湖北省干部人事档案制度样本.doc

依据上级相关精神，结合我室实际，制订以下干部人事档案工作制度。 一、搜集制度 (一)根据干部人事档案材料搜集归档要求搜集范围，搜集干部人事档案材料。做到：主动立即，全方面正确，保质保量，安全保密。 (二)了解和掌握形成干部人事档案材料信息及规律，不失时机地向材料形成部门搜集归档材料，并和其建立联络制度。 (三)归档材料应真实规范，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。组织形成材料，有形成时间和组织印章；个人撰写材料，有形成时间和本人签字。 (四)对符合归档要求材料，应按收进材料时间次序，登记在干部人事档案材料搜集归档登记薄上，并在当月内归入档案袋(盒)内。 (五)对不符合归档要求材料，应立即通知形成材料部门订正或补送、补办，限期报送。 (六)统一部署填写归档材料，应限定时间，立即搜集，逾期不报，给予催收。 (七)定时核查所管理档案，发觉所缺材料，立即登记在索取所缺干部人事档案材料登记簿上，主动向相关部门查询索取。 (八)干部人事档案材料形成部门，应在材料形成30天内，将材料送交主管干部人事档案部门归档。形成档案材料纸张规格宽19CM，长26CM。 (九)依据工作需要，适时部署填写干部履历表或干部履历补充表等，立即充实档案内容。 二、判别制度 (一)以中央相关文件为依据和准绳，认真判别干部人事档案材料，做到：判别正确，取舍适当，手续完备。 (二)判别中，应对搜集归档材料进行严格审核和相关情况确实定，坚持用历史辩证见解，慎重对待材料取舍，以确保档案真实、完整、精炼和实用。 (三)从干部人事档案中剔除材料，必需由专员审核把关，关键材料取舍，应请示分管领导。 (四)经判别后，确定不符合归档要求材料，应分别情况，给予处理。 1、近期形成不符合要求，但属归档范围材料，应退回材料形成部门，提出意见，进行订正，限期返回。 2、不属于归档范围，但须退还本人保管材料，应开列具体清单，经领导同意，个人署名(或盖章)后，退还本人；对不宜直接退还本人材料，应由分管领导同意，登记造册后，给予销毁。 3、没有保留价值、反复无用或不实材料，登记造册，报经分管领导同意后，再作销毁。 4、不属归档范围材料不得私自归档，需要暂存干部人事档案袋(盒)中备查材料，须经分管领导审批后，方能存入。 5、伪造或涂改档案内容材料，应立即消除，并报分管领导，追究责任，严厉查处。 三、整理制度 (一)根据干部档案整理工作细则要求要求，整理干部人事档案，做到：整理档案真实、完整、规范。 (二)应配置复印机、扎孔机等必需档案整理工具，使用规格统一档案卷皮、目录纸、类角号等文具用具。不得因没有整理工具而省略必需技术加工程序，降低级案整理工作质量。 (三)整理工作场地，应安全保密，便于工作。非档案整理人员不得随意出入整理场所。 (四)整理档案过程中，应做到：判别认真，类正确；编排有序，层次清楚；加工合理，裱糊整；目录清楚，字迹工整；四边整齐，装订美观。 (五)整理档案中，应加强保卫和保密工作，严禁吸烟，不能随意谈论或泄漏档案内容，不能丢失档案内片纸只字，不能折皱或损坏档案材料。 (六)每两年对所管理档案进行一次新材料补充和整理工作。对整理后每卷档案，应填写验收卡，经认真查对验收后，方可入库。 四、查(借)阅制度 (一)凡包含以下情况需查阅当事人档案，经分管领导同意方可查阅： l、包含当事人入党(团)、考察、任免、调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件、福利待遇、退(离)休、治丧等，可查阅本人档案。 2、因当事人已故或重病不能书写和口述，可提供其履历和自传中相关部分。因其它特殊原因，必需从当事人档案中取旁证材料，可提供相关部分。 3、纪检、监察、公安、保卫部门因工作需要了解干部人事档案中相关情况时，可提供相关部分。 (二)当事人亲属入党、升学、从军等政审，无须查阅其本人档案，可由当事人所在单位党组织出具证实材料。 (三)任何人不得查(借)阅本人及其亲属档案。 (四)查(借)阅干部档案应根据阅档要求，填写申请查阅干部人事档案汇报表(简称申报表)，经分管领导审批，办理借阅手续。 (五)需摘录或复制档案相关内容和材料，应取得分管领导同意同意，并办理登记手续。除代作直接证实材料外，摘录或复制档案材料，均不予盖章。 (六)查阅档案人员应按要求认真填写阅档情况登记。阅档时，不得圈划、涂改、拆散、抽换、污损档案。 (七)查阅档案室管理已故人员档案，应填写申报表并由分管领导签字加盖公章，方可查阅。 (八)档案通常不得外借，确因特殊情况必需借用，应在申报表中写明借阅理由，报经分管领导审批后，方可借出。借出档案应妥善保管，不得转借或给无关人员翻阅；借出档案通常不超出15天，若不能按期归还，应办理续借手续，续借不得超出一周。 (九)档案室应配置计算机，将干部人事档案相关内容录入计算机内。人员情况发生改变，应立即更改和补充，确保信息内容翔实、正确，信息查询检索快速。信息提供利用，应按查阅档案相关要求，办理手续，进行登记。 (十)查阅本单位管理干部人事档案，应经分管领导审批，并填写记录表方可查阅。 五、转递制度 (一)转递干部人事档案和档案材料，必需做到立即、完整、正确、安全、保密。 (二)人职员作调动、职务变动或改变主管单位后，应在15天内将档案转至新主管单位。 (三)转出档案应完整齐全，并按要求经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。 (四)干部人事档案应经过机要交通转递或派人事干部专员送取，不准邮寄或由其本人及亲属自带。成批移交要派专员护送。 (五)转出档案或档案材料，应按统一要求转递干部人事档案材料通知单项目具体登记，并随档案一并严格包封，骑缝应加盖公章或贴密封签。 (六)收到档案经查对无误后，应在回执上署名盖章，立即退回回执；转出档案，逾期1个月未退回执，应立即催收。 六、保密制度 (一)干部人事档案是党和国家关键机密，必需严格遵守中国档案法、保密法要求，确保档案安全和保密。做到：保守机密，慎之又慎。 (二)牢靠树立保密观念，严守党和国家机密。不随意向无关人员提供档案或泄露档案内容，违者视情节轻重，给批评教育或必需处分。 (三)不得在不利于保密地方存放和查阅干部人事档案。 (四)不准带干部人事档案出入公共场所，不准用一般电话索要或提供档案内容。 (五)档案人员不得保管本人及其亲属档案。 (六)提供查阅档案前，要查对查阅人员关系，对符合查阅档案条件要求，给接待。并对其查阅相关用途，给予保密，不得泄露。 (七)档案库房除管理档案人员和主管领导外，其它人员不得入内。 七、保管制度 (一)根据干部人事档案管理和利用要求，对所管理干部人事档案进行严密、科学地保管。做到：安全保管，便于查找。 (二)档案保管人员必需是政治可靠、党性强、作风正，含有中专以上学历中共党员干部。 (三)坚持集中统一、分级管理标准，理顺干部人事档案管理体制。对所管范围档案，集中管理。实施专员管理，专柜存放，专室保管。 (四)管理档案应编写目号，有序排列，科学存放。 (五)存放档案必需配置铁皮档案柜。 (六)库房面积应和管档数量相适应：通常管理每千卷档案面积不少于20m2，管理档案应做到库房、办公、阅档三室分开。 (七)库房应保持适宜温湿度，配置测试温湿度计，立即掌握温、湿度改变情况，温度控制在140?250，相对湿度保持在45?50。 (八)库房应坚固实用，有可靠安全防范措施，符合防盗、防火、防潮、防蛀、防高温要求，并在醒目位置张贴对应警示标志。 (九)定时对保管档案物质条件，保管保护设备进行检验；对所管理档案进行查对和统计，发觉问题，立即纠正。 (十)库房内不得堆入易燃、易爆、易腐及其它杂物，严禁吸烟。不办公时，应切断库房内照明和相关工作设备电源。 (十一)管理档案人员应了解和掌握消防知识，能够熟悉练使用灭火器材。 八、管理人员职责 (一)保管干部人事档案，为国家干部人事工作积累档案史料。 (二)搜集、判别、整理干部人事档案材料，为组织上历史地、全方面地考察了解和正确使用干部提供可靠依据。 (三)办理干部人事档案查(借)阅和转递，为干部人事工作和经济建设服务。 (四)熟悉干部人事档案材料，做好统计和数据分析工作，为干部人事工作提供信息。 (五)调查研究干部人事档案工作情况，做好干部人事档案业务建设和工作指导。 (六)推广、应用干部人事档案现代化管理技术，促进干部人事档案信息资源开发和利用。 (七)坚持干部人事档案工作制度，检验落实，搞好安全、保密、保护工作，确保干部人事档案完整和安全。 (八)完成领导交办其它相关干部人事工作事项。