大型购物广场授权管理.doc

xxxx购物广场有限公司内部控制系列文件 010105授权管理xx 版批 准： xx-04-01 发布 xx-04-01 实施xxxx购物广场有限公司 1.0目的 本程序规定了公司全体员工处理各项业务活动的授权要求，旨在规范企业的授权管理工作，减少因权限划分不清而导致工作效率低下、渎职、滥用职权及职务犯罪等潜在的经营管理风险。2.0制度要求2.1术语和定义2.1.1一般授权指企业岗位责任描述和审批权限表授予该岗位工作人员处理相关业务的权力。处理此等业务通常属于企业日常经营管理过程中发生的重复性和程序性工作。一般授权在由企业正式颁布的各岗位职责描述中予以明确；总经理的一般授权由公司章程和董事会决议予以明确。2.1.2特别授权由董事会给总经理或总经理给其下属授予处理某一突发事件(包括法律纠纷)、做出某项重大管理决策的权力。公司经营管理会议作出的成立某个管理委员会或工作小组决议，如果该决议中明确赋予委员会或工作小组完成工作的条件和权力，也是特别授权。2.1.3临时授权上级因特殊原因授予下级临时代替其处理日常工作的权力。上级长期离岗时对下级的授权就是临时授权。公司可根据需要将一般授权、临时授权和特别授权结合使用。2.2授权原则2.2.1授权线路必须清晰、简明和连贯，避免出现权力交叉、冲突、越级越权或权力真空现象。2.2.2授权范围必须明确清楚并与各项相关的业务处理程序相匹配。由被授权的人员处理所有业务必须有可查证的书面依据。2.2.3所有授权必须是书面的，且附有必要的描述。2.2.4授权只能逐级由上往下对直接下属授权。特殊情况需对间接下属授权必须有书面理由并经授权者的直接上级批准。2.2.5授权范围只能是完成所被授权处理事项所必须的权力，授权范围最大不得超过授权者本人处理相关工作的权力。2.2.6公司高级管理人员特别是总经理和财务总监的授权内容应符合企业章程、合资协议以及相关董事会决议。2.2.7授权人和授权管理机构在授权前必须注意避免与被授权人发生潜在的利益冲突。必要时应采取回避措施或其他替代控制措施。2.2.8特别授权应当在有关部门之间公开；需对外保密的授权应通知董事长和内控负责人并在企业程序文件管理员处登记备查。2.2.9根据公司经营管理工作开展的需要，公司董事会可以对总经理或其他高层人员就部分事项进行阶段性授权（最长不超过一年），对该类授权，被授权人应在授权结束时，向董事会提交书面的授权执行情况报告，由董事会对其权限的执行作出评估；董事会有权随时对被授权人的授权执行情况进行调查，对滥用权限的，董事会可立即终止授权，对造成后果的，公司有权对其追究相应的责任。2.2.10除一般授权或其他有特殊规定的以外，临时授权和特别授权的被授权均不得进行转授权。2.3授权管理程序制定2.3.1公司统括部为授权管理的主要监督和执行部门。并由该部门根据本程序、授权管理原则、企业章程、董事会决议和集团内控管理程序的有关规定和要求，区别不同的授权情况建立企业授权管理程序。2.3.2公司总经理应当积极支持和协助相关管理部门开展授权管理业务。确定业务流程、明确组织机构和岗位设置是具体落实业务授权的基础。2.3.3公司总经理、内控人员应当会同统括部共同组织全体管理人员和业务人员参加授权管理程序培训。使其对现代企业管理和授权管理知识有充分的了解。企业各驻外机构负责人必须接受授权管理培训并通过培训考试。2.3.4公司在决定任命总经理、财务总监、内控负责人等关键岗位员工后，这些候选人员必须参加由集团人力资源部、内控部、财务部等联合举办的总经理、财务总监培训。此外，公司总经理和财务总监还应当根据集团总部和董事会安排，定期参加总经理、财务负责人特别培训班，接受有关授权管理培训。2.3.5建立、撤销和修改一般授权2.3.5.1 企业制定岗位职责描述的过程，就是在确定每个岗位员工的业务授权。各部门负责人和企业相关管理部门共同落实一般授权。具体程序如下：n 由各部门负责人根据岗位设置和人员配置规定，在综合考虑各项业务处理程序、内控管理原则的基础上明确各个岗位在处理有关业务所需要的权力；n 公司相关管理部门负责召开会议，对每个岗位的授权项目进行综合评价，并提出修改意见和建议；n 统括部负责按会议讨论后的共同意见修改各个岗位的授权项目。然后报总经理签字批准；n 统括部根据总经理的书面批件，会同其他相应管理部门以书面形式在企业内部颁布各岗位职责描述，一般授权即告完成。有关授权的书面记录原件，特别是对副总经理以上高级管理人员的授权原件，应分别送交总经理办公室及集团内控部保管和备案。普通管理人员的一般授权由企业各部门保管；n 一般授权应构成企业授权系统中的主体。一般授权一经确定后，如果需要修改和调整就应严格按企业制定的岗位职责描述管理程序办理；n 公司在经营过程中，如果根据情况变化需要对现有的业务程序、工作岗位予以撤销、变更时，统括部必须根据各部门的要求对相关岗位的授权内容进行调整。此等授权的调整必须是书面的，并与建立授权程序一样得到适当的批准。2.3.5.2公司应统一制定标准授权表和与之相配套的管理人员签字样本发给各位高级管理人员和各部门。发生授权业务时，由授权人填写授权表，报总经理或授权人的直接上级审核批准，然后抄送各有关部门。企业程序文件管理员应负责授权资料的备案管理。2.3.6临时授权和特别授权 当公司出现以下情况时，应办理临时授权或特别授权：n 有一定职位或有批准权的工作人员在离开办公所在地，时间较长可能影响业务的正常进行时，应由其书面授权其副职人员或相关下属人员来完成自己的某些职能；n 有一定职位或有批准权的工作人员，在涉及到有个人利益冲突的事情，应由其直接上级或其本人书面授权其副职人员或相关下属人员来完成自己的某些职能有一定职位或有批准权的工作人员，由于各种原因不能执行其职能时，由其直接上级或其本人书面授权其副职人员或相关下属人员来完成自己的某些职能；n 当发生偶发事件时，如果授权人认为有必要，由其书面授权其副职人员或相关下属人员在自己不在时，代替自己行使相应的权力；n 公司发生法律诉讼或处理其他重要公共事务时，可由董事会或总经理代表企业给律师、法律顾问、企业发言人或紧急情况处理小组予以适当的授权。2.3.7管理人员授权保管和使用各种企业印鉴包括操作银行账户用的个人印鉴，属于临时授权或特别授权。2.3. 8公司开会做出决定为处理某项重大业务而成立管理委员会或工作小组(即内部管理协调小组)，并赋予其开展工作的条件和权力，也是临时授权或特别授权。工作小组的授权通常由小组最高负责人代表小组共同意见行使。2.3.9如果公司章程或董事会对某项具体工作没有明确的文字授权规定或对规定产生理解差异时，公司总经理和经营管理层在办理以下业务时必须事先向董事会或授权董事申请书面授权或批准：n 向所有其他单位(包括下属单位)和个人(包括企业内部职工)提供各种资产抵押或信用担保或类似于担保性质的各种承诺n 和关联企业发生重大交易n 以各种方式特别是变卖、出租等处置企业房地产和重要关键设备、设施n 向金融机构申请办理各种贷款(包括办理贷款展期、转贷、融资租赁等)n 向证券市场融资，发行企业债券、股票等n 使用企业外汇或资本金账户支付各项开支，包括结汇、对有关单位开立外汇信用证、承兑汇票等重大业务n 增设、调整或变更企业管理部门组织机构n 收购、兼并和企业重组n 设立下属分支机构，建立合资合作企业(见分支机构管理程序)n 以生产技术、资金等各种企业有形或无形资源向外单位参股投资，包括向外转移、扩散企业关键产品生产n 其他资本性支出，如：重大新产品或新项目开发、购置房地产、重大广告费开支、重大投资等n 调整、变更企业经营战略和重大管理政策n 调整股本结构n 调整、变更与核销股东债权债务n 企业CI设计n 对外发布和披露有关企业股东变化、资产重组、董事会人员变化、企业重大战略调整、企业对重大事件的处理决议、董事会重要决议和财务状况变化等重大信息n 其他董事会或企业章程规定的应由董事会授权办理的事项2.3.10临时授权和特别授权管理要求公司管理层在处理本程序第2.3.9的各项业务时，应书面向董事会提出申请授权的报告。公司只有在获得董事会授权后方可处理此等业务被授权人在执行授权事项过程中，对被授权事项负责；执行中被授权人必要时需出示授权表，各部门应根据发放的授权表予以配合；被授权人必须严格按照授权表中规定的权限进行工作，否则有关人员有权且必须指出、并拒绝执行2.3.11发生以下情况时，授权应立即终止：n 当授权表中规定的授权期限到期后，如果授权人没有发出授权展期通知，则该授权书便自动失效，被授权人有责任向授权人汇报被授权期间的工作和授权使用状态；n 授权的条件与预期相比发生变化，造成授权失去意义，由授权人发出授权中止通知；n 被授权人由于各种原因不能很好地处理所授权事项，授权人应及时终止授权；n 有证据表明被授权人缺乏基本技能或不能公正处理工作，由相关处理人员提出建议，由授权人办理授权终止，如授权人不在，则由授权人的直接上级以上级别(含直接上级)有处理权限的人员办理授权终止；n 董事会达成新的决议并发布变更对高级管理人员任命通知，原有关授权便自动失效；n 被授权雇员在授权期内离职(包括被辞退、解雇、停职等)或提出辞职申请，该授权应自其提出辞职或离职之日起自动失效；n 公司成立的特别管理委员会或工作小组完成特定工作后，其相关授权自动失效。2.4授权表格式设计及使用规定2.4.1公司的授权表统一设计并具备如下要件：n 统一编号n 授权人姓名及签字n 被授权人姓名及签字n 批准人姓名及签字n 授权期间n 授权的具体内容或授权事项(必须逐条列出)n 授权的限制n 会议日期2.4.2授权成立内部协调小组的企业会议决议应当注明具体授权内容如下：n 会议主持人和全体与会人员姓名、职务n 成立内部协调小组名称n 小组具体工作任务n 赋予小组开展工作的权力n 小组工作期限n 全体与会代表或主持人或总经理签字2.4.3特别授权和临时授权表格使用规定n 进行授权时，授权表经授权人、被授权人和审批人的签字后，由主管部门对授权表的真实性、合理性进行审核，统一编号盖章后，该授权表方能正式生效。统括部应将授权表在一个工作日内发放到相关部门和管理人员；n 统括部对正式生效的授权表要进行妥善保存，次年存档，按文件保管程序规定或授权有效期再加一个日历年的时间进行保存。2.5授权合理性的评价 统括部应经常或定期对本企业各类管理授权的合理性做分析评价，以便对目前的授权情况进行合理调整。授权评价的主要依据是权力委任原则。其分析的内容主要有：n 委任权力的管理者是否对被委任者所执行的职务进行监督，被委任者是否对委任者负有执行的责任；n 任何职位或岗位的责任是绝对的，权利可以委任。分析权力委任不能离开责任，分析人员应注意是否有一些职位的职责因为权力委任而减少；n 权力委任是否与职责和能力相适应；n 授权是否有范围和程度的规定；n 授权对企业经营、提高管理效率、培养管理者是否有利；n 授权是否按科学的程序进行。2.6审批权限汇总表的格式及使用规定2.6.1为提高工作效率和管理水平，统括部应根据企业日常业务程序要求，将审核与批准各项工作或金额的具体内容和过程汇编成审批权限汇总表，经总经理办公会讨论批准后发给各有关部门和管理人员掌握执行。审批权限汇总表在统括部书面保存，并报集团内控部备案。2.6.2审批权限汇总表可以简化反映公司担任各工作职务的管理人员处理有关业务的权力范围和应涉及的工作岗位。审批权限汇总表汇总反映了企业的一般管理授权，进一步说明了岗位职责描述中的权力范围，如：审核与批准的事项和金额范围；同时该表也能反映企业各个业务程序中应介入控制和处理的有关岗位。2.6.3审批权限汇总表内容2.6.3.1授权审核批准业务范围(参见其他内控管理程序)n 各类计划及预算n 租户确定n 关联交易n 各类采购申请和工程项目招投标n 银行账户操作n 借贷和担保n 处置企业资产和债务n 下属分支机构设置n 企业收购、兼并和重组n 内部组织机构调整n 人员招聘和考核奖惩n 职工工资福利n 人员岗位调动和职务变更n 各类销售和采购合同的批准n 各类付款申请的批准n 赊销、折扣收款和坏账处理n 企业印鉴(包括银行预留个人印鉴)的使用和更换n 信息管理(电脑系统管理、网络管理、重要文件档案、技术资料管理等)n 对外发布重大新闻或消息n 各类对外业务(处理与当地政府的关系，公关宣传材料，新闻发布，银行和工商税务)n 各类保险业务n 其他公司认为重要的业务2.6.3.2相关审核、批准人岗位名称及权限大小。2.6.3.3审批权限汇总表的发布日期、生效时限、批准人员。2.6.4组织机构作重大调整后，统括部应负责对审批权限汇总表进行更新，其最新版本应及时发至相关部门和人员处并将上次颁发的旧表收回、销毁。2.6.5统括部在发布审批权限汇总表的同时还应将每个具有签字审核和批准权的人员的手写签字样本下发各有关部门和个人。各岗位执行人员在审核批准有关业务时，应对其前面的审核批准人员的签字进行比较判断，防止出现仿冒签字问题。当出现人员变动情况时，主管部门应在五个工作日内完成更新授权签字样本。3.0 流程图（另附）4.0 政策4.1对越权或越级行事，特别是对公司造成经济损失者，应按有关奖惩条例对越权或越级者予以严厉的处罚；如果是对重大突发事件(如：重大自然灾害)采取应急减灾措施导致的临时越权，对越权或越级者可以视具体情况处理。4.2公司各级负责人，特别是总经理和董事会成员，在处理工作过程中，应当以身作则，严格自律。在正常情况下，不得越级直接指挥低级管理人员处理应当由部门负责人指挥的工作。4.3禁止总经理和董事会成员越过财务负责人，直接要求财务部出纳或业务主管人员为其办理银行提现或转账划拨资金等业务。4.4禁止公司高级管理层授权非本企业人员办理内部经营管理业务。4.5公司监事应当定期或不定期对子公司总经理在执行授权管理程序中的具体情况进行监督检查。公司内控负责人有责任定期向总经理和集团内控部报告公司各部门管理人员执行授权管理程序的实际情况。4.6如果发现公司管理人员特别是高级管理人员在执行授权管理程序时有贪污舞弊行为者，将按有关管理程序或董事会决议规定，对相关管理人员予以严厉的处罚，触犯刑律者，送司法机关处理。4.7原则上，本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于总经理办公会议。5.0 相关制度和表单表1xx杉杉郑杉-010105-01 授权书编号： xx杉杉xxxx购物广场有限公司授权书本人 （身份证号： ），作为xx杉杉xxxx购物广场有限公司的 ，授权 （身份证号： ）代表本人行使以下授权内容： 。 的签字与本人的签字具有同等法律效力。授权期限为 年 月 日至 年 月 日。授权人签字：日期：被授权人签字：日期： 9fcbe6fa6b275cab529b0cb7f2eacbe3.doc 11/11