房地产公司档案分类方案及档号编制规则模版.docx

档案分类方案及档号编制规则
1 目 的
1.1 为规范档案工作流程，统一档号编制规则，结合公司实际，特制定本标准。
2 适用范围
2.1 本标准以公司全部档案为对象进行分类，制定了统一的分类方案及档号编制规则，适 用于总部各部门及城市公司、项目公司等档案管理工作。
3 术语
3.1 全宗号
全宗，指一个独立公司或单位在经营活动中形成的档案有机整体。比如，一个独立的项目公司形成的全部档案就构成一个全宗。
本标准中所说的全宗号，是指为方便管理档案，人为给立档单位编制的一个代号。不同公司的档案以全宗号区分开来。
3.2 分类
分类号是以字母、数字形式标识档案内容、载体、特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。 每个分类号下的案卷，均从“1”开始编号。
3.3 项目号
项目即取得一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目。为此项目编制的代码即为项目号。
3.4 案卷号
若干具有有机联系的文件组合而成即为案卷，案卷是档案保管的基本单位。将案卷按照一定的规则进行有序排列形成的顺序号，即为案卷号。一般以一盒为一卷，特殊情况也可一盒装多卷。
3.5 件号
件号即卷内文件顺序号，反映文件在该卷内的位置，每一个案卷卷内文件件号均从1开始编写。
3.6 档号
档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用以固定和反映文件排列顺序。本标准中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。档号要求具有唯一性，不得重复。
4 档案分类规则
4.1 本标准采用“问题（或事件）”分类法，即按照档案的具体内容进行分类，不采用“机构”分类法，即按文件形成部门进行分类的方法。根据公司档案产生情况，初步分为九大类：证照档案、合同档案、文书档案、项目档案、声像档案、实物档案、专题档案、会计档案、人事档案。
5 一级类目设置
5.1 本标准共设置一级类目九个，采用英文字母作为类目代码。部分行业如有档案难以归入上述九大类时，可根据实际需要增设一级类目，但需报地产总部综合管理部备案。
一级类目
代码
一级类目
代码
证照档案
A
实物档案
F
合同档案
B
专题档案
G
文书档案
C
会计档案
H
项目档案
D
人资档案
J
声像档案
E
其他
……
5.2 档案分类类目一般不超过四级，具体二、三、四级类目，参见《地产文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》。
6 档号编制规则
6.1 档号结构：全宗号 - 年度/项目号 - 分类号 - 案卷号 - 件号
6.2 全宗号编制说明
6.2.1公司全宗号由两部分组成。
6.2.2第一部分由代码和代码“1”组成。代码用两位英文字母标识，例如：
“”取“ZR”两字母表示；则第一部分为“ZR1”
6.2.3第二部分由城市公司名称缩写代码组成。例如：福州公司的表示方法：[FUZ]。
6.2.4 全宗号编制举例说明
例如：福州置业公司：ZR1[FUZ] 上海置业公司：ZR1[SHH]
以此类推。
6.2.5地产总部对各级公司设立了统一的全宗代码，不宜随意修改。如有新增公司及项目，应报总部综合管理部备案，总部给予编号，以免混淆。具体参见《全宗代码一览表》(附件1)。
6.3 年度/项目号
6.3.1项目号由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01。每家城市公司开发的项目均从XM01开始计数，XM02，XM03……以此类推。
6.3.2总部对各级公司设立统一的项目号，不宜随意修改。如有新增公司及项目，应报地产总部综合管理部备案，总部给予编号，以免混淆。

6.4 分类号
分类号由英文字母和阿拉伯数字组成，可根据需要，灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“.”隔开。具体参见《地产文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》。
例如：
一级类目
二级类目
三级类目
四级类目
分类号
文书档案(C)
公文管理(1)
公司收发文(1)
/
C1.1

6.5 案卷号
6.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依次按流水编号，不应有空号。
6.5.2 案卷组卷方式有多种，需灵活应用。可一盒一卷，如文书档案，综合类合同档案；有按照单个项目组卷，如项目档案；有一户一卷，如拆迁户档案；有以公司为单位组卷，如企业注册证照类等。
6.6 件号
件号用四位阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“0001”开始往下排列。
7 档号编制示例
7.1 本标准设置的档号结构为五级结构，即：全宗号-年度/项目号-分类号-卷号-件号。
7.1.1在第二级结构“年度/项目号”中，凡是类目中涉及项目类的均取项目号，不取年度，即档号结构为：全宗号-项目号-分类号-卷号-件号；凡是不涉及项目类的，一律取年度，不取项目号。
7.1.2 档号中，其他级结构不变。
7.2 档号编制示例
7.2.1 非项目类，以文书档案为例：ZR1[FUZ]-2014-C1.1-001-0001
档号格式：
ZR1[FUZ]-2014-C1.1-001-0001

件号
案卷号
分类号
年度
全宗号：福州公司
注意：“企业注册证照”整理时不分年度，同一家公司的证照放在一起，其档号格式为：
全宗号-分类号-卷号-件号。
7.2.2 项目类，以项目档案为例：ZR1[FUZ]-XM01-D1.1-001-0001
档号格式：
ZR1[FUZ]-XM01-D1.1-001-0001

件号
案卷号
分类号
项目号：润城
全宗号：福州公司
注意：项目档案中“项目综合类”是指包含多个项目内容的文件，无法纳入某个具体项
目中，故项目号统一设置为XM00，整理时请注意区分对待。
7.2.3 其他类别档号设置，参见上述两类档号设置规则，或参见《地产文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》。

附件
1. 关联制度
1.1《地产类文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》

2. 附件表格
《全宗代码一览表》
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