技术学院课外活动指导组标准作业流程图模板.doc

課外活動指導組標準作業步骤圖目錄項次項目備註1234567891011121314財產設備及关键儀器管理作業規範步骤圖15美和技術學院文件名稱學生社團成立申請作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-001版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/1保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊 否繳交資料至課外活動組學生社團成立申請作業開始社團發起人社團負責人無限制社團組織章程SOP-EACT-001-01社團成立申請登記表SOP-EACT-001-02社團發起人名冊SOP-EACT-001-03指導老師個人資料表SOP-EACT-001-04學生社團概況介紹SOP-EACT-001-05社團幹部名冊SOP-EACT-001-06財產清冊SOP-EACT-001-07社團負責人無限制課指組初審課外活動組申請三天內 可學務長審核學務處申請三天內校長核准校長室申請三天內學生社團成立申請作業結束課外活動組每學期開學前美和技術學院文件名稱學生社團活動申請作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-002版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/2保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊學生社團活動申請作業開始開始活動預算審核公佈學生社團上個學期末一個月內社團活動申請表SOP-EACT-002-01社團預算表SOP-EACT-002-02活動企劃書SOP-EACT-002-03行事曆預定表SOP-EACT-002-04學生自治會寒暑假期間（開學前）擬定活動計劃、經費預算繳交活動申請企劃學生社團活動前三週社團活動申請表SOP-EACT-002-01社團預算表SOP-EACT-002-02活動企劃書SOP-EACT-002-03否自治會初審學生自治會活動前十天課指組複核可課外活動組申請八天內學務長審核學務處申請六天內會計主任審閱會計室申請四天內校長核准校長活動前二天美和技術學院文件名稱學生社團活動成立申請作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-002版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次2/2保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊校長核准校長活動前二天活動申請企劃送回社團學生社團活動前一天社團活動申請表SOP-EACT-002-01活動企劃書SOP-EACT-002-03依社團活動申請企劃辦理活動學生社團活動當天出席指導學生活動課外活動組社團指導老師活動當天 活動結束後場地復原物品器材歸還原單位學生社團活動結束當天活動結束後提出活動结果報告及經費核銷學生社團活動結束後一週內社團活動申請表SOP-EACT-002-01活動企劃書SOP-EACT-002-03社團活動结果報告書SOP-EACT-002-05活動结果報告整理歸檔作業結束課外活動組學生自治會活動結束後半個月美和技術學院文件名稱學生事務與輔導 經費款項申請作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-003版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/1保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊 否學生事務與輔導經費款項申請作業開始擬定活動計劃、經費預算繳交活動申請企劃學生社團活動前三週社團活動申請表SOP-EACT-002-01活動企劃書SOP-EACT-002-03學生社團活動前十天自治會初審學生自治會活動前十天 可課指組複核課外活動組活動前八天學務長審核學務處活動前六天校長核准校長室活動前二天訓輔經費款項申請作業結束學生社團活動前一天美和技術學院文件名稱學生事務與輔導 經費款項核銷作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-004版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/1保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊 否學生事務與輔導經費款項核銷作業開始課指組審核學生社團活動結束後一週內社團活動申請表SOP-EACT-002-01活動企劃書SOP-EACT-002-03社團活動结果報告書SOP-EACT-002-05課外活動組活動結束後一週內 可學務長審核學務處活動結束後二週內會計主任審閱會計室活動結束後二週內校長核准校長室活動結束後三週內活動經費匯入社團帳戶出納組活動結束後四週內活動结果整理歸檔課外活動組活動結束後四週內學生事務與輔導經費款項核銷作業結束課外活動組活動結束後四週內美和技術學院文件名稱學生自治費申請作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-005版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/1保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊 否學生自治費申請作業開始擬定活動計劃、經費預算繳交活動申請企劃學生社團活動前三週社團活動申請表SOP-EACT-002-01活動企劃書SOP-EACT-002-03學生社團活動前十天自治會初審學生自治會活動前十天 可課指組複核課外活動組活動前八天學務長審核學務處活動前六天學生自治費申請作業結束學生社團活動前一天美和技術學院文件名稱學生自治費核銷作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-006版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/1保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊 否課指組審閱學生自治費核銷作業開始學生社團活動結束後一週內社團活動申請表SOP-EACT-002-01活動企劃書SOP-EACT-002-03社團活動结果報告書SOP-EACT-002-05課外活動組活動結束後一週內學務長審核 可學務處活動結束後二週內社團領取活動經費學生自治會活動結束後三週內活動结果整理歸檔學生自治會活動結束後四週內學生自治費核銷作業結束學生自治會活動結束後四週內美和技術學院文件名稱學生社團行政運作作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-007版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/2保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊 聘請指導老師學生社團行政運作作業開始學生社團學期結束前一個月活動企劃書SOP-EACT-002-03社團活動預算表SOP-EACT-002-06學生社團寒暑假期間社團經費審核 課外活動組學生自治會寒暑假期間社團動靜態结果展學生自治會學生社團暑假新生訓練社團招生系列活動學生自治會學生社團開學日後二週內期初座談會課外活動組學生自治會開學日後二週內社團活動經費申訴學生自治會學生社團開學日後二週內社團年度評鑑學生自治會學生社團每十二个月三月間社團領導幹部傳承研討會課外活動組學生自治會每十二个月三、四月間辦理社團活動學生社團學期中上課期間美和技術學院文件名稱學生社團行政運作作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-008版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次2/2保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊辦理社團活動學生社團學期中上課期間繳回社團活動紀錄簿學期工作檢討學生自治會學生社團社團最後一次上課繳交社團獎勵建議單生輔組學期末學務處生輔組規定时限內期末座談會課外活動組學生自治會期末考前一週社團負責人暨幹部改選社團新舊夥伴交接學生自治會學生社團每十二个月十二月間學生社團行政運作作業結束課外活動組學生自治會學生社團每十二个月十二月間美和技術學院文件名稱學生社團公假申請作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-009版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/1保留期限永久學生社團公假申請作業開始項目權責單位作業時程相關表冊學生社團公假前三日填寫公假單檢附相關文件證明生輔組學生社團公假前三日負責師長簽章 學生社團公假前三日副班代導師簽章簽章 學生社團公假前二日輔導教官簽章 學生社團公假前二日 生輔組審核生輔組公假前一日學務長同意 學務處公假前一日學生社團公假申請作業結束生輔組公假前一日美和技術學院文件名稱學生社團評鑑及獎懲作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-010版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/2保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊學生社團評鑑及獎懲作業開始課外活動組學生自治會學期中召開籌備會擬定計畫與預算課外活動組學生自治會每十二个月一月通知社團評鑑準備課外活動組學生自治會每十二个月一月簽核簽呈 課外活動組學生自治會活動前三週自治會初審 學生自治會活動前三週 課指組複審課外活動組活動前三週學務長審核 學務處活動前三週 會計主任審核會計室活動前三週校長核准 校長室活動前三週美和技術學院文件名稱學生社團評鑑及獎懲作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-011版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次2/2保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊校長核准校長活動前三週公告評鑑內容評分表及評鑑辦法課外活動組學生自治會活動前三週接洽評審老師課外活動組學生自治會活動前三週進行評鑑課外活動組學生自治會評審老師活動當天 討論及公告評鑑成績課外活動組學生自治會活動結束後三天內社團評鑑獎懲記錄整理歸檔課外活動組學生自治會活動結束後一週內學生社團評鑑及獎懲作業結束課外活動組學生自治會活動結束後一週內美和技術學院文件名稱學生社團護照簽證作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-012版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/1保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊學生社團護照簽證作業開始學生自治會開學一個月內填寫個人資料檢附照片（未貼照片者無效）學生開學一個月內班代收齊 各班班代開學二個月內至教務處註冊組蓋鋼印簽章 各班班代教務處註冊組開學二個月內活動認證 學生學生社團主辦單位活動完後一個月內 課指組登錄核課外活動組學生自治會每學期末前三週學生社團護照簽證作業結束課外活動組學生自治會每學期末前三週美和技術學院文件名稱學生班級活動申請作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-013版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次1/2保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊學生班級活動申請作業開始各班級活動一個月前籌畫辦理班級活動各班級活動前三週辦理資料 各班級活動前二週繳交資料 各班級活動前一週老師及輔導教官簽章 各班級班級導師輔導教官活動前一週課指組審核 課外活動組活動前一週 生輔組審核核生輔組活動前一週 主任教官審核教官室活動前一週美和技術學院文件名稱學生班級活動申請作業制訂單位課外活動組製訂日期.07.07文件編號SOP-EACT-014版本B修訂日期.01.05承辦人曾振源分機220頁次2/2保留期限永久項目權責單位作業時程相關表冊主任教官審核教官室活動前一週學務長資料 學務處活動前一週校長核准 校長室活動前一週核准班級送活動申請書第一聯回課指組備查課外活動組活動前三天核准班級活動申請書第二聯送回生輔組備查生輔組活動前三天完成申請手續每晚十點前向教官室回報情況教官室活動中每个月統一簽准發放該學期帶隊老師津貼課外活動組每个月月底學生班級活動申請作業結束課外活動組每个月月底94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單課外活動組自治會召開籌備會擬定計畫及預算聘請講師活動前二個月活動申請表活動企劃書課外活動組自治會簽核簽呈及辦理相關手續活動五週前自治會自治會初審活動四週前課外活動組課外組複審活動四週前學務長學務長審核活動四週前會計主任會計主任審核活動四週前校長校長核准活動三週前自治會通知報名活動三週前自治會請校長主持始業式及相關人員列席活動二週前自治會統計報名人數活動前二週課外組自治會確認場地、交通工具、保險、住宿、印製研習手冊活動前一週自治會發行前通知單活動五天前自治會辦理活動活動當天課外活動組自治會活動結束後，提出活動结果報告並檢附收據辦理核銷，整理歸檔活動結束後三星期结果報告書辦理選舉補登記94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單課外活動組提出簽呈，報請校方核發改選事宜每十二个月十一月前課外活動組自治會辦理選舉登記發佈選舉公告成立選務小組工作每十二个月十一月前課外活動組每十二个月十一月中旬課外活動組 於公告一星期內無人登記順延一星期辦理補登記。資格審查課外活動組資格審查 無人辦理登記時順延一星期辦理補登記。公佈候選人名單開始競選活動無人辦理登記課外活動組 每十二个月十一下旬課外活動組進行投票與開票工作並發佈當選公告十二月中旬自治會檢討會十二月下旬課外活動組自治會新舊任會長交接上學期期末座談會辦理選舉補登記學生議會議長選舉作業步骤圖94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單課外活動組學生自治會提出簽呈，報請校方核發改選事宜每十二个月十一月前課外活動組學生自治會辦理選舉登記發佈選舉公告成立選務小組工作每十二个月十一月前課外活動組學生自治會每十二个月十一月中旬課外活動組於公告一星期內無人登記順延一星期辦理補登記。資格審查課外活動組學生自治會資格審查 無人辦理登記時順延一星期辦理補登記。公佈候選人名單開始競選活動無人辦理登記課外活動組學生自治會 每十二个月十一下旬課外活動組學生自治會進行投票與開票工作並發佈當選公告十二月中旬課外活動組學生自治會檢討會十二月下旬課外活動組學生自治會新舊任議長交接上學期期末座談會學生社團公假申請作業94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單各社團學生需申請公假時，由申請人或代表檢附相關證明文件（如有公文請附已批好公文）至生活輔導組填寫公假請假單。公假三日前公假請假單各社團活動負責老師簽章公假三日前各社團導師及副班代簽章公假二日前各社團輔導教官簽章公假二日前生輔組生輔組長審核公假一日前學務長學務長同意公假一日前生輔組完成公假申請手續公假一日前學生社團評鑑及獎懲作業94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單課外活動組自治會學期中隨時記載學生社團活動情形，嚴加考评。學期中課外活動組自治會召開籌備會擬定計畫及預算通知社團評鑑準備每十二个月一月課外活動組自治會簽核簽呈活動前三週自治會自治會初審活動前三週課外活動組課外活動組複審活動前三週學務長學務長審核活動前三週會計主任會計主任審核活動前三週校長校長核准活動前三週課外活動組自治會公告評鑑內容，評分表及評鑑辦法活動前三週課外活動組自治會接洽評審老師活動前三週課外活動組自治會進行評鑑活動當天課外活動組討論及公告評鑑成績活動後三天內課外活動組自治會社團評鑑獎懲紀錄整理歸檔活動後一週內社團護照簽證作業94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單自治會統一發放證照開學一個月內學生填寫個人資料並黏貼照片（未貼照片者無效）開學二個月內各班班代班代收齊開學二個月內各班班代至教務處註冊組蓋鋼印開學二個月內各班班代至總務處文書組蓋校長印開學二個月內學生認證作業校內活動由主辦單位之主管或指導老師、社團負責人依實際人員名用認證；校外活動得逕請主辦位簽證。活動完後一個月內課外活動組送至課外活動組登錄每學期末前三週學生班級活動申請作業94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單各班級籌劃辦理班級活動活動一個月前各班級至課外活動組領取班級活動申請書及家長同意書活動前三週班級活動申請書家長同意書各班級1.辦理旅行平安保險，保險金額每人限壹佰萬元以上，但活動時間三日以上者（含三日），保險金額每人限貳佰萬元以上，國外則每人限伍佰萬元以上。(班級得自行加保)2.租用交通工具取得遊覽車企业營利事業登記證、司機駕照及車輛行照影本。活動前二週各班級活動負責人繳交活動申請書、家長同意書及前述證件，送導師及帶隊老師簽名。活動前一週 課外活動組課外活動組審核活動前一週 生輔組生輔組審核活動前一週教官室主任教官審核活動前一週學務長學務長審核活動前一週校長室校長核准活動前一週課外活動組核准之班級活動申請書第一聯送回課外活動組備查活動前三天生輔組核准之班級活動申請書第二聯送回生輔組備查活動前三天班級完成申請手續活動前一天教官室每日晚上十點前向教官室報名活情況活動中課外活動組每个月統一簽准發放該學期帶隊老師津貼每个月月底通常性公文作業規範步骤圖94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單承辦人公文來函隨到隨辦承辦人登錄隨到隨辦課外活動組通傳各相關社團二天課外活動組填寫資料一天 課外活動組敬會各相關單位依當時情況 主管簽核一天學務長學務長審核一天校長室校長核准一天課外活動組覆文一天課外活動組核准之公文存檔備查簽核畢財產設備及关键儀器管理作業規範步骤圖94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單課外活動組清點設備器材每學期結束後一週器材清冊單課外活動組設備、儀器檢覆每週一次器材檢修維護單營繕組報請修繕依情況而定器材檢修維護單財管組器材報廢每學期結束前三週器材清冊單 課外活動組辦理借用一日內完成借用登記表器材管理作業規範步骤圖94.12.01修定權責單位作業步骤執行時間相關表單課外活動組清點設備器材每週一次器材檢修維護單課外活動組設備、儀器檢覆每週一器材清冊單主管核閱二日內器材清冊單課外活動組新品器材造冊每學期一次器材購置申請單 課外活動組數量統計備查每學期一次器材清冊單課外活動組借用器材學生證當日完成借用登記表 財管組報廢數量清冊每學期一次器材清冊單校外獎學金申請作業步骤94.12.01修定權責單位 作 業 流 程由申請同學主動到美和技術學院學校務行政網頁查看现在辦理中獎學金，並過濾自己合於資格且想申請獎學金 課外活動組判斷獎學金辦理方法為何，分為以下二種：辦理時間以各提供單位規定課外活動組自行向獎學金提供單位索取申請書，逕向獎學金提供單位申請至課外活動組領取申請書，逕向獎學金提供單位申請課外活動組及提供單位等候申請結果辦理時間以各單位規定課外活動組及申請同學未獎了得獎了課外活動組 課外活動組請繼續努力，皇天必不負苦心人由課外活動組通知得獎人獎學金提供單位寄發領獎通知