证券股份有限公司私募基金业务外包服务管理办法.docx

证券股份有限公司私募基金业务外包服务管理办法 第一章 总则 第一条 为顺利推进证券股份有限公司（以下简称“公司”）的私募基金服务，提升公司对私募基金管理人及其私募基金的整体服务水平，规范公司私募基金业务外包服务（以下简称“外包服务”）的业务管理，防范业务风险，保障业务运行，依据证券法、公司法、合伙企业法、证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、证券公司内部控制指引、基金业务外包服务指引（试行）及其他法律法规和公司相关制度的规定，制定本办法。 第二条 本办法是公司私募基金业务外包服务业务管理的基本规范。 第三条 私募基金业务外包服务的服务对象为证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法中规定的在中华人民共和国境内，以非公开方式向投资者募集资金设立的投资基金及其管理人，包括非公开募集资金，以进行证券投资活动为目的设立的公司或者合伙企业，资产由基金管理人或者普通合伙人管理的私募基金（以下简称“客户”）。 本办法所称的私募基金业务外包服务是指公司依据与客户的协议约定，为客户提供估值核算、份额登记、信息服务、以及其他综合行政服务等一系列可选的基金综合服务来辅助私募基金管理人的资产管理工作。 第四条 公司及其从业人员从事私募基金业务外包服务业务，应当遵守法律法规、服务协议的约定，诚实信用、谨慎勤勉、恪尽职守，防止利益冲突，不得从事损害私募基金财产和投资者合法权益的活动。 第二章 业务决策与部门职责 第五条 公司开展私募基金业务外包服务，应当遵循合法合规、风险效益匹配、风险可测可控、跟踪检查和预警报告等原则，实行集中管理、分级授权、统一审批、统一业务与技术平台、实时监控。 第六条 公司私募基金业务外包服务的组织架构按照公司董事会公司管理层业务执行部门三个层级的体系设立和运行。公司董事会是公司私募基金外包服务管理的最高决策机构，公司管理层是公司私募基金外包服务业务的管理机构。 第七条 私募基金业务外包服务主要业务执行部门职责： （一） 资产托管部 资产托管部作为私募基金业务外包服务日常运营的管理部门，负责私募基金业务外包服务的估值核算、份额登记、信息服务、综合行政服务等，追踪业务的政策动向、同行的业务开展情况，做好对外联络、对内协调工作；制定私募基金业务外包服务的资质审查标准；协同业务推介部门受理客户私募基金业务外包服务需求，与客户沟通外包服务的具体内容和开展细节；确定外包服务的费率政策，完成与私募基金业务外包服务所涉费用计算；制定相关协议文本，并根据公司审批意见完成相关协议的签署事宜；配合信息技术部完善私募基金业务外包服务业务技术系统的功能；协同处理客户违规行为；处理客户投诉与纠纷事宜，预防、处置突发事件；持续了解客户的反馈信息，跟进客户业务需求，优化服务流程，提高服务质量。 （二） 零售交易业务总部 做好营业部私募基金业务外包服务的宣导和推介，协同资产托管部做好营业部私募基金业务外包服务的培训与咨询；统计日常业务开展情况，制订营业部营销与考核方案；协同处理客户违规行为；参与私募基金业务外包服务业务的推广和持续服务等工作。 （三） 销售交易总部 负责销售交易总部私募基金业务外包服务的宣导和推介，协同资产托管部做好私募基金业务外包服务的培训与咨询；统计日常业务开展情况，制订营销与考核方案；协同处理客户违规行为；参与私募基金业务外包服务业务的推广和持续服务等工作。 （四） 财富管理中心 协同推介部门受理客户私募基金业务外包服务需求，遴选、引进私募基金等各类金融产品。 （五） 运营管理总部 负责对资产托管部私募基金业务外包服务的运营支持。 （六） 信用业务管理总部 负责信用业务的管理和运作，协同资产托管部做好从事信用业务的私募基金客户服务；协同推介部门受理信用业务相关的私募基金业务外包服务客户需求；对私募基金业务外包服务中的信用业务提供必要的业务支持和咨询。 （七） 法律合规部 负责审核私募基金业务外包服务相关制度及协议文本，组织合规检查，根据公司相关制度或要求指导、协助或处理与业务相关的诉讼、非诉讼法律事务；组织、督导私募基金业务外包服务的信息隔离工作；对重大问题或决策提供合规咨询、出具合规意见书等合规管理工作。 （八） 风险管理部 负责根据公司相关制度或要求指导风险管理体系的建设，并对私募基金业务外包服务风险的识别、评估和应对提供咨询意见；制定私募基金业务外包服务的风险监控措施，并实施监控。 （九） 信息技术部 负责私募基金业务外包服务涉及的技术系统的功能实现、运行维护、升级优化等工作。 （十） 稽核部 定期或不定期组织对私募基金业务外包服务进行稽核检查，出具稽核报告。 （十一） 计划财务部 负责根据公司会计制度的规定对私募基金业务外包服务的收入进行会计核算、分配。 （十二） 营业部及其它业务推介部门 各营业部、分公司、子公司等业务推介部门（以下简称“推介部门”）在公司统一管理下，按照公司的统一规定和决定，积极参与项目承揽，认真落实私募基金业务外包服务的客户推介、风险控制等规范措施，及时处理客户违规行为；负责向客户讲解私募基金业务外包服务内容，指导客户办理业务的相关手续；负责私募基金业务外包服务的推广、持续服务等工作；共同做好客户投诉与纠纷处理事宜。 第三章 客户管理与业务审批 第八条 资产托管部负责制定私募基金业务外包服务的推介方案和推荐流程，推介部门应当在合法合规的前提下做好私募基金业务外包服务的宣传、推介和承揽。 第九条 资产托管部负责组织公司相关推介部门、营业部等分支机构的业务推介指导与培训工作，并指定专人负责接待相关推介部门的咨询。 第十条 资产托管部应当建立健全私募基金业务外包服务的客户资质管理制度和资质审查标准，明确客户资质管理的原则、内容和工作程序，做好业务开展前的尽职调查，并根据尽职调查结果严格进行审批。 第十一条 业务开展前，资产托管部应当向有合作意向的客户告知该业务的服务原则、服务性质、服务内容、服务费率及服务方式。 第十二条 业务开展前，公司应对私募基金业务外包服务协议及相关协议内容的合法性、条款的完备性、约定权利义务的对等性、以及是否存在重大缺陷或显失公平等法律事项进行审核，审慎的签署协议。 第十三条 资产托管部应当建立健全私募基金业务外包服务客户管理和投诉管理制度，在业务开展期间，持续跟踪了解客户的反馈信息，保持信息双向沟通，并持续跟进客户业务需求，优化服务流程，提高服务质量。 第四章 份额登记 第十四条 资产托管部应当建立健全私募基金业务外包服务的份额登记管理制度，指定专人专岗负责基金的份额登记事务，明确份额登记服务的原则、内容和工作程序。 第十五条 资产托管部应当为管理人办理因基金份额的认购、申购、赎回以及其他情形而导致的投资者和其所持份额数额变更的登记，以及因基金分红而导致的投资者权益变更的登记事宜。 第十六条 资产托管部应根据协议约定，按照管理人提供的书面方案进行相应的基金的分红、计提业绩报酬、清盘等业务处理，及时分配资产和收益。 第十七条 资产托管部应根据协议约定，按照管理人提交的指令及时处理申购、赎回等业务，并将份额确认信息以双方认可的方式反馈给管理人。第十八条 资产托管部应当建立健全私募基金业务外包服务的资金清算管理制度，指定专人专岗负责基金的资金清算事务，明确资金清算服务的原则、内容和工作程序。 第十九条 资产托管部应根据协议约定，准确、高效完成外包业务专户和清算专户的资金划拨事宜，并及时做好账务处理。 第五章 估值核算 第二十条 资产托管部应当建立健全私募基金业务外包服务的估值核算制度，明确估值的目的、估值的对象、会计核算的方法、估值核算工作流程、对账的处理方式及风险控制措施等，履行估值核算职责。 第二十一条 私募基金业务外包服务的估值目的，为私募基金的资产净值和单位净值进行估值。 第二十二条 私募基金业务外包服务的估值对象，为管理人运用私募基金资产所购买的各类有价证券以及其他资产等。 第二十三条 资产托管部根据基金/产品合同约定的方式对场内交易、开放式基金、期货、个股期权等进行估值，特殊情况参考行业惯例进行估值。 第二十四条 私募基金的会计核算执行企业会计准则、证券投资基金会计核算业务指引及其他相关规定。 第二十五条 对于私募基金业务外包服务估值核算所需但不能直接获取的交易结算数据，资产托管部通过事先与管理人约定的方式从管理人处或直接从第三方经纪商处获取信息或数据，并定期对账。 第二十六条 资产托管部应当按照协议约定，与管理人及托管人（如有）定期核对估值结果，未确认的结果不得通过私募外包服务商综合服务平台或协议约定的其他方式发布或推送。 第二十七条 私募基金业务外包服务估值原则上采用T+1日（私募基金存续期内每个工作日为估值日）方式，当天的交易数据将在下一工作日进行估值。与管理人另有约定的根据与管理人的相关约定执行。 第六章 信息服务 第二十八条 资产托管部应当建立健全私募基金业务外包服务的信息服务管理制度,指定专人负责管理信息服务事务，履行信息服务相关的职责和报告义务。 第二十九条 信息服务包括信息披露与报送。信息披露遵循合法合规、审慎有效的披露原则，资产托管部应当按照法律法规和协议约定通过指定渠道披露基金信息，并保证所披露信息的真实性、准确性和完整性。 第三十条 资产托管部应当深入研究和解读相关信息报送的监管要求，并且在合法合规的前提下，根据协议约定，按照管理人的需求，提供信息报送服务。 第三十一条 资产托管部应当按照法律法规、中国证监会及其他监管机构的规定，及时向监管机构提供报告或者数据信息。 第七章 档案管理 第三十二条 资产托管部应当建立健全私募基金业务外包服务档案管理制度,指定专人负责档案管理事务，妥善保管在开展私募基金业务外包服务过程中形成的重要的合同协议、会计凭证、账册和报表、份额登记信息、交易记录、开/销户资料、信息报告等业务资料。 第三十三条 不同基金财产的文件档案应当分类保管，并建立专人负责的登记、调阅、变更、移交、销毁手续。重要文件的保管期限按照协议约定和公司相关规定执行。 第三十四条 公司及公司私募基金业务外包服务人员严格做好业务资料相关信息的保密工作，不得向任何机构或个人泄露相关信息和资料，法律法规和协议合同另有规定的除外。 第八章 合规管理和风险控制 第三十五条 公司应当建立健全私募基金业务外包服务的风险管理机制，定期不定期对私募基金业务外包服务业务开展前和开展过程中潜在及已发现的风险进行识别和跟踪，落实相关风险防范措施。 第三十六条 公司应当建立健全私募基金业务外包服务的信息隔离墙制度，防范内幕交易和利益输送。 第三十七条 公司应当通过机构设置、物理环境、人员配备、信息系统、资金与账户等几个方面的建设，确保私募基金业务外包服务的完整与独立运营。并与自营业务、投资银行、资产管理、销售业务等部门在机构、人员、信息、账户、资金等方面实现必要的分离。资产托管部内部的外包服务部与托管服务部在人员、系统、数据、场所、账户等方面相互独立。 第三十八条 资产托管部应实现对日常作业的人工干预和系统自动两类不同层面的业务操作进行监控，对系统自动应加强监控，对手工完成的关键业务操作应经过严格的审批和复核流程，防范操作风险。 第三十九条 资产托管部应对业务操作进行日志留痕，定期归档。 第四十条 资产托管部应当建立健全私募基金业务外包服务业务合规管理制度和报告机制，对私募基金业务外包服务开展过程中发生的合规风险及隐患及时报告、分析评估和解决。 第四十一条 资产托管部和相关部门应当建立健全私募基金业务外包服务业务应急保障工作机制，制定应急处理方案，做好私募基金业务外包服务业务开展过程中突发情况的应对工作。 第九章 内部控制和稽核监控 第四十二条 资产托管部应当根据外部监管要求、业务发展、及自身管理需要，定期不定期检查和完善私募基金业务外包服务的规章制度、操作规程，确保制度流程的完整性、合规性和适用性。 第四十三条 资产托管部稽核监控岗负责对私募基金业务外包服务进行日常监控。 稽核监控岗在开展稽核审计时，遵循内部审计工作的一般程序规范，稽核结果需向资产托管部负责人报告，重大风险或合规事项需向公司风险管理部、法律合规部、稽核部汇报，稽核监控岗需对整改落实情况进行跟踪。 第十章 应急处理方案 第四十四条 公司应当建立健全私募基金业务外包服务业务应急保障工作机制，制定应急处理方案，做好私募基金业务外包服务业务开展过程中突发情况的应对工作。 第四十五条 资产托管部的应急处理组织架构按照公司突发事件应急处置领导小组（以下简称“领导小组”）资产托管部应急人员三个层级的应急管理组织体系设立和运行。 第四十六条 应急处理的工作原则如下： （一） 统一指挥、迅速反应； （二） 分工明确、协同配合； （三） 有序协调、高效运转； （四） 立足预防、防止扩大。 第四十七条 当发生突发事件时，资产托管部人员应当服从统一指挥，遵循突发事件汇报路线，根据事先制定的应急预案进行处理，并在突发事件登记报告簿上留痕。禁止拖延汇报、隐瞒掩盖、擅自解决。 第十一章从业人员管理 第四十八条 公司应当建立健全私募基金业务外包服务业务差错和事故的登记、报告、处理流程，防止出现隐瞒不报、擅自处理等情况。 第四十九条 公司员工违反私募基金业务外包服务业务规章制度、操作规程，导致产生业务差错或事故的，应根据法律法规及公司相关规定进行处理。 第十二章 附则 第五十条 本办法由资产托管部负责修订和解释，自发布之日起实施。