私募基金管理公司公司股东会、董事会、监事会工作细则.doc

xx资本管理有限公司
股东会、董事会、监事会工作细则

前 言
第一条  为进一步规范公司法人治理结构，保证xx资本管理有限公司（以下称公司）股东会、董事会、监事会的良好运行，依据二三有限公司章程、董事会议事规则、监事会议事规则，制定本工作细则。
第二条  本细则适用于股东会、董事会、监事会会议召开所需的文件准备、会务安排、决议文件的发布和股东、董事与公司之间日常信息的正常沟通等工作。旨在规范各级职责和工作流程。
第三条  股东会、董事会、监事会会议可以采取现场会议、视频、电话、传签文件等方式召开。

第一章  工作职责
第四条  董事长工作职责：
（一）批准股东会、董事会的会议议题，确定会议的时间、地点和参会人员，签发会议通知；
（二）批准股东会、董事会会议召开前的各种会议文件；
（三）召集并主持股东会、董事会会议；
（四）检查、监督股东会、董事会决议的实施。
第五条  监事会主席工作职责：
（一）确定监事会的会议议题，确定会议的时间、地点和参会人员，签发会议通知；
（二）批准监事会会议召开前的各种会议文件；
（三）召集和主持监事会会议；
（四）检查监事会决议的实施情况。
第六条  董事会秘书职责：
（一）负责收集股东会、董事会的会议议题，提出会议策划方案；
（二）负责会议议题的分解，下发到相关部门和单位，进行文件的准备；
（三）负责会议召开期间的总体协调；
（四）负责会议纪要、决议的起草和发布；
（五）负责股东、董事、监事之间的协调与沟通；
（六）协助董事长监督落实股东会、董事会决议的执行情况；
（七）负责办理董事会和董事长交办的其他事务。
第七条  董事会办公室（战略规划部）职责：
（一）  协助董事会秘书做好股东会、董事会的各项工作；
（二）  负责股东会、董事会各类文件的准备和审核；
（三）  负责股东会、董事会文件在股东、董事之间的传递；
（四）  负责向股东、董事提供股东、董事在日常工作中需要获得的资料，并负责与相关部门的沟通与协调。
第八条  监事会办公室（纪监审计部）职责：
（一）负责收集监事会的会议议题，提出会议策划方案；
（二）负责会议议题的分解，下发到相关部门和单位，进行文件的准备；
（三）负责会议召开期间的总体协调；
（四）负责会议纪要、决议的起草和发布；
（五）负责监事与股东、董事、公司之间的协调与沟通；
（六）协助监事会主席监督落实监事会决议的执行情况；
（七）负责办理监事会主席交办的其他事务。
第九条  办公室职责：
（一）  负责股东会、董事会、监事会会议文件的校对、排版、印制；
（二）  按照《公司公文处理办法》，发布股东会、董事会、监事会决议文件；
（三）  负责股东会、董事会、监事会会议召开期间的会务、接待工作。
第十条  信息中心职责：
负责会议形成的各种档案的管理。
第十一条  总部各部门、各事业部、设计公司的通用职责：
（一）  按照管理权限，提出需要股东会、董事会、监事会审议的议题；
（二）  按照董事长、监事会主席确定的议题准备会议文件材料；
（三）  具体承担股东会、董事会、监事会会议各项决议的实施；
（四）  按照公司章程，对于股东、董事提出需要获得资料，应按照要求提供。对于其提出的疑问，给予回答和澄清。

第二章  会议文件的准备
第十二条  按照公司章程，对于需要召开股东会、董事会、监事会审议议题的，由董事会秘书或监事会办公室提出会议策划方案（包括：会议时间、地点、参会人员和议题等），报经董事长或监事会主席批准后召开。
第十三条  在议题确定并分发后，相关责任单位和部门要认真编制文件和背景资料。经部门负责人审核、部门的主管领导同意后，上报董事会办公室或监事会办公室，形成资料汇编后，报送董事长或监事会主席审批。
各部门要保证编写文件的严谨，数据的准确。会议文件要在发布会议通知之前完成编制、审核、批准工作。
如果股东、董事、监事对会议审议议题提出疑问或有任何疑惑，董事会办公室或监事会办公室应组织相关部门进行答疑，并修改会议文件。
第十四条  对于股东会，由董事会办公室提前十五日发出会议通知；对于董事会，由董事会办公室提前十日发出会议通知；对于监事会，由监事会办公室提前十日发出会议通知。
在发出会议通知时，应将议题文件以及相关背景资料同时发出。
第十五条  董事会办公室、监事会办公室应提前两日将会议文件提供办公室，办公室应认真审核、校对、印制会议文件，保证会议文件质量。

第三章  会议的会务组织
第十六条  董事会秘书或监事会办公室要及时将经过董事长和监事会主席批准的会议策划建议和会议要求下发到办公室和相关部门，办公室做好会议的各项会务接待工作。
第十七条  董事会秘书负责参会津贴、礼品的制备和发放。

第四章  会议决议的起草、发布与实施
第十八条  在会议结束后，由董事会秘书或监事会办公室起草会议决议和会议纪要，完成会议的签名。
第十九条  会议决议的发布纳入公文处理流程，由董事会办公室或监事会办公室起草发布会议决议的文件，按照公司发文流程进行发布。
第二十条  各单位、各部门要根据本部门职责，按照会议决议的内容执行，对于重大事项，需要制定相应的计划，落实相关责任，确保决议事项逐项落实。
第五章  日常工作的信息沟通
第二十一条  按照公司章程有关规定，对于需要报送股东、董事、监事的资料（如财务报表等），各部门应及时报送。
第二十二条  对于股东、董事、监事提出需要获得的资料，应以正式函件联系，由董事会办公室或监事会办公室协调、组织相关部门报送。相关部门要保证报送资料的完整、准确。
第二十三条  董事会秘书、董事会办公室、监事会办公室要保持与各股东、董事、监事的良好沟通，确保公司的各项决策及实施工作的顺利推进。

第六章  其他事项
第二十四条  对股东会、董事会、监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董事代为出席的授权委托书、经与会董事签字确认的会议记录、会议纪要、决议文件等，作为公司档案保存。由董事会办公室、监事会办公室整理后提交信息中心保存。
第二十五条  本细则由董事会办公室负责解释。
第二十六条  本细则自发布之日起实施。

xx资本管理有限公司
20xx年 9月 30日