发送电子邮件应注意重点事项.doc

发送电子邮件注意事项
相关专题   
专题要提要挈领，添加邮件专题是电子邮件和信笺关键不一样之处，在专题栏里用短短多个字概括出整个邮件内容，便于收件人权衡邮件轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼。 
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你标题。 
3.. 最好写上来自**企业邮件，方便对方一目了然又便于留存，时间能够不用注明，因为通常邮箱会自动生成，写了反而累赘。 
4.  标题要能真反应文章内容和关键性，切忌使用含义不清标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容专题，比如：“嘿！”或是“收着！” 
5．一封信尽可能只针对一个专题，不在一封信内谈及多件事情，方便于以后整理 
6．可合适用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引发收件人注意，但应适度，尤其是不要随便就用“紧急”之类字眼。 
7．回复对方邮件时，应该依据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。  
8、最最关键一点，专题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检验正文却在发出前忘记检验专题。专题是给她人第一印象，一定要慎之又慎。
相关称呼和问候   
1． 合适地称呼收件者，拿捏尺度 
邮件开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向她，要求其给出必需回应；在多个收件人情况下能够称呼大家、ALL。 
假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；假如不清楚职务，则应按通常“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 
不熟悉人不宜直接称呼英文名，对等级高于自己人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌，不要逮谁全部用个“Dear xxx”，显得很熟络。 
相关格式，称呼是第一行顶格写。   
2． Email开头结尾最好要有问候语 
最简单开头写一个“HI”，汉字写个”你好”或“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 
结尾常见写个Best Regards，汉字写个”祝您顺利”之类也就能够了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在很正式场所应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌部分，总是好，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静看待
正文   
1. Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应该说明就是自己身份，姓名或你代表企业名是必需通报以示对对方尊重，点名身份应该简练扼要，最好是和本邮件和对方相关，关键功效是为了收件人能够顺利地了解邮件来意。不可没头没脑就是正事，她人不知道你是谁还得拉到最终看。但也不可过多，有些联络方法之类和正文无关信息应在署名档中表明。 
 Email正文应简明扼要说清楚事情；假如具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行具体描述。 
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，正确清楚表示，不要出现让人晦涩难懂语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你邮件，千万不要学唐僧。   
2. 注意Email叙述语气 
依据收件人和自己熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质不一样，选择合适语气进行叙述，以免引发对方不适。 
尊重对方，请、谢谢之类语句要常常出现。 
电子邮件可轻易地转给她人，所以对她人意见评论必需谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻教训！   
3. Email正文多用1234之类列表，以清楚明确。 
 假如事情复杂，最好1、2、3、4列多个段落进行清楚明确说明。保持你每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息 
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说正确。不要过两分钟以后再发一封什么“补充”或“更正”之类邮件，这会让人很反感。   
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检验 
这是对她人尊重，也是自己态度表现。假如是英文Email，最好把拼写检验功效打开; 假如是汉字Email，注意拼音输入法带给你弱智同音别字。 
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检验行文是否通顺，拼写是否有错误。   
6. 合理提醒关键信息 
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对部分信息进行提醒。合理提醒是必需，但过多提醒则会让人抓不住关键，影响阅度。   
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助叙述 
对于很多带有技术介绍或讨论性质邮件，单纯以文字形式极难描述清楚。假如配合图表加以叙述，收件人一定会表彰你体贴。
 8. 不要动不动使用 :) 之类笑脸字符，在商务信函里面这么显得比较轻佻 
Business Email 不是你情书，所以:)之类最好慎用。只用在一些你确实需要强调出一定轻松气氛场所，比如现在－:)   
附件
1. 假如邮件带有附件，应在正文里面提醒收件人查看附件 
2. 附件文件应按有意义名字命名，最好能够概括附件内容，方便收件人下载后管理 
3. 正文中应对附件内容做简明说明，尤其是带有多个附件时
4. 附件数目不宜超出4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 
5. 假如附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方法，以免影响使用 6. 假如附件过大（不宜超出2MB），应分割成多个小文件分别发送，
语言选择和汉字编码   
1. 只在必需时候才使用英文邮件 
 英文邮件只是交流工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平。假如收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；假如收件人是其它国家和地域华人，也应采取英文交流，因为存在汉字编码问题，你汉字邮件在其它地域可能显示成为乱码天书。   
2. 尊重对方习惯，不主动提议英文邮件 
假如对方和你邮件往来是采取汉字，请不要自作聪慧发送英文邮件给她；假如对方发英文邮件给你，也不要老土用汉字回复。   
3. 对于部分信息量丰富或关键邮件，提议使用汉字。你极难确保你英文表示水平或收件人中某人英文了解水平存在问题，而影响邮件所包含问题处理。   
4. 选择便于阅度字号和字体 
汉字老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证实最适合在线阅度字号和字体。 
不要用稀奇古怪字体或斜体，最好不用背景信纸，尤其对公务邮件。 
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
结尾署名   
    每封邮件在结尾全部应署名，这么对方能够清楚知道发件人信息。即使你好友可能从发件人中认出你，但不要为你好友设计这么工作。 1. 署名信息不宜过多 
电子邮件消息末尾加上署名档是必需。署名档可包含姓名、职务、企业、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，通常不超出4行。你只需将部分必需信息放在上面，对方假如需要更具体信息，自然会和你联络。 
引用一个短语作为你署名一部分是可行，比如你座右铭，或企业宣传口号。不过要分清收件人对象和场所，切记一定要得体。   
2. 不要只用一个署名档 
对内、对私、对熟悉用户等群体邮件往来，署名档应该进行简化。过于正式署名档会让和对方显得疏远。你能够在OUTLOOK中设置多个署名档，灵活调用。