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职员日常礼仪手册

目 录
序言 3
职员行为规范 4
u 职员行为规范 4
办公室日常礼仪 5
u 微笑 5
u 问候 5
u 文明用语 6
u 着 装 要 求 6
u 怎样打领带 8
u 体 态 规 范 10
u 怎 样 称 呼 11
u 如 何 握 手 12
u 正确使用名片 13
u 怎 样 介 绍 14
u 乘坐电梯礼仪 14
u 电话礼仪 15
会议组织 16
u 会议组织职责分工 16
u 会 务 组 织 18
u 会场座次安排 20
u 合影安排 24
u 其它会议、活动等组织 25
常见文书格式 29
u 通告 29
u 通知 30
u 通报 31
u 汇报 32
u 会议纪要 35
u 计划 36
u 总结 38
u 学术论文 40
u 邀请函（请柬） 41
u 复函 42
u 贺信 43
u 慰问信 43
u 大型活动仪式欢迎词、欢送词、答谢词 45
u 唁电 46

职员行为规范

职员行为规范
1. 政治坚定、忠诚守信。
含有坚定政治立场，强烈政治责任心，政治上可靠。忠诚企业。言行一致，表里如一，说话、办事讲诚信。
2. 敬业爱岗、乐于奉献。
热爱企业事业，关心企业效益。热爱本职岗位，主动愉快工作。服从全局利益，维护企业声誉，甘于寂寞，乐于奉献。
3. 连续学习、提升能力。
自觉学习业务知识、企业管理知识，努力提升专业水平，努力增强综合素质，成为业务尖子，管理能手。
4. 务实创新、严守纪律。
以务实态度、创新精神对待每一项工作、每一项任务，精神状态主动进取，工作理念要推陈出新，工作方法要不停创新。严守企业秘密，不该说不说，不该问不问，不该看不看。
5. 团结协作、形成协力。
建立友好关系，营造良好人际气氛，强调团体精神。增强办公室系统意识，加强系统合作，共享系统资源，形成协力。

办公室日常礼仪
微笑
人和人相识，第一印象往往是在前几秒钟形成，而要改变它，却需付出很长时间努力。良好第一印象起源于人仪表谈吐，但更关键是取决于她表情。微笑则是表情中最能给予人好感，增加友善和沟通，愉悦心情表现方法。一个对你微笑人，必能表现出她热情、修养和她魅力，从而得到人信任和尊重。那么，大家在日常生活、工作中是否面带微笑呢？

问候
早晨上班时，大家见面应相互问好！一天工作良好开端应从相互打招呼、问候时开始。企业职员早晨见面时相互问候“早晨好！”、“早上好！”等（早晨10点钟前）。因公外出应向部内或室内其它人打招呼。在企业或外出时遇见客人，应面带微笑主动上前打招呼。
下班时也应相互打招呼后再离开。如“明天见”、“再见”、“Bye-Bye”等。

文明用语
1、您好
15、请问
2、您
16、哪一位
3、对不起
17、拜托
4、麻烦您
18、请稍等
5、劳驾
19、抱歉
6、打搅了
20、没关系
7、好
21、不客气
8、是
22、见到您（你）很快乐
9、请
23、请指教
10、欢迎
24、有劳您了
11、X先生或小姐
25、请多关照
12、X经理或主任
26、很感谢（谢谢）
13、贵企业
27、再见（再见）
14、明白了

着 装 要 求
男士着装要求
1、西装：在正式场所，男士要着西装套装。西装能够不扣钮扣。但站立时，通常要扣上面一粒或全扣。西服上衣左胸部衣袋只可放装饰手帕。西服上衣两侧口袋和裤袋通常不要装物品。小件物品，如名片夹可放在上衣内侧衣袋里。西服袖口和裤边全部不能卷起，裤脚要盖住皮鞋鞋面。西装袖口外商标和纯羊毛标识等要拆下。
2、衬衫：衣领要挺括，要系好领扣和袖口。白色、浅色、条文或方格面料衬衣适合和西装搭配。衬衫衣领和袖口不要有污秽，衬衫下摆要塞在裤内。在正式场所男士不要穿短袖配西装。衬衫衣领高度要比西装衣领稍高，衬衫袖子长度要比西装袖子稍长，在两手伸直时，衬衫袖子要比西装袖子长一厘米左右。
3、内衣：内衣以一件为宜。衬衫里边通常不穿棉毛衫，更不要把领圈和袖口露在外面。当穿浅色衬衫时，里面不要穿深色内衣。
4、领带：要和西装、衬衫相配。系领带时衬衫第一颗钮扣要扣好。领带夹通常夹在第四、五个钮扣之间。
5、皮带：黑色、粟色或黑色皮带配以钢制、金质或银质皮带扣，适合很多场所。皮带颜色通常要和皮带一致，宽度要和皮带袢协调，通常宽度约3厘米。皮带系好后尾端通常介于第一和第二裤袢之间。
6、皮鞋：黑色等深色很好，要保持鞋面清洁光亮，不能穿旅游鞋、轻便鞋和布鞋配西服。鞋底不要上铁钉。
7、袜子：深色为首选，黑色皮鞋不要配白色袜子。
8、衣饰色彩搭配：通常不超出三种。

职业女性着装禁忌
1、忌过于时髦。
工作场所和公务活动宜着职业套装。
2、忌过于暴露。
衣扣、衣领要系到位，不要太低。裙长过膝盖，内衣不外露。
3、忌过于随意。
要和环境气氛协调，不给人以肤浅、不稳重感觉。
4、忌过于杂乱。
服装搭配以同色系为首选，色彩以不超出三种为佳。

怎样佩带饰品
在对外交往活动中，女士除了要注意服装选择外，还要依据不一样场所佩戴戒指、耳环、项链、胸针等饰品。
1、戒指通常只戴在左手，最好仅戴一枚。
2、女士要依据脸型选配耳环。如圆形脸不宜佩戴圆形耳环；方形脸不宜佩戴圆形和方形耳环。
3、佩戴项链要和自己年纪及体型协调。身着丝绸衣衫裙时，宜佩戴精巧、细巧项链；穿单色或素色服装时，宜佩戴色泽鲜明项链。4、胸针、手帕、丝巾也可作为饰品使用，它们和衣服相配现有对比美，又有协调美，使人显得更有风度。

怎样打领带
怎样搭配西服和领带
1、黑色西服：搭配银灰色、蓝色调或红白相间斜条领带，显得庄重大方，沉着稳健。
2、暗蓝色西服：搭配蓝色、深玫瑰色、橙黄色、褐色领带，显得纯朴大方，素静高雅。
3、乳白色西服：搭配红色或褐色领带，显得文雅、夺目。
4、中灰色西服：搭配转红色、绿色、黄色领带，显得别具一格。

怎样系领带
领带打好以后，外侧要略长于内侧，标准长度是下端恰好触及皮带扣上端。穿羊毛衫时，领带要放在羊毛衫内。
领带最好材料是丝。要避免领带有怪异颜色、图案、形状。领带解下后要立即挂至衣架上，需要清洗时最好干洗，不要扔到洗衣机内搅洗，局部污垢可水洗或用去渍油擦拭，然后晾干或熨干。
领带关键有以下多个打法。
1、浪漫结
浪漫结适适用于浪漫系列领口及衬衫。系好后将领结下方宽边压以皱折可缩小其结型，可将窄边左右移动使其小部分露在宽边旁。
2、四手结（单结）
这种方法是全部领结中最轻易上手，适适用于多种款式衬衫及领带。
3、简式结（马车夫结）
适适用于质量较厚领带，最适合标准式及扣式领带衬衫。将其宽边以180度由上往下翻转，并将折叠处隐藏于后方，系好后可再调整其领带长度。
4、平结
平结几乎适适用于多种材质领带。要诀是领带下方所形成凹洞需让两边均匀且对称。
5、双交叉结
适合正式场所。该领带适合素色丝质领带，尤其适合搭配大翻领衬衫。

体 态 规 范
1、站如松。
男士两腿稍微分开，和肩同宽，两臂自然下垂或双手体前相搭放置小腹位，不耸肩，身体重心在两脚中间；会见来宾或出席仪式站立场所，或在长辈、上级面前，不把手交叉抱在胸前。女士站立时双脚并拢，双手自然下垂,也可交叉于胸前。
2、坐如钟。
上身挺直，和桌、椅保持一拳左右距离，双脚自然垂地，不要呈内八字状，双手相叠或相握，放于身体一边或膝盖之上。通常从椅子左侧就坐。男士就坐时，双脚平踏于地，双膝可略微分开。女士就坐时，双脚并拢，以斜放一侧为宜，双脚可稍有前后之差，即若两腿斜向左方，则右脚放在左脚以后；反之亦然。穿短裙女士要双腿侧斜并拢，避免叉开。
3、行如风。
抬头、挺胸、收腹，肩膀往后垂，手跟着节奏摆动，步伐要轻，不托泥带水。
4、蹲姿。
女士下蹲时将双脚靠拢，一腿平蹲，另一条腿向下尽可能靠紧，双手抹平裙子并遮挡双腿间可能露出缝隙。

常见不良举止
1、在公共场所大声接电话。
2、随地吐痰，随手乱扔垃圾（果皮、纸屑）。
3、在公共场所剪指甲、剔牙、脱鞋、挖鼻孔或掏耳朵、挠头皮。
4、在公共场所抖腿。
5、当众打哈欠、伸懒腰。
6、在公共场所抽烟、乱弹烟灰。

怎 样 称 呼
1、职务性称呼
称职务：在职务前加上姓氏；在职务前加上姓名（适适用于正式场所）。
2、职称性称呼
在职称前加上姓氏，在职称前加上姓名（适适用于正式场所）。
3、行业性称呼
对于从事一些特定行业人，可直接称呼对方职业，如老师、医生、会计、律师等，也能够在职业前加上姓氏、姓名。
4、性别性称呼
通常称呼“小姐”、“女士”或“先生”，“小姐”时称未婚女性，“女士”是称已婚女性。
5、姓名性称呼
通常限于同事、熟人之间，可直呼其名；或只呼其姓，在姓前加上老、大、小等前缀；或只称其名，不呼其姓，这种情况通常是上司称呼下级、长辈称呼晚辈，在亲友、同学、邻里之间，也可使用这种称呼。
6、学衔称呼
对于有博士学位人，可直接以学衔相当。

如 何 握 手
1、握手时要双目注视对方，微笑致意。握手要由上级、主人、年长者、身份高者、女士先伸手，年轻者、身份低者见面要先问候，待对方伸手再握。男士和女士握手时，往往只握一下女士手指部分。年轻者，身份低者要用双手握住年长者、身份高者手，表示尊敬。
2、握手姿势要正确。握手时，通常距离受握者约一步，两腿立正，上身微向前倾，伸出右手，四指并齐，拇指张开和对方相握。握手一定要用右手。
3、握手时间通常是3—5秒钟。
4、握手时通常使用站姿。
5、握手时用力，眼因人而异。首次见面，相互不大熟悉人握手，不宜用力。如双方时熟人，又较知己，可合适用力或延长相握时间。
6、不要戴着手套和她人握手。
7、握手时不能把另一只手放在口袋里。
8、同外宾握手，要热情、友好、大方、不卑不坑。

正确使用名片
1、交换名片要在和人首次见面时自我介绍后或经她人介绍以后进行。名片要提前准备好，放在易于掏出口袋或皮包里，但不可放在裤兜里。
2、不要把自己名片和她人名片、其它杂物混在一起，以免用时手忙脚乱或掏错名片。
3、要保持名片或名片夹清洁平整。
4、递交和接收名片时要起身用双手，眼光注视对方，微笑致意。名片正面要向着接收者。
5、接过名片后要认真看一遍。碰到难认字，要立即问询。离开时不要遗漏对方名片。
6、递名片次序是由下级或问询方先递名片。
7、交换名片时，要用右手拿着自己名片，用左手接对方名片。在会议室如碰到多数人相互交换名片，可按对方座次排列名片，以免混淆。

怎 样 介 绍
1、自我介绍或为她人介绍时要讲清姓名、单位、身份，要有礼貌
地以手示意，不要用手指指点点。自我介绍态度需友善、诚恳、谦逊且语言简练。
2、介绍时要把身份低、年纪轻、职务低介绍给身份高、年纪大、职务高；把男士介绍给女士；把未婚介绍给已婚；把客人介绍给主人，把企业同事介绍给来宾或其它人；把个人介绍给团体，把非官方人士介绍给官方人士；把本国同事介绍给外籍同事；把资历浅介绍给资历深；把晚到者介绍给早到者。
3、把大家介绍给一个人时，要先介绍其中地位最高或年纪最大者。

乘坐电梯礼仪
乘电梯时要讲究进出礼节。
1、等候电梯时，要站在电梯门两侧，不要妨碍电梯里人出来，要先出后进。
2、梯内有些人时，不管进出全部要来宾上司优先。
3、电梯内没有些人时，在来宾之前进入电梯，再请来宾进入。
4、电梯内先上电梯人应靠后面站，以免妨碍她人。
5、电梯内不要大声喧哗或嬉笑喧华。
6、电梯内已经有大家时，后进人要面向电梯门站立。
7、关键来宾要事先安排专梯。

电话礼仪
1、打电话前要考虑对方是否正在休息，如在国外还要考虑时差。通话尽可能简短，不要在电话里聊和工作无关事情。
2、电话响后尽可能在三声内接听。接电话时首先问候“您好”并报姓名和企业名。假如对方要找是其它同事，要说“请稍等”并热情地帮助传呼。假如电话响了三声后才拿起话筒，要先向对方致歉。
3、电话机旁准备好纸笔，准备了解来电者目标，问情事由，如自己无法处理或对方要找人不在，要有礼貌地告诉对方，并做好统计。
4、电话统计要切记5W1H技巧。即：（when）何时；（who）何人；（where）何地；(what)何事；（why）为何；（how）怎样。
5、要结束通话，通常由打电话一方提出，不可只管自己讲完就挂断电话。如对方是贵宾、领导、长辈或女士，要听到对方放下话筒后才挂电话。
6、若正和她人交谈时要接听电话，应向交谈者致歉。如有些场所不便通话，要告诉来电者稍后回电话，不要因接听而影响她人。

会议组织

会议组织职责分工
会议组织职责分工表
组别
工作内容
工作项目
责任人
完成时间
完成情况
会务组
负责餐饮、住宿、会议（活动）场地安排
确定接待方案，安排接送站；贵宾下榻酒店、就餐地点和会议（活动）场地定点和现场踩点；房间、场地检验；房卡分配，物品采办、摆放，礼品、资料派发；餐饮及其配套物品安排；会议（活动）场地部署，绿化和专梯安排，行程衔接；帮助联络；大楼安全保卫及周围治安管理；费用结算及报销。

交通组
负责车辆调度、驾驶员管理和行车安全
车辆调度；行车路线制订和熟悉；驾驶员和行车安全管理；车况检验和车厢部署；车内接待用具管理。

秘书组
负责会议（活动）文字材料
领导讲话稿、贵宾讲话代拟稿和汇报材料撰写；会议（活动）文件汇总、审定和编印；企业领导、关键贵宾讲话统计和录音整理。

新闻组
负责媒体邀请、采访等新闻业务。
新闻媒体邀请和接待；新闻采访、宣传、报道；摄影、摄像、录音；企业电子屏播放；影音资料备份、归档。

会议组织职责分工表
序号
工作内容
工作项目
责任人
联络电话
完成时间
完成情况
1
前期工作
1、 确定工作小组职责并分工，明确目标
2、 落实对方人员名单和联络员，提前和相关单位取得联络，安排会见和会谈，机票预定等
3、 拟写具体接待方案并报审
4、 全部参与接待人员提前培训和演练，保持良好精神状态，展示企业良好形象。

2
踩点
提前踩点，掌握路线、时间等基础信息，做好和各地工作衔接。

3
接送航班及接车安排
1、 准备接送车
2、 提前查询天气预报
3、 安排接送机站事宜（包含机票订购及换领登机牌）

4
住房安排
1、 落实房间号，提前拿好房卡、准备房间欢迎卡
2、 提前检验房间内部情况及周围环境
3、 安排相关人员在酒店大堂迎接
4、 准备鲜花、水果（落实品种）、茶水

5
车辆安排
1、 落实车辆（中巴车—辆，越野车—辆，警车—辆，新闻媒体、摄影摄像、医务人员用车—辆），提前检验车况
2、 准备水、小食品、一次性湿纸巾、纸巾、雨伞等
3、 车辆编号及准备
4、 司机统一穿着（白衬衣、领带、白手套）
5、 车内温度设定在24度左右

6
就餐安排
1、 落实厅房和菜单（菜单要求每餐全部有改变）
2、 酒水（白酒、红酒）、果汁等准备
3、 制作席位卡、接待菜单、排列座次
4、 准备茶叶、香烟等

7
会见安排
1、 安排会见室（包含贵宾休息室）
2、 准备席位卡、企业信签、铅笔、热毛巾或湿纸巾、鲜花、汇报材料、宣传画册等
3、 会场音响、投影、麦克风及其它设备调试
4、 安排欢迎电子屏

8
活动安排
1、 提前和考察点联络并安排讲解人员
2、 饮用水准备等
3、 安排进出场通道并维护好周围次序

9
文件资料准备
1、 准备汇报材料
2、 搜集考察点经济社会发展材料
3、 编写接待手册

10
摄影摄像安排
安排摄影、摄影、合影及洗像、派发照片等，制作摄影剪辑

11
医疗保健安排
1、 落实医护人员，准备应急药品
2、 和当地医疗机构提前保持联络

12
礼品安排
1、 准备问候卡
2、 准备礼品并包装、提前带往指定地点

关键贵宾个人信息一览表
姓名

性别

年纪

单位

名族

职务

联络电话

生活习惯

爱好

来访时间
年 月 日至 年 月 日
视察（考察）地点

来访路线

来访目标

会 务 组 织
1、 关键会议会场应做好以下工作：
（1）场地部署：会场背景板（可依据实际情况使用投影屏幕）、口号牌（依据需要制作），鲜花，绿色植物等；
（2）会议用具：茶叶、茶杯，瓶装矿泉水、直身玻璃杯，热毛巾、毛巾碟，干（湿）纸巾、企业信签、铅笔、座位排等；
（3）桌面资料：企业画册，企业介绍，专题汇报材料等；
（4）设备检验：音响、投影设备、录音（录像）设备、摄影设施，麦克风和会议室供电、照明、空调系统和备用电源等检验。
2、会场入口、通道等地要依据实际情况放置欢迎牌、指示牌，必需时会议室周围可摆放签到桌及相关文具。有省部级及以上领导出席，应准备笔墨纸砚供题词（题字）用。
3、会议开始前二十四小时，应对会议室各项准备工作进行全方面检验并整改，开始前6小时，会场部署工作须完成。
4、会议开始前1小时，会场服务人员就位，准备好开水、毛巾等；音响、录音（录像）、麦克风、摄影摄影进行最终调试，灯光等其它会场设备开启，空调温度设置于24度。
5、如相关键贵宾，应就近安排贵宾休息室。
6、企业和会人员应提前15分钟入场完成并按座次就坐。会议开始前和结束后可播放节奏明快、轻松音乐。会前应宣告会场纪律。
7、会议期间，会场服务员通常应每隔二十分钟更换热毛巾、添加茶水。会间休息，服务人员要快速清理会场。
8、相关键贵宾参与会议时，要安排专梯。

会议室准备情况检验表
会议地点
检验人
责任人

1、检验场景部署
检验要求
1、 必备项目是否配置齐全；
2、 场景部署是否符合企业CI管理要求。
引导牌

会议台型部署

欢迎牌

主席台座次

会议背景板

绿色植物

横幅（投影）

鲜花

2、检验相关设施设备
检验要求：
1、 必备设施设备是否齐全；
2、 必备设施设备是否处于良好状态。
话筒、音响

灯光

幻灯机

空调

录音设备

投影

播放器

卫生间

录像设备

电视

电脑

3、检验台面摆设
检验要求：
1、 必备项目是否齐全；
2、 摆放位置是否规范；
3、 所用器具是否卫生。
座位排

企业信签

茶杯

宣传画册

会议资料

铅笔

直身玻璃杯杯垫

湿纸巾

热毛巾

抽纸

著名品牌矿泉水

检验情况汇总
检验人： 年 月 日 时 分
审核
审核人： 年 月 日 时 分

会场座次安排
1、凡会议，领导出席人数为单数时按单主位排法，即：排名第一位领导位置居中，排名第二位领导位置安排在其左侧，排名第三位领导位置安排在其右侧(图见后)；领导出席人数为双数时按双主位排法，即：先确定两个居中位置，排名第一位领导位置在左侧，排名第二位领导位置在其右侧，排名第三位领导位置安排在排名第一位领导左侧（图见后）。
2、党和国家领导人、党中央、国务院各部委副省（部）级及以上领导，地方正省（部）级等党政领导到企业视察工作，具体排位须请示其随行人员后确定。
3、企业党委扩大会议、企业办公会通常见回字形会议桌。标准上企业领导排坐一边，其它和会代表分坐对面或两旁。
4、企业和各子企业、各系统年度工作会议通常设主席台，具体排位视出席领导确定。
5、汇报会通常只安排主持人和汇报人在主席台就坐，主持人通常安排在汇报人左侧位置，汇报人坐右侧，其它和会人员按排名次序在听众席就坐。特殊情况下可做对应调整。
6、企业内部会议、活动、合影通常排名次序：企业领导；专务副总、总助；总部各部门关键责任人；各子企业党政关键责任人；各直属机构关键责任人。
7、企业总部各部门和各直属机构通常排名次序：以人事部门下发相关文件为准。
特殊情况下可作对应调整。

会场座次安排
通常来说，会场排位时，根据职位高低排序，以左位为尊，右位次之，和宴请排位相反。具体以下：
一、主席台座位安排
1、主席台人数为单数时座位安排（单主位排法）
主席台

会场

10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11
会场背景

2、主席台人数为双数时座位安排（双主位排法）
会场
主席台

11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12
会场背景

二、不一样类型会场座位安排
1、圆形会场
10
8 9

6 7

4 5

2 3
1

2、双边会谈会场
7 5 3 1 2 4 6

6 4 2 1 3 5 7

3、回型会场
30 28 26 24 22 23 25 27 29
39
37
35
33
31
40
38
36
34
32

会场背景

14 12 10 8 9 11 13
20 21
18 19
16 17
14 15
6 4 2 1 3 5 7

4、大会场
32 30 28 26 24
23 25 27 29 31
22 20 18 16 14
12 10 8 6 4 2
1 3 5 7 9 11
13 15 17 19 21
第三排
第二排
第一排

会场背景
主 席 台

图一

32 30 28 26 24
23 25 27 29 31
22 20 18 16 14
12 10 8 6 4 2
1 3 5 7 9 11
13 15 17 19 21

第三排
第二排
第一排
会场背景

主 席 台

图二

9 8 7 6 5 4 3
3 4 5 6 7 8 9
8 7 6 5 4 3 2
7 6 5 4 3 2 1
1 2 3 4 5 6 7
2 3 4 5 6 7 8
第三排
第二排
第一排
会场背景

主 席 台
图三

会议桌物品摆放规范
6

7
2
3
4
5
1

1、 会议座位牌2、湿纸巾3、茶杯（瓷杯）
4、直身玻璃杯5、矿泉水6、文件资料（宣传画册、企业信签）7、铅笔

合影安排
合影座次安排
1、关键接待标准上安排贵宾同企业领导合影。
2、通常情况下会见合影采取站立形式，以右侧为上。主客双方间隔排列，两侧末位为我方人员。需安排座椅要在椅背上粘贴粉红色名字条。（合影座次安排见图）
3、负责摄影、摄像工作人员要事先在确定拍摄地点取景调试。
4、参与合影其它人员应立即到摄影地点就位，等候关键领导和贵宾。
5、如贵宾不主动提出，其它人员通常不可提出和贵宾合影要求。
5 3 1 2 4 6
摄影机

合影人数为双数时排位

6 4 2 1 3 5 7
摄影机

合影人数为单数时排位

其它会议、活动等组织
新闻公布会
1、新闻公布会通常包含以下内容：企业重大问题、关键活动；关键决定、重大决议布署；关键法规、规章和规范性文件相关内容；社会关注热点问题及重大突发性事件；需要公布其它事项。
2、新闻公布会内容和专题由相关部门提出，报经上级机关审批后实施。未经审批不得自行安排新闻公布。确定召开新闻公布会后，由新闻讲话人公布新闻。
3、通常来讲，要依据年度事业计划安排在年初制订整年或六个月新闻公布会计划。突发公共事件新闻公布，由事件处理领导机构提起和确定。
4、新闻公布会组织工作包含邀请新闻单位、协调安排公布会现场或会后采访、追踪媒体报道情况和社会舆论反应等。
5、新闻公布会策划工作包含：确定日期和时间；选择适宜新闻讲话人；选择媒体；准备新闻通稿和背景材料；部署公布场所和彩排。
6、新闻公布会要坚持正确舆论导向，坚持新闻真实性标准。严格遵守《保密法》，切实维护国家安全和企业正当权益。所公布内容根据确定口径统一对外公布；对内容涉密或包含国家安全但又必需对外公布，须经保密部门、国家安全部门审核同意。
7、新闻公布会通常程序是：介绍新闻公布议题及新闻讲话人；新闻讲话人公布新闻；新闻讲话人或相关人员回复记者提问。
8、新闻公布内容不得随意变更；如有变更，要重新报批。每次新闻公布会时间以30——60分钟为宜，其中回复记者提问时间不少于公布会总时间二分之一。

签约仪式
1、草拟合约，确定签约时间、地点和参见人员。
2、准备阶段。部署签字厅，安排签字座次，预备签约文本，规范签约人员衣饰。参与人员男士着深色西服、浅色衬衣，女士着职业套装。
3、签约仪式上，通常由主持人宣告签约仪式开始，介绍贵宾并介绍签约项目情况。
4、如有领导和嘉宾讲话致辞，要提前落实，需代拟文稿，要提前准备。
5、签约时，可请嘉宾在签字桌后见证签字。
6、签约结束后，嘉宾举杯庆贺。
7、主持人宣告签约仪式结束，贵宾退场。

怎样准备签约仪式
1、确定签约项目、确定各签约单位联络人。
2、签约项目筛选、报领导确定。
3、制作签约项目介绍及背景材料。
4、确定签约人、助签人、见证人及参与仪式关键贵宾和领导。
5、预定及部署会场；安排贵宾休息室；会场确定、背景板制作，桌签、鲜花、胸花、香槟酒及酒杯、国旗、司旗等准备，预约礼仪小姐；提前调试麦克风、音响、音乐、灯光、投影、幻灯等。
6、确定主持人和领导讲话。
7、准备签约文本、文件夹、笔。
8、预约媒体。
9、提前模拟演练。

签约仪式注意事项
1、做好文本准备工作。要提前做好文本定稿、翻译、校对、印刷、装订等，准备签字用具，安排助签人员，洽谈相关细节。
2、双方参与签字仪式人数最好大致相等。
3、通常在签字厅内设置长方桌作为签字桌。桌面盖深绿色台呢，桌后放签字椅，签字桌上摆放签约文本，上端分别放置签字文具，在签字文本正前方摆放签约各方桌签。如有需要，可在签字桌中间摆一旗架，悬挂签字各方旗帜。
4、双方助签人员分别站立在各自签字人员外侧，帮助翻揭文本，指明签字处，一方签字后由助签人员传输给对方签字。各方签字结束后，签字人员相互握手。
5、签字结束，共同举杯庆贺。

开工（开幕、完工）仪式
1、确定仪式时间、地点和参与人员。
2、议程安排：
（1） 主持人宣告仪式开始，介绍贵宾。
（2） 项目情况介绍或宣告开工开幕。
（3） 领导讲话，嘉宾致辞。
（4） 项目开工剪裁或奠基。
（5） 主持人宣告仪式结束，贵宾参观或退场。
3、关键筹备工作：
（1）依据目标明确职责分工，落实邀请贵宾名单，确定参与单位联络人。
（2）安排贵宾休息区，确定日期、时间、主持人等。
（3）制作背景材料。
（4）预定及部署会场；确定会场、制作背景板、桌签、部署鲜花、准备贵宾胸花、预约礼仪小姐；提前调试麦克风、音响、音乐、灯光、投影、幻灯等。会场部署既要盛大热烈，又不铺张浪费。若是户外举行仪式，要设置足够卫生间和休息区。会场周围可部署彩旗、空飘、拱门、展板等，渲染现场气氛。
（5）做足安全方法。做好防雨、防风、防雷、防晒等工作。
（6）落实领导和嘉宾讲话。
（7）准备相关道具。若剪彩则准备剪彩托盘、剪刀；若奠基则要准备好奠基石及铁铲等。
（8）预约媒体，做好摄影和摄影、录音等工作。
（9）如有外籍贵宾，还要确定外语翻译。
（10）仪式前后，可敲锣打鼓、舞狮、播放喜庆音乐，假如许可，还能够燃放鞭炮、礼花、礼炮等，营造喜庆气氛。重大活动开始还能够奏国歌。
（11）提前模拟演练。

常见文书格式

通告
通告是用于公布社会各相关方面应该遵守或周知事项公文。
通告含有强制性、广泛性、知照性特点，分为规章性通告和事务性通告，通常由标题、正文组成。
通告标题有两种情况，一是完全式标题，即由发文机关、事由、文种组成；二是不完全式标题，由发文机关和文种够成。
通告正文由缘由、事项、结尾三部分组成。
缘由：通告开头用概括性语言说明公布本通告原因、目标或依据。然后以“特通告以下”作为过分语。
事项：这是通告关键部分，关键写明通告事项内容。比如规章性通告，在这一部分关键写明规章、政策具体要求；事物性通告则写明需要群众周知具体事项。通告事项写作要明确、具体。
结尾：通告常以“特此通告”收束全文。也有些通告不使用结束语。

通知
通知是批转下级机关公文，转发上级机关公文和不相隶属机关公文；印发规章；传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或实施事项；任免人员时使用公文。通知含有广泛性、使用频率高、种类多特点。
通知按内容和作用划分，可分为：批转、转发性通知、印发性通知、指示性通知、通知性通知、事务性通知、任免通知。
通知写作通常由标题、主送、正文组成。
通知标题有完全式标题和省略发文机关不完全式标题两种。其中批转、转发类通知标题略有不一样，其事由部分是由“批转”或“转发”二字加被批转或转发公文制文机关名称加文种组成。如《商业部转发国家经济委员会、交通部相关改善和加强公路运输管理暂行要求通知》。另外，假如是对已发通知内容作补充，或碰到紧急情况或特殊要求而下发通知，可在“通知”前面加上“补充”或“紧急”一词。
主送：通知通常全部有特定受文者，所以要标明主送单位，主送单位在两个以上，依常见次序排列。通知性通知也有不写主送单位
正文：通知正文具体陈说通知缘由和事项。内容单一可一段到底，篇段结合；内容繁复可多段行文或分条列项写明。结语通常使用“特此通知”,通常单独成段，加标点。也有通知在序言部分叙述缘由以后，写上“现通知以下”之类过渡语承上启下，这种情况，结尾就不再写结语了。
通知如有附件，应在落款前注明附件标题，附件全文附在通知后面。
通知写作应注意：1、内容要有针对性；事项要明确具体；措辞要正确得体。

通报
通报是表彰优异、批评错误，传达关键精神或情况公文。分为表彰性通报、批评性通报和情况性通报。
通报写作通常由标题、主送机关和正文组成。
通报标题通常由发文机关、事由和文种三部分组成。要求既能正确概括通报情况，文字又要精简。尤其是表彰性和批评性通报，标题要能够正确概括、合适表述被通报者事迹或行为。
主送机关：通报是下行文，主送机关应写明下属单位名称，也能够不写主送机关，这种情况通常是情况性通报比较多见。
正文：不一样种类通报，写法各不相同，但每一类通报写法，有常见结构模式。
表彰性通报正文，通常由四部分组成。第一部分介绍优异事迹，通常采取概述手法，交代被表彰者优异事迹发生时间、地点和事件起因和结果。第二部分分析评价，既对优异事迹进行分析，肯定成绩和贡献，揭示其模范作用和主动影响，给予合适评价和热情赞扬。第三部分作出表彰、奖励决定。第四部分提出期望和要求，期望被表彰者要再接再厉，号召其它人要学习优异，做好工作。
批评性通报正文和表彰性通报结构相同，也由介绍情况、分析评价、处理决定、提出要求四部分组成。
情况性通报通常由通报情况和指示性意见组成。写作时，首先以一段简练文字概括全文基础内容，点明中心，统领全篇。传达上级精神通报，关键点明精神起源，概述基础内容，交代清楚什么时间、哪个上级机关指示。通报情况则要简明介绍这一情况发生时间、情况性质、影响等。接着应较为详尽地介绍上级精神内容，或事件情况发生、发展过程。最终指示性意见是对前面内容归纳，也是通报情况意图和落脚点。具体写法能够写得概括，要言不烦地提出几条带指导性、标准性意见，也能够依据实际情况提出具体要求或方法、措施。

汇报
汇报是向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关问询一个陈说性行政公文。汇报含有汇报性、陈说性特点。汇报分为工作汇报、情况汇报、回复汇报和报送汇报。
汇报通常由标题、主送机关、正文、结尾等部分组成。
标题应正确概括汇报关键内容，由发文机关、事由、文种三部分组成。
汇报只能“主送一个机关”，必需时能够抄送相关上