行政部行政专员工作作业流程.doc

目录一、行政监督检查工作流程2二、文献签批管理工作流程2三、文献借阅管理工作流程2四、文献资料销毁管理工作流程错误！未定义书签。五、信函管理工作流程2六、传真管理工作流程2七、办公用品管理工作流程2八、盘点管理工作流程2九、节假日管理工作流程2十、名片制作管理工作流程2十一、会议室使用审批管理工作流程2十二、安全检查管理工作流程2十三、培训前期准备流程十四、培训管理流程十五、员工大会工作流程十六、读书会工作流程十七、晨会流程十八、周绩效会议实行流程十九、月绩效会议实行流程二十、外派培训管理流程二十一、积分币兑换流程二十二、行动日记发放流程办公用品比价行政费用报销流程工装管理流程证照管理流程公章管理流程各类证明流程一、行政监督检查工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1下达监督检查批示行政经理提前1周行政经理制定监督检查日期及内容2监督检查准备行政助理1天行政助理准备服务检查表服务检查表3实行监督检查行政助理有关部门准时间规定行政助理准时间规定完毕监督检查服务检查表4检查通报行政助理1行政助理整顿服务检查表，形成服务检查通报，上报行政经理服务检查通报5审核行政经理1天行政经理审核通报及解决意见服务检查通报6资料存档行政助理1天行政助理收集有关所有材料，整顿建档服务检查档案有关支持性文献 1. 服务检查表 2.服务检查通报 3.服务检查档案 二、文献签批管理工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1起草文献行政经理有关部门1天行政助理或有关部门依照工作状况起草文献文献2整顿文献行政助理1天行政助理将起草文献排版，校稿然后打印，并附上阅办卡上报领导签批阅办卡3文献签批公司领导2天公司领导对文献进行审视并签批意见阅办卡4更改文献行政经理有关部门1天行政经理将意见反馈给有关部门并进行更改，再次进行签批阅办卡5打印下发文献行政助理1天行政助理加编号红头打印文献，盖章并下发给有关部门，填写文献领用登记表文献领用登记表6学习文献有关部门1天各部门负责接到文献后，登记文档档案保管并组织员工进行学习文献档案7原始签批文献存档行政助理1天行政助理填写文献档案，并保管文献档案8有关支持性文献 1. 文献 2.阅办卡 3.文献领用登记表 4.文献档案 三、文献借阅管理工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1借阅申请部门负责人1天部门负责人依照工作需要提出借阅申请文献借阅申请单2上报申请、办理手续行政助理1天行政助理依照申请因素，办理借阅手续，商定归还时间，登记文献借阅申请表，签字领取文献借阅登记表3使用文献部门负责人3天借阅文献，准时归还文献4归还文献行政助理1天部门负责人归还文献，行政助理进行确认，在文献借阅登记表上签字文献借阅登记表5文献存档行政助理1天行政助理整顿文献，并保管文献档案678有关支持性文献 1. 文献借阅申请表 2.文献借阅登记表 3.文献档案 五、信函管理工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1接到信函或杂志行政助理1天行政经理收到信函信函2分信或杂志行政助理1天行政经理依照收信人进行分类发放信函3收信或杂志有关部门1天有关部门收到信函与杂志信函4未标明收信人行政助理1天行政经理拆信并回信信函5存档行政助理1天行政助理填写信函档案，并保管信函档案678有关支持性文献 1. 信函 2.信函档案 六、传真管理工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1接到传真行政助理1天行政助理按规定接到传真传真2接受传真行政助理有关部门1天行政助理依照规定进行分类发放传真3发送传真行政助理有关部门1天行政助理或有关部门按规定发送传真传真4确认对方与否收行政助理有关部门1天行政助理或有关部门与对方电话联系，拟定对方收传真传真5存档行政助理1天行政助理填写传真档案，并保管传真档案678有关支持性文献 1. 传真 2.传真档案 七、办公用品管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1办公用品申报办公用品管理员每月8日前办公用品管理员填写办公用品申请表上交部门负责人审批。办公用品申请表2需求审批部门负责人1天部门负责人根据预算、使用状况、库存状况，实行需求审批。审批后办公用品申请表3需求上报办公用品管理员每月10日前办公用品管理员将办公用品申请表上报行政部行政助理，办公用品以旧换新。审批后办公用品申请表4需求汇总行政助理1天行政助理将各部门上报需求表，进行整顿汇总，形成办公用品采购汇总表办公用品采购汇总表5采购实行行政经理5天行政部行政经理根据办公用品采购汇总表，进行三方询价，然后实行采购。采购物品清单6办公用品验收入库行政经理1天行政经理根据办公用品采购汇总表实行验收，并建立更新管理台账。办公用品管理台账7各部门领取、建账办公用品管理员16日（遇节假日顺延）办公用品管理员根据办公用品申请表，将本部门办公用品领回，当天完毕入账实行分类保管。办公用品管理台账8使用、整顿部门内员工随时部门内员工以旧换新到办公用品管理员处领取办公用品。办公用品管理台账9办公用品盘点办公用品管理员每月末办公用品管理员按办公用品管理台账盘点，实行盘点记录消耗入账。办公用品管理台账有关支持性文献 1. 办公用品申请表 2.办公用品采购汇总表 3.办公用品管理台账八、盘点管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1办公用品申报办公用品管理员每月8日前办公用品管理员填写办公用品申请表上交部门负责人审批。办公用品申请表2需求审批部门负责人1天部门负责人根据预算、使用状况、库存状况，实行需求审批。审批后办公用品申请表3需求上报办公用品管理员每月10日前办公用品管理员将办公用品申请表上报行政部行政助理，办公用品以旧换新。审批后办公用品申请表4需求汇总行政助理1天行政助理将各部门上报需求表，进行整顿汇总，形成办公用品采购汇总表办公用品采购汇总表5采购实行行政经理5天行政部行政经理根据办公用品采购汇总表，进行三方询价，然后实行采购。采购物品清单6办公用品验收行政经理1天行政经理根据办公用品采购汇总表实行验收，并建立更新管理台账。办公用品管理台账7各部门领取、建账办公用品管理员16日（遇节假日顺延）办公用品管理员根据办公用品申请表，将本部门办公用品领回，当天完毕入账实行分类保管。办公用品管理台账8领取使用、整顿部门内员工随时部门内员工以旧换新到办公用品管理员处领取办公用品。办公用品管理台账9办公用品盘点办公用品管理员每月末办公用品管理员按办公用品管理台账盘点，实行盘点记录消耗入账。办公用品管理台账有关支持性文献 1. 办公用品申请表 2.办公用品采购汇总表 3.办公用品管理台账九、节假日管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1拟定节假日休息时间行政助理节假日前7天行政经理依照国家法定假休息安排，制定公司休息时间，上报行政经理放假时间安排2休假时间审批行政经理1天行政助理上报行政经理，行政经理跟领导沟通最后拟定期间审批后放假时间安排3编写放假告知行政助理1天行政助理依照放假时间安排编写放假告知，由行政经理审核放假告知4下发告知行政助理1天行政助理下发审核后放假告知给公司所有部门审核后放假告知5接受告知各部门负责人1天各部门负责人接受告知，做好值班安排，上报总校或区域汇总审批值班表6汇总、审核值班表总校各区域各部门1天总校及区域由主管领导审批，职能报主管领导审批值班表7上报值班表，安全检查各部门负责人1天总校、区域、职能上报行政经理审批后值班表，并进行安全检查值班表8整顿，备案行政助理1天行政助理整顿值班表，存档备案值班表9有关支持性文献 1. 放假时间安排 2.放假告知 3.值班表十、名片制作管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1名片制作申请办公用品管理员每月8日前办公用品管理员依照名片库存，填写名片制作申请名片制作申请表2需求审批部门负责人1天部门负责人根据预算、使用状况、库存状况，实行需求审批。审批后名片制作申请表3需求上报办公用品管理员每月10日前办公用品管理员将名片制作申请表上报行政部行政经理审批后名片制作申请表4需求汇总行政经理1天行政经理将各部门上报需求表，进行整顿汇总，形成名片制作汇总表名片制作汇总表5实行制作行政经理1天行政部行政经理根据名片制作汇总表，与制作方沟通名片信息及样 名片6核对名片信息各部门负责人1天行政经理将制作方名片样子反馈给各部门，各部门确认信息，反馈给行政经理成果名片7安排制作行政经理1天行政经理安排制作方制作，制作期为三天。名片8名片领取、验收办公用品管理员1天制作完毕后，行政经理告知办公用品管理员领取名片，对信息进行核对，并签字确认名片9整顿、存档行政助理每月末行政助理整顿名片申请，分摊费用办公用品分摊表有关支持性文献 1. 名片制作申请表 2.名片制作汇总表 3.名片 4.办公用品分摊表十一、会议室使用审批管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点需求整顿场地使用申请使用会议室使用完毕验收整顿、存档流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1各部门负责人每周五前各部门负责人依照下周工作安排，提出会议室使用申请会议室使用申请表2行政助理1天行政助理依照各部门申请，进行时间安排会议室使用安排表3各部门负责人会议时间各部门负责人准时间安排表到行政助理处领取钥匙及设备，并对会议室进行打扫，整顿，在会议室使用登记表上签字审批后会议室使用登记表4各部门负责人1天各部门负责人在会议室使用完毕后，对会议室进行打扫，清理，锁门后归还钥匙及设备，并在会议室使用登记表上签字会议室使用登记表5行政助理1天行政经理收回钥匙后对会议室内卫生及设备进行验收，如不合格，告知使用部门返工会议室使用登记表6行政助理每月末行政经理整顿会议室使用登记表，保管好钥匙及设备会议室使用登记表有关支持性文献 1. 会议室申请表 2.会议室使用登记表 十二、安全检查管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1订立安全责任状行政经理年初行政经理在年初与各部门负责人订立安全责任状安全责任状2学习责任状内容部门负责人1天有关部门负责人组织本部门员工学习责任状内容，严格按照安全检查内容进行安全检查安全检查表3制定安全预案部门负责人3天部门负责人制定本部门安全预案及安全员值班表，定期对员工进行安全培训安全预案安全值班表4安全自检安全员每天安全员每天严格按照安全检查表进行自查，涉及门窗、电源、电器、灭火器、消火栓等设备设施，埴写安全员值班表，如发现问题，立即上报部门负责人，部门负责人上报行政经理，行政经理及时解决安全值班表维修流程5监督检查行政经理/行政助理每月行政部行政经理、行政助理每月检查各部门安全检查记录，并对安全设施及设备进行现场监督检查，形成检查表检查表6检查通报行政助理1天行政助理根据检查表形成检查通报，通报批评最后一名检查通报7审批通报行政经理1天行政经理审核检查通报并签批检查通报8下发通报行政经理1天员工大会通报检查成果，最后一名接受成长检查通报9整顿、存档行政助理每月末行政助理整顿检查表，检查通报，存档检查通报档案有关支持性文献 1. 安全责任状 2.安全检查表 3.安全预案 4、安全值班表 5、检查表 6、检查通报 十三、培训前期准备流程流程编号主责部门运营中心流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程项目流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1拟定培训告知运营中心学校运营经理1个工作日1.学校运营经理与讲师沟通拟定培训讲师及课程、培训时间、地点、参加人员、培训费用预算。2.下发培训告知，确认每个参训人员收到告知。培训告知、培训议程、人员分组表2物料准备运营中心学校运营经理2个工作日1.列出培训所需物料清单（会场用品VI广告制品茶点办公用品音响、投影、摄像、照相）培训物料清单3人员分工运营中心学校运营经理2个工作日依照培训议程对接人员分工，重要涉及音响师、跑麦人员、会场纪律监督人员、入场指引人员、记分员人员分工表4会场布置学校运营经理、学校运营主管、行政部1个工作日1.依照培训分组规定布置会场：场地桌椅摆放、桌布、桌签影布、电脑、投影仪安装、pk评分表张贴2.与音响师一起对培训所需音乐试音5结束学校运营经理依照培训所需物料检查与否准备全面。有关支持性文献1.培训议程2.培训物料准备清单 3.人员分工表 十四、培训管理流程流程编号主责部门运营中心流程涉及部门行政部上接流程下接流程节点流程项目流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1签到行政助理0.5小时1.行政助理在正式开始前30分钟负责将签到表放到培训入场门前，监督人员签到。2.入场指引人员负责指引人员按筹划入座培训签到表2培训开始主持人、会务人员2个工作日1.主持人上台（有上台音乐）宣布培训主题、培训纪律、分组状况及团队风采展示评分原则，规定人们进行风采展示，简介讲师、培训课程、最后引出培训讲师2.培训讲师上台（有上台音乐），开始正式进行培训3.培训过程中工作人员要监督会场纪律，记分员及时做好减分加分，跑麦人员要依照讲师问题及时递麦，准备茶点人员准备好课程中间休息时间茶点及开水。4.讲师培训完毕后，主持人上台宣布培训团队pk分数5.每个课程结束后下发培训满意度调查表。4茶歇行政助理2个工作日1 保证有足够饮用水。2 水果、点心尽量不能空盘。3 工作人员做好服务工作。5结业典礼主持人1个工作日1. 准备好奖品、结业证书等资料2. 发布PK成果，第一名奖励最后一名成长并发言3. 颁发结业证书，领导总结发言9结束行政助理、学校运营经理、主持人1. 主持人上台宣布培训结束。2. 将下刊登格所有收回。3. 整顿好会场，将投影、桌布、桌签、电脑等物资收好有关支持性文献：1.培训签到表十五、员工大会工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门所有部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1制定会议筹划行政经理每月月初行政经理与公司领导制定本月员工大会筹划拟定会议时间。会议安排2拟定人员行政助理、人事助理1天行政助理与人事助理对接拟定新员工、转正员工、拜师及员工生日名单转正新员工名单3下发会议准备告知行政助理、行政经理会议月7日前行政助理拟定员工大会准备告知经行政经理审核之后下发给有关部门，贯彻收到状况员工大会准备告知4会议准备行政助理3天行政助理依照会议安排与河北川韵沟通音响灯光及音乐，贯彻场地、会场布置，会议所需物品准备，桌椅搬运需要与物流中心沟通，贯彻转正员工师傅名单、转正评价、转正感言、证书；新员工代表发言稿、工装；拜师员工师傅名单；流动红旗明细、证书等工作会议工作安排5下发会议告知行政助理会议前3天再次拟定新员工、转正员工、拜师员工名单，拟定员工大会告知经行政经理审核下发，贯彻收到状况员工大会告知6会场布置行政部会议当天准备足够椅子，椅子摆放整洁，连接投影音响，张贴桌位图并按其摆好各部门展示牌员工大会工作安排7会议开始行政经理行政助理河北川韵会议当天行政经理根据主持词开展会议，河北川韵按主持词做好灯光、音响、音乐等工作、行政助理按主持词准备物料、礼仪负责物料员工大会主持词8会议结束行政经理行政助理河北川韵会议结束后第2天行政助理负责收拾会议材料等物品，河北川韵收拾会场音响，行政经理监督会议工作安排9会议资料存档行政经理行政助理会后5天内行政助理收集与会议有关所有材料，形成会议纪要，存档，报行政经理审核，如有会议督办事宜转到行政督办流程。会议档案十六、读书会工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门所有部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1内容行政经理每月月初公司绩效管理委员会在上月绩效会上拟定下月读书会学习内容会议安排2拟定读书会时间行政助理、人事助理1天行政经理与公司领导制定本月读书会时间。转正新员工名单3下发会议告知行政助理会议月7日前行政助理在会议一周前下发告知。员工大会准备告知4收集表格行政助理3天行政助理在会议前一天收集参会人员读书会表格会议工作安排5会议实行行政助理会议当天准备投影、笔记本、桌椅等会议物资员工大会告知6会议结束行政部会议当天有关资料备案，收拾会场员工大会工作安排十七、晨会流程流程编号 主责部门流程涉及部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1集合、整队全员每天晨会时间已到，30秒内集合完毕，掌声响起来。以主持人排头为基准，向左向右看齐，向前看，稍息、立正、跨列。2作风全员每天各位亲爱家人人们早上好！ （全体）好！咱们作风是 ： （全体）认真 快 坚守承诺！今天是X月X日，星期X，很高兴由XX为人们主持今天工作，但愿我今天主持可以给人们带来收获多多，高兴多多一天，好不好！（全体：好！）把一遍掌声送给自己。3诵读秦川价值准则全员每天全体诵读秦川价值准则；秦川价值准则4报告成果和今日目的全员每天各自报告一下昨天工作成果和今天目的（第一位、下一位）报告完毕，一遍掌声送给自己；每日任务视觉看板5着装、行动日记检查全员每天1.把目光聚焦在对方伙伴身上，看看咱们仪表与否规范，胸牌有无佩戴，头发与否整洁，皮鞋够不够亮，女士有无化淡妆。有无需要成长伙伴？（没有/有）；2.请互换检查行动日记；行动日记填写原则领导发言全员每天1. 店长有无事宜通报；2. 领导发言；6标语全员每天三句话结束今天晨会：各位伙伴，今天心情（好极了），今天沟通（棒极了），今天目的（实现了）；7背诵秦川宣言全员每天全体背诵秦川宣言；秦川宣言8天使舞全员每天全体跳天使舞；9散会全员每天三遍爱勉励，散会。十八、周绩效会议实行流程流程编号主责部门各部门流程涉及部门各区域/部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1绩效评估表准备部门全员提前半天员工填写绩效会议评估表进行上周工作总结以及本周工作筹划，；绩效会议评估表2会议告知主持人提前半天与区域/部门负责人拟定会议时间，会议定向，主持人告知参会人时间、地点；3主持人会前准备全员会议开始前15分钟主持人负责准备参会人绩效评估表、并准备座位，电脑、投影仪等开会必要用品；4上周工作总结、筹划全员第一项会议开始，主持人安排参会人开始工作报告，含上周目的总结/差距/因素/障碍；本周目的筹划/对策办法/资源支撑找出差距/因素障碍；绩效会议评估表5领导本周工作安排全员第二项参会人员报告完毕，由领导做出评价及本周工作安排；6会后培训分享全员第三项与会人员进行学习成长分享7会议纪要编制全员会议结束当天会议结束后由主持人编制会议纪要，交部门负责人审核签批；会议纪要8会议纪要下发全员会议结束次日会议确认无误后，由主持人上报部门经理及监督人员，并下发至参会人员；十九、月绩效会议实行流程流程编号主责部门各部门流程涉及部门各区域/部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1绩效评估表准备部门全员提前半天员工填写月绩效会议评估表进行上周工作总结以及本周工作筹划，；月绩效会议评估表2会议告知主持人提前半天与区域/部门负责人拟定会议时间，会议定向，主持人告知参会人时间、地点；3主持人会前准备全员会议开始前15分钟主持人负责准备参会人绩效评估表、并准备座位，电脑、投影仪等开会必要用品；4上月工作总结、筹划全员第一项会议开始，主持人安排参会人开始工作报告，含上月目的总结/差距/因素/障碍；本月目的筹划/对策办法/资源支撑绩效会议评估表5领导本月工作安排全员第二项参会人员报告完毕，由领导做出评价及本月工作安排；6会后培训分享全员第三项与会人员合理化创新建议讨论/学习成长分享7会议纪要编制全员会议结束当天会议结束后由主持人编制会议纪要，交部门负责人审核签批；会议纪要8会议纪要下发全员会议结束次日会议确认无误后，由主持人上报部门经理及监督人员，并下发至参会人员；二十、外派培训管理流程主责部门行政部流程涉及部门各部门上接流程无下接流程无节点流程图流程阐明执行部门/人时限节点作业内容子流程/表单记录1 外派培训申请各部门1个工作日培训部门填写外派培训申请表，注明培训课程名称、培训内容、培训时间、培训地点、参训人、培训费用等项目。外派培训申请表2外派培训申请审批部门经理、学校运营经理、总经理1个工作日外派培训申请表经申请受训员工部门经理、学校运营经理、主管副总、总经理审批。签字版外派培训申请表3与培训机构联系进行报名行政助理0.5个工作日 学校运营经理将签批外派培训申请表转交行政助理处，并与培训机构联系进行报名确认，拟定好培训时间、培训地点、住宿、行车路线等事项安排。4住宿及车票行政助理0.5个工作日行政助理给参训人员订购车票及酒店并告知参训人员。5订立培训合同受训员工0.5个工作日受训员工订立员工培训合同书员工培训合同书6培训组织参加行政助理即时按培训时间、地点规定组织有关人员参加培训，提出外派培训有关规定。7培训资料存档受训员工/行政助理学校运营经理将员工培训教材、培训心得、所获证书、转训材料进行备案。编制单位签发人日期：二十一、积分币兑换流程主责部门行政部流程涉及部门各部门上接流程无下接流程无节点流程图流程阐明执行部门/人时限节点作业内容子流程/表单记录2 汇总积分币行政助理1个工作日行政助理按既有花名册汇总全年积分币、审核外地区域积分币，选出前三名。积分币汇总表3下发告知行政助理1个工作日行政助理拟写积分币兑换告知经行政经理审核后全员下发并贯彻收到状况。积分币兑换告知4积分币兑换行政助理1周 行政助理按积分币汇总表为员工兑换开具收据并收回相应积分币。收据5旅游事宜安排行政经理0.5个工作日行政经理为积分币前三名联系旅游事宜并经领导审批通过后告知相应人员6资料备案行政助理将收据、积分币汇总表存档备案编制单位签发人日期：二十二、行动日记发放流程主责部门行政部流程涉及部门各部门上接流程无下接流程无节点流程图流程阐明执行部门/人时限节点作业内容子流程/表单记录2 汇总数量行政助理1个工作日行政助理根据人力资源部制定岗位设立表汇总需要购买日记数量。3采购行政助理1周联系厂家购买行动日记积分币兑换告知4下发告知行政助理1个工作日 告知各部门购买行动日记收据5发放行政助理1周1. 统一发放：各部门派代表将钱交至财务部出纳处拿收据到行政助理处领取日记2. 寻常：每月员工大会告知转正员工购买行动日记6资料备案行政助理日记采购、发放明细存档备案编制单位签发人日期：