艾琪美业人事档案管理新规制度.doc

艾琪美业有限公司人事档案管理制度

第一章 总则
第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和运用档案，使之科学化、规范化、制度化，在公司经营活动中充分发挥人事档案作用，更好地为艾琪美业各项工作服务，特制定本管理制度。
第二条：人事档案工作是公司组织人事工作重要构成某些，也是公司档案工作重要构成某些。它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察理解和对的选拔使用员工重要根据。
第三条：本制度合用于艾琪美业总部及其各子公司。

第二章 管理职责
第四条：公司人力资源中心人事档案管理职责就是——
a、负责制定、修改和完善公司人事档案管理有关工作管理制度与实行细则等规范；
b、负责本制度在各子公司实行执行详细指引和监督检查；
c、负责艾琪美业战略决策董事会成员人事档案管理工作；
d、负责艾琪美业各中心、部门员工人事档案管理工作；
e、负责艾琪美业各子公司部门经理及其以上所有管理人员人事档案管理工作；
f、负责对各子、分公司员工人事档案管理工作进行检查与督导。
第五条：公司人力资源中心人事档案管理义务是指引各子公司按本制度规定建立规范档案管理程序、规范档案管理行为。
第六条：公司人力资源部门人事档案管理职责就是负责执行本制度，按其规定建立规范人事档案管理；负责管理部门经理级如下所有员工人事档案管理工作。

第三章 人事档案内容
第七条：人事档案正本，是由历史地、全面地反映员工状况关于材料构成，重要有如下几类：
a、履历材料（涉及个人简历资料）、上一份工作离职证明、体检报告；
b、自传材料（涉及艾琪美业《职位申请表》）；
c、鉴定、考核、《入职追踪面谈表》；
d、学历和评聘专业技术职务材料；
e、奖励及处分材料；
f、培训记录及外训合同等材料；
g、劳动合同、录取、任免、聘任、离职材料；
h、目的责任书、保密合同；
i、其她可供公司用人参照资料。
第八条：人事档案副本，是人事档案正本中重要材料复制件。由正本中如下重要材料构成：
a、近期履历材料、上一份工作离职证明、体检报告；
b、重要鉴定、考核材料；
c、学历、学位、评聘专业技术职务材料；
d、奖励及处分材料、晋升/降级表、调薪调岗阐明书；
e、任免呈报（审批）表；
f、身份证、户口本等身份证明文献复印件。
其她类别如有重复重要材料，也可归入副本。

第四章 档案编号管理
第九条：各级人力资源管理部门必要按照艾琪美业员工编码系统中员工编号（即：工号）进行编号，并每10个档案做一种小标记、50个档案做一种标记、每100个档案做一种大标记，以便查找。

第五章 人事档案收集与整顿
第十条：寻常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。
各子公司人事档案管理人员必要在每次大型招聘会结束后三日之内，必要将新进员工人事档案收集、整顿并进行归档。
寻常新进人员人事档案必要于办理入职手续两日之内，将新进员工人事档案收集、整顿并进行归档。
每年3月与9月份收集员工聘请晋升审批材料；每年1月收集年度目的责任书等；每月月初5号前收集《新员工入职追踪面谈表》；其她人事档案资料要准时进行收集、整顿并及时归档。
第十一条：公司人力资源部门负责管理员工关系专人在如下几种时段特别需要做好人事档案资料归档工作。
1、新员工报届时
新员工报到后，收齐新入职工工所有手续、证件、资料后，统一装入新建档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号（同员工工号相似）、员工姓名、性别。办理完试岗派遣手续后三个工作日之内，将如下档案、证件和资料进行再次归档：
⑴、《职位申请书》（必要要有初试、复试、录取审批人签字及录取时薪资原则等意见订立、贴上一张一寸彩色照片）；
⑵、身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其她有关资质证件复印件；
⑶、《试岗告知单》在员工入职时人力资源部门开具，由员工带到部门，在3天试岗合格后，部门签字返回人力资源部，后而办理正式入职。
2、员工办理正式入职手续时
办理完入职手续后三个工作日之内，将如下档案、证件和资料进行再次归档：
⑴、订立好《保密合同》；
⑵、《试岗告知单》（必要有其直接上级对其在试岗期间体现评价）。
3、员工办理转正手续时
员工转正手续完毕后，各级人力资源部门人事专人必要将如下资料收集齐后，归入该员工档案袋：
⑴该员工《转正申请表》、《转正告知单》；
⑶、《劳动合同》《新员工入职追踪面谈表》分别为4-5份；
⑷、《保密合同》。
4、员工办理调动手续时
各级人力资源部门，在完毕员工调动手续三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工档案案内，详细资料有：
⑴、《人事异动审批表》；
⑵、《员工调动工作移送表》涉及《文献档案资料移送明细表》、《物品资产移送明细表》、《客户资料移送明细表》、《待办工作（事宜）移送明细表》；
⑶、《调令》。
5、员工办理离职手续时
各级人力资源部门人事专人，在办完员工离职手续三个工作日内，将离职有关资料装入该员工档案内，必要装入资料有：
⑴、该员工书面离职申请书；
⑵、该员工交回自己保存《劳动合同》、《保密合同》、《转正告知单》；
⑶、《离职手续办理表》；
⑷、《离职物品/工作交接表》、《薪 资 结 算 表》、解除《劳动用工合同》合同。
6、员工受到表扬等与人事有关工作时，需要归档资料必要第一时间（三天以内）归档。
第十二条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年人事档案进行整顿、组卷。人事档案收集范畴：本管理制度第三章中所列档案内容涉及有关材料。
第十三条：在整顿过程中,不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。

第六章 人事档案借阅与移送
第十四条：凡借用人事档案，必要填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门负责人核算理由，经分管人力资源公司领导签批后，方可借出，借出档案必要在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。
成都区域内所有人事档案借阅必要经公司人力资源部负责人批准后方可借阅，借阅只可借阅副本。
借阅档案人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。
第十五条： 人事档案移送分为人事档案移送和人事档案管理人员工作变动移送两种。

第七章 其她规定
第十六条：凡是公司员工（正式员工、试用员工和暂时员工）都必要建立档案正本，与否建立副本，依照工作需要由人力资源部自行拟定。
第十七条：档案管理人员应具备良好思想素养，按受过正规档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。
第十八条：不得擅自解决或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。
第十九条：公司人力资源中心定期或不定期地对各子、分公司人事档案管理工作进行检查与督导，检查成果员工关系专人当季度绩效评分挂钩。
第二十条：本制度最后解释权归公司人力资源中心。
第二十一条：本制度从下发之起实行。

第八章 附 则
本办法由行政人事部负责解释和修订，自发布之日起执行。
附件：
1． 《人事档案借阅申请表》
2． 《人事档案借阅登记表》
3． 《人事档案移送表》

人事档案借阅申请表
日期：20 年 月 日
申请单位

申请部门

申请人

借用查阅人事档案事由

借用查阅人事档案内容

被查阅
单位部门

被查阅人

查阅档案编号

部门主管

部负责人意见

行政人事部
意见

总经理
意见

人事档案借阅登记表
序
日期
时间
档案借阅人信息
档案归属人信息
归还日期
归还时间
档案保管人
单位/部门
借阅人
单位
被借阅人
档案编号

人事档案移送表
需调动档案信息
单位
部门
档案归属人
档案编号
1、

2、

3、

4、

5、

6、

7、

8、

手续会签
档案调出单位档案管理员

档案调出档案人力资源部门负责人签字

档案调入单位档案管理员

档案调入档案人力资源部门负责人签字

分公司人力资源部意见

公司人力资源 中心意见