采购管理新规制度范文.doc

采购管理制度
目录
一、编撰采购管理制度目和范畴 -1-
二、采购目的 -2-
三、采购原则 -2-
四、供应商管理 -3-
五、采购申请流程 -3-
六、二次采购申请 -4-
七、采购招标 -4-
八、样品提供和确认 -5-
九、合同订立 -5-
十、进度控制 -5-
十一、对账付款 -5-
十二、采购验收 -5-
十三、重点阐明： -6-

采购管理制度

一、编撰采购管理制度目和范畴
1.目
阐述在采购职能执行中应遵循原则、程序和惯例，指引执行和参加采购职能部门和职工执行采购有关程序，推动采购职能按合理流程正直、高效、实用执行，从而有效减少采购成本，提高公司采购效率，加强部门间配合，特制定本制度。
2.范畴
（1）固定资产类：办公家具、工作设备、电脑设备等固定资产类采购工程维护类：装饰装修工程、IT工程、设备租赁及维修类采购。
（2）低值易耗类：办公用品、活动用品、礼物、图书、期刊、技术图书、生活用品等低值易耗品采购。
（3） 印刷类：内刊、易拉宝、横幅、名片等印刷类采购。
（4） 征询管理类及服务类产品：征询管理项目，工作软件类采购；体检、旅游、培训、拓展、保险等服务产品采购。
（5） 项目成本类：蓝图打印，多媒体制作等。
阐明：工程建筑类材料采购不在本采购范畴内。

二、采购目的
1.保证所需原料、供应品、设备和服务适时适量及时供应。
2.为了公司运作经济高效进行，在与需要质量、交货期和服务水平一致状况下，以最有竞争力价格采购商品/服务。
3.引导采购职能发挥与公司利益、商业道德原则相一致。

三、采购原则
1. 使用、定价、采办、验收、结算分离原则
采购过程各有关环节人员，遵循使用、定价、采购、验收、结算分离原则，虽然用部门申请，使用部门及采购部门分别询价、定价，财务对预算控制、法务对流程监督，使用部门验收，采购部门结算。
2. 询价定价原则
物品采购必要有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、长期合伙客户、资信、客户群等因素基本上进行综合评估，并与供应商进一步议定最后价格。暂时性应急购买物品除外。
3. 一致性原则
采购人员订购物品必要与请购单所列规定、规格、型号、数量一致，在市场条件不能满足请购部门规定或成本过高状况下，采购人员须及时反馈信息给使用部门更改请购单或做参照。
4. 廉洁自律原则
（1）自觉维护公司利益，努力提高采购物品质量，减少采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请。
（3）严格按照采购制度和程序办事。
5. 审计监督原则
采购人员要自觉接受公司关于部门对采购活动监督和质询，对采购人员在采购过程中发生违背廉洁制度行为，公司有权对有关人员依照公司规章制度等进行惩罚直至追求其法律责任。

四、供应商管理
1. 各类型采购需有3家以上供应商询价，以作比价、议价根据，并填写《采购询价登记表》，总裁办公室应依照供应商产品报价、产品质量及提供服务等方面对其进行考核及更新。
2. 建立公司供应商库，供应商选取应从与公司有过合伙经历优质供应商中选用。
3. 对于长期合伙供应商，需每年做一次供应商评估，评估其产品价格、服务与否在同行业中最优化。通过评估不合格供应商应从供应商库中撤下，并选取最适合公司供应商建立长期合伙关系。
4. 对于长期合伙供应商，应当留存一份其公司三证及有关资质文献盖章件至总裁办公室。

五、采购申请流程
1.原则流程
（1）原则采购范畴
如下类别金额在1000元以内，视作原则采购：
A．固定资产类：办公家具、工作设备、电脑设备等固定资产类采购。
B．低值易耗类：办公用品、活动用品、礼物、图书、期刊、技术图书、生活用品等低值易耗品采购。
C．印刷类：内刊、易拉宝、横幅、名片等印刷类采购（需要报品牌管理中心总监审批）。
D．征询管理类及服务类产品：征询管理项目，工作软件类采购；体检、旅游、培训、拓展、保险等服务产品采购。
E．项目成本类：蓝图打印，多媒体制作等。
（2）申请流程
A.由申请部门秘书/助理填写《采购申请单》，部门负责人审核签字后交公司采购部门进行采购。《采购申请单》规定注明名称、规格型号、数量、需求日期、参照价格、用途等，若涉及技术指标，须注明有关参数、指标规定。
B．申请部门必要对所需要购买物品进行询价，提供三家供应商报价，如涉及到详细资质、特殊采购规定需要附有有关文献复印件与申请部门确认，总裁办公室和财务管理中心有权对供应商报价进行核查。
C．所有采购物品都需要通过财务负责人审批，如采购属于原则采购范畴，可只签批到财务负责人；如涉及到特殊物品采购，或非原则流程采购还需分别审批到集团财务负责人/常务副总裁/总裁（参照非原则流程）。
D．订立采购合同均须由法务审核，并报财务管理中心备案。
E．申请部门负责验收、签领，费用分摊至申请部门。

六、二次采购申请
如采购申请发生数量、规格、价格等变动，必要进行二次采购申请，并将第一次申请单作为附件提交审核。

七、采购招标
依照公司政策和中华人民共和国有关法律法规之规定，公司招标采购分为2类：
A类:依照《中华人民共和国招标投标法》和各地办法律法规之规定必要进行公开招标。
1.大型基本设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全项目。
2.所有或者某些使用国有资金投资或者国家融资项目。
3.使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金项目。
B类：除A类之外，采购金额在10万以上采购应当进行招标，详细由申请部门负责人审核与否招标，签批部门负责人同步有权建议与否进行招标。

八、样品提供和确认
1.对于采购产品难以长期控制质量，需进行样品提供和确认，需拟定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后第一时间送交使用部门进行确认，必要时需会同财务等有关部门人员予以确认。
2.对于需要保存样品，采购部门需做封样解决，以便日后做收货比较。

九、合同订立
1.长期固定供应商应和公司订立长期供货合同。
2.供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定供应商订立合同。
3.采购合同样本及正本必要通过法务审核通过后方可进行合同订立环节。
4.采购合同正本一律由财务管理中心归档管理。

十、进度控制
1.为保证准时交货，采购人员应提前采用电话、传真等方式与供货商联系，保证物品能及时供应。
2.如果采购物品无法在预定期间内交货，采购人员须提前告知使用部门，谋求解决办法，并须重新和供应商拟定新交货期，并知会使用部门。

十一、对账付款
1.工程类需提供结算单、竣工验收单。
2.征询管理、软件类需提供服务验收单。
采购物品/服务需要申请付款时，需向财务提供《采购申请单》（或维修单租赁单）、《采购询价登记表》采购合同或者订单复印件、发票。凡在付款过程中，不具备以上条件，财务管理中心应回绝付款。
3.对于分阶段付款采购申请，申请部门对该项申请付款应当进行跟踪。

十二、采购验收
1.采购物品（物资）送达公司后，由使用部门负责检查、签收，并开具《采购入库签收单》给采购部门保存。在接受货品前，应当仔细检查外包装缺陷状况或对缺陷解决证据等，验收不合格，应当拒收或2日内办理退换货手续。
2.对于工程类、管理征询类、服务类产品需阶段性验收。
3公司办公用品采购申请由各部门提出，电子档申请表及纸质版经由部门负责人签字后交到前台汇总后统一采购。
4.办公用品到货后，由前台统一验收并登记《采购入库签收单》，验收合格并登记好后，由前台告知各部门领用办公用品，并由前台登记《采购出库签收单》。

十三、重点阐明：
1. 各审核环节对采购申请提出异议者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。
2. 专业材料或用品，采购部门应会同使用部门共同询价或议价。
3. 财务人员审核时，以为需要再进一步议价，可直接与供应商量价。
4. 有关审核审批人员审批时，可视需要再行议价或规定采购部门进一步议价。
5. 公司各关于部门均有义务协助提供价格信息，以协助采购部门比价参照。
6. 已核定物料采购单价如需上涨或减少，采购部门应附上书面因素阐明。
7. 属于下列状况者，不必进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品。但仍需留下报价记录及状况阐明。

总裁办
12月