一般贸易公司财务管理新规制度.doc

贸易企业财务管理制度第一章 总则第二章货币资金管理第一节现金第二节银行存款第三节其它货货币资第三章费用报销管理第一节差旅费第二节业务招待费第三节工伤药费第四节其它费用第四章销售管理第一节销售协议第二节出货第三节收款第五章采购管理第一节采购订单第二节收料第三节付款第六章存货管理第一节原材料第二节 产品第三节低值易耗品第四节盘点及盈亏处理第七章成本核实第八章工资核实第九章资产管理第十章 财务报表及分析汇报第十一章 罚则第十二章 附则-第一章总则第1条 为建立并逐步完善企业财务体系，全方面正确地反应企业经营结果，全方面监督企业各项财产使用及流转，以维护企业股东权益，特制订本制度第2条 企业财务部直接收控于企业股东并对其负责，财务部依据企业章程制订本财务管理制度，并依据实际情况及需要修订本制度第3条 企业各部门应主动配合财务部工作及促进本制度实施，相关人员应该根据本制度精神及要求严格实施企业所制度各项财务制度，其它各部门所制订规章制度除不得和国家法律法规相抵触外，还不得违返企业章程及本财务制度相关要求第二章货币资金管理第一节 现金管理第4条 企业应该根据国家现金管理相关要求合理使用现金第5条 本企业现金使用范围包含：支付工资、日常费用报销、职员个人借款、预借差旅费、支付小额购物款、企业备用现金等及其它必需以现金支付支出第6条 出纳应该严格根据现金付款程序支付现金，即报销/申请付款必需由申请人填写报销单/付款申请单，经相关部门主管或经理同意并由财务进行审核后，出纳方可支付现金第7条 报销单/借款单金额在500元（不含500元）以下，由部门经理同意、财务审核后，出纳可予支付现金，金额在500元及以上，由部门主管/经理同意、财务审核、总经理审批后，出纳方可支付现金第8条 出纳收到现金应填写现金收款单，并有交款人署名，对于所收现金数额较大，应即时送存银行，避免做支现金及风险第9条 出纳应在现金收、付款单上具体注明款项起源或用途，方便于财务作账第10条 出纳应对所收、付现金立即登记现金流水账，当日下班前结出账面现金余额并和实际库存现金查对第11条 出纳应该日将收、付现金单据送交财务部，并定时和财务部对账，不符时应即时查明原因，做处对应处理第12条 对于出纳保管库存现金发生长短款时，应即时查明原因，并做出书面汇报经总经理同意后交由财务部进行对应账务处理第二节 银行存款管理第13条 企业办理货款支付及回收销货款，标准上均应经过银行转账方法进行，其它收、付款金额较大款项支付也应经过银行转账进行第14条 经过转账付款，付款人填写付款申请单，由财务审核、总经理同意后，方可收出纳办理付款第15条 出纳应该日将收、付银行存款单据送交至财务部，财务部应该定时和银行对账单进行查对第16条 出现银行存款账面数和银行对账单不符时，必需查明原因，直至查对正确为止第三节 其它货币资金管理第17条 企业因业务需要使用或收到其它形式货币资金，如支票、银行本票等，应进行项登记管理，并将复印件送交财务部入账第18条 对于收到其它货币资金，出纳应即时办理银行入账手续，以免超期第10条 对其它货币资金收付，比照银行存款管理要求实施第三章 费用报销管理第一节 差旅费报销第20条 差旅费指企业业务人员、管理人员等因公外出（当地或外地）所发生交通费、住宿费、餐费、出差补助等费用第21条 出差旅人员应本着合理、必需、节简标准支付各项费用第22条 企业职员划分为经理级、主管级、一般级三大类，出差人员依据各自对应等级和出差地，按相关要求限额内报销出差费用第23条 为激励出差人员节省差旅费，享受某一等级待遇出差人员假如实际采取了下一等级出差人员待遇标准花费费用，企业能够将两级待遇差额部分50%赔偿给出差人员第24条 出差人员外出，估计所需费用在300元以上，可向企业预借差旅费，借款人填写借款单由经理同意后送至财务审核。其中借款金额在500元（含500元）以上，还需由总经理审批，经审核/审批后出纳方可支付现金第25条 预借差旅费在出差人员报销时冲抵报销款，报销时实施多退少补标准第26条 一般人员、主管级人员报销单分别由部门主管、经理同意，再交由财务审核后方可至出纳处领款，经理级人员报销单先由财务审核后送交总经理同意，再到出纳处领款第27条 对于超出差旅费用要求标准而需要报销，报销单必需先交总经理尤其同意，后由财务审核，再至出纳处报销领款第28条 差旅费费用控制标准由企业依据人员等级+出差地+补助+其它制订，具体具体标准另行专门制订第二节 业务招待费报销第29条 业务招待费指企业业务人员陪同、招待用户用餐、住宿、交通、送礼等所花费用，包含在当地和外地招待用户所花生各项费用第30条 业务陪同人员应本着必需、合适、合理、节简标准，招待好企业用户及其派出代表第31条 企业将用户分为A、B、C三大类，A类用户为订单业务量大，又有可能发展为长久稳定合作关系大用户，B类用户为订单量较多，合作关系相对稳定用户，C类用户为其它一般用户第32条 业务招待费依据用户类别及人数控制费用上限标准，业务陪同人员应依据用户情况合适按捺陪同人数，业务招待费费用控制标准由企业另行专门制订第33条 业务招待人员依据需要可向企业预借招待款，所借现金在500元以下（不含500元），借款单由业务经理同意财务审核后，至出纳处领款，所借金额在500元以上，需再经总经理审批方可至出纳处领款第34条 费用报销人员填写报销单经业务经理同意、财务审核后，方可至出纳处报销领款，对于业务招待费超出标准上限，财务人员在报销单中注明超标金额第35条 业务费报销金额超出费用标按时，报销人员必需将报销单交由总经理审批，未经审批，出纳依据报销总额扣除财务注明超标金额后余额支付报销款第36条 业务人员出差至外地，同时有发生招待用户费用情况时，业务招待费依据企业标准结合异地物价情况合适调整报销上限，报销人员应该将本身差旅费和异地业务招待费分别填差旅费报销单及业务招待费销单进行分项报销第三节 工伤医药费报销第37条 工伤医药费是指企业职员在工作过程中或其它因公出现工伤事故时发生费用，包含医药费、医疗费、工伤赔偿费等第38条 职员发生通常性工伤事故，可凭正规医院出具诊疗书及发票填写费用报销单，经部门主管同意、财务审核后到出纳处报销领款第39条 企业职员发生重大工伤事故急需用款时，部门主管可经总经理口头同意后直接至出纳处借款，事后借款人应即时补填借款单并交由总经理补签同意，再由财务审核后交由出纳留底及入账第40条 重大工伤事故当事人借款及费用报销依据情况可由部门主管负责代为办理，报销单均需由财务审核后交由总经理同意，再至出纳处领款或冲预借款第41条 职员工伤事故工伤赔偿费由当事人自行提出申请，经总经理同意、财务审核后方可至出纳处领款第四节 其它费用报销第42条 其它费用报销指除差旅费、业务招待费、工伤医药费以外日常营业费用报销第43条 其它费用报销由报销人填写报销单经总门主管同意后送交财务部，财务依据企业相关要求审核报销项目，有相关要求，经财务审核后可直接至出纳处领款，无相关要求，需由总经理审批后方可至出纳处领款第四章 产品销售管理第一节 销售协议第44条 企业员工和用户签署订单，均需以企业名义和用户签署书面销售协议第45条 员工签署协议后应即时将协议复本送交至财务部，协议被取消时，应即时通知财务部第46条 企业协议专用印章应由专员保管，全部销售协议应该经总经理审批后才能加盖协议专用章，未经审批协议，由此产生协议责任由签单人自行负担，假如协议有加盖印章，印章保管人负担连带责任第二节 销售出货第47条 业务部依据产品完工情况确定发货通知单，通知单交由总经理审批后分送至财务部及仓库第48条 仓库依据发货通知单填写发货单，仓库主管应对货物出库及装车进行监督并负责第49条 财务部对仓库开具发货单进行审核，并依据审核过发货单开具销售发票第50条 已发出货物如因质量等问题用户要求退货，应取得本企业业务部同意，仓库依据业务部退货通知书办理产品退库手续，未经本企业同意，用户退回产品仓库暂只做代管商品处理第51条 成品仓仓管人员应严格根据发货通知单及相关程序组织发货，并即时填写发货单，发货单应该即时送交财务部第52条 仓管应在产品出库时起8小时内根据要求格式要求填写发货单，二十四小时内将发货单送交至财务部，退货单应自办理退货入库手续时起48小时内将退货单送交至财务部第三节 收取货款第53条 财务部依据仓库发货单及销售协议单价计算确定应收账款金额第54条 财务部依据出纳提供收款凭证即时核销用户应收账款，如为收取用户订金，应先做预收货款入账，待尾款收齐时再给予冲销第55条 财务部定时制作用户对账单送交业务部，由业务部负责直接和用户进行对账第56条 财务部应定时检验应收账款回款情况，对于未立即收回货款用户，应通知业务部进行催收，仍无法收回货款，应该即时通知部经理方便进行对应处理第57 业务部或财务部应通知用户本企业收款具体账号，用户应该将货款汇入本企业指定账号，用户汇款后应该以传真或电话方法即时通知本企业财务部第58条 因退货、协议违约等情况发生退款、赔付违约金时，付款单需由财务审核、总经理同意，出纳方可办理付款第五章 物料采购管理第一节 采购订单第59条 业务部依据销售协议所列产品，计算出物料需求计划清单，物料需求单交由采购部负责办理物料采购第60条 采购部依据物料需求清单在考虑现有库存量基础上，确定物料采购计划申请单，采购申请单需经总经理同意，然后采购部才可向供给商发出采购订货单第61条 对于全部原材料及关键辅助材料采购均需制订采购订单，采购部应将采购订单送交仓库，方便于仓库按订单进行收料，对于取消或更改过采购订单，应该即时通知仓库进行对应更改第二节 材料入库第62条 仓库收料时，应该根据采购部采购订单严格控制收料，对于原材料（布料及关键辅料）在收料前均需取得采购订单第63条 仓库收到材料时，先应进行质检验，未经检验合格各类材料，均不得办理库入库而暂只做待管材料处理第64条 对于供给商未按订单要求而多送材料部分，仓库应暂做代管材料，经请求总经理后，假如同意做为购入处理，则可一同办理入库，不然多送材料退回原供给商第65条 仓库办理材料入库，应即时填写材料入库单并向供给商索取送货单（用户联），材料入库单应根据财务部要求要求填写完整第66条 已办理入库材料，如发觉材料有质量问题或其它原因需要退货时，仓库应该即时通知采购部，采购部和供给商协商同意退货后，即时通知仓库办理退货第67条 仓库退回材料给供给商时，应即时填写采购退货单，退货单标准上均应取得供给商收货人署名，退货单必需即时送交财务部第68条 仓库应自办理材料入库或退货时起8小时内填写采购入库单，采购入库单送交财务部时间按财务部要求要求实施第三节 支付材料货款第69条 财务部依据供给商送货单（或发票）、采购订单（或采购协议）对仓库开具采购入库/退货单进行审核第70条 财务部按已审核过采购入库总价款挂应付账款，按退货单总价款扣减应付账款，财务部应定时和供给商查对往来账款第71条 付款由采购部申请、财务审核、总经理同意或财务部申请、总经理同意后，申请付款单交由出纳办理付款第72条 出纳付款后，财务部应即时通知供给商查收，出纳应依据供给商提供账号汇款，代应商传真件应盖有对方有效公章第六章 存货管理第一节 原材料第73条 原材料是企业业务关键材料，是企业财产管理关键对象 第74条 仓管人员应严格控制原材料出入库，原材料出入库应办理要求手续，即时开具材料出入库单并送交财务部，原材料出库应经对应审批程序第75条 仓库应依据原材料类别、规格、性质、特征等分别存放，多种原材料存放区应标有物料标识卡，方便于收发及管理第76条 仓管人员应定时检验多种材料情况，如发觉变质、损坏等情形，应即时填写汇报单送交总经理申请处理第二节 产品第77条 本处所指产成品包含已完工但未包装销售成品、已包装可随时发货库存成品及多种样品第78条 产成品是企业关键财产，仓管人员应关键加强对产成品数量管理，严防被盗、丢失，仓管应确保产品实际库存数和账面数相符第79条 出现产成品丢失或实有数和账面数不符时，仓管应即时查找原因，同时向部门主管、总经理汇报，并申请做出对应处理第80条 样品标准上均应先入成品仓并由专员负责管理，领出样品应根据根据领料材料要求办理出库手续第81条 对于用户退回产品，仓库收到退货后，填写退货单送交财务部第三节 低值易耗品第82条 低值易耗品是企业生产、办公用价值较低消耗性物料，如机台配件、办公用具等第83条 低值易耗品收发标准上全部要经过仓管进行，经过仓库收发根据材料出入库要求办理手续，直接报销，报销单所付购料单应有仓管或领用人署名第84条 对于价值不高，使用时间较长但未做固定资产管理生产用具、配件等，应由使用人或相关部门指定专员负责管理，财务部建立备查账簿进行登记并定时进行检验，物品用具不能使用时由相关责任人填写报废申请单经同意后给予报废第四节 盘点及盈亏处理第85条 仓管应做好仓库日常管理工作，加强财产物资安全性管理，仓库应该定时对库存材料、物料、半成品、成品等进行盘点，盘点方法采取仓管自盘，财务监盘或抽盘第86条 企业对全部存货进行全盘次数每十二个月最少一次，全盘应该在停产停工状态下进行，以确保盘点数正确性，非全方面性部分存货盘点每十二个月不应少于三次，盘点时应该暂停盘点材料部分收发料工作第87条 仓库依据实盘数量和账面数计算出盘盈或盘亏数量，对于账实不符，仓库应制作盘点盈亏处理意见申请汇报，说明原因及处理意见，交由总经理同意第88条 财务部依据汇报单进行对应账务处理，对于盘亏存货，如非属于正常损耗应追查仓管人员责任第七章 成本核实第89条 财务部应定时核实企业经营成本，正确反应企业各项费用及开支第90条 企业成本核实采取订单法，依据销售协议订单归集结转成本支出及费用第91条 其它成本核实方法由财务部另行具体要求第八章 工资核实第92条 企业职员工资为计时工资，管理人员采取计时工资制，按实际出勤时间计算应付工资第93条 工资项目由基础工资、加班工资、全勤奖、奖金、补助款及其它款组成，为职员代扣代缴款项不列入应付工资第94条 工资具体核实措施及程序由企业另行专门要求第九章 固定资产管理第95条 固定资产指单位价值较高，使用期限在一个会计年度以上房屋、机器设备、工具、配件等资产第96条 固定资产是企业关键财产，对其加强管理关键表现在对资产安全性及使用功效上管理，预防多种资产被盗、丢失及被损坏第97条 财务部应对企业全部固定资产具体登记，制订固定资产目录表，建立固定资产管理档案，固定资产应指定专员负责日常管理，确保固定资产既定使用功效第98条 固定资产应进行对应分类，依据企业会计准则及实际情况对固定资产采取合适折旧方法计提折旧第99条 对于不能使用而需报废固定资产，资产管理人应填写报废申请单，经财务部审核后交由总经理同意第100条 对于丢失或多出固定资产，资产管理人员应填写汇报单并查找原因，汇报单交由总经理同意并做出处理意见后交由财务部进行账务处理第101条 财务部应组织人员定时对企业固定资产进行盘点，全方面清盘次数每十二个月最少一次，对盘盈或盘亏资产，由资产管理人员填写盘盈/亏表，由财务签属处理意见，交总经理同意后财务部做出对应账务处理第十章 财务报表及汇报第102条 财务报表是反应企业资产情况、经营结果及现金流量等信息基础资料，财务部应对企业各项经济业务活动进行全方面正确核实，并定时向股东提交资产负债表、利润表、现金流量表、费用支出表、销售报表及其它相关报表第103条 财务部在全方面监督管理企业财产及经营活动过程中，对发觉关键问题，应拟写相关财务汇报送交总经理，并立即反馈相关信息，以促进问题处理或改善第104条 财务部除应定时向董事会提交财务报表外，还应定时拟写工作汇报，向股东及总经理具体反应及说明企业生产经营过程中存在问题及不足，提出处理方案或参考提议，并向总经理反应财务部监督、管理工作实施情况第十一章 罚则第105条 企业各部门及相关人员应严格实施财务部制度各项财务制度及相关要求，为确保本制度顺利实施，特制订本罚则第106条 本罚则所制订处罚方法包含：会议点名批评、全企业通报批评、罚款、解聘、开除等，其它部门制订罚则和本罚则有冲突，以财务部制订内容或解释为准第107条 多种原始凭证及单据是财务部工作关键依据，单据分为从外部门/企业取得原始单据（送货单、发票、收据等）和企业内部自制单据（材料入库单、采购订货单、领料单、发货单、报销单等），对于应取得而未取得外部门/企业原始单据相关人员，采取“会议点名批评+罚款”处罚方法，对于应填制而未填制内部自制单据相关人员，采取“全企业通报批评+罚款”处罚方法第108条 推行单据审批手续是制度实施关键保障，对应该推行相关同意、审核、审批等手续而未推行，首先采取会议点名批评处罚方法，但最多批评两次，以后再次违规采取直接罚款处罚方法第109条 企业各部门间是一个合作共事关系，财务部工作更需要其它各部门主动帮助和支持，对于不主动帮助其它部门开展工作人员，采取全企业通报批评方法处罚，对于累教不改（指次数为三次以上不含三次）采取罚款方法第110条 财务部招集各类人员开会时，相关人员无正当理由不得缺席会议，无正当理由缺席会议采取罚款方法，相关人员三次以上（不含三次）以一样或类似理由拒不出席会议，视同无正当理由缺席会议（因出差或总经理特批例外）第111条 会议点名批评指在由财务部招集会议或有财务经理出席会议上，对违规人员进行点名批评，全企业通报批评是指以公告形式将打印书面批评文件张贴于企业宣传栏或醒目位置，张贴时间不少于三日第112条 罚款指对个人进行现金扣款，罚款区分人员等级，一般职员级违规罚款金额在050元（不含50元），主管级违规罚款金额在50100元（不含100元），经理级以上人员，罚款金额在100200元（含200元），罚款将直接从违规人员工资中扣除第113条 对于累计违规5次（不含5次）且不听从劝改，企业对其提请解聘，解聘通知时间不应少于15天第114条，对于累计违规10次（含10次）且无诲改表现，企业对其给予开除，被开除人员扣发最终一整月工资，开除应提前三日通知其本人，其本人有向企业进行申辩权力第115条 对于企业主管级以上人员介绍进入企业工作职员，在累次违规达成解聘或开除标准，但障于人情关系不能做对应处罚，此介绍人应代为写检讨书，检讨书应在会议上由介绍人自行宣读，同时检讨书应公布于企业公告栏不少于一日第116条 对于企业股东亲属在企业任职且累次违规达成解聘或开除标准，股东应在会议上代为作出口头检讨，并应责成其亲属严格实施企业相关制度及要求第117条 对本罚则制订批评或罚款方法，由财务部负责监督实施，批评或罚款处理意见书由财务部做出经总经理同意后生效第十二章 附则第118条 本制度由财务制订，并依据实际情况进行修改、增加或删除，财务部负责本制度解释第119 本制度经总经理签字同意实施