房地产公司档案分类方案及档号编制规则模版.docx

档案分类方案及档号编制规则1 目 的1.1 为规范档案工作流程，统一档号编制规则，结合公司实际，特制定本标准。2 适用范围2.1 本标准以公司全部档案为对象进行分类，制定了统一的分类方案及档号编制规则，适 用于总部各部门及城市公司、项目公司等档案管理工作。3 术语3.1 全宗号 全宗，指一个独立公司或单位在经营活动中形成的档案有机整体。比如，一个独立的项目公司形成的全部档案就构成一个全宗。本标准中所说的全宗号，是指为方便管理档案，人为给立档单位编制的一个代号。不同公司的档案以全宗号区分开来。3.2 分类分类号是以字母、数字形式标识档案内容、载体、特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。 每个分类号下的案卷，均从“1”开始编号。3.3 项目号项目即取得一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目。为此项目编制的代码即为项目号。3.4 案卷号若干具有有机联系的文件组合而成即为案卷，案卷是档案保管的基本单位。将案卷按照一定的规则进行有序排列形成的顺序号，即为案卷号。一般以一盒为一卷，特殊情况也可一盒装多卷。3.5 件号件号即卷内文件顺序号，反映文件在该卷内的位置，每一个案卷卷内文件件号均从1开始编写。3.6 档号档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用以固定和反映文件排列顺序。本标准中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。档号要求具有唯一性，不得重复。4 档案分类规则4.1 本标准采用“问题（或事件）”分类法，即按照档案的具体内容进行分类，不采用“机构”分类法，即按文件形成部门进行分类的方法。根据公司档案产生情况，初步分为九大类：证照档案、合同档案、文书档案、项目档案、声像档案、实物档案、专题档案、会计档案、人事档案。 5 一级类目设置5.1 本标准共设置一级类目九个，采用英文字母作为类目代码。部分行业如有档案难以归入上述九大类时，可根据实际需要增设一级类目，但需报地产总部综合管理部备案。一级类目代码一级类目代码证照档案A实物档案F合同档案B专题档案G文书档案C会计档案H项目档案D人资档案J声像档案E其他5.2 档案分类类目一般不超过四级，具体二、三、四级类目，参见地产文件资料归档范围、归档时限和保管期限表。6 档号编制规则6.1 档号结构：全宗号 - 年度/项目号 - 分类号 - 案卷号 - 件号6.2 全宗号编制说明6.2.1公司全宗号由两部分组成。6.2.2第一部分由代码和代码“1”组成。代码用两位英文字母标识，例如：“”取“ZR”两字母表示；则第一部分为“ZR1”6.2.3第二部分由城市公司名称缩写代码组成。例如：福州公司的表示方法：FUZ。6.2.4 全宗号编制举例说明 例如：福州置业公司：ZR1FUZ 上海置业公司：ZR1SHH 以此类推。6.2.5地产总部对各级公司设立了统一的全宗代码，不宜随意修改。如有新增公司及项目，应报总部综合管理部备案，总部给予编号，以免混淆。具体参见全宗代码一览表(附件1)。6.3 年度/项目号6.3.1项目号由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01。每家城市公司开发的项目均从XM01开始计数，XM02，XM03以此类推。6.3.2总部对各级公司设立统一的项目号，不宜随意修改。如有新增公司及项目，应报地产总部综合管理部备案，总部给予编号，以免混淆。6.4 分类号分类号由英文字母和阿拉伯数字组成，可根据需要，灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“.”隔开。具体参见地产文件资料归档范围、归档时限和保管期限表。例如：一级类目二级类目三级类目四级类目分类号文书档案(C)公文管理(1)公司收发文(1)/C1.16.5 案卷号6.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依次按流水编号，不应有空号。6.5.2 案卷组卷方式有多种，需灵活应用。可一盒一卷，如文书档案，综合类合同档案；有按照单个项目组卷，如项目档案；有一户一卷，如拆迁户档案；有以公司为单位组卷，如企业注册证照类等。6.6 件号件号用四位阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“0001”开始往下排列。7 档号编制示例7.1 本标准设置的档号结构为五级结构，即：全宗号-年度/项目号-分类号-卷号-件号。7.1.1在第二级结构“年度/项目号”中，凡是类目中涉及项目类的均取项目号，不取年度，即档号结构为：全宗号-项目号-分类号-卷号-件号；凡是不涉及项目类的，一律取年度，不取项目号。7.1.2 档号中，其他级结构不变。7.2 档号编制示例 7.2.1 非项目类，以文书档案为例：ZR1FUZ-2014-C1.1-001-0001 档号格式： ZR1FUZ-2014-C1.1-001-0001 件号 案卷号 分类号 年度 全宗号：福州公司注意：“企业注册证照”整理时不分年度，同一家公司的证照放在一起，其档号格式为： 全宗号-分类号-卷号-件号。7.2.2 项目类，以项目档案为例：ZR1FUZ-XM01-D1.1-001-0001 档号格式： ZR1FUZ-XM01-D1.1-001-0001 件号 案卷号 分类号 项目号：润城 全宗号：福州公司注意：项目档案中“项目综合类”是指包含多个项目内容的文件，无法纳入某个具体项目中，故项目号统一设置为XM00，整理时请注意区分对待。7.2.3 其他类别档号设置，参见上述两类档号设置规则，或参见地产文件资料归档范围、归档时限和保管期限表。附件1. 关联制度1.1地产类文件资料归档范围、归档时限和保管期限表2. 附件表格全宗代码一览表4 / 4