公司会议管理办法实施规范模板.doc

会议管理措施
第一章 总则
第一条 为提升会议效率和加强会后落实工作，特制订本管理要求。
第二条 本要求只适适用于企业级会议，部门内部会议可参考本要求相关精神实施。
第三条 会议召开本着精简、高效、重视效果标准进行，避免开冗会。
第二章 职责
第四条 会议主持人
每次会议，必需事先确定一个会议主持人。主持人是指对该次会议议题负有重大责任、存在重大关联人，能够是实施董事和总经理，也能够是部门经理和骨干职员。
确定主持人目标是提升会议效率、激励企业职员主动参与企业各项事务。
会议主持人职责：负责确定会议议题及参会人员名单，指导、配合办公室确定会议议程，签发会议纪要（假如主持人是部门经理或骨干职员，则会同实施董事或总经理签发）。
第五条 办公室
办公室是企业会议管理具体负责和协调机构，职责包含：1、负责统一安排各项会议；2、负责汇总各项会议纪要；3、负责依据会议纪要检验落实结果；4、办公室负责会议统计。
第三章 总经理办公例会安排
第六条 总经理办公例会
总经理办公例会由总经理负责召集和主持，如总经理因特殊原因不能推行本职时，由总经理授权一人召集和主持。
总经理办公例会于每七天第一个工作日早晨9：30召开，地点为企业会议室，如有变动，由总经理告之办公室，办公室提前通知和会人员。
和会人员为企业本部高层管理人员、部门经理。实施董事可依据会议议题关键程度决定是否列席。
会议议程为：主持人宣告开会，和会人员按经营部、生产中心、总工办、供给部、财务部、办公室、人力资源部等部门次序汇报上周工作情况及本周工作计划，提出工作中具体问题，主持人解答问题，总结陈词，通报相关精神，做具体工作安排，宣告散会。
办公室负责会议所需资料准备工作。如有必需，办公室负责将此次会议议题提前通知和会人员。
第四章 通常性会议安排
第七条 通常性会议是指除总经理例会之外企业级会议。
一、会议指令下达和会议申请
1、实施董事和总经理需提前一天（紧急情况除外）向办公室下达会议指令，指令内容包含会议议题、参会人员立即间安排；
2、部门经理和骨干职员如因工作原因需要召开企业级会议，需提前一天提出书面申请，经总经理同意后，向办公室申报会议议题、参会人员立即间安排等具体事项。
二、会议准备
1、办公室负责会议通知草案确实定，经总经理同意后下发正式会议通知（见附件一）。
2、办公室负责安排、协调会议地点、时间。会议场所提前部署，保持整齐，所需仪器设备提前到位并调试正常。
3、办公室在会议主持人指导、配合下，负责确定会议议程、准备会议资料、事先确定会议讲话人并通知到位。
4、办公室负责总结签收、回复情况，最终确定和会人员。
5、如有必需，办公室负责和会人员食宿安排。
第五章 会议召开
第八条 会议召开
1、主持人严格按既定时间开始，介绍会议议题和会议议程。
2、参会人员围绕议题进行讨论。语言要精炼，见解要明确，不得转移专题。
3、主持人要注意把握会议时间，立即做出结论，立即阻止干扰会议任何情况。
4、最终由主持人进行总结讲话，形成会议决议，并适时宣告散会。
第九条 办公室秘书负责会议统计，对结论性讲话做关键统计。
第六章 会议纪要
第十条 当日由办公室负责编写会议纪要（见附件二），由主持人当日或次日中午12点前签发，办公室负责送交和会人员。
第十一条 会议决议实施人在收到会议纪要后，必需严格实施决议
第十二条 办公室负责对会议纪要实施督办（具体见“行政督办制度”）。办公室依据会议纪要，检验相关人员和部门落实会议决议情况。
第十三条 会议主持人必需主动了解会议决议落实情况，有责任督促实施人落实会议决议。
第七章 会议考勤和纪律
第十四条 会议考勤由办公室秘书负责。和会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能到会，应提前向办公室请假方可，不然以通报批评处理。
第十五条 和会人员不得无故中途退席。
第十六条 会议期间和会人员将手机转到振动档，非企业业务联络电话或其它紧急情况不得接听，不得会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好统计。和会人员不可无故打断她人讲话，不可对讲话者吹毛求疵。
第八章 保密事项
第十七条 和会人员对会议内容秘密事项负有保密义务。如发生泄密情况，追究相关责任人责任，责任结果表现在考评结果上。
附表一、会议通知单
会议通知单
收 文
发 文
姓 名

姓 名

部 门

部 门

页 数
共 页（含本页）
发文日期

传真号码

传真号码

专题

联

系

内

容
为了 ，企业决定于 年 月 日在广西南宁召开会议。现将相关事宜通知以下：
一、 和会人员名单：
二、 会议地点：_____________________________________________；
三、 主持人和讲话人及讲话次序：
四、 会议议题：
五、 会议议程：
六、 会议资料：
七、 报到事项：请和会人员于前到向会务组报到。联络电话：____________________；
八、其它相关事项：
1、各项目部人员差旅费用在各部办理报销，企业本部人员差旅费用由企业本部办理报销。
2、食宿由统一安排。
3、请和会人员安排好会议期间本部门工作。
五、 和会人员收到通知后请在下栏中签字，签收后立即传真到____________交_______收。返回传真时间以不超出 月 日早晨 时为限。

广西新港湾工程
日期：

拟 稿

签 发

和会人员
签收栏
签收人
签收日期
计划抵达日期
备注

附件二、会议纪要格式
会议纪要
编号：
时间
年 月 日 时 分至 月 日 时 分
地点

主持人

和会人员

议题

决议内容以下：

整理人

主持人签发

时间

时间