总经理秘书职位新版说明书.doc

职位说明书总经理秘书企业：北京龙发装饰集团企业职位名称：总经理秘书编制日期：.01任职人：任职人签字：部门：总经办直接主管：总经理直接主管签字：职位编号：LF-HR-FZB-03同意日期：职位概要：负责来访客人接待工作并完成总办文件起草下发及归档管理，在总经理指示下完成和集团及分企业各部门信息沟通工作，确保企业ERP信息通讯通畅。任职条件年纪25岁以上性别不限学历和专业文秘、汉字等相关专业大专以上学历性格品行品貌端正、举止大方、语言沟通能力强。必备知识技能1、了解办公接待礼仪知识2、熟练使用多种办公设备及对应办公软件 3、出色文字操控能力工作经验三年以上行政、文秘相关工作经验业务了解范围能熟练使用计算机和办公自动化设备，了解企业人员情况， 熟悉礼仪及集团、分企业各部门工作步骤。能力素质要求1、正确判定来电来函来人目标、性质，立即做好统计和处理，礼貌接待总办来访客人，立即做好统计和处理，2、热情大方沟通，举止得体，认真细致，严谨办理总经理交付工作。3、细致规范处理文件收发及信函处理。职位晋升可直接晋升职位行政、企划、客服主管可晋升至此职位无能够降级职位无总经理和企业有往来各级外部单位、用户企业各部门总经理秘书组织关系图：主要责任范围汇报责任直接上报 1 人间接上报 0人培育责任培育下属无专业培训无保密责任对企业文件负担保密责任，对总经理交办工作保密主要权力范围权力项目关键内容使用权对电脑、复印机、打印机、考勤机等有使用权提议权对工作中出现多种问题有提议权联络权对政府相关部门及外部用户有联络权工作范围工作依据负责程度1、规章制度实施遵守企业各项规章制度（包含但不限于以下制度）：考勤管理制度（及补充条款）、职员手册、奖惩法则汇总（及优化、补充条款）、劳动协议、部门管理要求及制度、岗位说明书、培训制度、行政管理制度、考评制度等相关企业规章制度企业多种规章制度全责2、文件处理负责总经办文件复印、打印工作企业行政管理制度全责3、信函处理负责企业总办来往信函收发、登记和传阅企业行政管理制度全责4、来往信息处理负责接听电话并统计，传真收发并统计，依据总经理临时工作安排，进行信息搜集整理和上报企业行政管理制度全责5、文件起草负责总经办文件起草和收发上级要求全责6、来访接待负责对来访人员接待，并依据情况做出安排企业职员行为规范全责7、卫生管理负责总经理办公室内卫生维护。全责8、设备设施管理负责总经理办公室内各类设备设施管理，确保设备设置保持正常运行全责9、耗材申报及成本控制负责总经理办公室各月度耗材申报，确保正常办公，同时，对申报各类设备实施及耗材进行核实，避免浪费现象发生全责10、其它完成总经理交办临时性工作全责违规行为性质（通常/严重）可能违规行为1.文件处理过程中出现遗失、差错通常2.私自泄露企业经营管理信息严重3.未能立即将收到信息上传下达通常/严重4.未立即打扫清理总经理办公室通常5.不能按要求完成上级分配工作任务通常/严重尤其明确：以下为严重违反企业规章制度行为（包含但不限于以下行为），企业有权给予解除劳动协议并追究经济责任、法律责任。1. 违反企业网络管理制度，玩网络游戏、泄露（篡改）企业OA、ERP网站密码及企业信息（书面、邮件、其它形式文件类型），公布、散布企业负面消息。2. 累计旷工二天（含）3. 违反真实标准（包含但不限于以下行为）：数据、考勤、协议、文件、个人证件等弄虚作假。4. 违反社会治安及法律法规行为5. 给企业造成损失500元以上