私募基金管理公司业务文档管理指引.docx

【公司名称】业务文档管理指引第一章 总则第一条 为保证公司业务文档的有序性、完整性、保密性，公司特制定本业务文档管理指引，指导业务相关文档的收集、整理、保管、归档、借阅和使用。第二条 本管理指引中的业务文档是指业务人员在业务承做过程中，通过各种途径收集的数字、纸质、音像等各种类型的文档，文档收集途径包括但不限于客户及其供应商、经销商、终端客户等产业链参与者（含各自的职员），互联网、报刊等媒体，产业专家（包括业务专家、技术专家、产业分析师等），政府和产业协会，各中级机构，公司雇员等。第三条 业务文档的管理分为两个阶段，第一个阶段为业务承做过程中的业务文档管理，第二个阶段为业务文档归档后的日常管理（以下简称“业务文档的日常管理”）。本管理指引以上述两个阶段作为分类对业务文档的管理提供指导。第四条 业务文档管理过程中，应当以如下要求为原则：(1) 完整性：业务人员在业务承做过程中应当完整地收集与业务相关的全部有效文档，保证所收集的相关业务文档的完整性；(2) 有序性：业务人员在将相关文档移交公司文档管理员之前，应当按照本管理指引的要求，对项目组成员收集的业务文档进行整理，将电子文档制作项目光盘，将纸质文档编撰成册，保证相关业务文档的有序性；(3) 保密性：在业务文档管理的全过程中，相关业务人员应当对相关业务文档进行严格的保密，非经公司管理层批准，任何业务人员不得将项目相关的业务文档披露给项目组成员之外的任何其他成员（包括项目组织外的公司员工），保证相关业务文档的保密性。第二章 业务承做过程中的管理第五条 在项目立项获得公司管理层批准之后，项目负责人应当确定项目承做过程中项目组文档管理员，该项目所有相关业务文档的收集、整理和归档移交，均由该项目组文档管理员负责。第六条 为起到保密效果，项目负责人应当组织项目组成员为每一个客户设定一个客户代码，该客户代码贯穿整个业务承做过程，包括人、物的分派、业务文件的制作、相关业务文档的管理等。第七条 在获得项目负责人的指定后，项目组文档管理员应当尽快在计算机上创建业务文档子目录，具体文档目录创建的流程和标准如下（项目负责人可根据实际情况进行安排和变通处理）：(1) 首先确定项目的大类，即投资银行业务或股权投资业务，以确定相应的项目文档目录应当创建在何种业务相关主目录之下；(2) 在确定相关主目录之后，在相应主目录下创建相应客户目录(3) 确定客户目录之下子目录的创建标准，对于投资银行业务即按照具体的项目类型进行创建，对于股权投资业务则按照投资的时间为序设定具体的伦次；(4) 在上述目录之下按照如下方式创建更下一层的子目录，具体的创建标准参照下表：股权投资业务文档目录创建标准如下：一级二级三级四级五级六级业务大类（投资银行/股权投资）客户代码或简称项目代码或简称项目预可研项目立项项目承做方案投中管理尽职调查工作日报尽职调查清单公司提供资料中介机构文件尽职调查报告其他文件项目成果文件项目投决会会议文件投资协议投资实施文件其他文件投后管理项目投后管理文件项目投资退出项目费用管理项目收入管理项目质量验收项目文档归档项目效果评估其他文档第八条 除非特别需要，业务相关文档的电子目录创建应当参照上述第七条的规定；如果根据相关业务文档规模，项目组文档管理员认为确需创建其他子目录的，应当跟项目组成员进行讨论，并最终由项目负责人确定。第九条 在进行业务承做的过程中，项目组成员应当首先通过互联网、媒体等渠道收集相关项目资料，充分了解项目情况；在此基础上，项目组成员通过提交尽职调查清单以及访谈的方式收集客户相关项目的文档资料。第十条 对于尽职调查清单，项目组成员可以参考尽职调查清单模板，但是，应当根据项目情况进行适应性调整，并在业务承做过程中，不断进行补充、修改和完善。第十一条 通过访谈方式收集客户信息的，项目组成员应当先拟定访谈大纲并经内部讨论确定后，预约相关人员进行访谈，参加访谈的业务人员不得少于两人；在访谈完成后，参加访谈的业务人员应当尽快制作访谈记录，内容至少包括访谈时间，访谈地点，被访谈人姓名、部门及联系方式，业务人员姓名，访谈内容纪要等。第十二条 业务人员收集的所有与项目相关的业务文档电子稿，均应当同时提交一份给项目组文档管理员，由其将文档存放在相应的文档目录下。第十三条 业务人员收集的所有与项目相关的业务文档纸质稿，应当尽可能获得客户对该等文档的盖章确认；在业务承做过程中，对于纸质稿文档，由项目组文档管理员按照如下标准进行分类整理并装订成册，或者督促项目组成员完成相应工作：(1) 首先分为三大卷，业务卷、财务卷和法务卷；(2) 各卷文档应当按照如下分类和顺序进行分别整理和装订，并在不同部分之间以不同颜色的插页或其他方式明显区隔：业务卷中分为市场、产品、研发、生产、营销、管理等部分；财务卷中分为审计报告（包括外部审计与内部审计）、评估报告、税务资料（包括税审报告、所得税汇算清缴以及其他税收优惠政策性文件等）、财务制度（包括财务核算流程与财务核算办法）、财务尽职调查底稿（包括财务报表、科目余额表、序时账、重点科目底稿、成本核算、合并报表底稿、财务分析报告、盈利预测等）、内控与财务管理（包括内控审核文件、管理建议书等）等部分；法务卷中分为概况及经营资质、历史沿革及资产重组、董监高、资产状况、债权债务、对外担保、劳动人事、诉讼/仲裁/行政处罚、税收、环保等部分；(3) 在装订的同时，应当为每一卷的扉页上填写项目名称、卷的类别以及该卷在相应类别中的编号，应尽可能在扉页上注明该卷包含的具体内容。第十四条 在项目通过质量验收之后，项目组成员应当在项目负责人和项目业务文档管理员的组织下，对项目相关电子稿和纸质稿文档的整理和装订质量进行归档前的验收，制作相应的纸质稿业务文档目录、电子稿业务文档备份光盘，在此基础上，进行业务文档的封档，并移交公司文档管理员进行日常管理。第三章 业务文档的日常管理第十五条 综合管理部负责业务文档的日常管理。【方达注：根据风险控制管理办法，应为综合管理部负责业务文档日常管理，请公司确认】第十六条 在项目经质量验收后30日内，项目组文档管理员按照第十四条的要求将文档移交给公司综合管理部的文档管理员进行归档，移交的内容包括电子稿业务文档备份光盘、全套纸质稿业务文档、业务文档归档交接清单（包括电子稿和纸质稿）；在移交上述文档时，应当由交件人和收件人之外的第三人进行监督和见证，交件人、收件人和监督人应当在归档交接清单上签字确认文档的移交。第十七条 在完成上述第十五条规定的文档移交手续后，业务文档转由公司文档管理员负责保管和管理，文档管理员应当立即将上述业务文档登记在册，建立相关索引。第十八条 文档管理员应当严格业务文档管理制度，保管在可以锁闭的档案柜中，任何人员对任何业务文档的任何借阅必须由借阅人填写借阅申请，并经公司总经理室批准后方可借阅或借用。【方达注：根据其他制度，此处是否为总经理室？请公司确认。下同】第十九条 非经【总经理室】特殊批准，公司业务文档不得复印、拷贝、扫描或拍照，不得带出公司之外使用，应当在规定的归还日期之前向文档管理员进行归还。第二十条 公司业务文档保存期限不少于10年，保存期届满之后，业务文档的处理由文档管理员向公司【总经理室】提交方案并经审批后进行相应处理。第四章 附则第二十一条 任何员工均不得遗失公司业务文档，因遗失业务文档给公司或客户及其相关其他方造成损失的，该员工应当对此予以赔偿。第二十二条 本指引自公司董事会决议通过之日起施行。第二十三条 本指引解释权属于公司董事会。