办公室后勤管理核心制度及岗位基础职责.docx

办公室后勤管理制度及岗位职责目录一、办公室工作职责二、办公室主任岗位职责三、保洁员岗位职责四、安保管理制度五、保安岗位职责办公室工作职责1、负责起草企业多种文件、汇报、通知及相关会议组织和统计工作。2、负责秘书事务、信息综合、文电处理、文书档案、保密工作、宣传工作。3、协调各部门间行政事务工作和处理日常行政事务工作。4、负责和相关上级政府部门联络，获取相关法律、政策信息，争取政策支持。5、负责企业对内对外包含到法律事务工作，包含诉讼、工伤等法律事务处理。6、负责相关技术服务协议及协议起草等相关工作；接待群众来访和善后相关事宜协调。7、负责和环境保护、水土、林业、安监、社保等相关部门工作联络、接洽和接待工作。8、帮助起草企业发展计划及帮助财务编制年度经营计划。9、负责汇总企业年度综合性信息资料，起草企业综合性工作总结、汇报、请示等文件。10、负责企业通用规章制度确实定、修改和编写，帮助参与专用标准及管理制度确实定、讨论、修改工作。 11、负责召集企业办公会议和其它相关会议，做好会议统计，依据需要撰写相关会议纪要，并立即传达成企业相关部门。12、负责职员宿舍、食堂、保卫工作管理制度拟订、检验、监督、控制和实施；负责对保洁员及保安管理。13、帮助人事行政部监督实施劳动纪律，处理职员奖惩事宜。对各岗位及其场所劳动纪律及卫生情况进行定时和不定时检验。14、帮助人事行政部建立健全职员人事档案、职业病危害档案及职员信息资料等。15、帮助人事行政部做好招聘、面试、培训等工作，办理职员入职相关手续；劳动协议签署、续订；职员辞职、解聘等相关事务，并做好离职职员手续办理和善后处理工作。16、帮助人事行政部协调和办理职员社保及其它保险事宜工作。17、参与、帮助人事行政部制订相关培训计划，并负责相关培训落实和开展。18、负责企业职员考勤工作，并依据考勤数据编制职职员资表。19、负责做好企业贵宾接待和安排，组织、协调企业年会、职员活动、市场类活动，开展年度总结评选和表彰活动。20、负责企业内、外文件收发、登记、传输、归档工作。21、负责企业职员活动策划、组织和实施。22、负责企业办公用具管理，做好入库登记和发放登记管理，提倡节省、杜绝浪费。23、负责并监督实施职员劳保用具定额和计划管理工作，做好劳保用具造册和发放工作。24、负责企业档案管理工作，做好综合文档、专业文档和电子文档管理和保密工作。25、加强部门之间协调，促进相互间团结，打造精英团体。26、搜集和听取职员反应意见和问题，并作耐心细致解释和向上级反应。27、协调各部门工作，搞好企业绿化和环境卫生。28、按时完成上级主管领导交办其它工作任务。办公室主任岗位职责1、领导办公室工作，落实办公行政管理工作，监督完成情况。2、负责企业相关文件及相关文字材料起草、行文、打印、下发和送达。3、负责企业行政管理制度制订、实施，搜集信息协调部门间关系。4、建立健全和完善各项规章制度，负担企业行政、人力资源、绩效考评管理工作。5、负责审查人事招聘、录用、入职、离职、解聘、解聘手续办理、劳动协议签署、续订及善后处理工作。6、有计划组织企业职员进行企业培训，并对培训内容实施考评。7、负责审核企业职员考勤及指导和检验职员工资表编制和初步审审核。8、按时督查职员社保及其它保险事宜办理工作。9、检验职员人事档案、职业病危害档案及职员信息资料建档和规范管理等。10、管理日常行政工作，认真做好考勤、绩效考评，并参与企业评优工作，监督评优公正、严明，努力做到考评和处罚奖罚分明。11、组织安排好企业各类会议及多种活动，做好会议统计并立即传达成部门。12、管理好多种文件，规范多种资料搜集、整理、归档；做好企业信息保密工作,安排相关人员做好保密文件和资料存档。13、负责职员宿舍、食堂、门卫等部门管理工作，营造友好、安全、洁净工作环境；全力做好后勤保障服务工作。14、服从上级领导，传达上级指示。督促、催办各部门工作进度、协调各部门关系，搜集各部门反馈信息，立即、正确向上级反应全体职员工作进度和思想动态等基础情况，发觉问题，立即处理。关心职员，帮助职员处理实际困难。15、负责做好日常接待、投诉工作，并对包含到相关问题作出耐心解释或处理，立即向企业领导汇报。16、策划企业文化，经过板报宣传栏等多个形式，营造浓厚文化气氛，同时加强对外宣传，协调外部关系，扩大企业影响力和著名度。17、认真办理领导指示，做到事事有回音、件件有着落；同时加强外部协调和联络和联络工作，努力争取周到细致。18、负责和相关政府部门联络，获取相关法律、政策信息，争取政策支持。19、负责企业对内对外包含到法律事务方面工作，包含聘用律师和诉讼、工伤等法律事务处理。20、负责相关技术服务协议及协议起草及签署等相关工作；接待群众来访和处理善后相关事宜等。21、负责和环境保护、水土、林业、安监、社保等相关部门工作联络、接洽和接待工作等。22、负责做好企业其它贵宾接待和安排，组织、协调企业年会、职员活动、市场类活动，开展年度总结评选和表彰活动。23、按时完成上级主管领导交办其它工作任务。办公区保洁职员作职责关键负责企业会议室、副总经理、总经理办公室、洗手间及办公区域公共卫生保洁工作。一、 办公楼保洁工作：1、总经理、副总经理办公室保洁要求：每日8:00前完成饶总、王总、姚总、赖总办公室保洁工作。（1）、地面、桌椅、沙发、茶几、饮水机、电话等天天打扫1次，确保桌椅、沙发等无浮尘，桌面保持整齐，地板无污迹、纸屑、杂物等。天天清理办公室纸篓垃圾一次。（2）、窗户玻璃、书橱及陈列品天天最少擦试1次，保持书籍资料和陈列品摆放整齐，无浮尘。（3）、经理室盆景、花木天天清理一次，每3天浇水一次（冬季7天一次），花盆内无污物，花木无枯黄。（4）、在领导接待完用户后，立即清理和保洁经理办公室（或会议室）。2、会议室保洁要求：室内地面、会议台、办公桌、办公椅等每七天必需清洁打扫1次，因会务需要，应按办公室要求，做到随时打扫，确保会议室清洁洁净明亮。3、办公楼公共区域保洁要求：（1）、办公楼走廊、楼梯、洗手水槽、窗台天天打扫一次，保持地面清洁，无污迹、污水、纸屑；扶手、窗台无浮尘，洗手水槽洁净卫生、玻璃镜光洁明亮，水槽内无茶叶等垃圾。（2）、不定时清理墙面和宣传栏，保持墙面良好，宣传栏洁净整齐，无显著 污迹，无蜘蛛网和浮尘等。（3）、每2天清理一次办公区域垃圾桶，确保垃圾桶清洁卫生。（4）、办公楼护栏、门窗每七天打扫一次，每七天一下午上班时，打扫办公楼护栏。每七天三下午上班时打扫办公室门窗，每七天五17:00以后用水冲洗办公区走廊、楼道。要求做到地面洁净无污痕、无垃圾和杂物，护栏无蜘蛛网、无浮尘，门窗清洁明亮无浮尘、无蜘蛛网。（5）、保洁时必需先洒水后打扫清洁，做到无扬尘。楼道洒水天天早晨和下午各一次。二、办公楼前公共区域保洁要求：1、保洁范围：办公楼至生产车间之间，成品库外水泥路转弯处以上水泥坝子属于保洁员保洁范围，成品库外水泥路转弯处以下至大门口属于门卫室清洁范围。2、每日早晨10:00前完成办公楼前公共区域清洁卫生工作，公共区域洒水除尘工作须每小时洒水一次除尘。三、卫生间保洁要求：1、天天7:30前；下午16:00后打扫卫生间清洁卫生。2、天天必需打扫1次，立即清理垃圾桶里废纸、纸巾等，确保卫生间墙面、地面、便池清洁洁净，无杂物、无积水，无异味 。四、劳动纪律要求：1、严格遵守企业规章制度和相关劳动安全纪律，服从企业管理，自觉推行工作职责。2、因工作需要，必需随叫随到，愉快完成临时性突击任务。3、节省用水、用电，珍惜公用设施，保管好保洁用具，发觉屋面渗漏、管道堵塞、损坏等应立即向企业办公室汇报 。安保管理制度 第一条 总则1、为了保障企业正常工作秩序，规范企业安保管理，特制订本制度。2、本制度适适用于保安员和全体职员，保安管理由人事行政部负责。第二条 保安关键工作范围 1、全厂消防工作：消防定时检验、消防事件处理、消防设备检验。 2、全厂安全防范：机器、设备、车辆、材料等防盗、防破坏，各级领导及职员人身安全，多种内盗、外盗、联合盗防范。 3、在总经理、人事行政部直接指挥下，应对多种突发事件。 4、其它诸如生产帮助、临时勤务等。 第三条 保安上班时间形象要求 1、着装整齐、规范。上衣衣扣不得随意解开，夏装上衣必需按要求插入裤中。 2、对来访用户或客人要礼貌用语、言简意赅、不卑不亢。3、严禁值班时间睡觉、看书报、听音乐、扎堆聊天，一经发觉，每次扣罚薪金10元。第四条 保安人员编制及排班 1、企业保安队保安员两名。 2、保安员受人事行政专员领导，直接对人事行政经理汇报工作。 3、保安上班采取两班轮值制，早班8:0018：00，夜班18:008:00，每班1人，接班人员须提前15分钟和上一班进行交接，保安员按交接时间打卡计算考勤。4、保安员要随时检验、监督厂内外安全防范情况。5、保安员除在巡查时，其它工作时间全部必需在值班室内。若发觉在非巡查时间不在值班室每次扣罚薪金10元。第五条 保安工作职责 1、保安员必需严格遵守厂规厂纪，并严格根据厂规厂纪要求对违反厂规厂纪职员进行处罚申报。 2、按时间开闭工厂大门，早上7：00开放，晚上23：30关闭。3、企业职员在下班后保安员应到办公楼、厂区巡查，发觉门、窗、照明灯具、水龙头等未关或是未关牢，将其关好，每日检验消防设备是否完好。4、保安员需按企业要求时间关闭公共场所、厂区照明灯。5、除人事行政部之外人员在非打卡时间严禁进入值班室，一经发觉，职员每次扣罚薪金5元，保安员每次扣罚薪金10元。6、接待室锁匙由当班保安员持有，在企业领导需要使用时对其开放，其它时间一律关闭。第六条 保安监督权限1、考勤监督：保安员必需在早上7:308:00，12:0012:30，13:0013:30，17:3018:00对职员考勤进行监督，对于帮她人代打卡者、考勤作弊者进行处罚申报，隐瞒不报者每次扣罚薪金10元。 2、就餐监督：保安员必需在就餐时间对企业职员就餐情况进行监督，配合食堂对违反食堂管理制度者进行处罚申报。 3、行为监督：对厂区内不符合厂规厂纪行为进行处罚申报（如在非吸烟区吸烟、上班时间玩手机等）。 4、出入登记：企业对出入工厂人、车、物实施严格登记制度，全部出入人、车、物时间由保安员据实填写。任何拒绝登记，保安员有权拒绝其出入。5、人员登记：任何出入工厂大门人员，包含本企业职员全部必需自觉推行出入登记手续。本企业职员出入大门只须署名，同时将厂牌压在保安值班室。外来人员须出示有效证件（身份证、驾驶证或厂牌），亲自填写姓名及证件号码。同时将有效证件押在保安值班室，离厂时返还其有效证件。 6、车辆及货物登记：出入工厂大门车辆，必需推行登记手续。全部车辆车牌号由保安员据实填写。 7、外部小车：须由车辆驾驶员出示有效证件（身份证、驾驶证或厂牌），亲自填写姓名及身份证号码，和随车人员数量、姓名（依据情况）等。同时将有效证件押在保安值班室，离厂时返还其有效证件。 8、外部货车：须由车辆驾驶员出示有效证件（身份证、驾驶证或厂牌），亲自填写姓名及身份证号码，和随车人员数量和姓名（依据情况）、随车货物名称和数量等。同时将有效证件押在保安值班室，离厂时返还其有效证件。 9、内部小车、货车：进出须出示企业内部发放车辆进行卡，并停放在指定位置（小车只能停放在停车场。）10、内部货车：货物车辆有审批放行条才能放行，不然保安员有权不给放行，将情况查明后才能放行，无审批放行条而当班保安私自放行每次扣罚薪金20元。假如所以造成企业损失，依据损失大小追究保安人员责任并进行行政和经济处罚。 11、每日处罚申报单必需在次日10：00前交人事行政部，放行条在每七天一早晨10：00前上交到人事行政部。 12、针对企业职员违规行为，保安人员对其罚处愉快基金，按总额5%作为奖金，按月发给对应保安。第七条 巡查1、定时巡查：保安员须在每个整点时刻在工厂周围、工厂内部、办公室进行巡查和巡查，对可疑情况和处罚情况进行统计。每次巡查时间不能超出5分钟，巡查时锁好值班室门窗。2、夜间巡查：在大门关闭后，不定时进行巡回检验，发觉有可疑之处要立即汇报上级和帮助处理。第八条 本制度未尽事宜按企业相关要求实施。第九条 本制度自同意之日起实施。本制度解释权归人事行政部。保安岗位职责1、 着装、佩戴整齐，按要求上岗和交接班。2、 坚守岗位、恪尽职守，不脱岗，上班时间不闲聊、吃东西、不看书报杂志、睡觉或进行其它和本岗位职责无关事。3、 值班要讲文明礼貌，处理问题要讲标准和方法，态度和蔼不急躁。4、 保障企业财产安全，值班中玩忽职守，对工作不负责，造成一定损失，要追究当班保安员责任。5、 认真推行值班登记制度，正确统计值班日志。值班中发生和处理多种情况在登记簿上进行具体登记，交接班时移交清楚，责任明确。6、 加强对关键部位防火、防盗、防破坏等治安防范和安全工作。7、 在企业生产区域监视巡察，预防刑事、治安案件和灾难事故发生。在企业内发生打架斗殴事件要给予阻止，将损失降至最低。8、 对于形迹可疑人员要进行证件检验，必需时要求其配合检验其所带物品。9、 对于出厂物资和带出生产区其它物品，要检验有没有物资出厂放行条、本人证件、并和相关责任人联络核实，给予登记放行。10、严格控制外来车辆及闲杂人员进入企业厂区，外来车辆和人员进入厂区，一律要事先盘查并请示企业领导同意后方可进入。11、看管好进入厂区内车辆，预防撬盗车事件和其它意外情况发生。12、认真检验进出厂车辆，指挥车辆按要求线路行驶，停放要指定位置，不准乱停乱放，确保通道通畅无阻，避免造成交通堵塞和其它意外事故发生。13、妥善保管配发安保器械，不得丢失和私自使用。14、在企业许可范围内回复访客咨询，必需时在经过领导同意后可为其向导。15、主动配合其它保安人员做好安全防范工作。16、完成领导临时交办其它任务。