OA基础操作必备手册模板.doc

OA基础操作手册目录一、 OA安装和开启企业OA软件，是一个WEB型网站程序，主程序无须安装，只须直接输入企业OA网站地址，即可登录和使用大部分功效，另有部分细节性功效，必需在登录软件后，下载和安装OA报表和功效控件，才能正常使用。(一) 进入登录主页面在企业局域网范围内（含豪鹏、曙鹏和新能源），在浏览器中输入以下网址进入OA登录主页面（推荐使用微软IE浏览器，其它浏览器可能会有部分功效细节不正常），效果图以下根据信息科技部提供给你登录OA账户和密码，输入信息后，点击“登录”按钮，进入OA主工作页面，整个登录工作就算完成了。效果图以下(二) 安装报表和其它当地控件接下来，是要安装OA用户端报表和功效组件，有了这些组件，邮件、报表、工作流定义等功效才能正常使用。值得注意是，用户端组件，通常只需要安装一次即可，不过在软件升级情况下，可能需要卸载原来已经安装用户端组件，重新下载和安装新用户端组件。注意看OA主界面中右下角，有一个“下载控件”链接，点击它，提醒下载或运行用户端组件程序，选择“运行”此程序，参见以下效果图注意，部分用户电脑可能因为使用其它浏览器、迅雷拦截等原因，不会弹出上面这个对话框，能够先把程序下载到当地，然后再运行此程序安装过程效果图类似以下（出现这个对话框时，为了确保安装过程正常，把全部打开浏览器页面关闭，连同OA主工作页面也关闭，安装完成后，再重新登录OA）在接下来步骤中，根据默认值，一直按“下一步”即可完成安装。部分WINDOWS7和VISTA等操作系统，在安装完成后，组件注册时可能会弹出2个类似以下错误提醒，选择“忽略”跳过它。至此，组件安装过程完成，在WINDOWS系统“开始”程序菜单中，应该会看到多出一组新程序菜单项（以下图），临时不用理它，只有等到下一次，我们需要升级用户端组件时，再利用这个卸载功效，把它卸载后再重新安装现在，我们能够重新打开浏览器，再次输入，重新登录系统小技巧：怎样在桌面上快速登录OA系统在浏览器中输入 登录OA后，选择浏览器中“添加到收藏夹”菜单，然后再从浏览器快捷菜单中找到刚才添加上去快捷方法，拖到你桌面上，然后把拖出来快捷方法更名为你喜爱名称，就能够从桌面上直接登录OA了。 二、 邮件使用使用OA邮件功效之前，先来了解一下OA中邮件概念，和通常我们说OUTLOOK和FOXMAIL中邮件，有部分什么区分(一) OA中两种类型邮件OA中共有两种邮件：OA内部邮件和OA外部邮件。OA内部邮件，发邮件和收邮件双方，无须有邮箱地址和邮箱服务器，只要双方全部是OA用户，即可互发邮件。优点是集成了OA部门和用户身份标识，很轻易实现发邮件给特定部门和组织，特定用户群。OA外部邮件，和我们通常在OUTLOOK和FOXMAIL中使用邮件基础一样，双方全部需要有邮件服务器和邮箱地址。注意这里OA内部邮件，不要和企业内部邮件概念混淆，OA内部邮件是指只能在OA软件内使用邮件，这种邮件收发双方全部只能在OA软件内部使用，用其它邮箱软件无法接收这种邮件。而企业内部邮件，可能还包含了企业自备邮件服务器，不过无法和企业外部联络邮箱。OA邮件和OUTLOOK和FOXMAIL等邮箱软件区分1、收发邮件，全部存放在OA服务器和数据库中，并不存放在当地电脑上。不占用当地电脑硬盘资源，不过占用服务器资源。2、在OA中收到邮件，只能OA能够使用环境中，才能查看和管理。因为企业OA现在还没有开通外网接入功效， 部分用户在家中，可能就无法查看和管理以前收到OA邮件。未来可能视具体情况，开通OA外网接入功效。(二) OA内部邮件发送和接收先来看看OA中，最简单OA内部邮件收发。1. 进入邮件收发功效页面登录OA主页面后，在右边菜单栏中，找到“我邮件”，点击它，进入邮件收发页面。效果图以下2. 进入写信页面点击页面中“写信”按钮，能够开始写新邮件3. 选择收件人（个人）在写邮件页面中，能够选择按部门发送，也能够选择按个人发送，点击其中“选择个人”，效果图以下在弹出来对话框中，支持一次选定多个收件人，能够假如只是一个收件人，能够直接输入对方姓名，假如需要选择多个人员，能够按不一样特征过滤出相关人员，A、 在“关键字搜索”中，输入对方姓或姓名，来快速过滤人员，比如输入 王，按回车或点击右上方“查询”按钮，将过滤全部名字中带有 王 字人员。B、部门全称中，输入对方部门名称中关键字，比如输入 研发 ，点击右上方“查询”按钮，过滤出全部部门名称中带有研发两字人员。C、按职务过滤，现在已经设置职务名称副经理以上人员，能够使用这个规则。比如在职务一栏中，选择“部门经理”，点击右上方“查询”按钮，过滤出全部职务是部门经理人员。效果图以下选择完人员后，点击右上方“确定”按钮，退出目前对话框4. 选择收件人（部门）在写信页面中，也能够按部门发送，点击右边“选择部门”，在弹出来集团链接中，选择右边“显示下级”链接，进入下一层部门选择（假如此时不进入下一层部门，而直接勾选此项，邮件将会发送给集团全部OA用户。勾选要发送部门，注意下图范例中，勾选了发送给两个部门点击右上方“确定”按钮，退出目前选择窗，能够按人员和部门混合方法发送，以下图中5. 输入邮件标题和内容，上传附件，发送邮件在对应文本框中，输入邮件专题和邮件内容，点击页面下方“浏览”按钮，能够选择上传附件，选择“立即发送”，能够将邮件发出去。(三) OA内部邮件接收在邮件页面中，选择左上方“收信”按钮，能够收取信件，假如有新未读邮件，收件箱中会有对应数字提醒，点击右边对应链接，能够打开邮件查看(四) OA外部邮件配置OA中使用外部邮箱地址，和OUTLOOK一样，需要先设置邮箱地址，邮件服务器，用户，密码等，然后才能进行邮件收发。在邮件页面中，点击“邮件账户设置”链接，进入邮件账户设置点击右上方“添加”，添加新邮件账户，在弹出窗口中，输入邮箱和服务器对应资料，完成后点击右上方“保留”按钮，保留和关闭对话框。类似以下效果图保留后，刚才配置新邮箱，并不会立即显示出来，能够先关闭邮件操作页面，然后再次打开它，就能够看到新邮箱配置。参考操作方法，参见以下画面先点击页面下方，关闭我邮件页面，然后在左边菜单中点击打开“我邮件”注意看邮件上现在多了一栏新邮件， 能够点击并打开它，接下来我们用它来发送和接收外部邮件(五) OA外部邮件收取当点击企业邮箱（或外部邮箱）时，注意右上方出现一个新按钮“收信”，点击它，假如邮箱服务器已经正确配置，而且有新外来邮件，你会收到有新邮件提醒点击对应邮件专题，能够打开邮件查看(六) OA外部邮件写信和发送选择了“企业邮箱”（或外部邮箱）后，点击上方“写信”按钮，能够出现OA外部邮件书写界面，注意它和内部邮件界面稍有不一样，少了一个选择按部门发送功效点击“选择通讯录”后，出现一个和OUTLOOK等软件类似联络人选择画面比如在关键字中输入一个“王”字，点击右上方“查询”按钮，能够过滤出全部姓名和组名中含有“王”字人员。勾选上需要人员后（能够多选），点击右上方“确定”，返回写信页面。注意页面下方“浏览”和“立即发送”按钮，能够添加附件，和把邮件发送出去。(七) 公共通讯录和个人通讯录管理在菜单“公共信息通讯录”中，能够添加公共通讯录，和自己私人邮件通讯录选中“个人通讯录”，能够添加和管理个人专用邮件通讯录选中“公共通讯录”，能够添加企业人员共用邮件通讯录（通常由OA管理员添加即可）三、 使用工作流OA中工作流，关键是指企业日常事务中，部分文书、表单等，需要经过多个人员或多个部门审批阅览等。(一) 工作流两种模式科荣OA系统提供了两种模式工作流，文件流和数据流文件流，是管理员先做好一份OFFICE文档模板并定义好审批步骤，通常见户按这些模板创建新文档，并输入文书和表单信息，然后将些文档按预定义步骤，转发给不一样人员审批。数据流，是管理员先做好一份项目表单并定义好审批步骤，通常见户在这些表单中输入多种数字信息,然后将此表单转发给不一样人员审批。文件流和数据流最大不一样，是数据流含有不一样表单间数据汇总和统计能力，文件流就象一份OFFICE文档，要实现不一样文档间汇总，只能靠手工去做。但文件流能够实现丰富多彩页面自定义效果，数据流则无法实现。文件流和数据流，关键是程序底层实现方法不一样，通常见户在填单、提交、审核时，操作步骤和操作试是一样，并不一样感觉到有太大不一样。(二) 日常工作流填制新增、提交点击顶部菜单“协同办公工作流新建工作”，弹出需要新增工作流类型画面这里试着选择“采购申请单”，弹出申请单填写界面填完后，点击页面顶部“提交”按钮，弹出提交人选择页面，以下图，选完后，点击“提交”按钮，完成填单和提交审核工作记得将“消息提醒”、“待办提醒”勾上，这么审批人将会收到消息提醒，因为软件目前版本并不能自动勾选这两项，所以此步操作需要手动进行(三) 日常工作流审核、提交、结束假如单据提交人，选择了消息提醒，则审核人OA界面将会出现一个提醒框，类似以下效果，点击能够进入审核界面假如没有出现此对话框，也能够点击顶部菜单“协同办公工作流查询工作流”，在弹出来页面中，选择需要审批工作流。在弹出来对话框中，能够查看页面内容，点击“审批统计”按钮，能够查看以前审批人员审核情况和意见点击“退回”按钮，能够拒绝审核，并将单据退出前一步骤或制单人，重新填写审核。点击“审批经过”，将审核经过，并要求选择下一审核步骤人员。以下图其它审核步骤效果和上面类似，在上面单据中，假如金额较小，无须企业领导审核，能够在选择框中，跳过企业领导审核，直接跳到下一个审核人以下图中选择(四) 文件流模板创建和授权(五) 数据流模板创建和授权四、 公共信息（通知通告新闻等）公布和浏览点击上方菜单“公共信息”，能够进入新闻中心，通知通告，知识中心，规章制度等公共信息浏览和公布。这些公共信息浏览和公布全部基础相同，下面以通知通告为例，示范怎样使用这些功效(一) 公共信息浏览点击菜单“公共信息通知通告”，进入管理界面，点击左边链接，能够查看对应消息通告，效果图以下下面是阅读实际效果图(二) 公共信息添加在通知通告管理界面右上方，有一个“添加”按钮，点击它，能够添加新公告在公告新增页面中，输入标题，类型，内容，提醒方法通常选择“消息提醒”，以下图是否公布一栏中，选择“立即公布”，假如选择了“以后公布”，则在公告完成后，需要在公告管理页面中，另外选择“公布”按钮，公布此公告是否单独授权一栏中，假如是公布给全部些人，则选择“否”，假如要公布给指定人员，选择“是”，会提醒选择公布给哪些人配置完成后，按页面下方“保留”按钮，完成新页面公布，(三) 公共信息删除在公告管理页面中，在左边选择要删除公告，然后点击右上方“删除”按钮，完成此公告删除五、 企业论坛企业论坛是企业文化建设一个部分，提供给职员在日常事务性工作之外知识、技能和文化交流。(一) 进入论坛点击顶部菜单“企业文化内部论坛”，能够进入企业论坛(二) 查看论坛贴子和公布新贴点击左边论坛名称，进入对应论坛版块管理，（删除、置顶、加精华等功效需要版主身份才可见到）点击左边标题链接，能够查看各个论坛贴，也能够在关键字搜索中，查看需要专题假如要发新贴，能够点击界面右上方“发贴”按钮，进入发贴页面