综合能源有限公司项目档案管理办法模板.docx

南网能源综33号附件11Q/CSG-E南方电网综合能源企业管理制度Q/CSG-E213007- 8月28日 公布 8月28日实施南方电网综合能源 发 布南方电网综合能源项目档案管理措施目 录1总则22定义23规范性引用文件44职责55管理内容和方法75.1归档范围75.2基础要求85.3项目档案管理方法及工作步骤125.4项目档案管理工作考评275.5归档时间285.6档案保管及利用285.7档案判定和销毁306附则307附录31南方电网综合能源项目档案管理措施（）1. 总则1.1为加强和规范企业项目档案管理工作，确保项目档案完整、正确和系统，实现企业系统项目档案一体化管理，保障项目管理文件资料可追溯性，依据中国档案法、企业档案管理要求、中国南方电网有限责任企业档案工作要求、南方电网综合能源档案管理措施等法律法规和制度要求，结合企业实际情况，特制订本措施。1.2企业项目档案管理工作实施集中管理、分级负责标准。1.3企业项目档案管理必需严格实施国家保密法规和企业保密工作相关要求。1.4本措施适适用于企业各部门（单位）及所属机构（含全资及控股企业）项目档案管理。2. 定义2.1项目：指企业参与管理项目，包含企业投资项目（全额投资或控股投资）及非企业投资项目（如企业承揽工程项目、咨询项目等），以下统称为“项目”。2.2项目管理单位：指企业为完成项目管理内容和目标而设置项目管理机构，包含项目企业、项目管理部（事业部）、项目工作组等，以下统称为“项目管理单位”。2.3项目文件：指产生于项目全过程，流通于上级主管单位、政府机构、建设单位、勘察单位、设计单位、供给商、施工单位、监理单位、调试单位和运维单位等和项目相关文件资料。从项目立项开始到项目完工投产直至运维结束整个项目周期，包含立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、完工验收及后评价、运维等项目全过程管理所形成文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不一样载体全部文件。关键包含下列文件：（1） 项目标准文件（包含工程审查文件、批复文件、评定文件、项目建设准备文件等）；（2） 设计院提供勘察汇报可研汇报初步设计询价书施工图纸（包含完工图纸）等；（3） 制造厂家（含国外厂商）提供设备制作图组装图安装说明书出厂试验及检验汇报用于设计资料等；（4） 工程信函及会议纪要；（5） 招投标资料（包含招投标过程中答疑）及协议文件；（6） 施工调试过程文件（如开工汇报、工程联络单、图纸会审统计、施工调试过程统计等）；（7） 项目后评价文件；（8） 项目运维文件；（9） 相关标准、规程、规范；（10） 其它相关项目文件（含各类电子文档及声像资料）。2.4项目档案：指经过判定、整理并归档项目文件，包含项目从酝酿、决议到建成投产及项目运行期全过程中形成、应归档保留文件材料。2.5项目电子文件：指在项目管理过程中形成，依靠计算机等电子/数字设备生成、交换或存放和阅读、处理，并可在通信网络上传送含有凭证效力各类数据和文件，包含项现在期文件、项目施工文件、项目监理文件、项目完工图和项目完工验收文件、项目运维文件等在内各类项目文件电子版。2.6项目电子文件归档：是指项目管理单位及各参建单位经过内网、档案信息化系统或其它脱机存放介质向企业档案部门移交经整理项目电子文件。包含物理归档和逻辑归档。物理归档是指：把电子文件集中下载到可脱机保留载体上，向档案归口管理部门移交过程。逻辑归档是指：在计算机网络上进行，不改变原存放方法和位置而实现将电子文件管理权限向档案归口管理部门移交过程。2.7电子化移交：是指经过管理信息系统或其它存放介质向企业档案归口管理部门移交经整理项目电子文件。关键分为项目建设、运维资料电子文件移交和工程设备信息电子化移交两大部分。2.8参建单位：指参与企业投资或承揽项目标技术服务、勘察、设计、供货、施工、调试、咨询等多种业务合作单位。3. 规范性引用文件3.1. 中国档案法（中国主席令1987第58号）3.2. 中国档案法实施措施（国家档案局令第5号）3.3. 企业档案管理要求（国家档案局、国家经贸委、国家计委档发5号）3.4. 重大建设项目档案验收措施（档发2号）3.5. 建设项目（工程档案验收措施（国档发19928号）3.6. 科学技术档案案卷组成通常要求（GB/T 11822-）3.7. 电子文件归档和管理规范（GB/T18894-）3.8. 照片档案管理规范（GB/T11821-）3.9. 建设工程文件归档整理规范（GB/T50328）3.10. 国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范（DA/T 28-）3.11. 归档文件管理规则（DA/T22）3.12. 电力工程完工图文件编制要求DL/T5229-3.13. 电力工程达标投产管理措施中电建协工6 号3.14. 中国建设工程鲁班奖评选措施建协【】17 号3.15. 中国电力优质工程奖评选措施 年版3.16. 中国南方电网有限责任企业档案管理制度3.17. 中国南方电网有限责任企业档案基础管理作业指导书3.18. 中国南方电网责任基建项目档案管理要求3.19. 南方电网综合能源档案管理措施4. 职责4.1. 企业职能部门职责4.1.1 企业综合部是企业项目档案归口管理部门，负责企业项目档案管理制度制订和修订，负责对企业项目档案工作进行组织协调、指导、监督、检验，负责企业本部所属项目档案搜集、整理、保管、判定、统计和提供利用等工作（包含本部门形成包含项目管理多种载体材料搜集、整理和归档工作）。4.1.2 企业财务和资产经营部负责职责范围内包含项目管理方面档案（如项目财务决算资料、协议文件、项目后评价文件等搜集、整理、移交）。4.1.3 企业人力资源部负责职责范围内包含项目人事档案搜集、整理、移交。4.2. 企业事业部、下属机构职责4.2.1负责项目档案文件搜集、整理和移交等工作。 4.2.2设置专门文档管理机构或指定专员负责项目建设全过程管理文件搜集、接收、标识、分发、更新、统计、保管、借阅、归档等工作。4.2.3负责协调和督促参建单位完成职责范围内项目文件搜集、整理，并牵头组织对参建单位搜集整理项目文件进行归档初审；4.2.4依据企业要求或归口管理部门要求需完成其它事项。5. 管理内容和方法企业项目档案管理遵照“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、统一标准、集中管理、分级负责”标准，实施“前期准备、过程控制、同时归档、分阶段移交”管理方法。确保建设项目档案完整、正确、有序、规范及安全。5.1. 归档范围5.1.1企业项目档案管理以项目为管理单位，项目归档资料包含项目建设期归档资料和项目运行期归档资料两类。按项目档案管理过程分为项目文件管理前期准备、项目文件搜集、项目文件整理、项目文件中间检验、项目文件归档审查、项目文件移交归档、项目档案验收七个方面内容。5.1.2纸质文件归档范围：项目建设期归档资料包含从项目立项直至完工投产、评优及项目后评价全套工程档案资料。5.1.3电子文件归档范围：按国家相关纸质文件归档现行相关要求实施，即项目管理过程中产生电子文件，凡含相关键凭证性、依据性和参考利用价值均应搜集归档。对实施办公自动化联网，其归档正式电子文件应统计有公文拟稿、核稿、签发和承接等流转步骤责任人和相关意见;正式电子文件必需确保其不被非正常改动，用扫描仪等设备取得图形电子文件，以JPEG 、TIFF为通用格式归档。对办公自动化系统以外形成电子文件，由项目管理单位各专兼职档案员负责搜集归档。5.1.4声像文件归档范围：按国家相关声像文件归档现行相关要求实施，即项目管理过程中产生电子文件，凡含相关键凭证性、依据性和参考利用价值均应搜集归档。包含但不限于项目开工仪式、奠基基地原貌、地上地下建筑基础、重大设施、设备安装施工阶段概貌和管线部署情况及工程完工落成声像材料。5.2. 基础要求5.2.1项目档案管理工作，必需贯穿于工程建设一直，做到项目档案管理和项目建设进度同时。5.2.2整理归档文件材料应遵照文件材料形成规律，保持其有机联络，并符合相关标准、规范要求。5.2.3纸质文件搜集及归档要求：（1）归档文件材料应为原件，因故无原件可归含有凭证作用文件材料，文件材料归档后不得更改。（2）非纸质文件材料应和其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文应和汉译文一并归档，无译文要译出标题后归档。（3）含有永久、长久保留价值电子文件，必需形成一份纸质文件归档。（4）文件材料一律用微机打印，确需书写文字材料，需字迹工整，归档文件材料载体和字迹必需符合耐久性要求。（5）归档文件材料通常一式一份。关键、利用频繁和有专门需要可合适增加份数。反应同一内容而形式不一样文件材料应保持其一致性。（6）企业和其它单位合作完成项目，企业作为主办单位保留全套文件材料，企业作为协办单位保留和负担任务相关正本文件。相关协议、协议另有要求，按其要求实施。5.2.4电子文件搜集及归档要求5.2.4.1电子文件载体要求：电子文件载体关键分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包含磁带、软磁盘、硬磁盘。光学载体包含只读光盘，可写人光盘、可擦写光盘等。推荐使用载体，按优先次序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不许可用软磁盘作为归档电子文件长久保留载体。5.2.4.2电子文件搜集要求1)电子文件统计了关键文件关键修改过程和办理情况，有查考价值电子文及其电子版本定稿均应和正式纸质文件被保留。2)对用文字处理技术形成文本电子文件，搜集时应注明文件存放格式、文字处理工具等。文字型电子文件以AML、RTF、TAT为通用格式。3)对用扫描仪等设备取得采取非通用文件格式图像电子文件，搜集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并搜集。扫描型电子文件以J PEA ,TIFF为通用格式。4)对用计算机辅助设计或绘图等设备取得图形电子文件，搜集时应注明其软硬件环境和相关数据。5)对用视频或多媒体设备取得文件和用超媒体链结技术制作文件，应同时搜集其非通用格式压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG , AVI为通用格式。6)对用音频设备取得声音文件，应同时搜集其属性标识、参数和非通用格式相关软件。音频电子文件以WAV , MP3为通用格式。7)计算机系统运行和信息处理等过程中包含和电子文件处理相关参数、管理数据等应和电子文件一同搜集。8)对套用统一模板电子文件，在确保能恢复原形态情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存放，被套用模板作为电子文件元数据保留。9)定时制作电子文件备份。10)每份电子文件均应在电子文件记录表中登记(见附录)电子文件记录表应和电子文件同时保留。11)传媒电子文件类目代码：1报纸、杂志文件；2音频文件；3视频文件；4网站文件；5电子邮件文件；6多媒体文件；7程序文件、结构性文件；8其它。5.2.4.3电子文件归档要求电子文件归档方法包含逻辑归档和物理归档。各单位电子档案一律实施脱机物理归档。其基础要求是：1）归档电子文件要标注：序号、题名、责任者、存人日期及位置、密级、保管期限、文件格式、编排结构、硬件和软件环境等。2）归档电子文件同时存在对应纸质或其它载体形式文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。3）实现办公自动化管理时，系统中电子文件归档工作统一由经办部门（单位）负责，实施随办随归，即在其文件办结后就实施归档。4）各部门(单位)移交归档电子文件，应确保其真实性、完整性和有效性。5）电子文件移交归档前，应检验其电子文件真实性、完整性和有效性，做到移交立即、数据完整、内容正确、手续完备，能生成纸质文件必需同时归档一套和电子文件相对应纸质文件。5.2.5声像文件搜集及归档要求5.2.5.1声像文件搜集要求1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要搜集齐全，按时归档并建立归档控制方法。2）接收原版，特殊情况下可接收复制件。3）声像文件内容要真实，底片、原件和影像、复制品要相符。4）归档前声像文件，一律由摄录人员负责搜集，经过整理后移交档案室。5.2.5.2声像文件归档要求1）各项目管理单位在项目管理过程中所形成声像材料，应定时进行分类整理，随纸质文件同时归档。2）作为专题活动全部文件材料中不可分一部分声像材料，可随该项活动其它档案材料按企业档案制度要求时间归档。5.2.6各单位归档人员应检验本部门归档文件材料齐全、完整和正确情况，整理完成并编制移交清册，由部门或项目责任人签字核准后向综合部移交。关键项目标文件材料移交时应编写归档说明。综合部接收时应全方面检验归档文件材料质量。5.2.7交接双方应认真查对移交清册，并推行签字手续，移交清册各留一份以备查考。5.2.8企业各部门、所属各单位应切实重视档案工作，建立和落实项目档案工作责任制，建立项目档案管理网络，将项目文件归档情况作为项目业绩考评关键内容。5.2.9项目管理单位在和各参建单位签署项目相关设计、施工、监理、调试、物资供给、设备监造、咨询服务协议、协议时，应明确相关档案工作条款，具体要求按本要求实施。5.2.10项目管理单位应向参建单位进行档案工作交底，并采取项目档案中间检验、项目文件归档审查、项目档案验收等方法，主动主动地控制项目档案质量，确保项目档案完整、真实、系统、正确。经参建单位申请，项目管理单位可为其相关业务人员提供档案业务相关培训。5.2.11向参与项目标设计、施工、监理、调试、物资供给、设备监造、咨询服务等参建单位付款时，一次性付款及尾款支付需经各单位档案归口管理部门或档案管理责任人签字盖章，证实参建单位已按归档要求移交项目文件。5.2.12项目管理单位应统筹安排基建项目档案管理所需资金，在工程管理费用中明确必需档案管理经费，用于档案培训、档案整理、设施及设备购置费、专题验收等开支。5.3. 项目档案管理方法及工作步骤5.3.1 项目文件管理前期准备5.3.1.1在相关协议中须明确相关档案工作条款。项目管理单位在和参建单位签署设计、施工、监理、调试、物资供给、设备监造、咨询服务等协议时，应在协议条款中明确要求档案工作内容，包含：(1)在协议中明确约定对参建单位归档要求：要求各参建单位必需严格实施国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范（DA/T28-），完成各自职责范围或协议要求项目文件编制和整理、归档工作，确保项目文件完整、正确、系统。明确项目文件编制整理套数、深度、质量要求、电子化要求及移交时间。(2)在协议中明确约定参建单位归档职责：监理单位负责监督、检验项目建设汉字件搜集、积累和完整、正确、系统情况，审核、签认完工文件；负责工程项目监理文件搜集、整理；负责监督、检验施工、设计单位形成项目施工、完工文件搜集、整理、归档情况；参与项目管理单位组织项目文件归档审查；按协议条款要求向建设单位档案归口管理部门移交经归档审查合格项目文件；参与项目档案验收工作。设计单位负责项目设计文件搜集、整理；参与建设单位（项目管理单位）组织项目文件归档审查，按协议条款要求向建设单位档案归口管理部门移交归档审查合格项目文件；参与项目档案验收工作。施工单位负责工程项目施工文件、设备文件搜集、整理；参与建设单位（项目管理单位）组织项目文件归档审查，按协议条款要求向建设单位档案归口管理部门移交归档审查合格项目文件；参与项目档案验收工作。其它参建单位负责协议范围内管理文件、材料搜集、整理，经项目管理单位审核合格后，向所属事业部或区域机构档案归口管理部门移交。(3)在协议中明确约定参建单位归档步骤：参建单位应在项目完工投产30天内提供项目文件原件至项目管理单位接收归档审查，同时应提交和文字、图纸档案目录相一致电子文件。项目文件经项目管理单位归档审查合格后，工程完工投产45天内，各参建单位要将整理完成全部档案（含完工图）向项目管理单位档案归口管理部门移交归档。(4)在协议中明确约定参建单位完成归档工作和支付工程款对应关系：在协议中明确约定参建单位移交归档文件材料必需经项目管理单位审查合格并确定归档后，方可向写作单位支付一次性工程款或工程尾款。5.3.1.2 项目文件现场保管条件项目管理单位在项目建设过程中应配置文件搜集袋（盒）及专用文件柜，并在文件保管场所采取防火、防潮、防虫、防盗等方法，确保项目文件安全。项目电子文件应立即备份，并进行离线存放。5.3.1.3档案工作交底各事业部、所属机构在工程立项或承揽协议签署后应对项目管理单位进行档案工作交底，项目管理单位在工程开工后应对参建单位进行档案工作交底。档案工作交底统计样式详见附录A。5.3.1.4业务培训 项目立项或承揽协议签署后，各事业部、所属机构视具体情况可组织对项目管理单位文件管理人员进行档案业务培训。项目开工后，经参建单位申请，项目管理单位可组织各参建单位项目文件管理人员进行相关档案业务培训。培训内容包含项目文件管理人员工作职责、文件归档搜集要求、文件整理组卷要求、文件审查验收要求、文件移交手续及电子化移交等。5.3.2 项目文件搜集5.3.2.1搜集内容项目文件归档范围、分类、保管期限、保管单位，参见国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范（DA/T28-）和附录B-项目文件归档范围、分类、保管期限参考表。5.3.2.2 搜集要求1)文件材料必需搜集齐全、完整。各单位参考本要求附录B中归档范围进行项目文件搜集，包含文字、图表、声像、照片、电子文件等不一样形式和纸质、录像带、录音带、光盘等不一样载体应该归档保留全部项目文件。2)质量要求：归档文件材料应以原件归档，通常不使用复印件；字迹清楚、图样清楚、图表整齐、签字认可手续完备；归档文件材料幅面要求采取A4纸(297210mm)尺寸；文件材料载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档；录音、录像文件应确保载体有效性；长久存放电子文件使用不可擦除型光盘。全部施工统计表中出现空白地方，要求统一划上斜杠。3)各类文件应按文件形成前后次序或项目完成情况立即搜集。5.3.2.3搜集方法项目管理单位和参建单位应使用搜集袋(盒)对项目文件材料进行存放。搜集袋是在文件搜集过程中所使用用以分门别类装放文件袋子(盒)，搜集文件时参考本要求5.3.2.1要求分类保留并拟出案卷题名，标示在文件袋上即可形成搜集袋。5.3.3项目文件整理5.3.3.1纸质文件整理5.3.3.1.1纸质文件整理要求：项目所形成全部项目文件应按档案管理要求，在档案人员指导下，由文件形成部门（单位）负责整理，将项目文件参考本要求5.3.2.1进行分类后，按其形成规律和有机联络组成案卷（组卷）。案卷质量应符合科学技术档案案卷组成通常要求（GB/T11822-）和国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范（DA/T28-）要求，分类、组卷、排列、编目规范、系统。5.3.3.1.2组卷标准组卷应遵照工程建设各阶段项目文件材料形成规律，保持卷内文件材料有机联络和案卷成套、系统，便于基建项目档案保管和利用。5.3.3.1.3组卷方法1)项目管理单位形成项现在期、过程管理、完工验收、试运行、后评价等管理性文件，通常应按问题、时间组卷。2)设计单位形成设计文件通常应按专业、卷册组卷。3)施工单位形成施工文件，通常按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。4)监理单位形成监理文件，通常应按专业或时间、文种组卷。5)原材料质量证实文件，通常应按专业、品种、型号组卷。6)设备文件通常按专业、台件组卷。7)成册、成套项目文件宜保持其原有形态。8)同一卷内有不一样保管期限文件，该卷保管期限从长。5.3.3.1.4卷内文件排列1)文字材料按时间、专业次序排列。同一事项请示和批复、同一文件主件和附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后次序排列。2)图纸按专业、图号次序排列。3)现有文字材料又有图纸案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文外文资料，译文在前，原文在后。5.3.3.1.5案卷编目5.3.3.1.5.1档号编写1）档号结构。档号由项目代号（目录代号）、分类号、案卷次序号三组代号组成，分别用字母或数字标识。各组代号之间用“-”分隔。档号结构示例以下图。（有标段可自行在项目代号后或案卷号前用圆点分隔加标段号。）2）项目代号（目录代号）属于电网项目标项目代号根据电网建设项目档案管理业务指导书（试行）实施。非电网项目代号用7位字母和阿拉伯数字组合标识（风电项目用5位字母和阿拉伯数字组合），中间无分隔符号。代号由项目类别代码、机构代码、项目次序号、工期四部分组成（但风电项目由项目类别代码、工期号、机组号三部分组成）。项目类别代码固定在项目代号首位，项目类别代码见下表：类别代码工程类别说明备注一电网项目S输电线路含送电工程、大跨越工程等82、85、92、95L电力电缆工程含架空电缆、地下电缆、水下电缆（海缆）等83、93B变电站变电站（所）84、86、94、96W电网工程捆绑在一起输变电工程（含配网、微电网工程）890、891、990、991H换流站换流站86、96Z直流线路直流输电线路85、95二非电网项目F风电场项目风电场工程、微电网工程G协议能源管理项目含工业、建筑、节能照明等协议能源管理项目T中央空调冷站集中供冷项目M煤矿瓦斯综合利用项目Y余热余压综合利用项目N分布式能源站含冷热电三联供项目K光伏开发含园区及建筑屋顶光伏项目C 电动汽车充换电项目下属机构代码见下表：机构代码机构名称说明备注一事业部JN节能服务事业部JZ建筑节能事业部NZ能源综合利用事业部XN新能源事业部SC市场开发事业部ZM节能照明分企业二下属机构SZ深圳分企业FS佛山企业GZ贵州企业YN云南企业GX广西营业部HN海南营业部ZH珠海营业部项目次序号：项目次序号是分别对同一项目按建设期和运维期进行编号，在项目代号中固定在第四至第五位，用二位阿拉伯数字标识，其中01表示建设期、02表示运维期。工期：为工程期数，除风电工程外，其它项目标工期在项目代号中固定在第六位至第七位，用阿拉伯数字标识。不分期数项目用“00”标识。3）分类号分类号由二位或四位阿拉伯数字组成，用0-9标识。建设项目档案根据工程代码确定目录号，假如没有工程代码，则项目代号设置根据原能源部电力工业企业档案分类规则及分类表实施，其中风电项目标分类号具体见NB/T31021风力发电企业科技文件归档和整理规范，其它参见附录B，不足部分可依据本措施自行补充和细化。电力工业企业档案分类设十个一级类目，标识方法具体以下：“0”表示党群工作“1”表示行政管理“2”表示“经营管理“3”表示生产技术管理“4”表示财务审计“5”表示人事劳资“6”表示产品（工程）“7”表示科学技术研究“8”“表示基础建设“9”表示设备仪器凡针对具体项目、科研课题、设备仪器和产品（生产）文件材料归入6-9大类。通常技术管理文件则归入生产技术管理类。4）案卷次序号案卷次序号是最低一级类目下案卷排列流水编号，用三位阿拉伯数字从1开始编写。5）档号示例示例：煤矿瓦斯发电项目M NZ 01 00-XXXX-001案卷次序号（第1卷）分类号(2-4位数字)工期（不分期）项目代号项目次序号（建设期）机构代码（能综部）项目类别号（瓦斯利用项目）5.3.3.1.5.2编制卷内文件页号1）编制卷内文件页号卷内文件按有书写内容页面编号，单面书写文件在右下角，双面书写文件，正面在右下角，后面在左下角。以件为单位编写页号，每份文件页号均从“1”开始。印刷成册科技文件材料，自成一卷，原目录可替换卷内目录，无须重新编写页码。完工图每册自成一卷，无须重新编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，案卷脊背裱装于案卷装具脊背处。2) 编制案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背编制案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背，案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背样式具体见附录C。由建设单位向各参建单位提供项目档案分类编号方案，各参建单位在项目文件移交前，档号、案卷题名通常见铅笔在档案装具上临时编制，经过电子档案管理信息系统著录案卷、卷内目录，待项目文件经过归档审查移交给建设单位进行汇总整理，统一编目后，再打印案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背装盒。案卷根据“案卷封面卷内目录文件材料备考表”次序进行排列。5.3.3.1.5.3编制检索工具参建单位完成整理后，编制好项目档案分类目录和卷内目录作为案卷清册，准备接收项目文件归档审查。科技档案分类目录样式见附录D。事业部、下属机构完成项目档案汇总整理后，为每一个单项工程设置对应项目档案目录夹。档案目录夹根据“完工档案立卷说明科技档案分类目录对应分类目录中卷内目录”次序排列。完工档案立卷说明标题字体采取二号黑体、正文字体采取三号仿宋体。完工档案立卷说明应包含下列内容：工程概况（包含工程名称、开工时间、完工时间、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、运行维护单位、工程造价等）、立卷依据、案卷数量、信息化程度及保管条件、档案编制相关人员等。5.3.3.1.6 案卷装订1)案卷装订要求文件右下页边齐整、无倒页；破损文件应修复；去掉留存在文件材料上金属物；文件幅面参差不齐应折叠或托裱为统一幅面。图纸按GB/T10609.3技术制图、复制图折叠方法进行折叠，通常要求向内折叠后幅面为A4（297mm210mm ）尺寸，标题栏外露。案卷内文件可采取整卷装订或以件为单位装订两种形式，图纸可不装订。装订时应采取棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝装订，也可采取不锈钢钢钉进行装订（永久保留除外）。装订案卷厚度通常不超出40mm。以件为单位装订文件或不装订图纸在每份文件材料右上角加盖档号章，档号章样式见附录E。2)装具规格及制成材料档案盒采取220g以上单层无酸牛皮纸板双裱压制。档案盒外表尺寸为310mm220mm，厚度分别为10、20、30、40、50、60mm。案卷表格（案卷目录、卷内目录、备考表）规格为：297mm210mm，宜采取70g以上白色书写纸制作。案卷封面、案卷脊背和案卷表格中字迹要清楚端正。5.3.3.2电子文件整理归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内电子文件根据年度一保管期限一机构(问题)或保管期限十二个月度一机构(问题)等分类方案进行分类，还可按同一纸质文件进行分类。5.3.3.3声像文件整理5.3.3.3.1 分类1）按年度一保管期限一问题进行分类。2）声像档案按载体形式分为：照片、底片及其说明、反转片、影片胶片、录音磁带、录像磁带、计算机磁盘、光盘八种。其中后五种载体声像材料母胶片或原带源盘和其拷贝片或复制带，拷贝盘不分别设类，而以相同编号正、副本方法区分之。照片和同一影像底片则分别设类、分别编号。3）照片排列，应在同十二个月度和保管期限中根据片形成时间次序，分问题连续排列装册，根据照片档案管理规范进行。4）电子照片分类，可将同一次活动、同一件事务或同一次会议照片分为一组，一组视为一份文件，同一组内每一张照片视为一页文件归档。5.3.3.3.2档号编制1）档号通常采取三段式：第一段用四位数字表示形成年度，第二段为保管期限，分为永久、长久、短期，(也能够按问题分类)，第三段为表示归档流水号。各编号段间用“一”号机隔。2）册内照片及其底片反转片通常为各独立画幅。编号能够事由完全相同连续画幅，按年度、保管期限、照片张号连续编写。3）数码相机直接形成电子照片，其档号编制及要求和通常照片相同。 5.3.3.3.3编目1）电子照片文字说明，每一组照片和每一张照片均应编写照片说明，说明包含六要素：时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等。2）通常照片说明格式：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。3）说明内容，题名应简明概括、正确反应照片基础内容，人物姓名、职务、地点、事由等要素尽可能齐全。4）声像档案经过系统整理后，应组成案卷(册)，案卷要有卷内目录和备考表。5）卷内目录以照片、胶片自然情况或有说明若干张为单元(一组)填写，或以声像档案载体中反应独立事件，活动内容为单元填写。6）载体特殊(如盘、盒等)或规格超大声像档案由档案部门视情况另行组织保管单位及选择案卷封面格式。7）声像档案应编制案卷目录，案卷目录格式见附录。5.3.4项目文件中间检验5.3.4.1 中间检验关键内容 在项目实施过程中检验项目管理单位和参建单位对项目文件管理情况：是否配置足够项目文件管理人员及建立对应项目文件管理机制；是否应用搜集袋（盒）等搜集方法确保文件材料搜集齐全、完整；看现场项目文件保管条件是否符合要求；是否进行档案工作交底。5.3.4.2 中间检验形式 由项目管理单位组织对参建单位项目文件中间检验；企业事业部、下属机构组织对所属项目管理单位项目文件中间检验；企业档案归口管理部门依据需要可组织对事业部、下属机构组织项目档案中间检验。5.3.4.3检验反馈和整改落实中间检验应以书面形式发出检验通知，检验结束后由检验单位填写项目文件材料中间检验情况表（详见附录F），统计现在该项目标文件材料总体情况及存在问题，要求不合格单位限期整改。不合格单位在接到中间检验情况表后应按要求进行整改，填写项目文件材料中间检验整改情况反馈表（详见附录G），报送项目管理单位立案。项目完工验收后，中间检验文件由项目管理单位搜集整理后向事业部、下属机构移交。5.3.4.4中间检验次数立即间1）项目管理单位组织对参建单位项目文件中间检验不限定次数和时间，依据项目实际情况灵活开展，但必需做好检验统计。2）企业事业部、下属机构组织对所属项目管理单位项目文件中间检验：项目总投资额在人民币5亿元及以上项目标中间检验工作，在项目建设期内最少检验两次；项目总投资额在人民币300050000万元项目标中间检验工作，最少检验一次；其它工程可依据实际情况参考实施。3）企业档案归口管理部门对事业部或区域机构档案中间检验可采取定时或不定时方法，具体由企业档案归口管理部门依据实际情况自行确定。5.3.5 项目文件归档审查归档审查程序以下：1)施工单位、监理单位、设计单位在项目文件搜集、编制和整理后，经自查合格后，由监理单位对文件完整、正确情况和案卷质量进行审查，经审查合格后项目文件进入归档审查；2)建设项目完工投产前，项目管理单位组织相关单位对参建单位搜集整理项目文件进行预检，预检合格方可组织完工验收；3)工程完工投产后30天内，项目管理单位牵头组织参建单位、运行单位等，对参建单位搜集整理项目文件进行归档审查。凡归档审查不合格，由项目管理单位出具限期整改通知，直到归档审查合格。4)项目管理单位负责审查项目文件真实、完整、正确性，企业项目档案归口管理部门检验项目档案分类、整理、排列、装订等是否符合档案管理要求。5)归档审查合格后，参建单位和项目管理单位办理项目档案交接手续。项目管理单位负责搜集归档审查统计经事业部、下属机构移交项目档案归口管理部门归档。6)在归档审查过程中，需要填写项目文件归档审查表（详见附录H）一式三份，由移交项目文件参建单位、监理单位、项目管理单位、办公室部门责任人依次审核签字盖章，由移交单位、事业部或区域机构、档案归口管理部门各自保留一份归档。5.3.6 项目文件移交5.3.6.1 移交程序1)各阶段形成项目文件材料办理移交时需办理项目档案移交表（详见附录I），并附项目档案移交清册（由移交清册封面、案卷移交目录、卷内目录共同组成，案卷移交目录样式见附录J）。2)由业务职能部门移交项目档案，项目档案移交表及移交清册一式二份。交接双方逐卷查对无误后在移交表及移交清册上签字盖章，“移交人”、“归档文件审核人”由业务职能部门负责签字盖章，交接双方各存一份，以备查考。3)由参建单位移交项目档案，项目档案移交表及移交清册一式三份。交接双方逐卷查对无误后在移交表及移交清册上签字盖章，“归档文件审核人”由业务职能部门负责签字盖章，移交方、接收方、业务职能部门三方各自留存一份备查。4)企业档案归口管理部门审核并接收经各单位移交项目文件，负责全部项目档案汇总整理，并向项目所属业务部门分发档案分类目录，编制项目档案立卷说明。5.3.6.2移交要求各事业部、下属机构向企业档案归口管理部门移交项目档案时，应同时移交纸质和电子文件，和音像、照片等其它载体形式文件。项目电子文件归档应符合中国南方电网有限责任企业电子文件归档和整理规范要求，各单位向企业档案归口管理部门移交项目档案份数不少于1套。企业下属机构所属项目标档案管理工作标准上由下属机构档案归口管理部门或人员进行统一管理，并接收企业综合部指导、监督和管理。当企业认为需移交企业综合部管理时，应给主动配合。5.3.6.3移交考评1)对不能按协议及本要求要求向项目管理单位进行项目档案移交参建单位，项目管理单位按协议条款扣留工程尾款，直到满足要求为止。2)对不能按要求移交项目文件归档业务职能部门项目责任人，建设单位按工作职责要求进行考评。5.3.7 项目档案验收项目档案验收由企业档案归口管理部门牵头组织，事业部、下属机构和项目管理单位帮助开展，纳入南方电网企业关键建设项目标项目档案专题验收，按南方电网企业档案管理措施实施。5.4. 项目档案管理工作考评5.4.1对项目档案管理工作成绩优异单位，应给予奖励。5.4.2项目档案验收不合格国家或省级地方政府关键工程项目，不能参与申报投产达标、优质工程评选。情节尤其严重，对项目管理单位通报批评。造成档案损失，依法追究相关单位及人员责任。5.5. 归档时间5.5.1.项目建设期归档资料在项目判定、完工后或财务决算后90天内由项目管理单位经事业部、下属机构向企业档案归口管理部门移交归档，周期长可分阶段、单项归档。5.5.2.项目运行期归档资料在每十二个月2月底前将上十二个月度归档资料移交企业档案归口管理部门归档。5.5.3电子