办公用品管理办法(7).doc

承隍集团管理标准

机关办公用品管理
版本：1 代替：
1 主题内容与适用范围
1.1 为进一步加强和完善公司机关办公用品的管理，充分发挥办公用品的使用效能，同时为降低费用，特制定本标准。
1.2本标准适用于公司机关。
2 相关文件
无
3 定义
3.1 机关：指公司所属职能部门。
3.2 办公用品：指日常办公所需的各类消耗性物品，诸如各类文具、电脑周边耗材、办公室日常用品及各类展示/事务用品等。
4 职责
4.1 总经理办公室负责公司机关办公用品的归口管理。
4.2 机关各部门是本部门办公用品需求申报、领用管理部门。
5 供应商选择
5.1办公用品供应商的选择，按照公平、公正的原则，采取公开比质、比价等方式择优确定。
5.2 为保证公司以较低的价格获得高质量的办公用品及服务，公司将先行择优选取2～3家实力较强的供应商经过同类（种）产品比质、比价后，各自提供其最具竞争力的产品品种及服务。
引入竞争机制，要求供应商每季（月）提供最新的产品报价及样品，公司集中评定后及时调整各供应商的采购品种与数量。条件成熟时，再确定长期供应商。
5． 3经理办公室负责与供应商签订采购及服务协议。
6 办公用品的计划管理
6.1总经理办公室根据公司下达的办公用品年度预算及各单位实际情况，分解并下达各部门年度办公用品费用计划。
6.2 总经理办公室负责根据市场行情及供应商提供的商品及报价编制《承隍集团办公用品清单》放于公司网上，供各部门联络员查阅，并定期更新清单，确保提供尽量全的规格品种和有竞争力的价格。
6.3部门联络员依据总经理办公室提供的明细清单填写《办公用品采购明细表》，并于每月第一周的星期二（放假顺延三天）通过OA报总经理办公室。部门联络员要对申领人所需增配办公用品数量进行检查，不合规定或超出标准的予以驳回。
6.4 总经理办公室于每月第一周的星期三（放假顺延三天）根据各部门的《办公用品采购明细表》汇总、审核，形成公司机关办公用品月度采购计划并据此向供应商实施采购。
7办公用品发放管理
7.1 每月第二周的星期二开始办公用品的发放工作，除对各部门联络员外，不对其他个人发放。
7.2 办公用品原则上每月定期采购一次，如遇特殊情况（如临时性会议、培训班、人员增加等）须先经本部门领导审批，总经理办公室领导批准后，方可当月采购。
7.3 当出现物品规格不符合要求、供应商交货不及时等问题时，总经理办公室将及时反馈并督促解决。
8办公用品的费用管理
8.1 部门办公用品发生的费用从各部门的计划费用中列支。
8.2 总经理办公室将各部门费用汇总统一在财务办理报销手续，每月一次。
8.3 总经理办公室每月将在公司网上公布《承隍集团办公用品费用明细表》，通报各部门办公费用使用情况。
8.4 当部门办公用品使用费超出其年度预算时，由该部提出申请，总经理办公室和财务会计部审核同意后，方能实施采购；同时纳入年终绩效考核。
9办公用品使用管理
9.1 机关各部门负责制订办公用品部内领用和使用规定，加强办公用品的使用管理，做到帐目清晰，领用手续齐备；同时，厉行节约，杜绝浪费。对于价值相对较高、使用期较长的办公用品（如优盘等）还须采取人员调离时必须上交本单位的措施。
10供应商管理
10.1总经理办公室组织各单位定期评估、比较供应商，对供应商在质量、交付、服务及态度等方面的表现进行评价。
10.2 公司将根据使用单位对供应商在产品价格、质量、交货期及服务等方面的投诉，同时依据供货及服务协议对供应商进行相应处罚，情节严重的，将取消其供应商资格。
10.3 总经理办公室组织各使用单位协助供应商质量改进及服务提高。
附件目录：
附件1:办公用品管理流程（DFAC-04-25-06-01）
附件2:办公用品供应商选择流程（DFAC-04-25-06-02）

附加说明
本标准由生产经营部提出。
本标准由总经理办公室起草。
本标准由总经理办公室解释。