银行内部审计具体规范-审计文书处理模版.docx

银行内部审计具体规范
──审计文书处理规范
第一条 为了规范审计文书处理工作，保证审计工作质量，提高办事效率，根据《银行内部审计工作办法》并参照总行文书档案管理的有关规定，特制定本规范。
第二条 本规范所称审计文书，是指审计部在审计工作中形成的具有总行内部效力和规范格式的书面文件，包括：
（一）向董事会、监事会、高级管理层、上级行政、监管部门呈报的各种上行文书；
（二）向总行各部门、所辖分支机构下发的各种下行文件。
第三条 本规范所称文书处理，是指文书的拟制、办理、管理、立卷归档等工作。
第四条 审计文书按其性质分为行政性文件和业务性文件，并依不同性质编制文件字号（详见附表）。
第五条 文书一般由发文部门、秘密等级、份数序号、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、附注、抄送部门等部分组成。
第六条 文书文稿由审计部经办人拟订后，必须经审计部总经理进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和方针、政策及总行有关规定，文字表述、文种使用、文书格式是否符合规定。未经审计部总经理审核的文稿，不得呈送上级签发或核准签发。
第七条 审计部文件依文件级别及重要程度，经批准后，分别由总行高级管理层、总行办公室、审计部等名义签发，并加具有关印章或亲笔签名。签发文书，主批人应当在签发栏明确签署意见，并写上姓名和签发日期。
第八条 文书办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、承办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、审批、签发、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。审计部收发文书时，必须分别记入收文登记表、上行文件登记表或下行文件登记表，注明文件名称、文号、文件去向及签收人等。
第九条 对已签发的文书文稿，不得擅自改动。如发现有疑义，必须做改动的，提出改动意见和说明，经原签发部门领导人同意，并在原稿改动处加盖校正印章。
第十条 审计部的秘密文件，除绝密和注明不准翻印的文件必须经高级管理层批准翻印外，其余文件经审计部总经理批准，可以翻印。所有文件在翻印时，应当注明翻印的部门、单位、时间、份数和印发范围。
第十一条 审计部文件应按本规范第五条所列十三类文件按年分别顺序编号，并录入电脑载入发文字号目录登记表内。所有文件和有关材料应当根据总行《内部审计具体规范第8号──审计档案工作规范》立卷归档。发文字号目录登记表每半年向办公室备案存档，而秘级原件则即时交办公室存档。
第十二条 没有归档和存查价值的文书，经过鉴定和审计部总经理批准，在指定地点销毁。
第十三条 本规范没有规定的其他事项依总行文书档案管理有关规定执行。
第十四条 本规范由总行审计部负责解释。
第十五条 本规范自发文之日起施行，已有规定与本规范不一致的，按本规范执行。
附表：
文件类型及名称
字 号
签发方式
文件使用范围

政
策
性
文
件

1.请示

2.签呈

3.通告

4.便函

x银审请[ ]第 号

x银审呈[ ]第 号

x银审告[ ]第 号

x银审便[ ]第 号

审计部印章/总经理签名

审计部印章/
总经理签名

总行公章

审计部印章/总经理签名

审计部向上级上行的各种请求性文件

审计部向上级上行的各种行政性报告、建议等文件

审计部向各部门或特定对象公开宣布的问题，如处罚等

审计部向各部门发出的非业务的协助性函件等

业
务
性
文
件

5.通知

6.业务信函

7.征求意见书

8.审计报告

9.审计意见书

10.审计决定

11.评价建议书

12.备忘录/纪要

x银审通[ ]第 号

x银审函[ ]第 号

x银审征[ ]第 号

x银审报[ ]第 号

x银审意[ ]第 号

x银审字[ ]第 号

x银审建[ ]第 号

x银审备[ ]第 号

审计部印章/总经理签名

审计部印章/总经理签名

审计部印章/总经理签名

审计部印章/总经理签名

审计部印章/总经理签名

总行公章

审计部印章/总经理签名

审计部印章/总经理签名

审计部在实施审计前向特定对象发出的审计通知书或审计部在权限范围内通知有关部门作出或解除临时强制措施的文书
审计部向特定对象就有关事项或问题发出的信函，如要求提供协助或资料等

审计部就审计报告或审计意见向被审单位发出的征求意见书

审计部发出的审计报告

审计部发出的审计意见书

审计部通过总行发出的审计处理决定

审计部向被审计单位提出改进管理、措施等管理评价、建议性文件

审计部发出的有关审计业务备忘录、会议纪要等