外贸邮件书写注意项目.doc

很多sales好友常常埋怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就能够让你激动半天。 其实大家有没有想过，这么做法会严重挫伤自己主动性。能够试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从谷歌和多种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫回家，等第二天满怀期望上班时候，邮箱里爆满多种多样退信，你是什么感受？ 我以前也是做业务，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，以后做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分好友所经历多种问题。我当初也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。以后跟很多不一样客人熟识了以后，私底下聊起才发觉，当初开发信写是大大有问题。很多老外也是做sales，也会写开发信，为何成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？ 很多刚毕业好友们全部是学国贸专业出来，通常全部学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎全部是学院派人士编，不是老掉牙过时东西，就是和现实基础脱节。很多老师一辈子全部呆在学校里，连外贸全部没做过，你怎么能指望从她们这里学到写商务信函精髓？真正好email，必需要模拟老外行文方法，尤其是英语为母语客人！即使你邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里能够拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我认为，你给客人写邮件时候，必需要忘记中国人行文和思维方法，要按欧美人习惯去思索问题和写邮件，这么才能让客人把你当成同类。 到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人全部看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！ 我先列举部分大部分好友写email时常范错误，大家能够看看，对比一下自己，其中几条是自己也会有？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。 1）邮件写得过长。客人时间很宝贵，天天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识人发了一封又长又臭邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M附件，你会不会认真去看？而且很多老外时间观念很强，天天全部有几块固定时间用来处理email，很多长篇大论邮件，只要不是她熟人发，通常会被直接删除，或是把你地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，她们通常处理每一封邮件时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，关键邮件，通常立即仔细阅读并回复，不是太关键，会在outlook里标注上要处理具体时间，然后从inbox拉到对应子目录里。换句话说，只要客人邮箱地址是正确，也是你要找right person，你开发信只能停留在她眼前2-3秒，就是决定命运时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 2）没有明确专题。一个不明确专题，会让客人根本没爱好去打开陌生人邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人经过专题去点开邮件，目标就达成了。至于她看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容功力了。有些人写邮件会这么设置专题：“we are the manufacturer of lights”，又或“need cooperation”，或“Guangdong * trading company ltd”，或“price list for lights-Guangdong * trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有爱好看看，不过假如你一天收到N封推销信，估量就会很厌烦，直接删掉算是客气了。所以怎样把专题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要依据之际情况来判定了。 举个例子吧，假设我是做太阳能灯企业DEF Co. Ltd，现在企业最大客人是美国Home Depot，尽管可能是经过贸易商做，不是直接合作，不过完全能够看成一个开发新客人筹码！假如我要写一封开发信给美国ABC inc（这个名字是我编），我从谷歌上了解了部分这个企业信息，知道她们是美国进口商，有做太阳能灯系列，期望能试着开发这个客人，我通常会这么写专题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc代表了客人企业名，你在写给她专题上首先加上她企业名，表示对她们企业尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot太阳能灯供给商，既表明了实力，也勾起她爱好；最终DEF Co., Ltd.代表自己企业。这么一来，假设你找对了人，这个正是ABC企业太阳能灯buyer，又或是她某一个主管，忽然某一天收到这么一个专题邮件，哇，home depot供给商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供给商愈加好？她打开邮件概率会很很大！再说了，这个专题设置还有一个好处，就是客人即使临时不回你邮件，只是放在收件箱里，不过未来某一天她忽然想让你报报价，很轻易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，确保一下子就找到。 3）长篇大论企业或工厂介绍。我现在做buyer，也会收到工厂和贸易企业推销信。贸易企业还稍微好一点，很多工厂员工，开发信实在写得不咋地，简直能够说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我常常会收到类似邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处漂亮长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们企业成立于，含有丰富太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂取得ISO9001：质量体系，严格根据5S管理，真诚欢迎您来我厂参观造访，期望和您建立起长久业务关系，我们以真诚和服务赢得用户”诸如这类话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好企业或很好工厂，第一次就收到这么一封邮件，任谁全部会感到厌烦。 有好友会反问，那是不是完全不写呢？我回复是，也不一定，要看具体情况。假如你企业有突出优势，能够写，不过最好一笔带过就能够了。能够这么写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 简单一点，一两句话点到关键，调起老外胃口，让她反过来问你多种问题，你目标就达成了。做业务久了你就发觉，极少有客人每封邮件长篇大论，即使有，也是极少数特例，或是要确定部分细节之类。 4）爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业学生，要她给老外写email，总是喜爱把文字写得很出彩，多种语法从句层出不穷，还喜爱用冷僻词，让人了解全部需要老半天。假如是英语为母语客人或德国、北欧这些英语很棒客人还好一点，假如你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要她们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？ 丘吉尔讲过一句话，具体内容我忘了，大致意思是，真正高手，你要把最复杂东西用最简单文字表示出来，全部用最简单句子，最简单词汇，让小学生全部能看懂。 其实把简单东西复杂化很轻易，把复杂东西简单化就不轻易了，需要多学多模拟客人邮件，用最简单词汇来表示你要表示东西。外贸函电精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表示绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚，绝对不写两句。谁能用最少句子表示一样意思，那就是最厉害！ 举个例子吧，我以前招助理时候，会考她们email水平，我把汉字意思告诉她们，然后让她们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格她们需要重新核实，但近期内原材料涨价，期望您能立即确定，我们好采购原材料并安排生产。 第一个应聘者是这么写：Dear Mike,This is Jenny from EDF Co. Ltd. Were so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. Whats the matter? Ill give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? Well purchase the raw material and do the production immediately!Looking forward to your reply. Thank you!Best regards,Jenny 这封邮件写得好么？老实说还能够，即使主动语态和人称多了点，不过内容全部点到了，表示也算通顺，用词汇也全部是挺简单，不难懂。不过不是有点烦琐？假如能简单一点，是不是愈加好？我们看看第二位应聘者写email：Dear Mike,How are you?We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! Well do production asap.Thank you in advance!Kind regards,Tommy 这封呢？我个人认为比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最关键是，她把purchase the raw material去掉了，直接用“Well do the production asap.”这么更简练，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是烦琐了一点。 我会这么写：Hi Mike,Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. Well arrange the mass production asap.Thanks and best regards,C 几句话点到专题，表示清楚就能够了。能用一句话表示，千万不写两句，省掉一切能省废话。写完以后其实能够读一遍，看哪句话能够删掉，哪句话能够换一个表示方法，少用第一人称，多用被动语态！等到你重新检验时候，发觉已经简单不能再简单，没词能够删了，那就点“发送”吧只要做到“简练”、“清楚”、“正确”，这就是一封好email了。 5）喜爱用奇奇怪怪字体。大家为了追求醒目，总喜爱用很夸张字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒适。常常跟老外写email人会发觉，客人极少会用奇怪字体或粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数尼日利亚、非洲客人，我还真没碰到过别。欧美人通常比较常见字体就是以下多个：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有部分用Tahoma字体，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，通常全部是黑色或蓝色，别在一封邮件里出现多个奇奇挂怪颜色，像彩虹一样，看着不舒适。 通常客人在邮件里尤其加粗，或大写，或用红色标注，肯定是尤其强调东西。比如有个客人邮件以下：Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio 这就很显著了，客人用大写目标是为了提醒并强调，必需要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太轻易忽略，不过假如一封很长邮件，里面具体确定多种规格时候，忽然加了一句要你周末前寄样品，是很轻易被忽略。 6）主动语态用得太多。英文信函中，假如你仔细琢磨老外行文方法，极少会充满We，I之类人称。相反要多用被动语态。 比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜爱说Well send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚，不过老外就不喜爱这么说。她们通常会这么写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。 7）常常会问部分毫无意义话。比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。假如客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销，你期望客人感爱好，你要引发客人爱好。不过这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或否。 还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些全部是毫无意义话。 开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其它东西能够以后慢慢谈。8）喜爱用附件和图片。附件和图片并不是不好，不过第一次发开发信时候假如有附件或插入了图片，很轻易被国外服务器拦截。大家喜爱第一次联络客人时候就使用报价单，或打包很多产品图片，或发电子样本给客人，这么成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一个情况除外，当你收到一个新客人询价时候，那你回复时候，就能够插入报价单或图片了。 第一次联络客人时候最好全文本，不要出现任何图片和附件。 即使收到客人询价后第一次报价，假如不是客人指定，尽可能避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。我通常会这么写：Item: Solar lantern with soft handle Model No.: HBC-294847/KTDescription:.(把具体规格写清楚)Package: color boxMOQ: 1,000pcsPcs/ctn: 20pcs/ctnCtn size: 50*40*60cmGW/NW: 20kg/18kgQty/20: .pcs; Qty/40: .pcsLoading port: ShenzhenPayment terms: T/T, L/C, D/P, etc.Valid time: 60 daysFOB Shenzhen: USD2.39/pcCIF Valencia: USD2.45/pc 以上是我随便写，只是想说明一点，报价单少用，尽可能用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下清楚图片就能够了。这么做好处是，避免很多懒客人不去点开附件word或excel报价单。其次预防客人把你报价单随便转给她人套价格。假如客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚时候，那就只能用word或excel做报价单了，不过最好在完成时候用acrobat生成pdf格式，这么就不轻易改。因为很多老外比较懒，你辛辛劳苦花了大半天时间做个完整报价单给她，她只要删掉其中price这栏，就会把它转给别供给商报价。 9）喜爱插入URL链接。很多好友在写开发信时候，总是会在内容里加上自己企业网址，或在署名下面加上链接，这么做，一样有很大约率被服务器拦截掉！最好在客人回复后，第二次给她写邮件时候插入这些就没问题了。 10）语气过于生硬。其实邮件本身是比较死板，在电脑面前阅读那些冰凉字眼，和面对面交谈或电话沟通是完全不一样。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话假如面对面讲，客人不会认为有什么问题，会很快乐说ok，或no problem；假如电话里说，也不会有大问题；但假如放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？假如改成Could you please help to give me reply today? 用是疑问句，加上could, help这么字眼显得十分委婉，不过又明确表示了你期望今天得到回复正确意愿。这么不是愈加好么？ 所以please, help, kindly, could, thank you, appreciate这么话在邮件来往中是很普遍。除非你和客人已经很熟了，偶然客套一下即可，日常就能够不需要了。所以在我看来，新手最轻易犯就是以上10个错误，当然也不排除部分老员工也有有1-2个问题。好友们能够自己对照一下，看这10个错误中，有哪些是自己会常常犯，或是没有意识到。假如某个好友看了后发觉自己一个问题全部不会有，那恭喜您了，这篇帖子不适合您，不过也请您有空话在这里多指点一下大家，让各位好友也包含我多学习学习。这些只是我个人一点点经验，自然期望大家指正。 呵呵，坦白说，我以前email写得并不好，以后有个比较热心老外指点过我部分，然后我开始有意识地去模拟她们行文方法和遣词用句，尽管还是有这么那样缺点，但比一开始已经好很多了。不怕大家笑话，我把我刚工作时候写开发信给大家看看：Dear Katherine:This is C from DEF Co. Ltd. in Shenzhen. Very glad to write to you here! Its my pleasure to be on service of you if possible!Firstly, let me introduce my company in short. Were . (长篇大论企业介绍，写了整整两大段，这边就不贴了)Our products are very popular in both global market and domestic market. Welcome to visit our company if you have time! Well arrange the car to pick you up from the airport. Its convenient to our company, just 50 kilometers! Our goal is.(这边是写企业宗旨，什么质量第一，服务优良之类，总而言之全部是些废话)Enclosed our price quotation sheet for your reference. Please check and find if some items meet your interest. If so, Ill be happy to send you samples for evaluation! We sincerely hope to establish business relationship with your esteemed company! And I also hope to be your friend in private!If any questions, please contact me freely! Thank you!Looking forward to your early reply!Yours sincerely,CDEF Co. Ltd.*Road, *city, *province, ChinaTel: *Fax: *Email: *Website: * 够震撼吧？我现在自己看看全部想笑。这就是学校里外贸函电学出来东西呢，实际应用中实在惨不忍睹，甚至还要教你在email左上角写上企业名和企业地址、日期，我妈呀，现在哪有老外这么写，只有以前用手写时候貌似才有。 接下来给大家分享一封老外写email开发信，大家看看：Hey guy,XYZ trading here, exporting LANTERNS with good quality and low price in US.Call me, lets talk details.Rgds,RickCell phone: * 这是一个巴西贸易企业写给陌生美国企业开发信。她人也是做trading，怎么就写和我们不一样呢？有些人会说，哎呀，老外比较懒惰。没错，很多老外是很懒，不过你明知道她很懒，你还长篇大论，你认为这么懒人会花时间仔细读你开发信么？懒是首先，这点没错，老外通常没有中国人勤奋，不过反过来看，她们往往是言简意赅，只说最关键话，一句废话全部没有。因为在她们文化里，时间很宝贵，不能耽搁自己时间，也不要耽搁她人时间。 接下来我会分享自己成功开发信经验，给大家share一个亲身经历案例，从开发信到最终订单确定全过程。 我需要回家去仔细找一找以前邮件，把来往返回每一个回合全部贴上来，供大家参考。 出自福步论坛！