医院物资管理标准规定.doc

医院材料物资管理要求为规范医院库存管理、确保库存物资不流失不浪费，降低积压，控制成本，提升周转及材料物资利用率。依据医院财务管理制度要求，结合医院实情，特制订本要求。一、材料物资定义1、材料物资分类：（1）医用材料物资：一次性卫生材料、试剂用具、医用低值易耗品、固定资产、特殊医用材料（高值材料）、美容材料。（2）后勤材料物资：办公用具、生活用具、食品饮料、办公用低值易耗品、维修用具、五金用具、布料用具、印刷品 、食堂用具、赠予用具、广告用具、书籍、固定资产、回收品。 2、名称解释： （1）医用材料物资，指医疗用直接或间接用于病人材料物资，包含一次性卫生材料、试剂用具、医用低值易耗品、固定资产、特殊医用材料（高值材料）、美容材料。一次性卫生材料：指一次使用并要按要求进行销毁材料，通常全部有严格消毒和使用要求。试剂用具：指用于检验各类实际，和围绕检验，用来承载各类生物标本一次消耗材料。如各类化验试剂、各类采血管、采血针等。医用低值易耗品：指医疗用各类价格较低，但能反复使用，损坏后实物形态基础不发生改变物品。包含各类手术刀、剪等器械，各类器皿、工具等。固定资产：指临床、护理及医技等辅助部门使用，价值在500元以上，使用期限在十二个月以上设备、设施等。特殊医用材料：指植入人体，价值很高各类材料，包含假牙、假体、钢板等。美容材料：指专门为美容整形所用材料，包含化妆品、矫正用材料等。 （2）后勤材料物资：有别于医用材料物资，指直接由职员使用办公、生活用具，围绕行政后勤使用各类其它物资，包含食品饮料、办公用低值易耗品、维修用具、五金用具、布料用具、印刷品 、食堂用具、赠予用具、广告用具、书籍、固定资产。 3、编码规则： （1）医院材料物资 一次性卫生材料 021 医用低值易耗品 022 医用固定资产 026 化验试剂及用具 016 医用美容材料 034 母婴用具 017 （2）后勤材料物资 办公用具 012 办公用低值易耗品 011 布料用具 013 后勤用固定资产 014 广告用具 015 生活用具 018 食品饮料 019 维修材料 020 赠予用具 027 装修材料 028 五金材料 029 书籍类 030 食堂用具 031 回收品 032 二、库房分类和管理。（一）、库房分类： 一级库房医用物资库、后勤物资库、药库；二级库房药房、供给室；三级库房，各科室小药房。1、后勤材料物资库，分别为办公用具库、生活用具库、食堂饮料库、印刷品库，布料用具库、五金维修品库、赠予用具库、食堂用具库、回收库。后勤物资库不再设二级库房。2、医用物资库，分别为卫生材料、试剂库。卫生材料三级库房为科室小库房，由本科室护士长管理。医院暂不设二级库。3、药库，归药剂科管理，业务和药房合并。药品二级库房为门诊药房和住院药房，药品发放全部由二级库房发放，确保药品使用安全。（二）、仓库管理。1、验收入库管理（1）、全部物资均应该日验收入库，不得拖延。验收入库时，须由采购部门和库房管理人员同时验收，采购部门负责物资质量、规格和型号等质量指标，库房管理人员应检验物资是否“三证”齐全，清单、发票、数量是否正确，品种、数量以实物为主。全部货物必需到现场验收，遵照先验收后入库标准，验收后双方在送货清单上签字确定。（2）、验收后填制包含供给商名称（全称）、收货日期、货物名称（商品名）、数量和质量等内容“入库单”，由采购部门验收人和库房管理人员共同在入库单上签字确定，最终由会计审签。入库单后附送货清单、发票或收据。“白色联”做仓库存根联，留存备查；“黄色联”及发票、收据交采购部作为申请付款、报销依据。“红色联”及送货清单月末随报表一并交财务部。和采购交接单据时应做好登记，双方签字确定，以免丢失。（3）、入库时应仔细查对供给商名、商品名称、商品名、规格、价格是否和采购单、送货清单是否一致，并比对上次进货价格。价格显著过高要立即和采购部沟通，查明原因后方可入库。（4）、对无清单，或清单内容不健全（如没有规格、商品名、使用期等），应将货物退还采购部，由采购补充清单后再入库（5）、对于不符合采购要求，如规格不符、质量显著缺点、数量超出采购量，和发觉系错误采购等原因需要退货，仓库部门应立即和采购部门沟通，采购部门应立即和供给商联络退货，避免损失。（6）、因验收不仔细，造成规格不符、质量问题、数量超量、采购错误，和无用途商品，造成损失，由由采购部、仓库双方具体验收人负担损失。（7）、对临床急需物品，应立即验收入库后，立即出库，并即可电话通知科室领取，或配送至科室，不得延误，更不得不入库直接送入科室。（8）、月末应分类统计当月入库汇总表报，由仓储部门责任人签字后，并附受骗月全部入库单，入库单金额应和报表相符，交财务科。2、出库管理（1）、仓储部门只有经授权同意人方能进入。对全部入库物资接触应严格地限制在指定工作人员之间。（2）、材料物资出库，实施定额配送和计划领用两种方法。A、定额配送名词解释：指材料物品定时消耗量含有较强规律性，而且在业务量相同情况下，消耗量改变很小材料。再按一定规则计算出来后，在要求时间配送要求数量配送方法。包含：一次性卫生材料、不可回收其它材料物资等。定额配送方法、核定量计算，前三个月耗用量总和除以90天，计算出日消耗量，作为核定配送量。、定额配送品种确实定：一次性消耗，消耗量含有较强规律性，在业务量相同情况下，消耗量改变很小，且每七天全部会消耗使用，纳入定额配送范围。、定额配送周期，以一个星期作为周期配送。、科室库存基数计算，库存基数 = 盘点日至周天天数日定额量 目前库存量 。即在配送前，盘点科室小仓库，补充消耗至周日完整定量。、配送时间：每七天五进行配送。因每科室小库消耗量为周一至周天，周五配送，科室小库存余两天用量，能够预防周六、周天业务量增加而断货。、配送方法，仓库每七天五前依据定额单进行配料，分别以不一样科室设置周转箱，周五配送至科室，由科室在领料单上署名。、配送范围：各临床科室、医技部门、护理部门，和其它一线部门。行政、后勤部门不再实施配送，由科室做好领用计划，至仓库领取。定额配送管理、仓库部门要跟踪定额数据正确额性，定时对数据进行修正。、每个月25日应对科室小仓库进行清点，发觉所存物资材料超出一周用量要收回，做退库处理。、因业务发生改变，定额不足、或新增品种要立即补充。、仓库部门每个月应针对实际发生数量和定额数量偏差进行分析，超定额找出原因，是否存在浪费。、超定额，且无必需原因，超出部分从科室奖金中扣除。 B、计划领用名词解释：指材料物资消耗量存在不确定性，和工作量大小不存在较强关系，在相同情况下耗用量不一定相同材料。这类物质需要科室经过实际情况进行请领。包含：各类低值易耗品，和能够回收物品等。计划领用方法、计划领用量计算：除定额配送之外物资材料，科室通常以一个星期耗用量作为计划领用量。、计划领用具种确实定：除定额配送之外物资材料。、领用时间：每七天二，由科室至仓库领取，必需时可由仓库配送。情况尤其紧急可不受时间限制。、领取方法：以旧换新方法领取，凡属于可回收材料物资，须持旧件领新品。无理由不以旧换新，不然视为短少由科室照价负担损失。领用单须经本部门责任人署名方可。计划领用管理、领用单须所在部门责任人署名。、凡属以旧换新范围物品，须用旧换取新领用。不能提交旧件，按原价格从科室奖金或个人绩效中扣除。、除尤其紧急，直接造成工作不能开展，其它不按要求时间领用，一律不给领用和配送。、因计划领用数量不妥，造成浪费，经查实确定，从科室奖金、或个人绩效中扣除。 （3）、工服管理。、新入职职员办理入职后，凭人事部出具凭据，能够领用工衣及鞋子。、职员离职前须奖工衣退还仓库，并由仓库在离职单上署名，财务部门才能结算工资。、职员工衣发放标准：夏装2件/人、冬装2件/人，护士鞋2双/人，每三年更新一次，更换时以旧换新，没有旧件按原值赔偿。、仓库应建立工衣领用记录表，统计领用时间、数量、新旧程度、更换时间、数量，和归还情况。（4）、仓储部门应仔细检验“物资领用单”中申请领用物资部门责任人和职能部门领导签字同意后，方能发放各类物资。物资发放后，应要求领用人署名。 (5)、严格遵照优异选出标准。（6）、月末仓储部门经过仓库管理系统生成当月出库报表，当月实际“物资出库单”或“物资领用单”总金额应和报表相符，由仓储部门责任人签字后，交财务科审核。3、库房管理（1）、经验收合格物资，库房员应立即按分类类别放入库房或货架。依据库存物资性质和用途，分门别类合理安排存放，确保安全，做到防潮、防盗、防震、防变质、防毁损。（2）、严格根据7S进行管理，即整理、整理、清扫、清洁、素养、安全、节省。天天下班前1小时要对物品进行整理、对库房进行清扫，进行安全检验、和存放环境检验。（3）、设置固定废品回收区，定时进行报废处理。（4）、未验收入库物品一律不得进入仓库铁门范围内。（5）、严格管控物品存量、使用期。杜绝积压、预防断档，和物品失效。应充足利用计算机系统做最低库存、最高库存、和使用期管理，提升仓库管理效率，提升仓库周转次数。（6）、一直保持账物相符，确保系统数据真实和正确。(7)、加强旧物利用，尤其回收低值易耗品、家俱用具、固定资产再利用，努力降低消耗成本。(8)、办公室、过道等非库房内，一律不得堆放已经验收入库物品，或科室退回物品。4、盘点管理（1）、每个月最终一天（遇节假日提前至节假日前一天）组织库房相关人员和财务人员对全部材料物资库进行盘点。（2）、由财务科从库房管理系统中打印出库存物资盘点表，和库房管理人员对当月库存物资进行实地盘点，财务人员负责监盘。盘点后，由库房管理人员和财务人员在原件上共同签字确定，再录入盘点系统，审核后打印盘点表，生成损益单，报主财务主任审核。（3）、盘点损溢百分比，按金额不得超出2%，按数量不得超出3%。超出按核定标准，查清原因，属人为原因造成损失，要落实责任人。并出具“盘点汇报书”，由库房管理人员、财务监盘人员、主管部门责任人签字。（4）、对非正常物资损溢，在3%以上须财务责任人签字同意方可进行帐务处理，对损溢百分比在4%以上须总经理签字同意方可进行帐务处理。 （5）、报废物品处理，报废物品经过系统进行报废，打出报废单，仓库责任人签字，会计核实后交财务责任人签字入账。如属于人为管理不妥造成报废，由相关责任人存担损失。 三、采购计划管理（一）、采购计划分类1、按类型分类：（1）医疗物资类：一次性卫生材料 、 医用低值易耗品、医用固定资产、化验试剂及用具 、 医用美容材料、 母婴用具。 （2）后勤材料物资 办公用具、布料用具 、后勤用固定资产、 广告用具、生活用具（包含食品、食堂用具）、维修材料（包含五金、装修材料）、 赠予用具2、按业务分类（1）正常周转业务用采购计划，指医院正常业务，常常所需材料物资，由仓库直接依据实际消耗量制订采购计划。（2）新增业务采购计划，指医院或科室新增业务，需要购进新材料物资，而且仓库以前没有购入过该类物品。新增材料，由科室填写“采购申请单”报部门责任人签字，金额在1000元以上，报财务审批，总经理签字后，交仓库编制采购计划；新增固定资产，应填写固定资产申购单，并对该固定资产效益进行分析，由部门责任人签字，报财务审核，最终由总经理签字后，交仓库编制采购计划。 仓库在编制计划时，发觉仓库有替换品，应立即和申请科室沟通取消该物品。（3）应急性临时采购，因情况特殊，或仓库不予备库物资，能够实施应急性临时采购，由仓库通知采购部临时采购，再集中制订临时采购计划单。即先购置再申报，但应严格控制该类业务发生，降低临时采购频率。（二）、采购计划制订1、正常业务采购计划制订，采购周期为每个月2次，部分批量定制可合适加大采购量，但要结合仓储条件制订。仓库日常最低备库量为10天。按以下公式进行制订采购：l 某类物品计划采购量 = （采购用量天数 + 最低备库天数）日均消耗量 目前库存l 某类物品最低备库量 = 日均消耗量 安全用量天数说明：采购用量天数，指所要采购物品未来能够耗用多少天。 安全用量天数：也叫最低库存量，指提议采购计划开始，至货物到库日止，仓库库存量足以满足医院各科室耗用，称之为安全用量。2、新增业务采购计划，按申购量制订新增业务采购计划。3、临时性采购计划，先口头申请采购部采购，再按到货后入库单申报临时性采购计划。4、仓库制订采购计划，不管正常业务、新增业务、或临时急用，必需仔细查对仓库现有品种、数量、及其性能，果断杜绝反复采购造成浪费。反复采购，并不能退货，一经查实，相关责任人应负担损失。5、采购计划应提前三天制订。（三）、采购计划审批1、仓库责任人制订采购计划并署名后，交采购部核实并填写报价责任人署名，报财务部责任人审核后，最终由总经理审批后，方可实施采购。2、各审批部门应尽职尽责审核，如因审核不力造成损失，由相关责任人存担损失。四、票据、资料管理(一)、定义1、票据，本处所指票据包含全部送货清单、发票、收据、出入库单、领料单、申购单等一起以数量、金额进行计量，统称票据。2、资料，指包含“三证”、保修卡、使用说明书、本部门各类报表汇报、和医院下发各类文件表单等资料。（二）、管理1、各类票据必需先分类后保管，票据应整理有序，合理分类，并由查找和统计汇总，存放于柜子中，并上锁保管。2、入库单后必需附有送货清单、发票或收据。对无清单，或清单内容不健全，应将货物退还采购部，由采购补充清单后再入库。3、出库单必需要有领用部门责任人署名、经办人署名，定额配送除外。4、部分供给商款到后提供发票，应专门建立台账登记管理。月末将未到发票供给商名称、到货日期、金额统计成报表，随进销存报表一并报给会计。5、各类数据报表、医院下发文件利用文件夹应妥善分类保管，既要便于查阅又要注意保密。6、各类三证、保修卡、说明书，分门别类，用文件盒妥善保管。7、次月4日前，仓库责任人应整理好入库单及送货清单、出库单及领料单，和进销存报表查对一致，并在报表上署名后报会计入账。五、数据安全管理1、仓库人员应使用各自用户名及密码登录系统，不得将数据私自拷贝或泄露。2、实施分级分权审核制，制单人和审核人不得相同。3、基础信息设定，必需严格遵照编码规则，不得随意编写。要求设置信息内容必需根据要求要求设置，不得随意敷衍，或缺项。4、不得使用外网。六、附则（一）、以上要求下发之日起实施。之前相关仓库管理制度、要求同时终止实施。（二）、凡违反要求，依次警告、扣发绩效奖金直至解聘，造成损失由相关责任人负担。（三）、本要求由财务部负责解释。 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