“互联网+”时代退休人员人事档案管理创新研究_张博.pdf

2092023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE“互联网+”时代退休人员人事档案管理创新研究张博（内蒙古包头市人力资源服务中心，内蒙古 包头 014060）摘要：本文论述了“互联网+”时代退休人员人事档案资料的管理问题与革新路径，提出档案管理人员需要根据“互联网+”时代特色升级退休人员人事档案资料管理手段，持续简化管理程序，促使退休人员人事档案资料更好地服务于机构发展。关键词：“互联网+”；退休人员；人事档案资料一、“互联网+”时代创新退休人员人事档案管理的价值（一）管理价值更高“互联网+”时代退休人员人事档案资料的管理革新，颠覆了传统退休人员人事档案手工整理方式，促使档案管理由低效人工管理转为现代化信息管理，档案管理时长被进一步压缩，档案管理阶段耗费的人力与物力资源进一步减少，档案管理价值进一步提升。（二）用人水平提升退休人员人事档案资料管理是返聘人才、评价职工的重要依据。借助“互联网+”时代先进技术进行退休人员人事档案资料的管理革新，可以发挥现代技术快速运行、全面搜集、便捷操作的优势，在短时间内推动退休人员人事档案资料的可视化，便于相关方返聘退休人员，并根据退休人员工作情况调整人事制度，提高用人水平。（三）档案服务优化通过“互联网+”时代退休人员人事档案资料的管理革新，退休人员档案资料的管理流程被进一步简化，初步形成了完善的退休人员档案资料共享数据库，档案服务实现了最大程度的优化，提升了网络化档案管理质量，更好地发掘了退休人员人事档案资料的价值。二、退休人员人事档案管理存在的问题（一）档案信息交流受限传统退休人员人事档案资料信息交流难度较大，相关人员在查阅退休人员人事档案资料信息时，需经人事部门同意并登记信息，并在档案管理者的陪同下查阅档案内容。若需跨区域交流，则应以文件复印件的形式进行借阅；若为外部人员借阅，则需要在先向借阅方开具证明信件。整个过程周期较长，交流效率较低，需要耗费相关人员极大的精力，制约了退休人员人事档案资料信息的共享。（二）档案资料使用不便传统退休人员人事档案资料使用程序较为复杂，需专门档案管理者查询档案所在位置，然后进入专门的档案保管场所提取档案，进而从装订柱上取下档案复印，档案原件则再次装订、归位，复印件则经专门人员审核真实性后交付给使用者。在繁琐的使用程序中，存在内容被篡改、原件丢失、保密内容外泄等风险，对整体人事档案资料管理安全造成了威胁。（三）档案管理制度不够健全在我国迈入老龄化社会之际，退休人员数量逐年攀升，退休人员人事档案管理已成为退休管理工作的重要内容。但是，当前退休人员人事档案管理制度不够健全，未全面涵盖退休人员各类薪酬信息、养老保险、医疗保险、社区活动、党组织关系等管理内容，不仅制约了退休人员人事档案资料管理工作高效率开展，而且影响了机构退休管理工作服务水平，不利于退休人员管理。（四）档案管理模式单一传统退休人员人事档案资料采用层级垂直管理模式，仅有档案管理者可进入系统查看退休人员个人信息，档案相关人在查阅个人信息时需要进入相关部门内，如有存疑的情况还需要上报上一级部门申请查看原档。加之退休人员人事档案资料信息化进度较慢，关于退休人员基础信息及考核、教育培训、奖励等信息需要人工录入，工作量较大，耗时较长，无法满足当前退休人员档案资料的管理要求。2102023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE三、“互联网+”时代退休人员人事档案管理的革新路径（一）拓宽档案信息交流空间“互联网+”时代，退休人员人事档案资料信息交流空间的拓展，是当前退休人员人事档案管理革新的必然途径，也是退休人员档案资料大面积共享、多渠道传播的前提。因此，在多元共治思维引导下，档案管理人员应创新应用信息技术，拓宽退休人员人事档案资料的交流空间，满足机构、退休人员、人事管理者等主体对档案信息共享的需求，推动退休人员人事档案管理过程中个体性与社会性的统一。档案管理人员应在分类存储退休人员人事档案资料的基础上，进一步明确人事档案资料的收集范围、使用方针、共享内容，引导人事部门根据实际工作需要进行退休人员人事档案信息的录入、查询与应用，提高退休人员人事档案资料的管理效率。进而满足跨机构、跨部门、跨区域的退休人员人事档案资料交流，为退休人员人事档案资料服务价值的发挥提供依据。在明确退休人员人事档案资料交流范围的基础上，设置退休人员人事档案资料交流权限，将分级管理方针落实到信息交流过程中。在退休人员人事档案信息交流沟通平台建设的过程中，可以根据共享网络化特点，积极完善配套退休人员人事档案资料共建共享监督模块，向基层开放退休人员人事档案共享监督权限，发挥基层组织作用，协同促进退休人员人事档案信息化建设。同时，与机构大数据平台建立联系通道，便于机构管理者直接查阅系统内退休人员人事档案。相关部门在查阅退休人员人事档案时可以在线发出申请，经档案管理人员确认后，对相关退休人员的档案资料进行查阅。同时，让系统与人事档案相关人产生联系，允许退休人员经账号直接登录，随时查阅自身的档案信息情况以及资料变动情况。若需借用档案，则退休人员可以在线发起申请，实现快速应用。必要情况下，可以依托现有 OA 系统对退休人员人事档案资料管理系统功能进行优化，构建对接各个部门与退休人员个体的接口，便于各个部门根据信息标准及时录入退休人员信息，并引入大数据技术评价退休人员岗位技术信息、专业背景发展，为优化部门人员结构与队伍建设提供数据支持；而退休人员则可以根据退休金、养老保险等需求，登录查询相关信息。（二）简化档案信息使用程序在“互联网+”时代，电子档案管理面临着完整性、真实性、可用性、可靠性与前瞻性要求。作为电子档案管理的重要组成部分，退休人员人事档案管理需要脱离辅助性工作范畴，树立主动观念，简化档案信息使用程序，充分发掘退休人员人事档案的潜在价值。即在注重退休人员人事档案管理工作安全性、有效性的同时，将视线投向信息资源价值开发，发掘退休人员人事档案对机构发展的积极作用，为退休人员人事档案信息化建设发展提供充足动力。1.统一信息化标准是退休人员人事档案信息资料使用的前提。应立足机构退休人员人事档案信息化建设背景，统筹退休人员人事档案资料录入标准规范，包括退休人员编号、姓名、家庭出生地、政治面貌、民族、籍贯、出生日期、性别、文化程度、婚姻状况、年龄、健康状况等，确保机构发展过程中产生的大量退休人员档案原始资料兼容退休人员档案管理系统，实现退休人员人事档案数字化信息的快捷传递、无损生成、精准使用、永久保存。在标准规范统一的背景下，采用专业档案管理数据库，突破档案存储条件限制，为退休人员人事档案信息化管理工作顺利推进提供保障。2.在退休人员人事档案管理系统支持下，允许权限内的人员登录系统，借助简单查询或属性筛选进行退休人员人事档案的定位，彻底脱离传统人工纸质档案繁琐的使用程序。其中，系统管理员可以进行退休人员人事档案的录入、读取、维护与打印操作；退休人员可以进入系统进行简单的档案查询，但不可修改、删除；机构内大多数职工可以进入系统进行信息查看，但不可录入、新增或修改；无权限人员无法进入系统查看退休人员人事档案资料。3.可以借助互联网信息技术将退休人员人事档案数字化，允许审核人员在电脑端根据前期设置的标准、程序要求，以退休人员的学历、年龄、工龄为依据，逐项审核退休人员的人事档案，仔细鉴别材料真伪与完整性，摒除纸质材料翻阅环节，为远距离、高效率审核提供支持。比如，根据退休人员人事档案格式要求，综合应用格式审查、数量关系试算（案卷目录总页数、份目录页数、扫描图片数）、数据抽检方式，对退休人员人事档案资料进行审查，确认目标数据库内退休人员人事档案必录字段完整性、挂接索引格式正确性、图片存储正确性、数据格式正确性等，并经单向系统检测身份证号、图片分辨率与色彩等，确保退休人员人事档案资料质量达标。在组织部门对退休人员人事档案进2112023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE行严格审核并形成值得信赖的人事档案资料后，选择适宜的信息接口技术，推动办公软件之间有效兼容，为退休人员人事档案信息有机整合提供坚实的基础。4.“互联网+”时代退休人员人事档案资料使用风险进一步增加，恶意攻击者极易经网络渠道窃取退休人员人事档案资料，对退休人员个人隐私安全与机构发展造成安全隐患。因此，在简化退休人员人事档案使用程序的基础上，档案管理者应加装功能强大的病毒查杀软件，提高退休人员人事档案资料存储、使用设备与软件安全等级。并在细化档案管理系统用户授权的基础上，利用信息加密技术打造牢靠的人员信息防护网。比如，在线上上传退休人员人事档案资料时，将退休人员所在部门防伪水印添加到档案资料中，并设置为只读模式，避免退休人员人事档案资料被第三方恶意下载、篡改。（三）完善档案管理制度根据退休人员各类薪酬信息、养老保险、医疗保险、社区活动、党组织关系等管理需求，可以制定完善的退休人员人事档案信息收集、整理、归档、移交等工作制度，落实专岗负责方针，确保退休人员人事档案交接过程准确开展。同时，进行线上退休人员人事档案资料管理制度的完善，允许授权范围内资料跨部门共享。根据“互联网+”时代档案管理时效性、真实性、有效性要求，从电子版、纸质版两个方面，制定退休人员人事档案资料分类管理制度，根据档案资料需求灵活划分类别、排列顺序、提取信息，同时进一步完善退休人员人事档案资料交接制度。在退休人员退休时，退休人员所在部门应从档案部门申请获取对应人员个人资料，并要求退休人员本人填写退休人员个人情况登记表，涉及个人家庭状况、联系方式、住址、性别姓名等，以便在退休人员离开工作岗位后仍可与其联系。之后由专门的档案管理者更新退休人员档案数据库，完整录入退休人员信息，并及时添加或删除退休人员资料，如退休后兴趣爱好、健康医疗、家庭状况等，并经系统后台记录退休人员档案查询、归还、借阅过程，规避退休人员人事档案资料泄露风险。（四）丰富档案管理模式良好的退休人员人事档案信息服务依赖于高效的信息管理系统建设。因此，根据“互联网+”时代对人事档案资料高效率管理需求，以退休人员综合管理信息系统为基础，借助网络化管理技术，在线采集退休人员在职期间奖惩情况、工作业绩、评优评先信息，真实反映退休人员成长历程。同时，建立信息资源中心、数字档案网络系统，链接各部门退休人员人事档案，全面整合退休人员人事档案信息。计算机软件、硬件是退休人员人事档案资料管理模式升级的关键，也是退休人员人事档案资料管理模式优化的表现。机构应申请配备专门的退休人员人事档案资料管理用地，并配置基础办公设施，如一体机、计算机、快速扫描仪、高性能服务器等。同时，根据退休人员人事档案信息管理需求，定期升级档案管理系统与硬件设备，满足退休人员人事档案信息管理需求。在现有服务器操作系统支持下，根据退休人员人事档案资料管理系统中信息流向与加工需求，清晰、直观地分解工作内容。“互联网+”时代的退休人员人事档案信息管理涉及了退休人员信息添加、查询、删除、打印、修改、统计等环节。例如，在退休人员信息添加操作模式下，档案管理员需要从系统中选择添加退休人员信息的操作，进入退休人员信息录入界面，按要求填写退休人员信息，选择提交，并在后台保存新加退休人员信息。或者线上接收退休人员人事档案资料，经快速扫描实现退休人员人事档案管理信息系统与档案管理业务无缝对接，为退休人员办理工伤鉴定、医保、房改、核查待遇、更名等活动提供及时且精准的信息。“互联网+”时代，互联网与传统行业之间的联系日益密切，催生了系列管理新形态。与此同时，退休人员人事档案资料管理问题频现，存在管理模式单一、交流受限、利用价值低等问题。因此，讨论“互联网+”时代退休人员人事档案资料的管理革新路径具有非常重要的意义。参考文献 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