企业采购管理核心制度.doc

XXXXX采购管理制度

编号：XXXXXXXXXX号
一、目标：
为加强采购计划管理，规范采购工作，保障企业生产经营活动所需物品正常连续供给，降低采购成本，特制订本制度。
二、适用范围
本制度适适用于企业对外采购和生产经营相关经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用具、劳保用具采购（以下统称为采购物品）。
三、职责权限
1、总经理负责采购管理制度审批；
2、分管副总、财务总监负责采购管理制度审核；
3、人力资源行政部负责采购管理制度制订。
4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）采购由企管部负责；非经营性固定资产、办公用具、劳保用具采购由人力资源行政部负责。
四、采购标准
1、询价比价标准
物品采购必需有三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、用户群等原因基础上进行综合评定，并和供给商深入议定最终价格，临时性应急购置物品除外。
2、一致性标准：
采购人员定购物品必需和请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高情况下，采购人员须立即反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全和请购单一致，经审核后，差值不得超出请购量5—10%。
3、低价搜索标准：
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供给商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
4、廉洁标准：
（1）自觉维护企业利益，努力提升采购物品质量，降低采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接收吃请，更不能向供给商伸手。
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接收监督。
（4）加强学习，广泛掌握和采购业务相关新材料、新工艺、新设备及市场信息。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因本身工作失误给企业造成损失。
5、招标采购标准：
凡大宗或常常使用物品，全部应经过询议价或招标形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（十二个月或六个月）供给商、价格，签署供货协议，以简化采购程序，提升工作效率。对于价格随市场改变较快物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。
6、审计监督标准：
采购人员要自觉接收财务部或企业领导对采购活动监督和质询。对采购人员在采购过程中发生违犯廉洁制度行为，企业有权对相关人员依据企业《职员奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
五、采购步骤
1、采购申请：
物品（物资）需求部门依据生产或经营实际需要，由企管部负责采购物品每个月25日前、由人力资源行政部负责采购物品每三个月最终30天25日前提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若包含技术指标，须注明相关参数、指标要求。按采购申请步骤，由各相关部门审批，经总经理同意后交采购部门采购。各审核步骤对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。
2、询价比价议价：
（1）每一个物品（物资）标准上需两家以上供给商进行报价。
（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价统计表》，按低价标准进行采购。
（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用具，但仍需留下报价统计。
3、样品提供和确定：
（1）若须进行样品提供和确定，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确定，必需时需会同财务部等部门相关人员给予确定。
（2）对于需要保留样品，须作封样处理，方便以后作收货比较。
4、供给商选择：
（1）含有正当经营主体者。
（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。
（3）信誉良好者。
（4）用户认可供给商。
采购人员须建立供给商信息台帐。
5、协议签定：
（1）供给商经送样审查合格后，由采购部门和选定供给商签署协议。
（2）交易发生争吵时，依据协议核定条款进行处理。
6、进度跟催
（1）为确保按时交货，采购人员应提前采取电话、传真或亲自到供给商处跟催，以确保物品（物资）能适时供给。
（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货，采购人员须提前通知需求部门，寻求处理措施，并须重新和供给商确定新交货期，并知会需求部门。
7、验收入库：
采购物品（物资）到企业后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用具等经需求部门验收，办公用具等常见具经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按步骤办理入库手续。如验收不合格，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。
8、对帐付款：
采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭《入库单》按协议或约定付款方法办理付款手续。
9、采购步骤图：（附后）
六、考评：
凡违反本制度人员，依据企业相关管理制度进行处罚。
七、本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起实施。
八、本制度附件：
1、《XXXXX请购单》
2、《XXXXX询价统计表》

XXXXXXXX集团
XXXX年XX月XX日
采购步骤图

步骤
作业要求
统计表单
责任单位/人
采购申请

验收入库
对帐/整理付款资 料
询价比价议价
样品提供确定
签署采购协议
进度跟催
供给商选择
接收请购单

1、物资需求部门依据生产或经营实际需要填写请购单
请购单
需求部门
1、接收已核准请购单
请购单
采购员
1、采购人员依需求缓急，参考采购历史统计或供给商所提供资料，最少精选两家以上供给商进行比价和议价
询价统计表
采购员
1、以满足需求部门所提出性能、指标、品质为标准
申请单
采购员
1、依优质低价标准进行选择
询价统计表
需求部门/企管部/采购员
1、依据供需双方确定条件签署协议
采购协议
采购员
1、依据协议或约定交货期进行跟踪确定，发生异常立即处理
采购协议
采购员
1、按采购需求进行验收，办理入库手续
入库单
库管员
/需求部门
1、库管员按已办妥请购单、送货单整理汇总
2、采购员依据库管员提供相关资料进行对帐，到财务部办理付款
送货单
发票
支付凭证
库管员
采购员

XXXXX请购单
申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号：
序号
物品名称
厂家/品牌
缓急程度
规格型号
单位
需求数量
用途
需用日期
库存
请购数量
备注

经办人： 部门责任人： 申请部门分管领导：

企管部（人力资源行政部）审核： 审核部门分管领导：

财务总监： 总经理：
库管：

XXXXX询价统计表
编号：
序号
物料名称
规格/质量标准
付款及开票方法
单位
数量
单价
累计
报价单位
报价人
联络方法
确定
供给商

采购员： 采购部门责任人： 分管领导：
财务总监： 总经理：

采购物品验收单
编号：
序号
品名
规格型号
单位
数量
验收意见
请购单号

验收部门责任人： 验收经办