保险股份有限公司办公电话管理办法模版.docx

保险股份有限公司办公电话管理办法（xx版）

第一章 总 则
第一条 为进一步加强和规范xxxx保险股份有限公司（以下简称“公司”）办公电话的使用和管理，提高工作效率，节省经费，根据公司的实际情况，特制定《xxxx保险股份有限公司办公电话管理办法（xx版）》（以下简称“本办法”）。
第二条 本办法适用于总公司各部门和各分支机构办公电话管理工作。
第三条 本办法所称的办公电话，是指公司为员工统一配备，用于公务沟通的办公固话和移动电话，不含公司对外的各种服务热线。
第二章 管理职责
第四条 为做好公司办公电话管理工作，相关部门、机构及使用人员应遵循以下管理职责：
（一）总公司综合管理部负责办公电话管理制度的制定和监督执行，负责总公司职场办公固话日常管理及费用报销，并负责公司办公移动电话的统一管理。
（二）机构行政部门负责依据本办法要求对本机构办公固话的日常管理及费用报销，并协助总公司综合管理部对公司办公移动电话的管理。
（三）使用人员根据实际工作需求，按照本办法要求发起办公电话长途、迁移及来电显示功能开通申请流程，部门负责人或机构负责人应对员工开通申请进行审核。
（四）总公司各部门及各分支机构负责本部门/机构办公电话的使用督导。
第三章 办公固话管理
第五条 公司办公电话只能用作公务通话，不得利用办公电话聊天，严禁使用办公电话办理声讯或其他商业信息业务。
第六条 公司为每位内勤员工配备一部固定办公电话，固定电话与岗位对应，员工如因工作变动或部门调动等原因一般不进行电话迁移；如需要办理固话迁移的，应提前通知综合管理部进行线路检查，确认技术可行的情况下进行审批，审批完成后方可进行电话迁移。
第七条 严禁擅自安装、拆移办公固定电话。如出现使用故障需维修的，各部门应直接向总公司综合管理部或分支机构行政部门报修。
第八条 总公司A类及以上领导干部、机构部门负责人及以上干部直接开通办公固话长途功能和来电显示功能，其他人员如需开通相应功能，应进行审批。
第九条 外勤人员原则上不配置固定电话，如因工作需要，经机构负责人同意后由机构行政部门提交审批通过方可安装，费用由相应条线业务费用自行承担。
第十条 原则上不支持开通国际长途功能，如确有与国外同业或其他人员有工作及业务频繁往来的，需提报固定电话业务申请流程审批方可开通。
第十一条 使用办公电话，须遵守公司的电话礼仪。在保证正常工作需要的情况下，提倡长话短说，简洁扼要，严格控制话费支出。
第十二条 固话使用应遵守国家和公司的相关保密制度。
第四章 移动电话管理
第十三条 公司为符合条件的员工配置办公移动电话并承担相应协议套餐费用，超出协议套餐部分的费用由员工本人承担。
第十四条 总公司综合管理部指派专人负责办公移动电话的统筹管理，各机构按照总公司下发的具体管理要求执行。
第十五条 员工领取工作手机应按照要求完成实名登记并绑定本人银行卡，确保绑定银行卡能正常扣款；配发工作手机须为员工本人使用，拥有办公移动电话的员工名片上应统一印制公司配备的工作手机号码，员工应随身携带办公移动电话并保持处于24小时正常使用状态，便于及时开展工作沟通。
第十六条 办公移动电话发生使用功能障碍等问题时，综合管理部将提供维修点联系方式，使用人自行送修并承担相应费用。
第十七条 配置办公移动电话的员工离职时，该电话处理方式如下：
（一）若该员工领用公司移动电话超过一年，该移动电话视为员工的福利产品，可自行带走，手机号码需上交总公司综合管理部。
（二）若该员工领用公司移动电话未满一年，离职时需返还配置的移动电话及号码到综合管理部。领用公司移动电话未满一年离职，并无法返还移动电话的，需按该移动电话的市场价格，扣除员工入职工作天数，补缴差价。
第五章 费用结算
第十八条 固定电话费用实行实报实销制度，总公司综合管理部和各机构行政部门根据各部门固话运营商提供的话费清单按照实际发生费用分摊到使用部门。
办公移动电话费用由总公司综合管理部统一报销，根据总公司各部门和各分支机构实际使用领用数量进行分摊，超出协议套餐部分的费用由员工本人承担。
第六章 附 则
第十九条 对于违反本办法规定的个人、部门或机构，按照《xxxx保险股份有限公司员工违法违规处罚管理办法（xx版）》相关规定进行处理。
第二十条 本办法由总公司综合管理部负责解释和修订。
第二十一条 本办法自发布之日起施行。