合同管理规定和采购制度.doc

贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程合同、采购管理规定（试行）二零一六年六月目录第一部分 合同管理规定31、目的32、合同主体、范围和职责33、相关部门及人员职责34、合同的签订45、合同的变更、解除76、合同的履行87、合同纠纷的调解、仲裁和诉讼98、合同的日常管理99、考核与惩罚10 10、记录第二部分 采购管理规定111、目的122、原则123、项目确定与实施124、职责135、采购方式与程序136、附表18第一部分 合同管理规定1.目的为规范贵阳机场三期扩建工程指挥部（以下简称指挥部）合同管理，防范与控制合同风险，维护合法权益，制定本规定。2.合同主体、范围和原则2.1指挥部是集团公司委托授权的对外订立扩建工程合同的主体，指挥部所属各部门不得签订合同。2.2适用于指挥部对外签订、履行的扩建工程所有施工、监理、技术服务、材料和设备采购等各类合同、协议。2.3合同签订的原则。2.3.1 签订合同前，应当采取一定方式或形式的协商或谈判。2.3.2 谈判原则坚持遵规守法、实事求是、合作双赢和诚实信用的原则；2.3.3 符合下列情况之一的，应当采用书面形式（指合同书、协议等）订立合同：1）合同金额为人民币一万（10000）元以上的合同；2）有保证、抵押、质押、定金及预付款等担保的；3）合同不能一次性结清的（如费用分期支付、需留质保金等）；4）收入类合同；5）其他需要明确约定双方权利、义务的（如安全责任承担等）。3.相关部门及人员职责3.1指挥长3.1.1 负责批准并签署以指挥部名义对外签订的合同；3.1.2 参加金额较大、涉及面较广、级别相对较高的项目合同谈判。3.1.3 负责授权合同管理部门办理合同变更及其他事项。3.1.4 负责指挥部标准合同范本的最终审批。3.2法务合同部3.2.1负责合同文本的审核、签订及合同履行情况检查；3.2.2负责合同档案的登记、保存与移交。3.3工程管理部3.3.1负责合同的草拟；3.3.2负责对合同执行中变更的内容及工程量初步确认。3.4计划财务部3.4.1 负责参与合同谈判，并对支付方式等相关条款的审核。3.5 总工办：负责技术性支持，设计类合同的草拟。3.6 审计监察部：负责监督形成合同过程的程序是否遵规守法。3.7法律顾问3.7.1 负责审核合同的真实性、有效性、合法性等。3.8 跟踪审计：负责对工程量、价格及各项变更约定的审核。4合同的签订4.1对当事人的审查4.1.1 订立合同前，项目负责人应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。4.1.2 原则上，指挥部一般不与自然人签订合同，确有必要签订合同，应经指挥长同意。4.2合同的内容4.2.1 当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。4.2.2 合同标的：施工合同应详细约定工程量、工期、安全措施、质量、价格、支付、变更、索赔等内容；买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。4.2.3 数量：采用国家标准的计量单位。4.2.4 质量：执行国家、民航和贵州省的相应标准。4.2.5 价款或报酬：在合同中约定价款或者报酬的支付方式、支付期限等。4.2.6 履行期限、地点和方式：履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定；在合同中一般还应约定交付的手续，即合同履行的标志。4.2.7 合同的担保：合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。4.2.8 合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。4.2.9 保密条款：签订涉及保密的合同时，应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。4.2.10 合同联系制度：履行期限长的重大合同应当约定合同双方联系制度。4.2.11 违约责任：根据合同法约定违约责任。4.2.12 解决争议的方式：解决争议的方式采用仲裁或起诉。4.3合同谈判4.3.1 谈判人员构成：法务合同部、计划财务部、工程管理部、纪检监察部门，可视实际情况邀请其他人员参加。4.3.2 合同谈判的范围：对采购资料中未明确或有争议的内容进行谈判。4.3.3法务合同部填写合同谈判记录表，作为合同报批和签署重要附件。4. 4 合同文本形成4.4.1 通过谈判，双方达成意见后，项目经理草拟合同文本。4.4.2 法务合同部在报指挥长签批前，应将草拟合同文本送法律顾问和第三方审计审核，并出具书面审核意见。4.4.3 项目经理应及时将草拟好合同文本（含电子文档）送合同相对方审核，当事人中的任何一方认为需要对合同条款中的某些条款（条件）进行修改、增加或减少，则应通知并征得另一方同意，如有重大调整，双方需再次或多次协商。未最终形成一致意见前，不得制作正式合同文本。4.4.4 指挥部合同审批流程为项目经理草拟合同文本，经法律顾问、第三方审计审核并出具意见后，报工程管理部，法务合同部、计划财务部审核，指挥部分管领导、指挥长签批。4.4.5双方当事人最终确认的一致意见，由合同双方法人代表或其委托代理人签字、盖印（原则上请乙方先行）。5.合同的变更、解除5.1在合同执行中的变更，按相关规定执行；由于客观原因发生解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。5.2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同5.2.1 因不可抗力致使不能实现合同目的；5.2.2 在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；5.2.3 对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；5.2.4 对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；5.2.5 法律规定的其他情形。5.3变更或解除合同，应当采用书面形式（包括书信、电报） ， 应按照合同签订程序报原审批人员批准。5.4合同发生变更或解除后应当填报合同（协议）变更解除审批表6.合同的履行6.1指挥部应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。6.2在合同履行过程中，对指挥部的履行情况应及时做好记录并经对方确认。6.3在履行合同过程中，若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报指挥部处理，并报指挥长。6.3.1 经营状况严重恶化；6.3.2 转移财产，抽逃资金，以逃避债务；6.3.3 丧失商业信誉；6.3.4 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；6.4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认。6.4.1 在常年合同特别是常年采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；6.4.2 在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及指挥部或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。7.合同纠纷的调解、仲裁和诉讼7.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；7.2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告法务合同部经理和指挥长，并拟定处理意见， 报指挥长决定。7.3对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告法务合同部和指挥长。7.4指挥部决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应在一周内将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报法务合同部。8.合同的日常管理8.1指挥部的合同专用章专人管理，统一编号、分发。指挥部的空白合同、授权委托书也由专人管理，不得随意带合同专用章或已盖章的空白合同出差，特殊情况，由指挥长批准。8.2合同专用章、盖章的空白合同（已签订的合同）遗失的， 应及时向当地公安机关报案，并登报声明。8.3已签订的合同（含电子文档）及重要资料应将原件移交档案室保管。8.4合同经办人员与指挥部终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经指挥部和有关部门确认后方可办理有关手续。综合部应将与合同经办人员终止劳动关系或因其他原因发生的变更情况，在一周内书面告知各有关单位。9.考核与奖惩9.1指挥部全体人员应当严格遵守本细则，有效订立、履行合同，切实维护指挥部的整体利益。法务合同部负责本细则执行情况的监督考核。9.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使指挥部避免重大损失以及在纠纷处理过程中，避免或挽回重大损失的，予以奖励。9.3合同经办人员出现下列情况之一，给指挥部造成损失的，指挥部将依法向责任人员追偿损失：9.3.1 未经授权批准或超越职权签订合同；9.3.2 为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；9.3.3 应当签订书面合同而未签订书面合同。9.4合同经办人员出现下列情况之一，给指挥部造成损失的，指挥部酌情向有关人员追偿损失：9.4.1 因工作过失致使指挥部被诈骗；9.4.2 指挥部履行合同未经对方当事人确认；9.4.3 遗失重要证据；9.4.4 发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；9.4.5 合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；9.4.6 其他违反指挥部相关制度的。9.5指挥部人员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。10. 记录10.1附表第二部分 采购管理规定1.目的为建立完善贵阳机场三期扩建工程指挥部采购管理程序和机制，保证采购管理工作规范、廉洁、高效运作，特制定本规定。2. 在各项采购活动中都必须遵守国家及行业性有关法律、法规，遵循“公开、公平、公正”的原则。3.项目确定与实施3.1采购项目应为三期扩建工程所批复的项目内容，除此以外的项目需经过指挥部研究同意。3.2已确定实施的项目，指挥部将根据项目性质，明确实施部门和项目负责人（项目经理）。3.3按照项目经理负责制的原则，项目经理是第一责任人，实施部门负责人或分管负责人为管理责任人。3.4项目负责人（项目经理）在项目实施前，负责组织确定承包方（供应商）、签订合同、催促落实相关图纸资料和技术参数、完善相关证件手续及报送会签等工作；在实施过程中，负责协助承包方办理相关证件、制定施工计划、方案，接受相关单位和部门的监督，按合同约定落实工期、进度、质量、安全等目标；按程序组织并落实解决项目有关的计量支付、工程变更等工作；完成合同约定内容后，报请指挥部组织验收；验收合格并交付使用后，负责收集项目资料、办理结算和项目后评估。4.职责4.1指挥长：负责审批采购项目过程文件。4.2法务合同部4.2.1负责制定采购审批流程及其相关规定。4.2.2审核采购过程文件。4.3工程管理部：负责草拟采购文件、文件报批、采购谈判等工作。4.4计划财务部4.4.1 负责审核采购文件中履约担保及付款条款。4.4.2负责按合同办理结算、付款手续。5.采购方式及程序根据采购项目内容、采购限额标准，采购行为主要分为四种方式：公开招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购。5.1公开招标5.1.1项目采购达到下列规模标准之一的，必须进行招标：1）工程建设项目：施工单项合同估算价在 200 万元（含）以上的；2）设备、材料、物资项目：采购重要设备、材料、物资等货物的单项合同估算价在 100 万元（含）以上；国家规定必须通过国际招标采购的机电产品；3）服务项目：勘察、设计、监理等服务单项合同估算价在 50 万元(含)以上的。4）民用航空物资设备列入民用航空物资设备强制招标目录的；5）单项合同估算价低于本条 1）、2）、3）、4）项规定的规模标准，但项目总投资在 3000 万（含）人民币以上的。5.1.2组织招标前要将招标方案向发改委、民航管理局等相关管理部门报批。5.1.3 项目经理负责联系招标代理编写招标文件，工程类须编制工程量清单和拦标价，货物类须进行市场调查后提出拦标价建议。5.1.4招标文件由法务合同部、工程管理部、计划财务部共同进行评审，评审通过后的招标文件报指挥部分管领导、指挥长签发。5.1.5开标后，项目经理填写中标结果推荐表报指挥部分管领导、指挥长签批。5.1.6取得中标通知书后，进入合同签订流程。5.2竞争性谈判5.2.1 竞争性谈判采购方式确认符合下列情形之一的项目，可采用竞争性谈判方式采购：1）合同总金额在 50 万元以下的服务项目、100万元以下货物项目、200 万元以下工程项目。2）对于招标项目,施行法定招标程序后有效投标商仍不足三家、废标或重新招标未能成立的采购项目，报项目批准单位同意后可采用竞争性谈判的方式采购。3）其他经指挥部决策确定采用此种方式进行的采购项目。5.2.2选用竞争性谈判方式，应按下列程序：1）项目经理编制竞谈文件，内容包括采购规模、品牌、资质要求、技术标准、付款方式、运输及交货方式、验收方式等，报工程管理部、法务合同部、计划财务部审核通过，报指挥部分管领导签发；2）成立谈判小组，原则上由工程管理部、法务合同部、计划财务部等相关部门组成；3）组织报名，确定承包方（供应商）名单；4）根据报名情况，由项目经理确定时间、地点，通知谈判小组成员单位按时到场，并在审计监督部的监督之下，项目实施部门领导主持并开展竞争性谈判；在谈判过程中，项目经理应做好谈判记录，谈判完毕后，双方及监督部门应签字确认；5）根据谈判记录，项目经理填报竞争性谈判胜出推荐表，报工程管理部、法务合同部、计划财务部审核，呈指挥部分管领导、指挥长确定供应商； 6）进入合同签批流程。5.3询价采购5.3.1询价采购方式确认符合下列情形之一的且无须采用招标或竞争性谈判的项目，可采取询价采购方式：1）合同总金额 10 万元以下的工程、货物及服务采购项目。2）需求明确、技术及制造工艺成熟度高、价格比较透明、市场竞争充分的通用类产品，经指挥部同意可适当放宽。3）涉及专利权保护或受自然地域环境限制的项目。4）供应商在外地，无法组织现场谈判的项目。5.3.2选用询价采购方式，应按下列程序：1）项目经理根据相应条件（包括采购规模、品牌、资质要求、技术标准、付款方式、运输及交货方式、验收方式等），编制询价单并发出；2）根据询价比较结果，填写询价结果推荐表；3）询价小组人员签字、项目实施部门负责人签署意见后，报法务合同部负责人、指挥部分管领导签批；4）进入合同签批流程。5.4单一采购5.4.1单一来源采购遇下列情形时可谨慎采用：1）经市场调研，只能从唯一供应商处采购的。 2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。 3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处采购的。4）涉及专利权保护或受自然地域环境限制的。5）对高新技术含量有特别要求的。6）涉及安全运行和服务中存在重大隐患的、运行及抢修中须尽快实施的和政府指令等应急采购项目。5.4.2选用单一来源采购方式，则按下列程序：1）项目经理填报单一来源采购方式审批表，说明原因和建议；报法务合同部、工程管理部、计划财务部审批，呈指挥部分管领导、指挥长签批。2）由项目经理组织工程管理部、法务合同部、计划财务部与对方进行单一来源谈判；如因故不能组织谈判，由对方提供盖章报价资料。3）项目经理填报单一来源结果确认表，报工程管理部、法务合同部、计划财务部审核，呈指挥部分管领导、指挥长签批；4）进入合同签批流程。6.附则6.1本规定由法务合同部负责解释。6.2本规定自发布之日起实施。表1贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程单一来源方式采购审批单项目名称项目实施依据及预算投资情况说明：项目主体部门负责人意见法务合同部负责人意见计划财务部负责人意见审计监察部负责人意见指挥部分管领导指挥长表2贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程单一来源谈判记录表项目名称洽谈时间谈判部门谈判人员邀请谈判方邀请谈判方谈判人员公司资质项目报价项目建设售后服务其 他确 认 签 字监督人邀请谈判方代表指挥部代表备注表3贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程单一来源采购确认表项目名称实施依据及预算单一来源方式采购情况和建议：（可另附材料） 项目经理： 年 月 日项目主体部门负责人意见法务合同部负责人意见计划财务部负责人意见审计监察部负责人意见指挥部分管领导指挥长表4-1贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程询价单（设备类）报价单位名称：联系人：联系电话：email：项目名称品牌规格单位数量单价合计备注 询价单位详细需求： 总报价（大写）： ￥：供货周期：保修期：优惠条款售后/培训服务内容付款方式注：1.属民航专用设备的请注明民航局颁发的许可证文号；2.请在询价单上加盖单位公章, 3.如果表格不足以说明产品内容，应另做说明或产品图样附后。询价单位联系人: 电话： 传真： email:询价日期 年 月 日表4-2贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程询价单（工程、服务类）报价单位名称：联系人：联系电话：email：项目名称工程、服务内容资质（业绩）金额备注 询价单位详细需求： 总报价（大写）： ￥：工期（服务期）：保修期：优惠条款售后/培训服务内容付款方式注：1.请在询价单上加盖单位公章, 2.如果表格不足以说明项目内容，应另做说明附后。询价单位联系人: 电话： 传真： email:询价日期 年 月 日表5贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程询价采购结果推荐表 项目名称实施依据及预算推荐 为供应商推荐理由：（可另附材料） 询价小组签字项目主体部门负责人意见法务合同部负责人意见计划财务部负责人意见审计监察部负责人意见指挥部分管领导指挥长表6 贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程竞争性谈判审批单项目名称项目实施依据及预算投资情况说明：项目主体部门负责人意见法务合同部负责人意见计划财务部负责人意见审计监察部负责人意见指挥部分管领导指挥长表7贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程竞争性谈判记录表项目名称洽谈时间邀请谈判单位邀请谈判单位人员资质及相关要求项目内容及工期报价及付款方式售后服务及承诺其 他确 认 签 字邀请谈判方代表竞争性谈判小组成员签字监督部门备注表8贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程谈判签到表（通用）项目内容:谈判时间： 姓名单位联系电话备注表9贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程竞争性谈判结果推荐表项目名称谈判日期谈判地点推荐 为竞争性谈判胜出单位推荐理由：谈判小组成员签字项目主体部门负责人意见法务合同部负责人意见计划财务部负责人意见审计监察部负责人意见指挥部分管领导指挥长表10贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程招标文件审批单项目名称项目依据项目情况指挥部部 门会签总工办工程管理部法务合同部计划财务部审计监察部门负责人意见指挥部分管领导审签指挥长审批表11招标文件评审记录表 项目名称：评审地点及时间：会议记录： 记录人： 评审人员签字栏：监督人签字栏：备注：表12贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程决标意见表项目名称：提交决标的事项简述：1、2、3、决标的形式及时间：决标意见：参加决标的领导签字：备注：表13贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程公开招标中标候选人推荐表项目名称开标日期项目实施依据及预算投资中标候选人： 中标候选人投标报价：推荐理由：总工办工程管理部法务合同部计划财务部指挥部分管领导指挥长表14贵州省机场集团有限公司贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程指挥部采购结果通知单（参考样表）项目名称致： （招标代理机构或胜出方或中标方） 经 年 月 日贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程指挥部研究决定，同意单位为 项目中标单位。请据此抓紧开展下一阶段工作。 或（经 年 月 日贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程指挥部研究决定，贵方在我方 年 月 日组织的项目采购中胜出。请据此在3日内与我方联系，洽商下一阶段工作。）附件：实施单位/项目部经办人法务合同部负责人胜出方/中标方经办人日期注：招标代理机构或胜出方、实施单位/项目部、法务合同部各存一份表15贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程合同/协议会签审批表名 称合同编号乙方总价日期签订合同的依据及经办情况的说明 经办人： 年 月 日项目主体部门项目经理意见负责人意见法务合同部法律顾问计划财务部总工程师指挥部分管领导 指挥长备 注说明：本表由法务合同部存档一份，原件应随项目资料移交档案室。表16律师事务所合同审查法律意见书 （201） 第 号 致：贵州省机场集团有限公司贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程指挥部 兹接受贵单位的委托，本所律师对 拟签订的 进行了审查，现按照律师行业公认的业务标准、道德规范和勤勉尽责精神，就合同审查情况出具法律意见如下：一、 合同具体条款的审查1. 2. 3. 二、 结论性意见1. 2. 3. 律师事务所 主办律师： 二一 年 月 日表17贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程合同（协议）变更解除审批表 合同名称合同编号合同相对方项目主体单位日期变更事项解除事项合同变更或解除原因详细说明及变更或解除支撑材料齐备情况（内容较多可另附）附件附件应为双方达成的补充协议或变更、解除协议项目主体部门负责人法务合同部计划财务部指挥部分管领导指挥长意见说明：本表由法务合同部存档一份，原件随项目资料移交档案室。表18贵阳龙洞堡国际机场三期扩建工程合同（协议）谈判记录表项目名称洽谈时间谈判部门邀请谈判方项目简介谈判记录确 认 签 字邀请谈判方代表指挥部谈判代表监督人备注37