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材料采购管理制度
第一章 总 则
第一条 目标
为加强企业规范化管理，规范采购工作，保障工程进度正常连续进行，选择合格供给商（厂家）并对采购过程进行严格控制，确保供货商提供物料满足施工要求要求，最大程度降低成本，特制订本制度。
第二条 适用范围
本措施适适用于企业各项目工程施工材料物料采购时，计划审批价格之审核、订购、验收、付款结算等，除另有要求外，悉以制度处理。
第三条 职责划分
1、由采购员全方面负责对各工程材料物料采购工作；
2、由工程部经理对工程部材料清单和材料使用计划计划单数量、要求进行具体审核把关；
3、由工程部对各类材料质量、技术要求把关；
4、由采购员对该工程材料数量、规格、价格控制把关。
第二章 采购（计划）审批
第一条 采购计划制订
1、工程部应依据应依据图纸、及实际需要制订《材料计划单》和《用料计划表》，确保材料规格、型号、数量无误并签字后报总经理进行审批；
2、总经理审批后，采购员依据工程部《材料计划单》和《用料计划表》制订《采购计划表》报总经理审批，总经理审批后，由采购员实施采购计划。
第二条 选择供给商
依据审批后采购计划，选择合格供给商，进行询价、议价和项目技术人员技术沟通评选确定后，每种材料供给商不准少于三家，由部门领导审核。
1、供给商选择能够经过互联网、宣传册（合格供给商）厂家中选择；
2、长久报价采购，凡常常性使用，且使用量较大材料，应事先选定厂商，议定长久供给价格。
第三条 价格调查
1、已核定材料，必需常常分析了解或搜集资料，作为降低成本之依据；
2、已核定之材料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；
3、采购数量或频率有显著增加时，应要求供给商（厂家）合适降低单价；
第四条 询价、比价和议价
1、依据采购物料品种、规格、标准、数量和交付期不一样，采购人员应选择最少三家符合采购条件供货商作为询价对象；
2、采购人员依据过去采购情况、市场改变情况、和企业成本预算等情况，确定采购目标价格；
3、在得到供给商报价信息后，采购人员对供给商报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面项目部技术人员进行查对，以确保供给商提供物料符合企业实际采购要求，并对供给商所报价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，方便选择条件最优供给商；
4、供给商提供报价之物料规格和请购规格不一样或属代用具时，采购人员应送请购部门确定；
5、专用材料或用具，材料企业应会同使用部门共同询价和议价；
6、对厂商报价资料整理后，经办人员应深入分析，以电话等联络方法向厂商议价。在企业要求权限范围内，采购人员应和供给商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；
7、对重大物资采购，不管是技术、商务谈判，要确保参与人数不少于两人。相关价格、选型及其它关键技术、商务谈判，要求有两个以上部门派人参与。
第五条 购前审批
采购员和供货商初步沟通并完成询价后，在《订购汇签单》上具体填列以下事项，呈报负责相关部门领导审批：
1、询价或议价结果及确定“订购供货商”“交货期限”和“报价使用期限”等；
2、注明和供货商确定付款条件；
3、需和供货商签署长久协议，采购员应将草拟《长久协议书》报相关部门领导审批。
第六条 价格复核和市场行情资料提供
1、采购员应调查关键材料市场和行情，并建立供货商资料，作为采购及价格审核参考；
2、采购员应就企业工程部所提关键材料项，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格参考。
第七条 订购作业
采购人员接到经同意“定购单”后，应和供给厂商深入接触，
进行正式质量、价格和后续服务谈判。金额较大或批量采购应到对方生产工厂进行实际考察，在充足了解对方资信程度、供货能力和现货物质后，向对方明确订货意向，并送样报验，未经过报验材料不准采购。
第八条 签署采购协议
1、在采购作业所需全部条款和供给商达成一致后，采购员需填写正式采购协议，协议需要列明最少下列条款：
（1）供给商资料：包含名称、地址、联络人、联络方法；
（2）采购物料具体描述：包含品名、型号、规格等，如有超出标准特殊要求需尤其注明；
（3）订单所采购数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；
（4）价格：单价，累计价，协议总额，定金或预付款；
（5）交付期：分批交付时应明确每批交付时间和交付数量；
（6）付款方法；
（7）所需质量证实（检验单、质保单、出厂证实单、化验汇报单等）；
（8）质量确保条款：发生质量问题是进行退换或其它处理方法；
（9）运输方法和销售发票要求。
2、采购单经部门经理审核后，加盖企业协议公章经对方签章后生效。到供给厂商处现场采购，由授权代理人签字，对方签章后生效；采购单一式两份，双方各保留一份。材料企业负责采购协议传阅会签和各部门存档。
3、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，立即向供给商跟催交货进度。
4、发货前要求供给商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方法”，方便验收确定。
5、若属分批交货者，采购人员应在“订购单”上注明“分批交货”以资识别。
6、长久订货和大额进货，标准上均应经过签署买卖协议措施进行，应和供给约定买卖协议书一式两份。第一份存行政办，第二份存供给商，另需协议复印件四份分别交材料企业、核实中心、财务中心及工程部存档。
第九条 紧急订货
采购人员接到主管经理以电话联络紧急采购案件，应立即进行询价、议价，快速办理。
第十条 进度控制及事物联络
除通常采购作业方法外，材料企业可依材料使用及采购特征，选择下列一个最有利方法进行采购：
1、集中计划采购：凡含有共同性材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，材料企业定时集中办理采购；
2、长久报价采购：凡常常性使用，且使用量较大宗材料，材料企业应事先选定厂商，确定长久供给价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第十一条 退货作业
对于检验不合格材料退货时，应开立“材料退货单”并见附相关“材料检验汇报表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。
第三章 验收和付款
第一条 货物进厂验收
1、货物进场供给商交货时，采购人员通知库管员，实际清点件数或称重，对货物携带相关证件进行验证，经和采购清单或采购协议内容查对相符后签收，仓库出具入库单并由库管员签章入库。如发觉不符时，即通知材料企业会同处理；
2、对有专题质量要求材料物资，通知工程部派质检员验收，验收合格后由库管出具入库单并由库管员签字。
第二条 付款结算
1、严格根据企业报账工作步骤和挂账工作步骤实施；
2、采购款项须按采购协议要求或采购单所约定时间由材料企业统一支付；
3、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出，申请付款应严格根据采购协议要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急，必需时须提交验收汇报、物品入库单据和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已付款、余款，按审批权限经相关责任人签字后，方可办理付款手续；
4、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：
（1）紧急采购且不能立即办理财务支付手续；
（2）在外埠采购且供给商要求立即付款时；
（3）在现场调试期间急需材料采购；
（4）1000元以下零星采购。
第三条 进度控制及异常处理
1、材料企业应尤其注意“采购单”注明到货时间要求，掌握到货进度；
2、采购人员发觉供货方发货日期有延误时，应主动和供货厂商联络催交，对异常原因立即处理对策，汇通相关职能部门、分企业处理。
第四条 质量评价
使用单位应就企业内所使用材料质量给予关注，依据使用效果对材料质量提出评价，以利于深入工作。
第四章 附 则
第一条 参与采购过程各相关部门，既要明确分工、明确责任、相互配合，还要注意发挥相互监督作用，确保企业利益不受损害；
第二条 参与采购人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接收企业全体职员监督；
第三条 超出本措施事项呈董事长核准后实施；
第四条 本措施自公布日期实施。
二○一十二个月三月十二日