高交会开闭幕式礼仪服务及现场布置项目深圳会展中心.doc

第十四届高交会开闭幕式礼仪服务及现场布置项目竞争性谈判邀请通知书一、单位名称：深圳会展中心管理有限责任公司（以下简称甲方）二、单位地址：深圳市福田区福华三路 深圳会展中心三、项目名称：第十四届高交会开闭幕式礼仪服务及现场布置四、项目概况：（一）基本情况第十四届中国国际高新技术成果交易会将于2012年11月16日至21日在深圳会展中心举办。本次展会的主题是“推进科技创新，提升发展质量”。届时，将有党和国家领导人、十一家主办单位领导、国内各省市领导、各国政要、知名跨国公司负责人等出席开幕式。开幕式地点暂定为会展中心北广场，预计开幕式出席人员约3000人。2012年11月21日下午举行闭幕式，闭幕式出席人员约500人。闭幕式地点暂定为5楼梅花厅。（二）项目范围1、开闭幕式动、静态方案设计参加谈判单位须提出符合展会主题及特色、安全易行的设计建议。应包含以下几个部分的方案设计：（1） 静态效果设计范围涵盖所有开幕式现场的布置（皇庭广场的南立面也在方案设计范围之内）。（2） 特殊动态效果设计即设计领导宣布开幕时呈现的特殊动态效果。（3） 一般动态效果设计小钢炮、旋风彩虹机、晶片机、礼宾炮等。2、开闭幕式动、静态方案实施（1）静态效果方案实施除开幕式背景板、主席台、记者台、北广场及主席台下花坛、地毯铺设、临时标识之外的所有开幕式现场布置的静态效果实施、拆除与撤离。（2）动态效果方案实施本次竞争性谈判仅包含一般动态效果的实施、拆除与撤离。特殊动态效果的实施、拆除与撤离不包含在此次竞争性谈判的范围之内，待开闭幕式最终方案经市政府确认后另行谈判确定。3、礼仪服务须提供礼仪用品（包含服装）及礼仪人员，包含彩排与现场服务两个环节的工作。礼仪人员主要用于开闭幕式的贵宾引导、接待等事宜，人员需求约45人次。为做好本届高交会的开、闭幕式礼仪服务及现场布置工作，拟通过“竞争性谈判”方式，确定该项目的合作供应商，项目具体要求详见本通知书第六项。五、实施地点：深圳会展中心六、 项目内容及需求：序号需求说明偏离选项1地点深圳会展中心不可偏离2资质要求1、参加谈判单位应为深圳市注册且合法运作的企业（企业营业执照经营期限处于有效期内，2011年度通过工商年检），在法律上和财务上独立。其提供的设计施工方案、人员、设备、材料符合中华人民共和国的行业标准，甲方在中华人民共和国境内使用方案、设备或材料的任何一部分时，免受第三方提出的侵犯其专利权、商标权或工业设计权的起诉。2、参加谈判单位注册资金人民币100万元（含100万）以上，具备一年或以上经营历史,财务状况良好，营业范围包含文化传播、广告、礼仪、会展、策划，展览展示、形象设计等至少一项。3、参加谈判单位近三年平均每年全程策划、执行过至少一项有省部级或深圳市领导出席的大型活动、会展的开闭幕仪式。4、参加谈判单位2011年在国内承接的礼仪服务、活动策划等合同项目总金额不低于人民币100万元，以合同复印件为证。5、参加谈判单位在册员工人数达20人以上，提供公司在册员工清单（甲方保留核实是否为单位在册员工的权利，即核查劳动合同或社保证明）。6、参加谈判单位应提交项目负责人及主要人员的简历。不可偏离3方案要求1. 参加谈判单位需根据高交会开幕式举办地点提交动静态效果的设计方案，并提供具体的施工方案、组织方案、应急预案等。2. 设计方案要体现出高新技术展会主题及特色，内容包括但不仅限于礼仪小姐安排、现场场景布置、礼炮、宣传标语牌搭建、布幔装饰等礼仪服务。3. 参加谈判单位应根据现场实际情况，对潜在的疑难问题和可能的安全问题提前制定预案。4. 参加谈判单位的具体施工方案、组织方案、应急预案要求易于执行和操作，有较高的安全性。5. 以上方案应有电子文档格式，并在谈判时由参加谈判单位做必要的讲解和演示。不可偏离4现场布置施工要求1. 中选单位的设计、施工均须遵守相关主管部门和甲方的安全管理规定。2. 施工前中选单位须对现场进行勘查，熟悉现场情况。3. 中选单位须对施工技术条件进行充分评估，包括技术措施、技术困难、安全施工和工程质量控制等，必须提前向甲方提交详细的施工方案，并经甲方审核同意后方可进场施工。4. 中选单位应委派专人负责在现场安排落实与甲方的配合工作。5中选单位在开闭幕式现场布置组织施工中，发生任何事故由中选单位承担全部责任且与甲方无关。双方另行签定安全责任协议书。不可偏离5工期要求现场布置必须在2012年11月14日前完成。不可偏离 6、礼仪服务要求1、礼仪人员为女性，必须身高在1.651.70米之间，18-26岁之间，举止大方，形象气质佳，具备专业素养，礼仪人员之间的身材身形须尽量接近，身高最大差额不超过5厘米，体重最多不能相差5公斤。2、中选单位负责指定一名工作人员在现场管理并指挥参加服务的礼仪人员，并确保其专业性。中选单位不得随意更换面试及彩排中所选定的礼仪人员和管理人员。如属特殊原因或意外情况，中选单位确需更换礼仪人员，必须经甲方同意，且保证更换人员满足甲方要求，否则甲方有权视情节轻重扣除当场部分礼仪费用。礼仪人员须配合公安部门的审查工作。3、礼仪人员的礼仪服装样式应符合展会开闭幕式特点，中选单位应提前将服装样式报甲方审定，甲方同意后方可使用。4、中选单位根据要求及时配合甲方组织的开、闭幕式彩排工作。不可偏离7验收标准1、中选单位在现场布置施工过程中须按合同规定的标准，作出全面施工方案，中选单位在完成设备安装后，先进行自检调试，合格后通知甲方进行验收；2、工程验收时如发现不合格项，甲方在验收单上列明问题，中选单位需马上进行整改。3、中选单位整改完毕后应立即通知甲方再次验收,合格后才可开始办理付款手续。4、中选单位提供现场布置效果图、施工图及光盘给甲方。不可偏离8质量保证中选单位必须保证在开闭幕式及展会进行期间现场布置的安全有效。在开闭幕式过程中因所提供的设备设施发生故障或工作人员发生失误造成不良影响的，中选单位须承担赔偿责任。不可偏离9报价要求1、本项目报价应按照参加谈判单位提交的设计方案以人民币为结算单位分项报价，含税，报价应包括但不限于：设计费、礼仪小姐劳务费、相关设备及材料费用、安装主辅材费用、设备安装拆卸费、高空棚架搭建拆卸费、喷绘费、运输费、装卸费、人工费、安全措施保障费和其他相关费用。要求提交每主项的单价及项目的总价。2、本次谈判的费用由参加谈判单位自理。不可偏离10控制金额本项目的控制金额为人民币19.8万元，参加谈判单位的报价不可高于控制金额，否则参加单位的响应文件视同无效。不可偏离11付款方式1、由于实际分项目在实施过程中会发生变化，须根据最终方案的实际使用数量和合同规定的预算单价结算。2、合同签定之日起七日内甲方支付合同总额50%预付款，项目完成后一个月内按实际结算支付余款。不可偏离12其他1、甲方可根据最后确定的展会开、闭幕式方案临时增减礼仪服务和现场布置的项目及数量,以实施部门负责人签字的项目确认单为准。2、无论参加谈判单位是否中选，甲方对参加谈判单位提交文件中的设计方案、施工方案、创意元素等都拥有无条件使用权。3、参加谈判单位提交的文件均不退回。不可偏离算术错误将按以下方法更正（次序排先者优先）：1、若分项报价与总价不一致，以总价为准；2、若用文字表示的数值与用数字表示的数值不一致，以文字表示的数值为准。如果参加谈判单位不接受以上对其错误的更正，其参评将被拒绝。供应商在领取“邀请通知书”后，无需交纳谈判保证金，如确认参加本项目谈判，请在谈判开始前2天，以书面形式通知甲方。参加单位在领取“邀请通知书”后至谈判开始前2天如对“邀请通知书”有疑问，请以书面形式（加盖单位公章）向甲方提出，甲方视情况给予电话或书面解答；参加单位在上述时间未提出疑问的，甲方视为该参加单位完全理解并接受了“邀请通知书”所有内容，并不再对“邀请通知书”提出任何质疑。谈判截止期前的任何时候，无论出于何种原因，甲方可主动地或在解答参加单位提出的澄清问题时对“邀请通知书”进行修改，并有权对谈判日期进行调整。“邀请通知书”的修改将以书面形式通知所有领取“邀请通知书”的单位，并对其具有约束力。在收到上述通知后，参加单位应立即向甲方回函确认；如无回函确认，后果自负。联系方式详见本通知书十一项。七、谈判：1、谈判小组推选组长主持谈判；2、响应文件的完整性检验和参加谈判单位基本情况的符合性审查；3、商务及技术需求响应性评定；4、参加谈判单位按抽签顺序作项目的讲解和演示，限时20分钟；5、参加谈判单位现场回答谈判小组成员的提问，限时10分钟；6、参加谈判单位提供最后一次报价；7、谈判小组成员采用有记名投票方式按综合评议指标评分；8、综合评分的计算和排序；9、本项目第一候选供应商、备选供应商的确定及“谈判报告”的出具；10、发放竞争性谈判中选通知书。八、评审办法：首先对各参加单位进行符合性审查。对通过符合性审查的单位，采用100分制竞争性综合评分法进行评分。（一） 符合性审查评议项目评议标准响应文件参加谈判单位提交的响应文件是否按要求编制目录、密封及标注，是否1个正本，1个副本；参加谈判单位必须提供由法人代表或其书面授权人签署并加盖参加谈判单位公章的响应文件。法人授权书参加谈判单位是否提供参评企业法人授权证书及被授权人身份证复印件；响应文件不是由法人代表签署时，必须提供法人代表授权代表人签署的响应文件和参与谈判的书面授权书或委托书。资格证明文件参加谈判单位本次参评是否提供企业营业执照副本、税务登记复印件；参加单位的企业营业执照经营期限是否处于有效期内， 2011年度是否通过工商年检；是否按照规定提交了相关的资格证明文件。注册资金注册资金是否为人民币100万元（含100万元）以上。（提供营业执照复印件加盖公章）。控制金额是否超出本项目的控制金额。（二）综合评议指标表评议内容权重评议标准综合实力10根据各参加单位的各项资质条件、信誉、企业实力等综合比较。对比注册资金，注册时间，在职人员数目，活动案例众多，业绩突出等方面。团队实力15根据各参加谈判单位提交参与本项目团队人员的相关资料综合比较。团队中主要策划人员、现场执行人员资质越深，相关工作经验越丰富，团队分工越明确，得分越高。过住案例15根据各参加谈判单位提供的过往业绩综合比较。过往客户越知名、越与高端服务业（如会展业）相关，得分越高。组织的有政府背景的大型活动越多，省部级以上领导出席的活动越多，出席领导的地位越高，过往的项目业绩做得越好，得分越高。如有国际性知名大型活动案例则着重考虑。对本项目的理解和创新30根据各参加谈判单位的项目设计方案、施工方案、组织方案、应急预案进行综合比较。对开幕式礼仪方案和现场布置有深刻的理解和认知，方案中对于特殊动态效果的设计有创新的思路、符合展会主题，并且安全易行，得分越高。价格评议30根据满足条件的各参加单位的报价进行计算，最低价得分最高。（当价格分0时，取0）基准分为80分，报价每高于或低于平均价1%，则得分减少或增加1分。最高得分100分，最低得分60分。由此算出每个参加谈判单位的价格项基础分，再乘以权重，即为价格项最后评分。谈判截止期前的任何时候，无论出于何种原因，甲方可主动地或在解答参加谈判单位提出的澄清问题时对“邀请通知书”进行修改，并有权对谈判日期进行调整。“邀请通知书”的修改将以书面形式通知所有领取“邀请通知书”的单位，并对其具有约束力。被邀请的供应商在收到上述通知后，应立即向甲方回函确认。如无回函确认，产生的后果由被邀请的供应商自负。联系方式详见本通知书十二项。九、被邀请供应商参加谈判时应递交的报价清单和响应文件按第六条偏离选项提交相关条款响应/偏离表，报价清单和响应文件分开，分别装袋密封，并在密封袋上清晰标注；响应文件投递时，要求编制目录，装订成册，一式两份，一个正本，一个副本，亦应清晰标注。响应文件应包含但不仅限于以下内容： 1、授权书：参加谈判的被委托人应具有法人代表签名或盖章的授权书及被授权人身份证复印件（原件备查）；2、企业营业执照副本复印件、税务登记证复印件、相关资质证书复印件及企业简介（复印件加盖公章）；3、三年相关业绩资料（含客户名单和客户联系电话），加盖单位公章。4、2011年在国内承接的礼仪服务、活动策划等项目合同复印件（相关商业机密可隐去），加盖单位公章。5、报价表，以人民币报价。6、开闭幕式的设计方案、施工方案、组织方案、应急预案（以电子文档格式存储在光盘、U盘等设备上）。7、参与本项目团队负责人及主要人员的简历及相关情况介绍。8、提供公司20人以上在册员工清单。十、谈判日期及地点：2012年9月18日下午14：30开始，深圳会展中心301会议室，届时请各参加单位带齐报价清单和响应文件准时参与。十一、联系人: 蔡先生 电话：[phone] 传真：[phone]十二、本项目谈判结果的知会方式, 以“中选通知书”为准；未得到确认的, 敬请谅解。 深圳会展中心管理有限责任公司 二一二年九月三日