银行会计凭证影像缩微管理办法(模版).doc

会计凭证影像缩微管理办法

第一章 总 则
第一条 会计凭证影像缩微是指将网点前台会计凭证通过影像管理平台会计缩微系统采取扫描方式，将采集的画面形成数据文件上传至总行xx盘库，形成以xx盘为介质存储的过程，是我行会计档案的重要组成部分。
第二条 会计凭证影像缩微工作实行总行统一领导，分行分级管理的原则进行。总行负责制度的制定和实施、系统的管理和维护，分行负责制度的贯彻落实和具体业务操作。异地支行在系统内视为分行进行操作，其会计凭证影像缩微工作的管理由其上级分行负责。
第三条 会计凭证影像缩微的对象为所有网点凭以进行交易的会计凭证。包括各类原始凭证、自制凭证及附件。
第四条 会计凭证影像缩微分两部分完成：一部分为分行集中处理的网点柜台业务，这部分凭证由各网点直接扫描上传至分行完成；一部分为网点自行处理及分行本部的非集中处理业务，这部分凭证由分行影像采集人员统一扫描完成。
第二章 会计凭证的移交和保管
第五条 由于分行影像采集人员只对非集中处理的业务凭证进行扫描，因此网点在整理凭证时，应区分集中处理的业务凭证与非集中处理的业务凭证分别整理。对于不在帐务流水和非帐务流水反映的业务凭证，应摆放在所有凭证的最后。凭证整理的方法详见《核心业务系统会计凭证整理与装订操作规程》。
第六条 影像采集人员在收到网点凭证时，需对凭证数量进行清点，登记《凭证交接登记簿》（附件一）进行交接。
第七条 采集的图像归档完毕后，影像人员要对纸质凭证进行整理装订或塑封。整理时应根据凭证交接登记簿的内容核对凭证张数并按照有关规定进行归档、保管。
第三章 会计凭证的影像缩微
第八条 会计凭证影像缩微工作是通过影像业务平台会计缩微系统进行的。各行运营管理部的系统管理员需通过影像业务平台为影像采集人员进行柜员配置后，影像采集人员方可进行影像缩微工作。
第九条 各行必须对辖内网点的每一张会计凭证进行影像缩微。其中由各网点直接扫描上传至分行集中处理中心办理的业务凭证，在交易完成后，凭证的电子影像自动保存，分行无需处理；各网点未集中处理的业务凭证，应在5个工作日内由分行影像采集人员统一完成会计凭证的影像缩微工作。
第十条 分行影像采集人员在进行会计凭证的影像缩微时要按照《xx银行会计缩微操作手册》中的步骤进行。 在扫描过程中为防止扫描仪夹纸、不作业等情况，要注意检查凭证是否平整、干净，无粘连、无折叠。对于凭证纸张过大、纸张破损等情况，只能使用平板扫描方式进行扫描。如果发现有漏扫、不清晰、主附件颠倒的情况，应进行补扫或调整。影像采集人员需确保无未勾对流水或未处理影像，方可进行归档。
第十一条 会计缩微系统可以利用OCR自动识别技术将打印在凭证左上角的流水号与导入的业务流水数据自动进行匹配，建立精确索引。如果OCR自动识别失败，则需要人工将“未勾对流水列表”里的流水与“影像列表”的影像进行匹配。对于凭证影像上有流水号，但是在缩微系统“未勾对流水列表”中无对应流水的，应按照凭证上打印的流水号，人工录入流水后单击回车，将缩微影像建立流水号索引。
第十二条 为提高缩微系统OCR的自动识别率，网点柜员在打印凭证时必须避免出现下列情况：
1、将验印核实行等内容打印在凭证正面，覆盖了左上角流水号。应将验印核实行等内容打印在凭证背面。
2、在一张凭证上重复打印或者凭证污损，造成左上角流水号被覆盖或受到干扰。
3、打印机色带没有及时更换，造成左上角流水号打印模糊。
4、打印针头损坏，即“断针”现象，打印出的数字不完整。
5、打印机字体设置不正确，打印出的数字与数字之间的距离过于紧凑，甚至紧挨在一起。
第四章 缩微档案的查询
第十三条 会计凭证缩微档案的查询是通过影像业务平台系统中的影像平台数据查询功能进行的。根据查阅人的不同，分为内部查询和外部查询。
第十四条 会计凭证缩微档案的内部查询是指银行内部由于工作需要进行的查询。内部查询只限于查询本机构的会计档案，如需要跨行查询时可委托上级行代为查询，或提交加盖有部门公章的申请书联系上级行系统管理员增加授权。
第十五条 银行外部查询是指公、检、法等执法机关，中国人民银行、银监会、财政部、审计署等有关部门按照有关规定进行的查询。在进行外部查询时，有权单位应持有效证件和文件，由行内人员陪同查询。
第十六条 对于通过OCR自动识别技术或人工处理将缩微系统中的业务流水号与影像进行匹配的业务，可以通过交易码、金额、现金、借贷方等要素进行精确索引查询；对于缩微系统无流水号，而凭证影像上有流水号需要人工录入流水的业务，在进行查询时流水号为唯一索引。
第五章 缩微档案的保管和销毁
第十七条 各行会计凭证xx盘缩微档案将在总行保管两年，其间各行可通过影像平台系统进行在线查询。两年期满后，总行将向各分行下发本行的会计凭证缩微xx盘。各分行在领取缩微xx盘时应按照领取重要空白凭证的要求，携带介绍信双人领取。下发至分行的缩微xx盘，将不能通过我行的影像业务平台系统进行在线查询，各行可直接通过xx盘读取。
第十八条 对于总行下发至各分行的xx盘缩微档案，应由分行档案管理部门保管。保管期限、保管方式要严格按照我行有关规定办理。网点如需查询下发至分行保管的xx盘缩微档案，应填写会计凭证调阅单进行调阅。
第十九条 各分行保管的会计凭证xx盘缩微档案如发生xx盘损坏，应立即通知总行重新刻录，并填写《xx银行会计凭证xx盘缩微档案重新刻录申请表》（附件二），经主管领导签字后，加盖单位公章，由分行派双人携带介绍信、刻录申请表及损坏xx盘至总行领取重新刻录的xx盘。在补刻期间，如分行急需查询凭证，经授权可由总行信息科技部协助恢复数据后通过xx盘查询系统进行查询。
第二十条 各分行保管的xx盘缩微档案不得擅自修改及重新刻录。
第二十一条 会计凭证xx盘缩微档案保管期满需要销毁时，应由档案管理部门会同会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，报经主管行长及上级行档案主管部门批准后方可销毁。销毁时应严格按照我行会计档案管理办法中的有关规定进行。
第六章 附则
第二十二条 本办法由总行运营管理部负责制定、解释、修订。
第二十三条 本办法自印发之日起执行。
附件一
凭证交接登记簿
凭证日期：
柜员号
（机构号）
凭证类型
凭证总张数
起始号码
终止号码
接交日期
移交人
接收人
备注

附件二

xx银行会计凭证xx盘缩微档案重新刻录申请表
申请日期

申请分行

xx盘缩微档案日期

分行主管行长意见

重新刻
录原因

分行公章

总行
操作员

操作日期