规范做好楷模，并帮助下属指正。9负责对用户、同业、环境调查分析；10负责处理收账和账款异常问题；11帮助做好各类信息采集和搜集工作；12帮助做好相关产品行销工作；13完成临时交办其它工作；14. 负责拟订产品销售计划和市场开拓计划；15. 产品价格制订和管理；（1）定制目标：为了适应市场竞争，制订用户可接收产品价格，且符合企业策略，并取得最高利润，所以主管人员必需依据市场相关价格按实际需求合理定价。 （2）定价目标：最高销售利润。最大销售量，及市场拥有率。依据市场需求调整价格，以质量确保合理市场差价。 （3）产品价格管理方法：折扣和折让包含数量折扣、交易折扣、现金折扣、季节性折扣、推销折扣、以旧换新折扣等。 （4）涨价方法：公开成本涨价事实。提升产品品质：如改变外观增强美感，提升品质耐用度，增加功效。增加产品数量：做好成本分析工作，调整产品数量，令消费者认为涨价原因乃产品数量增加所造成，情有可原，价有可依。以附送赠品方法，转移消费者对涨价注意力：如，一次性防护服可依用户销售订单多少依量赠予；也能够为部分易损耗零件多加配送附赠。（5）产品价格调低：销售数量提升。成本降低。销售利润评定。如为回馈新老用户对产品信赖，合适薄利多销，维护好原有用户群体。了解消费者对价格变动良好反应，可依据其反应态度，适度调整产品销售价格。 16.总代理设置审核；（1）目标：A、确保本企业权益，使总代理设置审核更趋严谨，制度化，完整化。 B、秉性着“一省一代理”标准，合理评定代理商，以确保企业有效运行。（2）代理商申请条件： A、总代理责任人无不良统计且信用良好者。B、总代理所在地含有市场开发价值。C、该代理点含有发展潜力。D、该代理点必需办理工商登记。E、该代理点所在企业账号必需能收受本企业所开立之发票者。（3）申请步骤： A、由员工亲访总代理点，据实填具用户资料管理卡，并检具用户资料呈核并评定该代理点市场潜力和代理能力呈报。B、由课长复查该代理点市场潜力、代理能力及信用情况据实签报复合意见，签核用户资料管理卡，并签拟信用额度，会同代理商签署经销协议书。C、由上级经理审核用户资料管理卡，签核用户信用程度总额，评定代理等级，审核经销协议书。D、由总经理查对营业单位聚集上列各项资料后，通知财务部将该代理点账户卡列入管理，由营业本部统筹保管。（4）注意事项：A、经核准代理点连续往来满三个月以上并有实际交易且无不良统计和无拖延付款者，始认可为本企业合格代理点，享受本企业奖励代理点福利。 B、代理点未提供任何人保或物保者，一律以现款交易，概不收票据，亦不得享受合格代理点奖励福利；不然，应该依据相关要求自负其责。 C、经主管核准用户资料管理卡，如有责任人、迁址等异动事情，由营业单位填具用户异动回报单呈核后更正，更正后用户异动回报单交由营业本部统筹保管。D、代理点假如想要解除经销代理协议，应该由各营业单位主管以内部公文单详注原因，并检附经销协议书，经营业本部主管审核，会财务部签注有没有未收款或未兑现票款，再呈总经理指示，核准后收回原合约作废。 17.债权管理。 （1）具体细则以下：主管对于各用户销售额、收款额、未收款额等应常常留心是否异常。 尤其要注意把握实物动态，以免员工对未收货款、回收情况等计算错误或作伪账等。二、外勤人员关键岗位职责2.员工2.1 职位概要：建立、维护、扩大销售终端，完成植保机械销售目标、销售计划。2.2关键职责：1.为各企业用户提供专业性销售工作并填写相关资料及销售报表。利用现在信息化优势，尽可能开发市场，争取更多用户，多给企业增添新鲜血液，激活新市场。2.到植保站、农机局、农业局、各企业去推广本企业产品，促成销售，扩大企业产品覆盖率，分成企业品牌著名度；3.根据企业计划进行产品及方案推广活动，介绍产品并提供对应资料；4.参与企业召开销售会议或组织培训；5.和用户建立良好关系，以维护企业形象。6.在业务经理领导下，依据企业任务、每个月完成本职员作。7.每次出差除完成任务外，把市场信息、产品新款式、当地市场情况、当地用户资料、自己提议等用书面形式汇报给相关部门领导。8.对接到订单，一定要细致审核（配置、价位、颜色等方面），不要出差错，避免企业损失。9.提升本身素质、注意个人形象，言谈举止文明大方，维护企业形象。10.多学习，熟练掌握业务各项知识，言出必果，表现企业信誉高于一切。11.协调主管做好其它工作。12.完成企业交给其它临时任务。13.销售人员应定时提出下列汇报：每日活动情况、每个月订货受理内容汇报、收款计划，并填制月销售计划表。14.员工应依据产品销售情况，按期对用户进行回访，并填写用户回访汇报表。三、内勤人员关键岗位职责3.相关用户名单管理3.1 用户分类：A类：和业务部门有过业务往来企业 B类：主动和我企业联络过企业（包含经过电话、传真、email等通讯工具和我企业进行联络）。 C类：从其它信息渠道取得企业（包含经过网页、报刊、杂志等）。3.2 增加步骤：信息统一反馈至业务部（紧可能注明企业名称、电话、传真、联络人、地址、邮编等）。 业务部用户名单管理员每个月月底汇总一次成每个月新增用户名单表，呈部门主管签字后，将其输入电脑保留归类。并总结归纳填写用户档案，要求存档，有据可依。3.3 删减步骤：本企业对那些商业信函退件企业企业和长久无反馈企业企业进行删减。其具体步骤以下： 信息统一反馈到业务部。 业务部用户名单管理员每个月月底汇总一次成无效用户名单，呈主管审核后直接从电脑资料库中删除。3.4 用户名单管理： 由用户名单管理员加设密码，并备份于软盘中，软盘每个月底更新一次。 业务人员日常使用：A、应先填写用户名单使用申请表（详列需要调用用户类别、区域、使用时间、用途等），呈主管核准。 B、用户名单管理员打印出对应内容分并登记用户名单使用登记簿，使用人签领。 C、使用人按时归还，用户名单管理员应负查核追踪之职。其它非业务部使用：A、先向业务部提出用户名单使用申请表，由主管核准后方可借阅。B、用户名单管理员打印出对应内容并登记用户名单使用登记簿，使用人签领。C、当日下班前归还，用户名单管理员应负查核追踪之职。用户名单保密管理视企业其它要求相关条款而定。4.相关接单、订单受理措施4.1 调查4.1.1 事前调查：内勤人员对于对方付款能力应做好事前调查，并衡量本企业生产能力是否能满足对方订货要求，再决定是否接单受理订货。4.1.2 调查事项：下订单单位概况。 和下订单者有交易关系，并为本企业竞争对象同业者。 下订单单位和本企业关系及以前订货实绩、付款情况。 如为第一次交易者，应就其经历、责任人、资金、性格、往来银行、从业人员数目、每个月缴税能力及交易能力、有没有和本企业同业竞争者交易、业务内容等进行调查。4.2 订货方法：电话和传真订货。 货款已到和货款未到订单。 当面受理订单。4.3 经销商订货下单：经销商订货得以电话通知方法或当面通知。各业务部门接收订货时，应先调查有没有该项库存，如有库存即予填具销货申请单，并注明许可信用额度及应收款项清形，一式两联，一联送主管签核，一联送财务部存查。各营业单位主管签核销货申请单时，应依据价格表及信用额度和应收款项情形，审核该销货价格及该订单是否超出授信额度。非授权价格范围内受订或超信额及无经销协议者受订，应呈上一级权责主管核准。若用户以现金或支付票据订货时，应于销货申请单备注栏内，注明现金交易。上述销货申请单，其相关用户信用额度资料，各营业单位负责会计或助理人员应详实签注。销货申请单应编流水号码，依序使用，不得有中止、跳号或乱号情况，注销时须经营业单位主管签注。4.4 订单审核：业务部会同财务部对经销商信用额度、款项给予确定。 业务部会同资材部门对货物库存给予确定，并开具发票及出货单。 业务部会同生产、研发工程部门对生产要件给予确定。4.5 缔结付款条件：对于以往一向忠实推行条件旧用户，可依据通例认可本交易，但必需要求在三个月内收回货款。和新用户交易，标准上在交货时必需同时收取现金。 即使是旧用户即已往来额用户，仍应根据其付款能力好坏，采取直接和其签署契约措施。 对于过去曾发生过支票不兑现或不信守契约行为用户，一概不接收代理收款以外订货方法。4.6 订货确定、变更通知 （1）生产部门针对生产能力进行评定，再依据订货受理汇报书中条件及内容，做好确定后，快速发出订货确定。 （2）负责受理订货人员在收到前项变更通知后，须立即和订货者联络，并设法努力和订货人协商，使订货条件能配合本企业生产条件。4.7 估价单及契约书 （1）在提出估价单时，应先取得所属主管裁决认可。 （2）当各项条件已经含有，应将订货汇报书，连同订购单及契约书等证实订货事实资料一起提交给所属主管。5.交货检验配送内勤人员对于用户订货商品交货期，依协商生产计划，须常常和生产部、研发工程部保持联络，以掌握其进度。内勤人员若已于指定交货日期钱确定能够交货，应主动和用户联络确切交货时间。假如确定订货商品交货日可能延迟时，应事前通知订货用户以取得其谅解。内勤人员在交货或配送商品时，应对照订货单，以确定品名、质量、规格、单价、数量包装及其它事项是否符合。商品交货和配送业务由内勤人员负责。在交货或配送商品时应发出送货通知单。相关商品交货、配送后，用户拒绝收货、要求退货及其它埋怨问题，应妥善协商处理或通知企业业务部主管。6. 收款6.1 收款方法：收款方法分为平时收款及月结收款。 各营业单在平时收款时，填写收入日报表，现金或银行票据还须注明各款项现货单号。 月结收款时由营业本部或财务部印出用户应收账款明细表，送至各营业单位收账，各收款人员依据送货单回执联向用户收取款项后，并填写收入日报表。6.2 收款标准： 应收货款除依据相关收款要求外，应对照本措施要求办理。 各单位营业人员应确实注意掌握收款期限。 各单位营业人员应随时注意所属用户信用情况，以确保收款实施。 各单位营业人员对所收取支票，应确实检验支票内容正当性和有效性。6.3 收款程序：营业人员收到货款后，应填具缴款明细单，连同货款呈部门主管签收后，移交财务部。 财务部人员同时应每日编具销货日报表呈报；如遇有送缴货款时应同时随呈收入日报表。6.4 收款时限：各收款人员应于收款当日将款项交至财务部入账。 财务部于次日营业日内将现金、银行票据存入企业银行账户。6.5 货款回收措施6.5.1 责任员工遵守事项：在受理订货或提出估价书时，应和对方谈妥付款条件。交完货后在要求付款期限内向用户提出请款单，在付款日须落实收款情况，或寄出缴款委托函给对方。常常和订货者保持亲密联络，不停设法使对方准期付款。6.5.2 预防呆账：在信用制度交易前，应根本做好信用调查，并决定正确信用程度异常情况。应立即了解用户经营和交付情况。交易开始后，须定时性重新研讨信用额度。若发觉异常情况，应立即采取必需方法（限制销售，促进货款回收，设定担保物及其它）。6.5.3 提出收款预定责任人应于每个月月底将订货方最近三个月内收款预定表提供给所属主管。7.出货7.1 依据：内勤人员将出货单交予资材部，资材仓管依据出货单出货。7.2 出货形态：本企业出货形态分以下多个：经销商订货、参展出货、招标。7.3 商品调拨：本企业商品调拨，区分为工厂调拨至营业单位及营业单位内相互调拨。 商品调拨得由营业本部主管视市场情况，对所属各单位作统一调配，各营业单位间未经许可不得私自相互调货。 各营业单位和营业本部、工厂间商品调拨，由所属营业单位主管签具调拨申请单，汇整后电传本部签核同意。 业管单位依据核准调拨申请单视各仓库库存情况，调配各仓库商品调拨，并填制配拨单经签准后实施。 配拨单应编流水号码，依序使用，不得有中止、跳号或乱号情况，注销时须经单位主管签注。 各单位间经许可所作调拨，除由工厂发货外，其运费归属概由申请商品拨入单位负担。7.4 出货方法：（1）工厂直接出货至用户。 由工厂直接出货至用户时，由营业单位依核准销货申请单，填写送货单，经主管签核后，送至工厂由工厂出货至用户。【注】工厂仓库发货，应于每日中午前依核准后送货单于当日完成发货手续；中午以后由营业单位送至送货单，则于次日中午前完成发货手续。 （2）业务部出货送至用户。 由各业务部依核准后销货申请单，填写送货单，经主管签核后，发货至用户处。7.5 出货注意事项出货一律随货开出发票。送货单，应连续编号，不得有中止、跳号或乱号之情况，因故注销时，须经主管核准并签注。 产品出库，也应该填写出库单。凡无销售行为出货，由申请出货单位填写其它出库单，经营业单位主管核准后为之。申请单位出货中教育训练、测试及参展等作业，由申请单位填写成品借用单，经营业单位主管核准后为之。商品交运时，承接人员应确定办妥各项运输手续。商品出货，其运输得恰请托运行托运，并填写托运单作为运费核计依据。7.6 货物跟踪：业务部人员跟踪货物有没有抵达经销商处。 依据出货情况 进行资料建档及相关营业报表制作。8.回访8.1 目标：调查市场、研究市场。 了解竞争对手。 用户保养（电话保养、书面致意、登门造访、联谊活动、其它）：A、强化感情联络，建立关键用户。 B、推进业务量。 C、结清货款。 开发新用户。 新产品推广。 提升本企业产品覆盖率。8.2 回访对象：业务往来用户、目标用户、潜在用户、同行业。8.3 回访计划：员工每个月底应提出次月回访计划书，呈主管审核。8.4 回访准备：每个月底应提出下月用户回访计划书。 回访前应事先和回访单位取得联络。 确定回访对象。 回访时应携带物品申请及准备。 回访时应酬费用申请。8.5 回访注意事项：服装仪容、言行举止要表现本企业一流形象。 尽可能建立一定程度私谊，成为关键用户。 回访过程能够视需要赠予物品及进行部分应酬活动。（提前申请） 回访时发生公出、出差行为依相关要求管理。8.6 回访后续问题：回访后应于两日内提出用户回访汇报、造访日报表呈主管审核。回访过程中答应事项或后续处理工作应即时进行追踪处理。 回访后续结果列入职员考评项目，具体依相关要求实施。9.客诉9.1 客诉区分：分经销商客诉和其它用户客诉。9.2 经销商客诉处理：各营业单位接获经销商客诉时，应填写用户客诉单，应交由售后服务部处理。售后服务部依客诉内容视情况来实施检验，并将处理提议交由主管裁示。售后服务部若受器材及技术上限制时，将客诉统计单转回营业本部售后服务部，由本部单位人员继续处理。9.3 其它用户客诉处理： 应根据处理经销商客诉方法步骤实施。9.4 客诉处理标准： 业务部内勤人员接到用户客诉时，应立即交予售后服务部进行处理，不得积压。 在用户客诉没有达成时候，需要时可派遣员工进行协商处理。10.退货10.1 退货种类及判定职责： 品质不良。由售后服务员判定。 外观不良。由营业人员判定。 经销商存货退回。由售后服务部技术人员作品质判定。 内部参展退回。由业务部全权受理。10.2 退货处理： 由负责员工填具销货退回单，呈主管签字。 商品确定有瑕疵，接收用户退货办理。11.推广11.1 推广方法： 参与和本企业业务相关国际、中国大型植保机械展会，增强产品竞争性。 完善网站页面，建立属于自己植保机械网站进行网络推广，并在各大网站投注设置关键搜索，建立产品信息顺畅传输渠道，增加潜在用户对本企业关注度。开发新用户，促成订单形成。 参与政府等相关机构举行现场演示会，吸收其它竞争者优点，吸收经验，在不停完善中促进招标成功。 在各员工回访用户期间，大力宣传企业产品，提升本企业产品覆盖率。11.2 推广标准： 推广过程中，各类人员要以身作则，维护企业形象。 业务部内部要相互辅助协作，为业务推广成功贡献出属于自己一份力量。四、公共业务12.公开招标12.1 公开招标准备活动：（1）制作投标文件或标书应答书。 标准投标文件应包含一下三点：企业资质文件。（包含法人授权书、企业营业执照复印件、行业许可证、相关资质证书、项目责任人身份证实、投标许可人员证实等。）质量确保体系。应用案例及用户评价。（2）围绕招标信息，针对竞争对手进行技术及战术分析，尽一切可能突出本企业产品优势，提升企业竞争力。（3）完善企业产品，增强产品外观可视性，增加产品功效多样性，坚持创新。（4）招标前，对相关业务人员进行培训，充足了解企业产品具体功效效用还有沟通谈判技巧，争取夺标时能够详尽对评委叙述本企业产品优势。12.2 标会现场注意事项： 注意关键展示本企业产品优势，以加深印象。 注意捕捉评委对竞争对手微妙评价及相关信息回馈。 一直保持微笑，注意调整会场气氛，营造一个轻松沟通环境。附件表单： 1.3.6 竞争对手调查表 已完成1.3.7 产品企划和广告宣传工作筹备进度表 待定1.3.15 零件价格参考表 待定1.3.16 用户资料管理卡 已完成 经销协议书 待定 用户异动回报单 待定 内部公文单 待定2.2.13 月销售计划表 已完成3.2 每个月新增用户名单表 合并至用户名单表 已完成用户档案 合并至用户名单表 已完成3.3 无效用户名单 合并至用户名单表 已完成3.4 用户名单使用申请表 已完成 用户名单使用登记簿 合并至用户名单表 合订可呈簿4.3 销货申请单 已完成5 送货通知单 合并至送货单已完成 6.6.1 收入日报表 财务部应收账款明细表 财务部送货单 已完成6.6.3 缴款明细单 财务部 销货日报表 已完成6.7.3 收款预定表 财务部7.1 出货单 已完成7.3 调拨申请表 已完成 配拨单 已完成7.4 送货单 已完成7.5 其它出库单 仓储部门 成品借用单已完成 托运单 已完成 出库单 仓储部门8.3 用户回访计划 已完成8.6 用户回访汇报 已完成造访日报表 已完成9.2 用户客诉单 已完成10.3 销货退回单 已完成