村镇银行采购管理实施办法模版.doc

xxx村镇银行采购管理实施办法
（试行）
第一章 总则
第一条 为规范xxx村镇银行（以下简称“本行”）采购行为，加强对采购活动的管理和监督，根据《xxx村镇银行费用管理办法（试行）》的规定，参照《中华人民共和国政府采购法》的相关要求，并结合本行实际，制定本办法。
第二条 本办法所称采购是指以购买、租赁、委托、雇佣等方式获取物品、工程和服务的行为。
本办法所称紧急采购，是指为突发的、不可预计的需求而进行的采购。
第三条 采购应遵循的原则包括：
（一）公开、公平、公正的原则；
（二）不相容岗位分离的原则；
（三）效率和风险控制兼顾的原则；
（四）先审批后采购的原则。
第四条 采购的不相容岗位至少包括：
（一）采购申请的提交和审批；
（二）采购谈判或询价、议价和供应商确定；
（三）采购合同的签订和审核；
（四）采购、验收与相关账务处理；
（五）付款的申请、审批与执行。
第五条 对于采购关联交易的管理和供应商关联方的确认，适用于《xxx村镇银行关联交易管理办法》。
第六条 本办法适用于xxx村镇银行全行。
第二章 采购的组织机构和职责
第七条 本行采购工作归口综合管理部管理，总行采购必须由综合管理部、提出采购需求的部门或支行、计财运营部共同参与实施。综合管理部内设采购岗，负责具体落实采购工作。
原则上，采购工作不可以对支行再进行转授权。
第八条 总行采购具体分为如下三种方式：
（一）委托苏州银行采购；
（二）向苏州银行的供应商采购；
（三）村镇银行自主选择供应商发起采购。
凡列属苏州银行总行采购中心确定的苏州银行总行采购目录中的项目，我行需选择第一种方式进行采购；其他采购优先选择第二种方式进行采购；第三种方式只有在第一、二两种方式不能满足需求的情况下采用，采用第三种方式进行的采购必须由村镇银行稽核中心参与，并报备苏州银行总行采购中心。
第九条 综合管理部的职责包括：
（一）确定采购项目的采购方式、采购程序和村镇银行自主发起采购时采购谈判小组的成员名单；
（二）组织采购活动，委托苏州银行采购时负责与苏州银行的沟通协调工作；
（三）定期公布更新如下内容：
（1）苏州银行总行采购的业务归口管理部门和相应的采购目录；
（2）苏州银行宿迁分行采购的具体管理部门和相应的采购目录；
（四）评价和选定供应商，属于第一、二种情况的采购要将供应商评价报告相应报送苏州银行总行采购中心或苏州银行宿迁分行；
（五）记录采购相关的会议纪要，整理保管采购相关的档案材料；
（六）定期对采购成本进行分析，撰写书面报告。
第十条 需承担与采购相关的业务扎口管理职能的部门包括：
（一）综合管理部，承担以下业务管理职责：
（1）工作服、办公用品、办公设备、各类媒体广告宣传及相关物品、服务以及相关维修维护服务的业务管理职责；
（2）承担行政、业务用车，营业、办公用房及其他用房的购建、装修工程，及通讯、保险、租赁、物业管理、修理等服务的业务管理职责；
（3）承担服务器、计算机网络及其辅助设备，信息技术系统及服务、网络线路服务、科技类电子设备、软件、耗材以及相关维修维护服务的业务管理职责；
（4）承担监控系统、报警系统、安防设备及相关的维修维护服务、安保服务的业务管理职责；
（5）承担培训类服务、业务管理系统及相关维修维护服务的业务管理职责；
（二）运营管理部，承担会计凭证、押运服务、运营类设备和业务管理系统，及相关维修维护服务的业务管理职责；
（三）市场发展部，承担金融自助类设备、业务管理系统及相关维修维护服务的业务管理职责；
（四）未规定业务归口的，由具体使用部门承担业务管理职责。
第十一条 业务管理部门的职责包括：
（一）收集、梳理、汇总采购需求、预算和计划；
（二）提交采购申请，建议项目采购方式、推荐供应商名单及推荐理由，以及明确项目技术指标、服务、技术支持标准要求、商务条款等事项；
（三）负责采购合同的执行以及项目验收等工作；
（四）负责对项目供应商的监督检查，并对供应商进行事后评估；
（五）负责付款申请。
第十二条 采购谈判小组是采购工作的临时组织，主要负责适用第三种方式的采购项目的采购谈判和评审工作。
采购谈判小组成员由总行综合管理部、计财运营部、监督部门和根据采购的不同业务管理需求确定的有关部门人员组成。视采购金额或采购项目级别，有关部门的成员分别由部门相关负责人或部门员工担任。原则上，采购金额在10万元以上（不含），至少由部门负责人参加采购谈判小组。
第十三条 采购谈判小组成员在参加采购项目期间，不得代表其他任何人或所在部门。
除特殊项目外，采购谈判小组应至少由3人（含）以上单数有投票权的成员和1人（含）以上无投票权的监督部门人员参加方为有效。
第十四条 对于金额小于5000元（含）和非专项的采购，可以进行简化采购，既不用提交采购申请，也不用成立采购谈判小组，可以由业务管理部门或需求部门、机构直接与供应商进行询价、议价谈判。
对于金额小于1万元（含）和非专项的采购，或经确定可以采用单一来源谈判方式的采购，综合管理部和业务管理部门或需求部门、机构可以直接成立采购谈判小组，采购谈判小组人数只要2人以上（含）均可。
第十五条 采购预算的编制，采购项目的验收和评价，由提出采购需求的部门或机构负责。
第十六条 计财运营部的职责包括：
（一）审核和划拨采购预算；
（二）审核采购付款申请；
（三）执行采购付款；
（四）检查、复核与采购相关的账务处理。
第十七条 监督部门包括村镇银行稽核中心和法律合规部，监督部门有权依照国家和有关监管办法对采购工作情况进行检查，对违规违纪行为予以处理。
第三章 自主选择供应商的采购方式
第十八条 采购的方式包括：
（一）招标；
（二）竞争性谈判；
（三）询价；
（四）单一来源；
（五）议价。
原则上，金额超过50万元的项目均应通过招标或竞争性谈判方式进行采购。
第十九条 招标分为公开招标和邀请招标。公开招标，是指以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。邀请招标，是指以投标邀请书的方式邀请特定的供应商投标的采购方式。
根据法律、法规规定，必须招标的采购项目，应采用公开招标或邀请招标方式进行采购，并委托有资质的招标代理机构实施。
第二十条 竞争性谈判采购，是指直接邀请不少于三家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。符合下列情形之一，应采用竞争性谈判的采购方式：
（一）项目项下产品行业非垄断行业，可由多家供应商提供产品、服务的；
（二）有特殊性或技术含量高，只能从有限范围的供应商处采购；
（三）产品采用的技术较为成熟，在本行已广泛使用，目前项目选择的供应商数量、产品性能、供应商技术支持、售后服务已基本满足项目需求；
（四）与招标采购方式相比，在价格和售后服务方面，更有利于本行的；
（五）采用公开招标方式将会增加采购成本、项目运作成本、管理成本的。
第二十一条 询价，是指对供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。符合下列情形之一，可采用询价的采购方式：
（一）本行已和供应商签订战略采购框架协议，采购项目属于标准规格且价格弹性不大的；
（二）采购金额1万元以下（含）的项目；
（三）紧急采购。
第二十二条 符合下列情形之一，可采用单一来源谈判的采购方式：
（一）产品或服务的供应商为原厂商，且市场上仅有一家供应商；
（二）国家规定、监管机构指定或本行市场营销对方要求须通过指定供应商采购的；
（三）为保证原有产品一致性或服务配套的要求，必须从原供应商处购置、无其他供应商可替代的；
（四）其他供货商无法提供系统软件、专用应用平台软件升级、日常维护的；
（五）供应商是本行明确的战略合作伙伴，且同类产品或服务仅明确一家的；
（六）紧急采购。
第二十三条 议价，是指本行和供应商直接讨价还价实现交易的一种采购方式。符合下列情形之一，可采用议价的采购方式：
（一）当市场上的产品或服务因为寡头垄断导致符合本行需求的供应商仅有两家时，允许采用议价的采购方式；
（二）采购金额1万元以下（含）的项目；
（三）紧急采购。
第二十四条 不符合招标、询价、单一来源谈判和议价采购方式的项目，均应采用竞争性谈判方式实施采购。
第二十五条 任何部门或机构不得将应当通过招标或竞争性谈判方式实施的采购，以化整为零或者其他的方式进行规避。
第二十六条 若其他三家村镇银行（列名）有相同的采购需求，综合管理部应联合其他三家村镇银行进行采购，四家村镇银行采购项目金额合计在100万（含）以上的，原则上应通过招标或竞争性谈判的方式进行采购。
第四章 采购的程序
第二十七条 总行的集中采购应按下列程序进行：
（一）提出采购需求。在确保采购预算已经审批下达的前提下，各部门、支行将采购需求提交给相关的业务管理部门；
（二）汇总采购需求。业务管理部门对部门和支行提交的采购需求进行汇总；
（三）提交和审批采购申请。业务管理部门提出采购申请，采购金额审批权限按照《xxx村镇银行费用管理办法（试行）》的规定执行。当同一采购项目涉及多类物品、工程或服务时，采购申请必须按照每类物品、工程或服务分别提出；
（四）确定采购方式。采购申请经审批通过后提交综合管理部，由综合管理部统一发布采购文件，确定采购项目的采购方式和采购程序，如果是村镇银行自主选择供应商发起采购，需要采用招标、竞争性谈判或单一来源谈判的采购方式，综合管理部还需要确定参加采购谈判小组的成员名单；
（五）采购谈判或询价、议价。采购谈判小组成立后，负责与供应商进行询价、采购谈判和评审，提出评审意见、建议及其他需说明的事宜。采用询价、议价的采购方式，不需要成立采购谈判小组，但必须形成询价、议价记录文件；
（六）供应商确定。综合管理部根据采购谈判小组评审意见或询价、议价记录文件，确定中标或成交供应商，并将结果通知业务管理部门、中标供应商和未中标供应商。对于超过30万元的采购项目，综合管理部在通知结果前，必须将采购谈判小组评审意见和确定供应商的文件提交苏州银行分管村镇银行领导审批；
（七）采购合同签订。综合管理部按照《中华人民共和国合同法》及相关法律法规制定，使用本行印发的格式文本或经风险合规部审核同意的合同文本，签订采购合同。对于本行和供应商签订战略采购框架协议后，每次采购生成的订单，也具备采购合同的效力；
（八）新增供应商录入。综合管理部应设立专门的供应商管理岗对新增供应商进行分类、评估、资料归档和系统录入，并更新供应商台账，台账要有备份机制；
（九）采购合同录入。综合管理部设立专门的合同管理岗对签订的采购合同和订单进行编号、登记、归档和系统录入；
（十）验收和供应商事后评估。采购合同执行完毕，业务管理部门和需求部门或机构按照合同条款进行验收，并对供应商进行事后评估；
（十一）付款。验收合格后，由业务管理部门提交付款申请，应符合“三单匹配”的原则，即发票、合同（或订单）、入库单（或收货单、项目进度表、竣工结算单、服务确认单）信息一致。计财运营部对经审批通过的付款申请根据合同规定向供应商付款。对于未按采购程序采购的项目，计财运营部有权不予付款；
（十二）分摊。业务管理部门根据各需求部门或机构的采购需求明细，将采购实际发生的支出进行分摊。
第二十八条 对于超出部门或机构预算的采购，必须向计财运营部提出预算外申请，计财运营部在全行预算内视情况进行调度，如果无法满足采购需求的，计财运营部向苏州银行计划财务部提出预算外申请。
第二十九条 30万元以下（含）的紧急采购，经行长审批同意后，综合管理部可以直接进行采购；超过30万元以上的紧急采购，必须经苏州银行分管村镇银行领导审批同意后，综合管理部才可以直接进行采购。
第五章 监督与罚责
第三十条 采购必须自觉接受监督检查，监督检查的主要内容包括：
（一）采购执行有关法律、行政法规和规章制度的情况；
（二）有无采取化整为零方式将采购项目进行分拆以规避采购的情况；
（三）采购的决策方式和操作程序；
（四）采购合同的签订和履行以及采购资金的支付情况；
（五）其他内容。
第三十一条 综合管理部应于采购项目采购谈判和评审前通知村镇银行稽核中心，村镇银行稽核中心对采购项目采购谈判和评审过程进行全程监督。
第三十二条 业务管理部门及使用部门相关人员、综合管理部工作人员、采购谈判小组成员等采购当事人不得相互串通、收受贿赂或者采取其他不正当手段损害本行利益和其他当事人的合法权益。
第三十三条 苏州银行稽核审计部可以参与对村镇银行采购项目的监督检查。
第三十四条 凡违反本办法规定进行的采购，严格按《xxx村镇银行问责制度（暂行）》的规定进行问责。情节严重的，移送司法机关处理。
第六章 附则
第三十五条 本办法由综合管理部负责解释和修订。
第三十六条 本办法自下发之日起执行。
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