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商务活动安排(52)3会见与会谈会见与会谈 会会 见见 会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为接见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、私人事物性的会见。礼节性会见时间较短，通常是半个小时左右，话题较为广泛，形式也比较随便。政治性会见一般要谈论双边关系、国际局势等重大问题，话题较为严肃，形式较为正规。事物性会见则涉及一般外交交涉、业务商谈和经贸、科技、文化交流等内容，有较强的专业性，时间较长，也较严肃。商务组织主要参加的是事物性会见。会会 谈谈 商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。会见与会谈的关系 会见与会谈往往相辅相成。上司出面会见客人，往往为正式会谈定下基调，或创造条件。会见中双方达成的原则性共识，往往要通过具体而细致的会谈加以系统化、条文化；有时会谈也是为上司之间的高峰会见做准备。会见与会谈的准备会见与会谈的准备学习目标学习目标 能够完成会见与会谈活动的准备工作，了能够完成会见与会谈活动的准备工作，了解会见与会谈的相关知识。解会见与会谈的相关知识。会见会谈是企业常见的商务活动，为上司做好会见会谈准备工作是秘书的必备技能之一。会见与会谈前的充分准备是保证会见与会谈成功的关键。（案例）对会见与会谈前的准备做好全面检查，以防工作中出现疏漏。一旦发现问题，要及时采取补救措施。（案例）收集对方的相关资料对方求见目的对方的求见对象。对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征等。对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。主要求见人（对方主谈人）的详细资料等。通知主方参加会见与会谈的人员通知主方接见人通知主方陪同人员通知主谈人通知其他会谈人员 在主方参加会见与会谈的人员确定后，秘书人员要及早通知有关人员，并协助做好准备。了解会见与会谈的地点和时间会见的地点和时间地点：主人的办公室、会客室或小型会议室、客人的住所。会见的时间应根据会见的性质来定。礼节性的会见，一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前；其他会见，则根据需要确定时间。会谈的地点和时间会谈地点：客人所住的宾馆会议室。会谈时间：应先征求对方的意见。通知对方A、会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。B、了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。C、重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。场所的布置及座位安排场所的布置A、会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。B、会谈桌上有时需放置双方标志旗帜（如果是涉外谈判，应摆放两国国旗）。C、现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。D、如果参加会见和会谈的人数较多，主谈人说话声音较低，还应安装扩音设备，并提前调试完备。E、场所周围还应具有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具，以备工作需要。会见和会谈的座次安排会见的座次安排：遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：记录译员 译员 主客 主人 主客 主人 客 主 客 主 方 方 方 方人 人 人 人员 员 员 员 座位通常排成扇形或半圆形。会谈的座位安排：双方会谈一般将谈判桌排成长方双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图（一），或进门后的左侧如图侧如图（一），或进门后的左侧如图（二），双方主谈人位于各方长排中（二），双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。时放置对方语种的座位卡。译员 主宾 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 译员 主人 （一）正门 客 主 方 （二）方会见与会谈的基本程序会见与会谈的基本程序学习目标 通过学习，秘书人员要了解会见与会谈的基本程序和要求，以便做好服务工作。迎接会见、会谈时，主人应提前到达。迎接地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口迎候。迎接人员：主任、接待人员。接待人员在大楼门口迎候客人，并引入会见厅。重要来宾进门后，应由代表团团长向主人一一介绍代表团成员；对一般来宾可以在入座后分别介绍宾主双方。致辞、赠礼、合影致辞：主宾双方均可致辞。致辞：主宾双方均可致辞。赠礼：双方简单的致辞后，互赠礼品，礼品不赠礼：双方简单的致辞后，互赠礼品，礼品不一定很昂贵，能表达敬意与友谊即可。一定很昂贵，能表达敬意与友谊即可。安排合影安排合影如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人的需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人的右侧为上，主客双方按礼宾顺序排列合影。第一右侧为上，主客双方按礼宾顺序排列合影。第一排人员既要考虑身份，也应考虑能否都摄入镜头。排人员既要考虑身份，也应考虑能否都摄入镜头。通常由主方人员分站两端。通常由主方人员分站两端。会见或会谈合影完毕，参加会见、会谈的人员即可落座。主人可请客合影完毕，参加会见、会谈的人员即可落座。主人可请客人首先入座，或双方一起落座，但主人不能够自己抢先坐人首先入座，或双方一起落座，但主人不能够自己抢先坐下。下。双方入座安排就绪开始会谈时，除陪同人员和必要的翻译、双方入座安排就绪开始会谈时，除陪同人员和必要的翻译、记录员之外，其他工作人员即应退出。在会见、会谈的整记录员之外，其他工作人员即应退出。在会见、会谈的整个过程中，不允许其他人员随意出入。个过程中，不允许其他人员随意出入。主谈人交谈时，其他人员不得交头接耳，也不能翻看与主谈人交谈时，其他人员不得交头接耳，也不能翻看与次会谈无关的材料，不允许打断他人的发言，也不允许使次会谈无关的材料，不允许打断他人的发言，也不允许使用过于粗鲁的语言。用过于粗鲁的语言。正式会谈如允许新闻记者采访，通常也只是在正式谈话开正式会谈如允许新闻记者采访，通常也只是在正式谈话开始前采访几分钟，新闻摄影通常是在主人和主宾站立握手、始前采访几分钟，新闻摄影通常是在主人和主宾站立握手、面向新闻记者时拍摄，然后，新闻记者一同离开会场，会面向新闻记者时拍摄，然后，新闻记者一同离开会场，会谈正式开始。谈正式开始。秘书人员需在桌上备好茶水，夏天要加冷饮；会谈时间秘书人员需在桌上备好茶水，夏天要加冷饮；会谈时间过长，可适当准备些咖啡或红茶。过长，可适当准备些咖啡或红茶。记录记录 会见或会谈时，均要有人会见或会谈时，均要有人做专门记录。填写情况汇报表。做专门记录。填写情况汇报表。会见与会谈结束会见与会谈结束 会见或会谈结束后，主人会见或会谈结束后，主人应将客人送至门口或车前，握手道应将客人送至门口或车前，握手道别，目送客人离去后，才可退回室别，目送客人离去后，才可退回室内。内。整个会见、会谈的程序工整个会见、会谈的程序工作暂告一段落。作暂告一段落。秘书人员要在整个会见与会谈的过秘书人员要在整个会见与会谈的过程中，做好会见（会谈）人员的食、程中，做好会见（会谈）人员的食、宿、交通、参观访问等一切事宜的宿、交通、参观访问等一切事宜的服务工作。服务工作。相关知识相关知识 秘书人员在为会见与会谈秘书人员在为会见与会谈做准备时，要重点注意技术和做准备时，要重点注意技术和礼仪两个方面。这里主要介绍礼仪两个方面。这里主要介绍技术准备方面的要求。技术准备方面的要求。了解相关政策和规定了解相关政策和规定客观全面地准备资料客观全面地准备资料 能够完成开放参观活动的准备与接待工作能够完成开放参观活动的准备与接待工作 学习目标 通过学习，能够掌握开放参观活动准备与接待工作的基本方法。开放参观活动的准备与接待工作的内容开放参观活动的准备与接待工作的内容 开放参观的项目开放参观的项目 组织的展览室；组织的展览室；生产设备和工艺流程；生产设备和工艺流程；厂区环境；厂区环境；员工的教育与培训设施；员工的教育与培训设施；组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。开放参观活动的操作流程开放参观活动的操作流程准备宣传小册子准备宣传小册子放映视听材料放映视听材料观看模型观看模型引导观摩实物引导观摩实物中途休息服务中途休息服务赠送纪念品赠送纪念品征求意见征求意见 秘书在开放参观活动中的职责秘书在开放参观活动中的职责秘书主要职责就是做好准备与接待工作。秘书主要职责就是做好准备与接待工作。准备内容：准备内容：准备与寄发请柬；准备与寄发请柬；为来宾准备休息服务处；为来宾准备休息服务处；准备介绍材料；准备介绍材料；准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；准备茶水饮料；准备茶水饮料；准备赠送的礼品和纪念品。准备赠送的礼品和纪念品。接待服务与要求：接待服务与要求：可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。工作中要做到：工作中要做到：来宾到达后热情引导接待；来宾到达后热情引导接待；放映视听资料时认真解说；放映视听资料时认真解说；参观过程中为来宾做向导；参观过程中为来宾做向导；做好招待来宾的餐饮服务；做好招待来宾的餐饮服务；耐心解答来宾提出的各种问题；耐心解答来宾提出的各种问题；做好欢送工作。做好欢送工作。能够拟订开放参观活动的方案能够拟订开放参观活动的方案学习目标学习目标 能够拟订开放参观活动方案。能够拟订开放参观活动方案。近来，开放参观越来越受到企业重视。一般来讲，开放参观可分为游览参观和组织参观 两类。通过游览参观，可以进一步了解合作对象；通过组织参观，可以扩大组织的社会知名度。确定开放参观活动的主题确定开放参观活动的主题 开放参观活动的主题，就是组织通过这一活动开放参观活动的主题，就是组织通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。所要达到的目的和希望取得的效果。常见的开放参观活动主题有：常见的开放参观活动主题有：扩大组织的知名度，提高美誉度；扩大组织的知名度，提高美誉度；促进组织的业务拓展；促进组织的业务拓展；(3)和谐组织与社区的关系；和谐组织与社区的关系；(4)增强员工或家属的自豪感。增强员工或家属的自豪感。2安排开放参观的内容 要根据主题来安排开放参观的内容。参观的内容包括：情况介绍，准备好宣传小册子。现场观摩，让参观者参观现场。实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。选择开放参观的时机选择开放参观的时机 最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。确定邀请对象确定邀请对象 一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊厉害关系的团体殊性参观常邀请与本组织有特殊厉害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。导和专家、媒体记者等。选择参观路线选择参观路线参观路线的选择要求做到：参观路线的选择要求做到：能引起参观者的兴趣；能引起参观者的兴趣；能保证参观者的安全；能保证参观者的安全；对组织正常工作干扰小。对组织正常工作干扰小。策划宣传工作策划宣传工作参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录象片进行介绍。参观者，或放映电影、录象片进行介绍。参观时，有向导陪同参观者按事先安排好参观时，有向导陪同参观者按事先安排好的参观路线参观，对于有些看不到的特殊的参观路线参观，对于有些看不到的特殊事项，可以用图表、数字表示。事项，可以用图表、数字表示。做好解说及接待准备做好解说及接待准备挑选并培训导游或解说人员；挑选并培训导游或解说人员；制作并寄发请柬；制作并寄发请柬；设立接待服务处；设立接待服务处；准备特殊的参观用品；准备特殊的参观用品；准备礼品或纪念品。准备礼品或纪念品。注意事项注意事项目的明确目的明确 整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。和组织。时机选择要得当时机选择要得当 开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。处理好公开与保密的关系处理好公开与保密的关系 要规定好参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给要规定好参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。安排好细节问题安排好细节问题 对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。精心做好展示工作精心做好展示工作 包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。人员的准备等。能够安排宴请活动 学习目标 通过学习，掌握安排宴请活动的方法与要求。1列出宾客名单，发出正式请柬 (1)根据宴请的目的，与上司确认被邀请的宾客名单；根据宴请的目的和宾客的社会地位、职务身份，确定宴会的规格；发出正式请柬：正式宴会或正式宴请大都需要向宾客发出正式请柬，事先口头约定的或电话通知的也要补发，这是礼节上的要求。确定宴请时间，选好宴请场所确定宴请时间 根据上司的提议；根据其他因素而确定。般不选择在重大节日、假日，涉外宴请还要注意避开对方的禁忌日。确定地点 要考虑规格，规格高的要安排在高级酒店；一般规格的，则根据情况安排在适当的饭店进行。要考虑宴请对象，对文化素质高、有一定身份的宾客，宴请的卫生和环境尤其要讲究。确定菜单确定菜单 (1)菜肴的精致可口、赏心悦目、特色突菜肴的精致可口、赏心悦目、特色突出；出；客人的饮食习惯、禁忌；客人的饮食习惯、禁忌；冷热、甜咸、色香味搭配。冷热、甜咸、色香味搭配。排定座次排定座次宴会一般都要事先安排好桌次和座次，使宴会一般都要事先安排好桌次和座次，使参加宴会的人都能各就其位。席位的安排参加宴会的人都能各就其位。席位的安排也能体现出对客人的尊重。也能体现出对客人的尊重。排定桌次排定桌次 桌次地位的高低，一距主桌位置的远近而桌次地位的高低，一距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准，右高左低，近高定。以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。远低。排定座位排定座位1.1.以主人的座位为中心。如有女主人参加时，则以主人和女人为基准，以主人的座位为中心。如有女主人参加时，则以主人和女人为基准，以靠近者为上，依次排列；以靠近者为上，依次排列；2.2.要把主宾和夫人安排在最尊贵显得的位置上。通常做法，以右要把主宾和夫人安排在最尊贵显得的位置上。通常做法，以右为上，即主人的右手是最主要的位置；其余主客人员，按礼宾次序就为上，即主人的右手是最主要的位置；其余主客人员，按礼宾次序就座；座；3.3.在遵照礼宾次序的前提下，尽可能使想邻就座者便于交谈。例在遵照礼宾次序的前提下，尽可能使想邻就座者便于交谈。例如，在身份大体相同时，把使用同一语种的人排在邻近。如，在身份大体相同时，把使用同一语种的人排在邻近。4.4.主人方面的陪客，应尽可能插在客人之间坐，以便同客人接触主人方面的陪客，应尽可能插在客人之间坐，以便同客人接触交谈，避免自己人坐在一起；交谈，避免自己人坐在一起；5.5.夫妇一般不相邻而坐。西方习惯，女主人可坐在男主人对面，夫妇一般不相邻而坐。西方习惯，女主人可坐在男主人对面，男女依次相间而坐。女主人面向上菜的门。我国和其它一些国家，不男女依次相间而坐。女主人面向上菜的门。我国和其它一些国家，不受此限。受此限。6.6.译员可安排在主宾的右侧译员可安排在主宾的右侧,以便于翻译。有些国家习惯，不给以便于翻译。有些国家习惯，不给译员安排席次，译员坐在主人和主宾背后工作，另行安排用餐。译员安排席次，译员坐在主人和主宾背后工作，另行安排用餐。7.7.在多边活动场合，对关系紧张、相互敌视国家的人员，应尽量在多边活动场合，对关系紧张、相互敌视国家的人员，应尽量避免把座次排在一起。避免把座次排在一起。在具体实行时，还应根据当地的习惯和主客双方的实际情况，妥在具体实行时，还应根据当地的习惯和主客双方的实际情况，妥为安排。例如，主宾偕夫人出席宴会，而主人的夫人因故不能出席，为安排。例如，主宾偕夫人出席宴会，而主人的夫人因故不能出席，通常可安排其它身份相当的女主人在主宾夫人的邻近就座，以便招呼通常可安排其它身份相当的女主人在主宾夫人的邻近就座，以便招呼攀谈。有时还要根据客人临时因故不能来等情况，在入席前将座次在攀谈。有时还要根据客人临时因故不能来等情况，在入席前将座次在现场进行调整。现场进行调整。座位排妥后，应设法在入席前通知出席者，并现场对主要客人进座位排妥后，应设法在入席前通知出席者，并现场对主要客人进行引导。行引导。主人主人 1 3 5 7 8 6 4 2 主人主人 副主人副主人 图（一）图（一）1 2 5 6 8 7 4 3 副主人副主人 图（二）图（二）主人主人 1 2 3 4 5 6 7 8 副主人副主人 图（三）图（三）5 5宴请程序宴请程序 迎客迎客 主人一般在大门口迎接客人。视宴会重要程度，还可有主人一般在大门口迎接客人。视宴会重要程度，还可有其他主要人员陪同主人排列成行迎接客人。其他主要人员陪同主人排列成行迎接客人。(2)(2)入席入席 主人陪主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会开始。主人陪主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会开始。(3)(3)敬酒敬酒 人席后，主人应招呼客人进餐，并率先给客人敬酒。敬人席后，主人应招呼客人进餐，并率先给客人敬酒。敬酒时可依序逐一敬遍全席，可以不分地位身份高低。酒时可依序逐一敬遍全席，可以不分地位身份高低。(4)(4)交谈交谈 间主人要引导客人愉快地参与交谈，巧妙地选择话题，间主人要引导客人愉快地参与交谈，巧妙地选择话题，使席间充满和谐愉快的气氛。使席间充满和谐愉快的气氛。散席散席 吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。主宾告辞，吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。主宾告辞，主人送至门口，主宾离去后原迎宾人员顺序排列与其他客人主人送至门口，主宾离去后原迎宾人员顺序排列与其他客人握别。握别。相关知识相关知识 宴请的形式宴请的形式 根据宴请的目的、出席人员的身份和人数根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多少，将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、的多少，将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。冷餐会、茶会、工作餐等。2 2宴请的目的宴请的目的 ，宴请的目的多种多样，可以是为某一个人，宴请的目的多种多样，可以是为某一个人，也为某一件事。常见的有：也为某一件事。常见的有：为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等等。等等。注意事项注意事项 1 1秘书人员应提前到现场布置并检查组织工秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上 席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会厅陈列宴会简图，标出全场席位图及全体出席者位厅陈列宴会简图，标出全场席位图及全体出席者位置；还可用卡片写好姓名席次，发给本人。置；还可用卡片写好姓名席次，发给本人。如有讲话，双方通常事先交换讲稿，由东道如有讲话，双方通常事先交换讲稿，由东道主先提供。答谢宴会则由客方先提供。有何人翻译主先提供。答谢宴会则由客方先提供。有何人翻译也应事先谈好。也应事先谈好。