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办公自动化OA软件

用户手册

OA网络软件
二○○四年三月

一、 概述
办公自动化系统是在局域网基础上建立单位办公专用网，用于连接单位各部门，以实现单位系统全局办公联网，提升办公效率和生产管理能力。
建设办公自动化系统目标是提升办公效率、简化办公步骤，深入提升工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范办公体制，加强上级对下级各部门办联络、监督和指导。
办公自动化应用是一项包含面广、技术和资金密集系统工程，为确保系统发挥整体效益，必需统一规范，遵照统一规范和标准协同工作。要尤其重视系统建设实用和实效，方便资金和资源发挥更大效益，同时还要考虑到不一样机构职能特色，给予明确分工严格权限，并确保不一样步骤中至关关键安全性及必需保密性等。
OA办公自动化软件是基于Web综合办公自动化软件，她含有灵活性、稳定性、高度安全性和可扩充性，以工作流技术为中心，为党政机关和大中型企业提供了规范、完整日常事务自动化处理和无纸化办公。

1.1设计标准
基于系统最终目标，本软件设计遵照以下设计标准：
Ø 安全可靠性标准：本软件将负担实时性、安全性较高电子办公信息处理和传输业务，要求硬件平台和软件平台含有高度安全可靠性，在系统设计上，采取技术手段和管理手段结合处理方案；
Ø 规范性标准：遵照各级政府机关办公规范，统一国家规范公文格式及严格事务步骤；
Ø 优异性标准：本软件采取技术，将在相当初间内保障技术发展能力，含有良好便捷升级能力，选择硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件均含有优异性及成熟技术和产品；
Ø 开放性标准：本软件发展将是连续，系统将提供开放接口设计，保障系统平滑连续性扩展；
Ø 统一计划分步实施：明确项目标总体目标和阶段性目标，分步实现，并确保系统统一性；
Ø 扩展性：此次设计提供系统扩展性确保未来系统扩展及二次开发，以适应办公步骤改变和进展。
二、 OA办公自动化系统特色
OA办公自动化系统设计目标是经过网络互联，完成单位团体内部日常事务，实现无纸化办公，从而提升办事效率、简化办事步骤、加紧办公速度。
OA办公系统是基于B/S（浏览器/服务器）模式，系统软件和数据集中存放于服务器中，软件安装和升级在服务器上进行，不影响用户使用，用户只经过浏览器就能完成全部管理功效。全部工作基于浏览器，安装、使用、培训、维护、升级十分简单。
OA办公系统设计基础是设计人员对政府机关、企业办公步骤深刻了解，它综合考虑了政府机关和大中企业在人事管理、资源管理乃至文档自动流转，文档流动过程监查系统，电子批注，安全体系等各方面工作需求和规则，并能结适用户实际情况，配置强大灵活办公体系。
（一）全方位事务处理
功效涵盖了人事、考勤、办公步骤、档案管理和公文流转、资源分配、会议、信息交流等各方面，能胜任单位日常大多数事务，并具体到组员个人化日常办公需求如个人通讯录、电子信箱等。
（二）提升团体效率
可确保随时随地处理关键事务，自动提交、发放和管理各类文档。对关键步骤会以文字、声音等多媒体手段自动提醒。相关领导可对工作进程了然于胸，随时监控职员工作进度。随时随地和团体组员交流，快速查找文档资料，共享公用资料和日程安排。
（三）节省开支
本办公系统无需在用户端安装复杂用户端程序，低维护成本，全部模块全部支持WWW操作，用户使用浏览器即可在桌面环境下办公，符合目前瘦用户机趋势，简单易用，节省培训费用。一网互联，降低昂贵会议、电话和邮政、交通等开支。
（四）具体权限分配
多层安全控制机制确保用户只能使用给予了授权资源。能够对不一样权限用户、工作请求，智能地定义办公步骤和商务步骤，提供了任务具体到个体机制，用户能够看到属于自己职责范围内待处理事务。
（五）严密安全体系
本办公自动化软件不仅提供了严密权限分级管理体系，不一样操作者只能对自己权限范围内工作进行操作，而且对关键操作步骤进行了统计跟踪。同时在安全上针对服务器对用户端身份认证而设计，采取了内置 MD5 哈希(HASH)算法和随机数生成器硬件认证设备来确定用户身份，该设备内含安全文件系统，并预置密钥和数据证书。
（六）方便严格电子公文处理
形成各单位内部机构、各单位间和到各地域一体化计算机网络公文处理体系,使用户在录入公文时无需排版，可实现公文处理无纸化和标准化。
（七）WWW风格界面
系统在设计过程中，充足考虑了中国用户计算机应用水平和中国人办公习惯，采取了WWW风格界面设计，整个系统界面友好、美观，使用方便。大大降低了对使用者计算机知识要求，界面简单，易学易用，尤其适合于政府机关和大型企业内信息系统建设。
（八）可定制工作步骤
软件提供工作流系统采取了组件化设计和通用工作流思想，用户能够依据本单位组织机构和实际运行模式，定义工作流系统运行流转规则和多种审批步骤，还能够依据实际情况定义文件格式，使得整个系统完全适适用户实际情况。
（九） 适用对象
适适用于有明确分工和规范体制单位团体，和对基于文档以工作流为中心办公自动化处理有迫切需求单位。如政府部门、企业、厂矿、金融证券机构等
三、体系结构
3.1 体系结构
OA办公自动化软件以Web服务器为关键，集成文件服务器、数据库服务器、Mail服务器，采取三层结构模式。支撑系统网络。系统含有以下特点：

Ø 系统健壮。和用户端无关数据服务器机制，即用户端故障不影响数据运行，系统数据安全可靠，同时，能够满足大规模并发访问需求。
Ø 结构灵活，易于维护和扩展。
Ø 移动支持。支持远程业务处理，可随时随地处理事务。
Ø 安全可靠。优异身份认证技术使用户信息更为安全。

3.2 技术架构
OA技术架构一大特点，是以其简练技术架构实现了有效系统资源管理。整个系统采取完整结构化设计。系统组成基础元素以下图所表示：

图所表示，全部基础元素被系统平台统一集成起来。其中：
1、 信息、文档——信息和文档是以完全开放方法，在系统用户之间共享内容。信息和文档关键属性是它属于哪个目录。
2、 目录、目录树——目录是用来组织信息和文档容器，目录树是表现目录结构导航工具。在系统中，用户依据自己不一样用户组对相关目录有不一样使用权限。
3、 用户——用户是分配给使用者一个唯一标识，它作用在于有效经过角色授权措施规范系统使用权限。用户关键属性是她属于哪个部门，和她角色是什么。
4、 角色——系统要求角色共分为三种：系统超级管理员、部门管理员和一般用户。每一个角色全部对应不一样权限等级。上图所表示意义是：
a、 一般用户有公布、修改信息和文档权限，能够完全管理个人服务中信息；
b、 部门管理员除含有一般用户权限外，只能够管理除个人服务外属于自己所在部门信息和文档；
c、 系统管理员除含有部门管理员权限外（系统管理员不受部门限制，能够完全管理除个人服务外全部部门信息、文档），能够使用“管理工具”进行系统平台等级管理工作。
5、 部门——部门是单位行政机构情况表现，是建立和维护用户、目录基础。
3.3 运行环境和系统要求
OA网络办公自动化系统服务器是基于Windows Server服务器平台运行，需要关系数据库支持，现在支持MS SQL Server数据库。提议使用PII500以上CPU、256M内存以上计算机做为服务器。
在用户端，支持现在流行Windows 95/98//XP系列平台，浏览器需要使用MS Internet Explorer 5.0（汉字）以上版本，提议使用P586、32M内存以上计算机。
网络环境：以太局域网或Intranet及Internet环境。
四、功效设置
4.1 模块总览
个人办公室
档案资料库
公共服务
其它
设置
帮助
注销
工作计划
档案资料
类别管理
资源管理
计算器
用户账号
设置
帮助专题
安全退出
系统
通告管理
档案资料
管理
办公用具
管理
留言板
用户权限
设置
帮助类别
管理
―――
公文管理
档案资料
录入
工作论坛
常见网址
系统管理
帮助内容
管理
―――
人力资源
档案资料
在线寻呼
公共网址
―――
―――
―――
通讯助理
档案资料
查询
多媒体会议
手机地址
―――
―――
―――
电子邮件
―――
投票系统
邮编
―――
―――
―――
考勤管理
―――
视频会议
万年历
―――
―――
―――
―――
―――
文件共享
企业名目
―――
―――
―――
―――
―――
―――

―――

4.2 功效介绍
通常通用系统设置以下功效，能够依据各企业具体实际情况对功效模块度身定制，进行增删和调整：
序 号
功 能
功 能 描 述
1
组织机构管理
 用户能够依据企业实际情况，结合需求建立自上而下树状组织结构，并能够实现部门间相互转换。
2
用户管理
灵活定义人员属性，编辑人员信息，建立完善用户档案，可方便处理人员调动部门情况，人员相关权限含有同时变更性，满足机构重组需要。
3
权限管理
 完善严密授权机制，针对不一样分类，为不一样用户给予对应权限。
4
工作计划管理
 工作计划管理包含个人工作计划管理和职员工作计划管理，每个职员全部可预设自己工作计划或授权查看其它职员工作计划，被给予权限操作者能够为其它职员制订工作计划。工作计划以明确日程表显示，可随时查询不一样日期待办事务和已完成事务。
5
通告管理
通告管理用于公布、查看和管理部分需要周知性信息，系统定时查看有没有新通告，并即时将新通告发送给用户，它包含公布通告、管理通告、浏览通告三个功效。
6
公文管理
公文管理包含公文管理、发送公文、已发公文和已收公文四个功效，
7
人力资源管理
人力资源管理包含查询、管理职员基础档案、职位变动情况、奖惩情况、考评情况和工资档案等功效，一般职员只能查看自己个人档案和工资档案，只有管理员才能对职员基础档案、职位变动等信息进行增加、删除和修改。
8
通讯助理
通讯助理包含个人通讯录管理、内部职员通讯录管理、外部通讯录管理三个功效。个人通讯录只对个人开放，其它用户无权查看，其它通讯录面向全部职员。
9
资源管理
包含资源占用情况和资源预约使用两个功效，用于分配公用资源并查看其占用情况。
10
信息查询功效
对各类文档资料提供多个查询方法并支持模糊查询，便于在海量资料中快速查找到所需内容。
11
办公用具管理
办公用具管理、领用、审核、发放、资料等模块。
12
考勤管理
设置、考勤、统计等模块，并自动生成统计表单。
13
电子邮件
用于内部职员之间相互发送电子邮件，有新邮件自动通知用户，包含收新邮件、发送邮件、收件箱管理、发件箱管理和废件箱管理等功效。
14
档案资料管理
设置、录入、管理、查询等模块，可对国家各级法律法规及各类规章制度、合相同进行分类管理和方便查询。
15
网络会议室
提供两个会议室，一个只对特定人员开放进入，其它职员无权进入；另一个是集体会议室。
16
视听会议
基于NetMeeting网络多媒体视听会议。
17
即时通讯
采取技术成熟网络即时通讯工具“OA”即时显示在线用户，并进行实时交流。
18
手机短信
和通讯录整合，即时向手机发送文字消息，并含有多种统计查询功效。
19
论坛
提供集中讨论问题场所，用来在单位内部搜集多种意见。如意见箱、民意调查等，或用来做问题咨询、疑难解答等。
20
企业名目
数据完备企业名目资料库，已预置大量价值不菲企业名目资料，并可自由进行后续添加等管理。
21
邮编查询
内置详尽中国及世界邮政编码资料库，供随时便捷查询。
22
公文流转
自成体系电子公文流转管理系统，
23
帮助系统
内置完整系统功效操作说明，在使用时碰到任何问题，全部能够随时取得具体帮助信息。

五、 OA网络办公自动化软件安装
5.1 系统环境
q 服务器端：
操作系统：Windows NT 4.0 Server或Windows Server或Windows Advance Server服务器系统。
网络平台：IIS 5.0。
数据平台：SQL Server 。
q 用户端：
Ms Windows 95/98/Me//XP系列汉字操作系统。OA提供配套用户端或IE5.0版本以上浏览器。
q 网络环境
企业局域网、党政办公专用网或Internet或Intranet。

六、 软件操作说明（基础模块）
6.1 系统登陆
在使用OA之前，需要登陆系统，以不一样身份登陆用户依据权限不一样可使用对应功效即处理和其职务相关不一样事务。
说明：本操作说明是具体描述OA软件全部功效。在实际应用中，不一样权限用户能够看到和使用功效因为权限设置不一样，将显示其中不一样部分功效。
6.1.1 打开系统
在IE浏览器输入用户单位OA服务器名或IP地址（如http://主机名、等）。出现系统登陆界面，图6.1所表示。

图6.1 OA登陆界面
6.1.2 身份验证
本软件提供了传统“用户名＋密码”认证方法和愈加安全电子密钥硬件身份认证方法。
q 传统方法：输入用户名和密码后，单击【登陆】按钮进入系统。
q 硬件认证：将自己Desk Key电子密钥插入计算机USB插口，将自动完成身份验证并登陆系统。
6.1.3 系统界面
进入后系统首页默认显示了常见【个人办公室】界面，并在“今日最新信息”区域显示了目前用户待处理事务提醒，如新邮件、新通知等。首页界面，图6.2所表示。
界面上方显示目前用户状态，其下主工具栏为系统大功效模块选择按钮，包含【个人办公室】、【档案资料库】、【公共服务】、【公文流转】、【设置】、【帮助】、【注销】七项。
单击不一样按钮可进入不一样功效模块，并在界面左侧显示对应模块细分功效。

图6.2 首页界面
6.2 个人办公室
软件登陆后默认界面为个人办公室，也可经过单击主工具条上【个人办公室】按钮进入该模块。
个人办公室提供了机组组员日常最常见事务处理，包含【工作计划】、【通告管理】、【公文管理】、【人力资源】、【通讯助理】、【电子邮件】、【考勤管理】七个子功效。

图6.3 个人办公室工具栏
6.2.1 工作计划
工作计划以日程表形式有效地管理下属部门、职员和自己工作任务，并经过项目标形式把任务有机组合起来。方便领导随时把握项目进度，监控任务进展情况。上级领导可对下属部门或职员安排工作日程，并随时查看任务完成情况。职员可即时接收任务安排，并自动反馈任务完成情况。
q 增加自己工作计划
用户能够把自己工作计划添加到日程表中，便于系统自动提醒和随时查阅，操作步骤以下：
1、登录系统。
2、单击【个人办公室】按钮，然后在窗口左边功效列表中单击【工作计划管理】按钮。

图6.4 工作计划菜单
3、单击【本人工作计划】按钮，显示本人工作日程表。

图6.5 本人工作计划表
4、在下拉菜单选定要设置工作计划年月，单击【查询】按钮转换到该月份，单击日期号码连接，在弹出窗口中单击【增加】按钮，图6.7所表示。

图6.7 单击【增加】按钮
5、填写工作计划标题和内容，单击【增加这项工作】按钮即完成这项计划添加。此任务将出现在个人计划日程表对应日期中。

图 6.8 填写计划标题和内容
q 修改或删除个人工作计划
1、登录软件。
2、单击【个人办公室】。
3、单击左侧工具栏【工作计划】。
4、单击其下【个人工作计划】，右侧将出现日程表。
5、在日程表中选择要编辑工作计划所在日期，单击要编辑工作计划日期号数连接，弹出一新窗口。
5、在新窗口中单击【编辑】按钮，进入编辑状态，开始编辑。
6、在编辑状态单击【删除】按钮可删除该条计划。
q 查看个人工作计划
1、单击【个人办公室】。
2、单击左侧工具栏【工作计划】。
3、单击其下【个人工作计划】，右侧将出现日程表。
4、在日程表上方下拉列表中选择要查看年份和月份，单击【查询】按钮，则切换到该月份日程表。
5、单击对应日期查看具体内容。
q 查看其它职员工作计划
☆ 当管理员给予了权限后，操作者才能查看到其它职员工作任务。
1、登录软件。
2、单击【个人办公室】，然后在窗口左边功效列表中单击【工作计划】按钮。
3、单击【职员工作任务】按钮。
4、选定要查看职员部门、姓名及要查看工作任务日期，单击【查询】按钮后即转换到目前选择日程表，单击日期号码连接，就会在弹出窗口中显示该职员工作任务和完成情况。
q 安排和修改下级工作任务
☆ 当管理员给予了操作者查看职员工作任务权限后，操作者才能安排下级工作任务。
1、登录。
2、单击【个人办公室】。
3、单击左侧工具栏【工作计划】。
4、单击其下【职员工作任务】，右侧将出现日程表。
5、在日程表中选择要安排工作计划职员所在部门和姓名，选择需要安排年份和月份，单击“查询”按钮，切换到所需要日程表，单击要编辑工作计划日期号数连接，弹出一新窗口。
6、在新窗口中单击【新增】按钮，进入增加任务窗口，输入任务标题和任务内容后，单击“增加这项工作”按钮则增加一个新工作计划。
7、假如该日期已经有工作任务，可在新窗口中单击【编辑】按钮，进入编辑状态，对已经有任务进行编辑。
8、在编辑状态单击【删除】按钮可删除该条计划。
完成后，该职员将能够看到你安排给她工作和任务，你还能够查看到该工作任务完成情况。

6.2.2 通告管理
通告管理用于公布和接收单位内部全局周知性通告，并可对以公布通告信息进行管理。包含【公布通告】、【管理通告】、【浏览通告】三个细分功效。单击【个人办公室】模块下【通告管理】按钮，将出现上述三个功效按钮，图6.3所表示。

图6.9 通告管理
q 公布通告
☆ 当管理员给予了公布通告权限后，操作者才能公布通告信息。公布通告信息后，全部用户全部会在软件窗口弹出所公布通告，只有当她点击了【我已经看了此通告】按钮后，才不会弹出此信息。
公布通告步骤以下：
1、登录系统。
2、进入【个人办公室】后单击【通告管理】，选择【公布通告】按钮，窗口右侧出现信息输入框，图6.10所表示。

图6.10 公布通告窗口
3、填写通告标题和信息，单击【公布】按钮完成。同时，全部登陆用户将接收到新通告提醒窗口。
q 管理通告
当管理员给予了管理通告权限后，操作者能够察看和删除以前通告信息，操作步骤以下：
1、登录软件。
2、进入【个人办公室】后，选择【通告管理】，单击【管理通告】，窗口右侧将出现历史通告列表。
3、单击列表上方【全部】按钮将按次序列出全部历史通告目录；也可选定日期范围后，单击【查询】按钮列出该日期内全部通告。
4、假如通告目录列表长度超出一页，可单击【上一页】或【下一页】进行翻页，也可在【到（某）页】文本框中直接输入页码后回车进行页面跳转。
5、勾选需要删除通告标题左侧复选框后，单击【删除】按钮，则删除该条公告信息。
q 浏览通告
用户能够随时查看以前公布历史通告信息，操作步骤以下：
1、登录。
2、进入【个人办公室】后，选择【通告管理】，单击【浏览通告】，窗口右侧将出现历史通告列表。
3、单击列表上方【全部】按钮将按次序列出全部历史通告目录；也可选定日期范围后，单击【查询】按钮列出该日期内全部通告。
4、假如通告目录列表长度超出一页，可单击【上一页】或【下一页】进行翻页，也可在“到（某）页”框中直接输入页码后回车进行页面跳转。
5、单击相关通告标题浏览具体内容。
6.2.3 公文管理
【个人办公室】中公文管理提供了文档、文件在单位内部部门、职员间传输和回复、管理、查阅等功效。
q 怎样发送公文
1、登录后进入【个人办公室】，单击【公文管理】，出现公文管理菜单，图6.11所表示。

图6.11 公文管理菜单
2、单击【发送公文】，窗口右侧将出现公文内容表单，在下拉列表中选择接收者部门和姓名后，单击【添加】按钮，可添加接收者，一次可同时发送给多个接收者，图6.12所表示。

图6.12填写公文内容
3、填写公文标题。
4、选择公文类型。
5、填写公文内容。
6、如该份公文需要附加图片、文稿等附件文件，请单击【附件】栏右侧【浏览】按钮，在弹出窗口中选定需要上传文件，然后单击【打开】确定，图6.13所表示。

图6.13 选择附件
7、单击【发送】按钮完成发送。
当公文发送后，接收者会立即弹出新到公文信息，只有她回复确定已收到后才不会再弹出此信息。在对方回复后，发送者也会立即收到对方回复信息。
q 回复或转发公文
1、 登录后进入【个人办公室】，单击【公文管理】。
2、 单击【已收公文】，窗口右侧将出现已收公文列表。选择合适查看时期后单击【查询】按钮，可列出该日期公文。
3、 单击需要转发公文标题，打开公文查看窗口。
4、 填写合适回复内容后单击【回复】按钮，则将回复此公文发送者。
5、 假如需要将目前公文转发给其它人员，则在下拉菜单中选择收件者部门和姓名后，单击【增加】按钮，添加收件人。填写转发意见后，单击【转发】按钮，将目前公文转发给其它职员。
q 查看以前发送公文    
1、登录后进入【个人办公室】，单击【公文管理】。
2、单击【已发公文】，窗口右侧将出现已收公文列表。选择合适查看时期后单击【查询】按钮，可列出该日期发送公文。
 3、单击公文标题可查看该公文内容。 
q 查看以前收到公文
1、登录后进入【个人办公室】，单击【公文管理】。
2、单击【已收公文】，窗口右侧将出现已收公文列表。选择合适查看时期后单击【查询】按钮，可列出该日期公文。
3、 单击公文标题可查看该公文内容。
q 管理公文类型    
☆当系统管理员给予了管理公文权限后，操作者才能设置公文类型。
1、登录后单击【个人办公室】，单击【公文管理】。
2、单击其下【公文管理】按钮，窗口右侧显示公文列表。
3、单击【公文类型管理】，将显示现有公文类型名称。
4、单击对应类型左侧【删除】按钮，可删除该公文类型。
5、假如需要修改现有类型名称，在文本框中直接修改后，单击右侧【修改】按钮即可。
6、假如需要增加新公文类型，在下方文本框内输入类型名称后，单击【增加】按钮完成。
q 删除以前公文    
☆当系统管理员给予了管理公文权限后，操作者才能删除以前公文。
1、登录后单击【个人办公室】，单击【公文管理】。
2、单击其下【公文管理】按钮，窗口右侧显示现有公文列表。
3、勾选要删除公文后，单击【删除】。
6.2.4 人力资源
人力资源提供了具体职员信息管理，包含细分到个人职员基础档案、职务变动信息、奖惩情况、考评情况、工资档案管理和查询。菜单图6.14所表示。

图6.14 人力资源菜单
q 查看和管理自己个人基础资料  
☆ 职员可查询自己基础档案，只有当管理员给予了“编辑本人档案”权限后，才能够对自己基础资料进行修改编辑。
1、登录后单击【个人办公室】，然后单击左侧【人力资源】。
2、单击【个人基础档案】，窗口右侧将显示自己个人基础资料。
3、假如操作者含有“编辑本人档案”权限，则可在本人基础档案表格上方单击【编辑】按钮，对自己档案进行管理。  
q 查询和管理职员基础档案   
☆ 只有当管理员给予了输入人力资源权限后，操作者才能输入、编辑、删除企业人员资料。
1、登录后单击【个人办公室】，然后单击左侧【人力资源】。
2、单击【职员基础档案】。
3、在窗口右侧选择职员所在部门和职员姓名后，单击【查询】按钮，就会显示所选择职员基础档案资料 
6.2.5 通讯助理
通讯助理类似于现实中“电话簿”，同时和手机短信紧密结合，可方便地管理、查看海量职员和用户等相关人员联络方法、地址信息等，并可在【手机短信】功效中直接调用通讯录中手机号码信息，直接向相关人员发送手机短信。菜单图6.15所表示

图 6.15 通讯助理菜单
q 个人通讯录管理和查看   
1、进入【个人办公室】后，选择【通讯助理】，单击“个人通讯录”，窗口右侧出现个人通讯录列表。
2、管理通讯录类别：
★单击【管理通讯录类别】，窗口中会显示现有类别列表。
★单击类别名称旁【删除】按钮则删除该类别，同时将删除该类别中全部资料。
★在现有类别中输入新名称并单击【修改】按钮，可修改该类别名称。
★在窗口下方【增加】文本框中输入需要新增多类别名后，单击【增加】按钮，则增加一个新类别。

3、管理类别下通讯录内容：
★在通讯录列表上方选择对应类别后，单击【查看】按钮转换到选中类别。
★单击【增加】按钮可增加新通讯信息。
★单击该类别下通讯录列表中姓名，就会显示此人具体信息。
★单击【编辑】按钮可对该条信息进行修改，修改后单击【修改】按钮完成编辑。
★单击【删除】按钮则删除该信息。

4、查看通讯录：
★在通讯录列表上方选择对应类别后，单击【查看】按钮转换到选中类别。
★单击该类别下通讯录列表中姓名，就会显示此人具体信息。 
q 内部通讯录管理和查看    
☆ 【内部通讯录】操作和【个人通讯录】操作类似，但一般用户只能查看内容，只有当管理员给予了相关权限后才能对内部通讯录进行编辑、删除等操作。
1、进入【个人办公室】后，选择【通讯助理】，单击【内部通讯录】，窗口右侧出现个人通讯录列表。
2、管理通讯录类别：
★单击【管理通讯录类别】，窗口中会显示现有类别列表。
★单击类别名称旁【删除】按钮则删除该类别，同时将删除该类别中全部资料。
★在现有类别中输入新名称并单击【修改】按钮，可修改该类别名称。
★在窗口下方【增加】文本框中输入需要新增多类别名后，单击【增加】按钮，则增加一个新类别。

3、管理类别下通讯录内容：
★在通讯录列表上方选择对应类别后，单击【查看】按钮转换到选中类别。
★单击【增加】按钮可增加新通讯信息。
★单击该类别下通讯录列表中姓名，就会显示此人具体信息。
★单击【编辑】按钮可对该条信息进行修改，修改后单击【修改】按钮完成编辑。
★单击【删除】按钮则删除该信息。

4、查看通讯录：
★在通讯录列表上方选择对应类别后，单击【查看】按钮转换到选中类别。
★单击该类别下通讯录列表中姓名，就会显示此人具体信息。
q 发送手机短信 
本软件提供了手机短信发送功效，可用于单位内部或对外手机文字短信息发送，并支持群发功效，即每次可同时将一条消息发送给多个接收者。
注：此功效需要用户当地移动通讯部门提供对应接口。
1、单击【个人办公室】，单击【通讯助理】。
2、单击【手机短信】，窗口右侧将出现手机短信发送窗口。
3、输入接收方手机号码和短信内容后，单击【发送】按钮，就可向已开通移动短信手机发送文字短信。
6.2.6 电子邮件
本系统提供内部电子邮件系统是基于数据库建立发送和接收内部电子邮件信息管理系统，该功效便于单位内部机构、人员交换信息。同时也是多种工作步骤进程信息通知工具，在部分工作步骤中，将会自动发送邮件通知上层处理者进展情况；或自动通知下层处理者，发送提醒、催办等信息。菜单图6.16所表示

图6.16 电子邮件菜单
q 发送电子邮件    
1、登录。
2、进入【个人办公室】后，选择【电子邮件】，单击【发邮件】，窗口右侧将出现邮件内容输入框。
3、单击【收件人】右侧【增加】按钮，将出现工作人员列表。
4、单击勾选需要收信人员名称左侧复选框后，单击【确定】按钮确定收信人后自动返回输入状态，选中收信人名称将出现在【收件人】框中。
注：一次可同时选择多个收件人。
5、输入邮件标题及内容，单击【发送】完成。
q 查看和管理新邮件    
1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。
2、单击【新邮件】按钮后，右侧将显示未阅读新邮件列表。
3、单击邮件专题可查看邮件内容。
查看邮件内容时，在下方“回复”栏目中选择收信人和标题、回复内容后，单击“回复”，可即时发送一封回复信件。
4、勾选邮件左侧【选择】复选框后，单击【放进废件箱】按钮，则可将该邮件删除并移动到“废件箱”备份，方便以后查询或恢复。
5、勾选邮件左侧【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，则可将该邮件完全删除，并无法恢复。
q 查看和管理“收件箱”  
1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。
2、单击【收件箱】按钮后，右侧将显示全部邮件列表，包含新邮件和历史邮件。
3、单击邮件专题可查看邮件内容。
查看邮件内容时，在下方“回复”栏目中选择收信人和标题、回复内容后，单击“回复”，可即时发送一封回复信件。
4、勾选邮件左侧【选择】复选框后，单击【放进废件箱】按钮，则可将该邮件删除并移动到“废件箱”备份，方便以后查询或恢复。
5、勾选邮件左侧【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，则可将该邮件完全删除，并无法恢复。
q 查看和管理“发件箱”    
1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。
2、单击【发件箱】按钮后，右侧将显示全部自己已发送历史邮件列表。
3、单击邮件专题可查看邮件内容。
4、勾选邮件左侧【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，可将该邮件完全删除，并无法恢复。
q 查看和管理“废件箱”    
1、在【个人办公室】中单击【电子邮件】，展开邮件工具栏。
2、单击【废件箱】按钮后，右侧将显示以前删除到“废件箱”全部邮件列表。
3、单击邮件专题可查看邮件内容。
查看邮件内容时，在下方“回复”栏目中选择收信人和标题、回复内容后，单击“回复”，可即时发送一封回复信件。
4、勾选邮件左侧【选择】复选框后，单击【恢复收件箱】按钮，则可将该邮件删除并移动回“收件箱”，方便以后查询和管理。
5、勾选邮件左侧【选择】复选框后，单击【永久删除】按钮，则可将该邮件完全删除，并无法恢复。  
6.2.7 考勤管理

图6.17考勤管理菜单

q 考勤    

 考勤步骤以下：
1、登陆系统后，单击【个人办公室】，单击【考勤管理】。
2、单击【开始考勤】打开考勤窗口，单击【手工考勤】，显示手工考勤表格，图6.19所表示。

图6.19 手工考勤
3、填写表单后确定完成。
q 设置考勤时间    
☆ 系统可自主设置上下班时间和考勤时间段，只有系统管理员给予了【考勤管理权限】中【可设置上下班时间】权限后，操作者才能对考勤时间进行设置。
操作步骤以下：
1、登录后，进入【个人办公室】中【考勤管理】。
2、单击【设置考勤时间】，窗口右侧会显示设置表单，图6.20所表示。

图6.20考勤时间设置
3、在下拉菜单中选择上下班时间和考勤“上班延迟”、“下班提前”时间，即考勤时间段。
4、可经过勾选下方复选框设置上下班是否考勤。
5、设置完成后单击【确定】按钮完成操作。
q 查看考勤统计    
☆本系统提供了详尽考勤统计查询功效，可查询当日、每日、或任意月份考勤统计。只有当系统管理员给予了“可查看单位全部职员考勤资料”权限后，操作者才能查看职员考勤统计资料。
操作步骤以下：
1、登陆系统后进入【个人办公室】，单击【考勤管理】。
2、【考勤管理】中有3种统计资料查询方法：【今日考勤统计】、【日考勤统计】和【月考勤统计】。
Ø 单击【今日考勤统计】后，窗口右侧显示当日考勤统计，在下拉菜单中选择部门名称后，单击【查看】按钮可查看不一样部门当日考勤统计，单击【打印】按钮可打印目前表单。
Ø 单击【日考勤统计】后，在右侧窗口选择需要查看日期和部门名称，然后单击【查看】按钮，可查看以前某天考勤统计，单击【打印】按钮可打印目前表单。
Ø 单击【月考勤统计】后，在右侧窗口选择需要查看日期和部门名称，然后单击【查看】按钮，可查看以前某月考勤统计，单击【打印】按钮可打印目前表单。
6.3 档案资料库
档案资料库提供了单位常见多种政策法规等文档内容管理和查看，方便查询功效可使用户快速在海量文档中找到需要内容，从而提升工作效率。菜单图6.21所表示。

图6.21 档案资料库菜单
6.4 公共服务
公共服务模块提供单位团体公用资源管理、分配和公用资料查询、会议等功效。
6.4.1 资源管理
资源管理用于统一管理和分配多种公用办公设施及单位固定资产，如会议室、汽车、电脑、复印机等。用户可依据需要增添、修改和管理资源。对每一个资源，本软件提供了资源预约、审批、安排、使用情况查询功效，并可直观地了解到资源占用情况。资源管理菜单，图6.22所表示

图6.22 资源管理菜单
q 怎样进行预约？
1、登录后单击【公共服务】，然后单击【资源管理】，显示资源占有情况，图6.23所表示。

图6.23资源管理界面
2、单击【资源预约】，右侧将出现预约申请表，选择需要预约资源和预约时间后，填写使用说明，最终单击【预约】按钮，发送预约请求等候审核，。
q 增加/删除或编辑资源    
☆ 只有当系统管理员给予了“资源管理权限”中“可增加/删除资源”权限后，操作者才能对资源种类进行增删。
1、登陆后进入【公共服务】，单击【资源管理】。
2、单击【资源占用情况】，窗口右侧将出现全部情况资源列表。
3、单击【增加】按钮，显示“增加新资源”表单。
4、填写资源名称、维护（添加）者名称和资源说明后，单击【增加】按钮，就增加了一条新资源供用户预约使用。
5、编辑资源：在“资源占用情况”列表中单击需要修改资源名称，显示“编辑资源”表单。修改内容后单击【修改】按钮确定。
单击【删除】按钮则删除该项资源。
q 审核资源预约信息
☆ 只有当系统管理员给予“审核资源预约”权限后，操作者才能审核资源预约信息。过期预约信息会自动删除。
审核预约信息步骤：
1、登陆后进入【公共服务】，单击【资料管理】。
2、单击【资源占用情况】，窗口右侧将显示资源预约情况。未审核预约项目右侧会标识【未审核】。
3、单击未审核资源预约时间段（蓝色文字），显示该项资源预约具体信息。
4、在具体信息表格下方【审核意见】中选择是否同意预约，并可填写审核意见说明。
5、单击【提交审核意见】完成，系统将自动向预约者发送审核结果，同时纳入统计。
6、管理者也可单击【资源预约具体信息】表格下方【删除】按钮，直接删除该条预约信息。
6.4.2 办公用具管理
在【公共服务】中提供了【办公用具管理】功效，可实现对日常办公用具录入、申领、审核、发放、管理等功效。依据不一样权限设置，不一样用户操作范围也不一样。菜单图6.24所表示。

图6.24办公用具管理菜单
q 怎样申请领取办公用具
当职员需要领取办公用具时，可按以下步骤操作：
1、登录办公系统后单击【公共服务】，然后单击右侧工具栏【办公用具管理】。
2、单击【领取办公用具】，窗口右侧将出现办公用具领用表。
3、在下拉列表中选择需要办公用具名称，并填写领取数量。
4、单击【提交】按钮发送领用表，等候审核发放。
单击【重填】则重新填写领用表。
q 审核领用表    
☆ 只有当管理员给予了“办公用具权限”中“可审核领用表”权限后，操作者才能对办公用具领用表进行审核。
当有新领用表送达后，假如领用表中有需要审核后才能发放办公用具，系统将提醒审核人员“新办公用具领用表请您审核”。
审核操作步骤以下：
1、单击【公共服务】后，单击右侧工具栏【审核领用表】，窗口右侧将显示等候审核办公用具领用表。
2、在需审核办